Sťažovateľ požiadal Európsku komisiu o prístup verejnosti k textovým správam a iným dokumentom týkajúcim sa diskusií medzi predsedníčkou Komisie a výkonným riaditeľom farmaceutickej spoločnosti o nákupe vakcín proti ochoreniu COVID-19. Komisia v odpovedi uviedla, že neidentifikovala žiadne textové správy, na ktoré sa žiadosť vzťahuje.

V súvislosti s vyšetrovaním ombudsmanky sa ukázalo, že Komisia sa nedomnieva, že textové správy vo všeobecnosti spadajú pod jej interné kritériá na zaznamenávanie do jej registra dokumentov z dôvodu „krátkodobej“ povahy ich obsahu. Pri vybavovaní tejto žiadosti Komisia požiadala osobnú kanceláriu (kabinet) predsedu Komisie, aby identifikovala len dokumenty, ktoré spĺňajú jej kritériá zaznamenávania. Osobný úrad predsedu Komisie ako taký nebol povinný identifikovať žiadne textové správy, a preto Komisia neposúdila, či by sa takéto správy mali zverejniť.

Ombudsman sa domnieval, že ide o nesprávny úradný postup. Na riešenie tohto problému odporučila, aby Komisia požiadala osobnú kanceláriu predsedníčky Komisie o opätovné vyhľadávanie príslušných textových správ, pričom jasne uviedla, že vyhľadávanie by sa nemalo obmedzovať na registrované dokumenty alebo dokumenty, ktoré spĺňajú jej kritériá zaznamenávania. Ak sa následne identifikujú akékoľvek textové správy, naliehavo vyzvala Komisiu, aby posúdila, či je možné poskytnúť prístup verejnosti.

Komisia v odpovedi neinformovala ombudsmanku o tom, či znovu hľadala textové správy, ktoré neboli zaznamenané v jej registri, a neuviedla žiadne dôvody, prečo takéto správy nevyhľadala. V tejto súvislosti ombudsmanka potvrdila svoje zistenie nesprávneho úradného postupu.