Sťažovateľ pracoval ako expert pre externého dodávateľa EÚ na projekte financovanom EÚ v Tanzánii, ktorý riadila Delegácia Európskej únie v Tanzánii a Východoafrické spoločenstvo. Sťažovateľ tvrdil, že dodávateľ porušil tanzánijské právo tým, že sa nezaregistroval v Tanzánii, čo mu bránilo získať platné pracovné povolenie. Dodávateľ následne informoval sťažovateľa o svojom rozhodnutí vypovedať jeho zmluvu, pričom zohľadnil obavy týkajúce sa práce sťažovateľa, ktoré vzniesla delegácia EÚ.

Ombudsmanka začala vyšetrovanie obáv sťažovateľa v súvislosti s tým, ako delegácia riešila obe záležitosti. V tejto súvislosti ombudsmanka odkázala na svoj stály názor, že ak sa inštitúcie EÚ usilujú o nahradenie odborníkov pracujúcich na projektoch EÚ, títo jednotlivci by mali byť vypočutí pred ich nahradením. Hoci Komisia tvrdila, že nepožiadala o nahradenie znalca, ombudsmanka zistila, že Komisia bola zapojená do rozhodnutia o nahradení. Ombudsmanka preto zistila, že Komisia nezabezpečila, aby bolo právo sťažovateľa na vypočutie dodržané pred jeho nahradením, čo predstavovalo nesprávny úradný postup.  Predložila návrh na zlepšenie s cieľom zabrániť tomu, aby sa tento problém vyskytol v budúcnosti. 

Ombudsmanka okrem toho zistila, že vzhľadom na to, že zmluva sťažovateľa bola ukončená, neboli opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovania v súvislosti s otázkou pracovného povolenia. Predložila však Komisii návrh na zlepšenie a vyzvala ju, aby túto záležitosť overila, keďže môže mať vplyv na iných odborníkov pracujúcich na projekte EÚ. 

 

Agentúry EÚ zohrávajú ústrednú úlohu pri vykonávaní politík EÚ a poskytovaní technických, vedeckých a právnych odborných znalostí v kľúčových odvetviach. Akýkoľvek dojem, že ich štátni zamestnanci sledujú súkromné záujmy, ktoré sú v rozpore s ich povinnosťami, môže oslabiť dôveru verejnosti v ich prácu. Európsky ombudsman neustále zdôrazňoval riziká javu otáčavých dverí, keď zamestnanci prechádzajú na vonkajšie úlohy, najmä v súkromnom sektore. Dokonca aj malý počet významných prípadov môže spôsobiť verejné znepokojenie a poškodenie dobrého mena, čo sa odráža v nedávnych vyšetrovaniach.

Administratíva EÚ musí zároveň prilákať kvalifikovaných odborníkov, aby riešili priority, ako je udržateľnosť, digitalizácia a bezpečnosť. Opatrenia, ako sú obdobia, počas ktorých sa osoba musí vyhýbať akýmkoľvek konfliktom záujmov, a obmedzenia pracovných miest, môžu ovplyvniť flexibilitu kariéry, najmä v oblastiach, ako je právo, financie alebo technológie.

V tejto súvislosti sa pri tomto vyšetrovaní zo systémového hľadiska skúmalo, ako agentúry EÚ riešia prípady javu otáčavých dverí. Cieľom bolo identifikovať osvedčené postupy a možné nedostatky v zavedených politikách a postupoch. Na tento účel ombudsmanka vykonala podrobné preskúmanie politík zavedených 15 agentúrami EÚ a skontrolovala 54 spisov týkajúcich sa jednotlivých prípadov, ktorými sa zaoberalo deväť agentúr EÚ. Vyšetrovací tím ombudsmanky sa stretol so zástupcami piatich agentúr EÚ s cieľom objasniť nevyriešené záležitosti.

Takmer všetky agentúry EÚ, ktoré ombudsmanovi predložili dokumentáciu, uviedli, že prijali prístup Európskej komisie k vykonávaniu právnych povinností zamestnancov, ktorí prechádzajú na úlohy v súkromnom sektore, či už pri odchode alebo počas neplateného voľna. Ombudsmanka však zistila, že niektoré agentúry EÚ majú podrobnejšie a komplexnejšie usmernenia k vykonávaniu týchto právnych povinností ako iné. Rozdiely, ktoré ombudsmanka identifikovala, sa týkajú toho, ako agentúry riešia oneskorené alebo neúplné oznámenia o činnostiach po skončení služobného pomeru, ako agentúry posudzujú takéto oznámenia, povahy uložených zmierňujúcich opatrení, transparentnosti rozhodnutí o oznámených činnostiach po skončení služobného pomeru a ako sa monitorujú všetky povinnosti, ktoré z nich vyplývajú, ako aj toho, ako agentúry školia zamestnancov o ich etických povinnostiach.

Ombudsmanka okrem toho zistila, že pravidlá a politiky, ktorými sa riadia činnosti osôb, ktoré nie sú zamestnancami, po skončení mandátu, t. j. členov správnych rád alebo rád orgánov dohľadu agentúr, sa výrazne líšia. Väčšinu členov rady agentúr vymenúvajú vnútroštátne orgány a zastupujú ich príslušné členské štáty, čo znamená, že naďalej podliehajú vnútroštátnym etickým pravidlám, ktoré sa v jednotlivých členských štátoch líšia. S cieľom riešiť potenciálne konflikty záujmov a poškodenie dobrého mena vyplývajúce z javu otáčavých dverí prijalo len niekoľko riadiacich orgánov z agentúr EÚ preskúmaných v tomto vyšetrovaní politiky upravujúce činnosti (bývalých) členov rady po skončení mandátu.

S cieľom pomôcť agentúram EÚ pri ďalšom posilňovaní ich pravidiel týkajúcich sa pohybu otáčavých dverí ombudsmanka stanovila súbor usmernení o osvedčených postupoch:

• Silný rámec integrity sa začína prevenciou: je nevyhnutné vybaviť zamestnancov a členov rady jasnými usmerneniami, pravidelnou odbornou prípravou a prebiehajúcimi iniciatívami na zvyšovanie informovanosti s cieľom zabezpečiť úplné pochopenie etických povinností.
• Toto je posilnené spoľahlivými štandardnými prevádzkovými postupmi na riešenie situácií javu otáčavých dverí, ktoré poskytujú jasný, postupný prístup k oznámeniam, posúdeniam a dodržiavaniu predpisov.
• Transparentné kritériá na obmedzenie úloh po skončení služobného pomeru alebo po skončení mandátu sa musia stanoviť vopred, aby si jednotlivci boli plne vedomí obmedzení pred vstupom do zamestnania.
• Ak sa naznačí presun do súkromného sektora, agentúry by mali konať rýchlo – vykonávaním dôkladných posúdení rizík, identifikáciou potenciálnych konfliktov záujmov a prijatím okamžitých preventívnych opatrení, ako je zrušenie prístupových práv alebo v prípade potreby prerozdelenie zodpovedností.
• Rozhodovanie by malo byť spravodlivé, transparentné a dobre zdokumentované, čo jednotlivcom umožní vyjadriť sa k navrhovaným obmedzeniam a zároveň zabezpečí účinné riadenie rizík prostredníctvom primeraných opatrení, ako sú lehoty, počas ktorých sa musia vyhýbať akýmkoľvek konfliktom záujmov, zákazy lobizmu alebo v prípade potreby priame zákazy.
• V odôvodnených rozhodnutiach sa musia jasne uviesť práva na odvolanie.
• Okrem dôkladného rozhodovania závisí zodpovednosť od dôrazného presadzovania. To zahŕňa uverejňovanie zhrnutí povolených činností, aktívne monitorovanie dodržiavania stanovených podmienok a dodržiavanie povinností týkajúcich sa dôvernosti.
• Ak existuje podozrenie z porušenia, agentúry musia okamžite reagovať - zistiť fakty a v závažných prípadoch začať disciplinárne konanie - s cieľom zachovať dôveru a chrániť inštitucionálnu integritu.

Ombudsmanka dospela k záveru, že agentúry EÚ sa môžu od seba navzájom veľa učiť. Ombudsmanka má v úmysle uplatňovať tieto usmernenia o osvedčených postupoch na prípady, na ktoré môže byť upozornená v budúcnosti.