Inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ by mali:

• V pravidlách a postupoch správy dokumentov zohľadniť neustále rastúce využívanie textových správ a okamžitých správ. Konkrétne to znamená, že rozhodnutie zaznamenať určitú informáciu do systému správy dokumentov administratívy by nemalo závisieť od média – či už ide o list, e-mail, text alebo okamžitú správu – ale od jeho obsahu.
• Zaviesť technologické riešenia, ktoré umožnia jednoduché zaznamenávanie textových a okamžitých správ v systémoch správy dokumentov. Dovtedy ustanovte alternatívne spôsoby zaznamenávania takýchto správ.
• Vydať zamestnancom jasné usmernenia o tom, ako by sa textové a okamžité správy, ktoré spĺňajú kritériá na zaznamenávanie dokumentov, mali extrahovať, prenášať a zaznamenávať. Všetci zamestnanci, ktorí pri práci používajú elektronické zariadenia, by mali byť schopní pochopiť, ako extrahovať a prenášať textové a okamžité správy z aplikácií alebo platforiem na zasielanie správ do príslušného systému správy dokumentov.
• Zvýšiť informovanosť zamestnancov o potrebe zabezpečiť, aby sa textové a okamžité správy, ktoré spĺňajú kritériá zaznamenávania, pravidelne a rutinne extrahovali, prenášali a zaznamenávali. Okrem štandardných interných komunikačných správ by sa to mohlo uskutočniť napríklad poskytnutím odbornej prípravy existujúcim zamestnancom a ako súčasť úvodných programov pre nových zamestnancov.
• Uistite sa, že obdobia uchovávania textových a okamžitých správ uchovávaných v elektronických zariadeniach používaných na prácu sú v súlade s politikou uchovávania.
• Zaviesť postup, ktorým sa zabezpečí, že po odchode zamestnanca sa zaznamenajú všetky dokumenty, ktoré má zamestnanec v držbe, vrátane všetkých textových a okamžitých správ, ktoré spĺňajú kritériá zaznamenávania.
• Uznať, že textové a okamžité správy súvisiace s prácou sú „dokumentmi“ v zmysle nariadenia č. 1049/2001 o prístupe verejnosti k dokumentom.
• Pri vybavovaní žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom, ktoré by mohli zahŕňať textové a okamžité správy, zvážte všetky miesta, kde by sa takéto správy mohli uchovávať, vrátane elektronických zariadení, ktoré používajú zamestnanci, a pomáhajte zamestnancom, ktorí môžu mať takéto správy pri vyhľadávaní, napríklad poskytovaním pokynov.
• Zabezpečiť, aby ich štandardný vyhľadávací nástroj umožňoval identifikáciu textových a okamžitých správ (ako takých) po ich registrácii v ich systéme správy dokumentov.