1. Inledning

Det är med stor glädje jag presenterar Europeiska ombudsmannens årsrapport för 2023.

Den allt mer komplexa beslutsmiljön i EU – som ofta förändras snabbt och involverar en mängd olika intressenter – ökar behovet och betydelsen av oberoende tillsynsorgan som Europeiska ombudsmannen för att säkerställa att den europeiska förvaltningen förblir ansvarig och öppen.

I mitt kontors arbete ingår att påminna EU-institutionerna om att vissa situationer kan kräva snabba politiska åtgärder, men att standardmetoden för medborgarinriktad förvaltning bör möjliggöra offentlig diskussion och granskning.

Därför bad jag Europaparlamentet att ställa sig bakom min rekommendation att som en prioriterad fråga ta itu med Europeiska kommissionens betydande förseningar i behandlingen av ansökningar om tillgång till handlingar, särskilt när den prövar sina ursprungliga beslut om tillgång. Detta är andra gången som jag i min roll som Europeisk ombudsman har lagt fram en särskild rapport till parlamentet, vilket visar hur viktig denna fråga är för den demokratiska tillsynen. Jag är tacksam för att utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor har tagit upp frågan så snabbt.

Etiska frågor fortsatte att stå i centrum under hela året. Jag följde noggrant reformprocessen i Europaparlamentet efter korruptionsskandalen i slutet av 2022. Även om det har gjorts vissa tydliga förbättringar av parlamentets etiska ram kommer det att vara avgörande att reformerna genomförs och verkställs korrekt.

Migrationsrelaterade undersökningar fick stort utrymme under 2023, då jag på eget initiativ inledde en undersökning i syfte att klargöra Frontex roll i sök- och räddningsinsatser i Medelhavet och i en separat undersökning uppmanade Frontex att göra mer för att säkerställa att migranternas grundläggande rättigheter respekteras under intervjuer för informationsinhämtning (debriefing). Jag bad också om mer information om samförståndsavtalet mellan EU och Tunisien, bland annat om huruvida kommissionen hade genomfört en konsekvensbedömning avseende mänskliga rättigheter.

Migration var ett av huvudämnena vid det europeiska ombudsmannanätverkets konferens i Europaparlamentet i november. Vid konferensen förde de nationella och regionala ombudsmännen också omfattande diskussioner om användningen av AI i offentlig förvaltning samt om vikten av höga etiska standarder i samhällslivet.

Jag hade glädjen att för fjärde gången dela ut Europeiska ombudsmannens pris för god förvaltning i juni. Prisutdelningen lyfte än en gång fram de många utmärkta initiativ och projekt som genomförts av personal inom hela EU-förvaltningen. Det övergripande priset gick till Eurojust och Internationella brottmålsdomstolens åklagare för deras arbete med att hjälpa det civila samhället att dokumentera krigsförbrytelser och brott mot mänskligheten.

Det kommande året är ett viktigt år för demokratin i Europa och runt om i världen. De val som människor gör vid valurnorna kommer inte bara att påverka den offentliga politiken utan även själva demokratins funktion, inklusive de kontroller och motvikter som skyddar grundläggande rättigheter och regeringens ansvarsskyldighet. Offentliga förvaltningar över hela världen kommer att behöva hantera de inneboende spänningarna mellan deras oberoende och regeringarnas krav, med allmänhetens intresse som ledstjärna. Detta gäller även EU:s institutioner och det ingår i Europeiska ombudsmannens roll att fungera som deras vägvisare. Som framgår av förra årets pris för god förvaltning är EU lyckligt lottat som har en kader av hårt arbetande, allmänintresserade och självständigt tänkande tjänstemän. Jag ser fram emot att fortsätta att arbeta med dem för att visa hur god offentlig förvaltning kan bidra till att skydda demokratin och de grundläggande rättigheterna.

Emily O’Reilly

2. 2023 i korthet

3. Centrala teman

Ombudsmannen hjälper enskilda, företag och organisationer som har problem med EU:s administration. Det kan handla om bristande öppenhet i beslutsprocesser, förseningar eller vägran att ge tillgång till handlingar, kränkningar av grundläggande rättigheter eller meningsskiljaktigheter i fråga om avtal. I de följande avsnitten ges en överblick över de viktigaste ärendena inom olika områden.

3.1. Tillgång till handlingar

EU:s medborgare har omfattande rättigheter när det gäller att få tillgång till de handlingar som innehas av EU:s institutioner. Om de har svårt att få tillgång till dessa handlingar kan de vända sig till ombudsmannen för att få hjälp.

Efter en undersökning på eget initiativ uppmanade ombudsmannen Europeiska kommissionen att snarast ta itu med systematiska förseningar i hanteringen av ansökningar om tillgång till handlingar och konstaterade att det krävs en grundläggande omprövning för att se till att kommissionen följer de tidsfrister som fastställs i EU:s lag om allmänhetens tillgång till handlingar (förordning 1049/2001). Ombudsmannens undersökning visade att när enskilda personer ansöker om omprövning av ett beslut om tillgång, en så kallad bekräftande ansökan, överskrider kommissionen de lagstadgade tidsfristerna i 85 procent av fallen. I september skickade ombudsmannen en särskild rapport till Europaparlamentet och bad om formellt stöd från parlamentet för att få kommissionen att agera i enlighet med hennes rekommendation. Hon diskuterade rapporten med Europaparlamentets ledamöter i utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter, rättsliga och inrikes frågor i november.

Ombudsmannen inledde också en undersökning på eget initiativ av hur kommissionen, parlamentet och rådet hanterar ansökningar om allmänhetens tillgång till lagstiftningshandlingar. Tidigare undersökningar från ombudsmannen har visat att de tre institutionerna inte fullt ut följer EU:s lagstiftning och i synnerhet rättspraxis när det gäller dessa ansökningar om tillgång.

Efter en undersökning bad ombudsmannen rådet att ge allmänheten fullständig tillgång till ett yttrande från dess rättstjänst om en föreslagen lag om minimilön, med motiveringen att större öppenhet medan förhandlingarna om lagförslaget pågick skulle ha gjort det betydligt lättare för allmänheten att delta i EU:s lagstiftningsprocess. Rådet beviljade tillgång till den begärda handlingen i enlighet med ombudsmannens rekommendation. Ombudsmannen kritiserade också Europeiska dataskyddsstyrelsens (EDPB) negativa svar på flera ansökningar om allmänhetens tillgång till förberedande dokument om internationella dataöverföringar. Som svar på ombudsmannens rekommendation beviljade Europeiska dataskyddsstyrelsen mer omfattande tillgång till de begärda handlingarna.

Frågan om vad som utgör en EU-handling fortsatte att vara aktuell under 2023. Ombudsmannen kritiserade kommissionen för att till en början ha underlåtit att inkludera specifika e-postmeddelanden i tillämpningsområdet för en ansökan om tillgång till handlingar om förslag till EU:s strategier för mark-, skogs- och klimatanpassning. Under ombudsmannens undersökning gick kommissionen med på att registrera e-postmeddelandena i fråga och undersöka om de kunde lämnas ut.

I en undersökning om Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA) drog ombudsmannen slutsatsen att EMA:s praxis att automatiskt placera vissa ansökningar om tillgång till handlingar i en kronologiskt ordnad kö, oberoende av om deras behandling skulle medföra en orimlig administrativ börda, inte kunde anses vara god förvaltningssed. Ombudsmannen noterade att EMA redan vidtagit åtgärder för att fasa ut denna kö och bad myndigheten att rapportera tillbaka till henne om sina framsteg.

Ombudsmannen gav också förslag till Europeiska investeringsbanken (EIB) om hur den hanterar ansökningar om tillgång till handlingar. Framför allt bad hon EIB att bedöma ansökningar om tillgång utifrån förhållandena i det enskilda fallet och inte mot bakgrund av om banken redan planerar att offentliggöra relevanta handlingar senare, och att i samband med vägran av tillgång bättre förklara hur ett utlämnande skulle kunna undergräva intressen som skyddas av öppenhetsregler. Ombudsmannens förslag följde på en undersökning av hur banken hanterade en ansökan om tillgång till en sammanfattning av ett projekt som den finansierar för moderniseringen av ett eldistributionsnät i Polen. Som svar på detta sade EIB att den skulle se till att den hanterar ansökningar om tillgång i enlighet med ombudsmannens förslag.

I en undersökning relaterad till miljömässigt beslutsfattande kritiserade ombudsmannen kommissionens vägran att ge tillgång till handlingar om utsläpp av växthusgaser från keramikindustrin som rapporterats enligt EU:s system för handel med utsläppsrätter (EU ETS). Ombudsmannen höll inte med om kommissionens resonemang om att de begärda handlingarna inte innehöll mer information om utsläpp i miljön än vad som redan var allmänt tillgängligt samt kommissionens bedömning att det inte fanns något övervägande allmänintresse av att handlingarna lämnades ut. Hon informerade kommissionen om att hon överväger att göra en bredare undersökning av hur kommissionen tolkar omfattningen av miljöinformation och information som rör utsläpp i miljön.

3.2. Grundläggande rättigheter

Efter att hundratals människor drunknat utanför Greklands kust den 14 juni inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ av vilken roll Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex) spelar när det gäller sök- och räddningsuppdrag. Ombudsmannen bad att få granska ett stort antal dokument som rör Frontex ansvar på detta område, däribland den formella rapporten om incidenten i fråga (rapport om allvarliga incidenter) samt rapporter om andra nyligen inträffade incidenter med en betydande förlust av människoliv i Medelhavet. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade därefter företrädare för Frontex i Warszawa för att klargöra en del av den information som lämnats. Ombudsmannen bad också Frontex att tillhandahålla ytterligare handlingar för kontroll.

I ett annat initiativ som rör EU-institutionernas roll när det gäller att upprätthålla grundläggande rättigheter i gränsförvaltningsverksamheten begärde ombudsmannen mer information om det samförståndsavtal som undertecknades i juli mellan EU och Tunisien. Särskilt frågade ombudsmannen kommissionen hur den planerar att säkerställa respekten för mänskliga rättigheter i migrationsrelaterade åtgärder till följd av avtalet, som ger 105 miljoner euro i EU-finansiering till Tunisien för gränsförvaltning. Ombudsmannen frågade kommissionen om den hade gjort en konsekvensbedömning avseende mänskliga rättigheter innan samförståndsavtalet undertecknades och om den hade för avsikt att göra regelbundna granskningar under avtalets genomförande. Hon frågade vidare kommissionen om den har fastställt kriterier för att avbryta finansieringen om de mänskliga rättigheterna inte respekteras. I en separat undersökning frågade ombudsmannen kommissionen hur den säkerställer att EU-medel som beviljats Grekland för gränsförvaltning inte används i verksamhet som medför kränkningar av de grundläggande rättigheterna.

Efter en undersökning av en gemensam Frontexinsats i Spanien uppmanade ombudsmannen byrån att göra mer för att se till att irreguljära migranters grundläggande rättigheter respekteras under intervjuer för informationsinhämtning – intervjuer som samlar in information för riskanalys och identifiering av misstänkta för gränsöverskridande brottslighet. Hon föreslog att Frontex ska registrera de intervjuades samtycke och se till att de får information om sina rättigheter och tillgång till en oberoende mekanism för klagomål. Ombudsmannen föreslog också att Frontex skulle kräva att de operativa planerna för alla gemensamma gränsförvaltningsinsatser i en medlemsstat innefattar tillgång till rättshjälp för migranter. Frontex godtog merparten av ombudsmannens förslag.

Ombudsmannen välkomnade kommissionens beslut att samarbeta med lokala myndigheter för att utarbeta en konsekvensbedömning avseende grundläggande rättigheter för EU-finansierade anläggningar för migrationshantering i Grekland (mottagnings- och identifieringscentrum för flera ändamål), offentliggöra denna bedömning och regelbundet se över den. Kommissionens åtagande att vidta dessa åtgärder följer på förslag från ombudsmannen i en undersökning av hur kommissionen säkerställer respekten för de grundläggande rättigheterna i dessa anläggningar.

Efter en undersökning av hur Europeiska utrikestjänsten (EEAS) bedömer risker för mänskliga rättigheter innan den ger stöd till länder utanför EU för att utveckla övervakningskapacitet, lade ombudsmannen fram ett antal förslag för att förbättra EEAS:s riktlinjer för mänskliga rättigheter. Det handlar bland annat om att ge mer information om riskidentifieringsprocessen, specificera att det bör göras en konsekvensbedömning avseende mänskliga rättigheter för en verksamhet under varje skede av denna verksamhet, och att bestämmelser om uppgiftsskydd ska inkluderas när det gäller informationsutbyte med lokala människorättsorganisationer. I en annan undersökning avseende stöd till länder utanför EU för utveckling av övervakningskapacitet föreslog ombudsmannen att Frontex skulle uppdatera det förfarande som används för att bedöma konsekvenserna för de mänskliga rättigheterna och förbättra hur detta förfarande tillämpas.

3.3. Etiska frågor

Efter anklagelser i slutet av 2022 om att länder utanför EU betalat för att skaffa sig inflytande i Europaparlamentet hade ombudsmannen en rad diskussioner med parlamentet om dess planer på att reformera sina etiska regler. I december välkomnade ombudsmannen de förbättringar som parlamentet gjort av sin etiska ram, bland annat en mer detaljerad definition av intressekonflikter och skyldigheten för Europaparlamentets ledamöter att offentliggöra möten som anordnas med registrerade lobbyister och med diplomatiska företrädare från länder utanför EU, men sade att det fortfarande fanns farhågor om hur reglerna kommer att genomföras och verkställas. Hon uppmanade parlamentet att se till att det har nödvändiga resurser och arrangemang för att korrekt övervaka och genomdriva de nya reglerna.

Efter nyheten att Qatar och organisationer som står Qatar nära hade betalat för affärsresor för en generaldirektör vid Europeiska kommissionen, bad ombudsmannen kommissionen om information om resekostnader som betalats av tredje parter sedan 2021. Efter att ha granskat den inlämnade statistiken meddelade hon att hon hade för avsikt att inleda en undersökning för att bedöma de aktuella resorna och fastställa huruvida kommissionen vidtagit lämpliga åtgärder för att minska potentiella intressekonflikter i dessa fall. Hon uppmanade också kommissionen att åtminstone offentliggöra en sammanfattning av den information som den redan hade lämnat till henne i denna fråga.

Under 2023 tittade ombudsmannen på riskerna för intressekonflikter inom områden som till exempel Europeiska försvarsfonden. Hon inledde en undersökning av hur kommissionen säkerställer att det inte föreligger några intressekonflikter bland externa experter som utvärderar förslag till försvarsfondens projekt, eftersom kommissionen, i motsats till den allmänna praxisen för utvärdering av förslag som är avsedda att erhålla EU-finansiering, inte är skyldig att offentliggöra namnen på de experter som den rådfrågar om dessa projekt.

Ombudsmannen bad också Europeiska investeringsbanken (EIB) att förbättra sina regler för intressekonflikter efter det att dess vicepresident blivit verkställande direktör för en nationell utvecklingsbank i Italien. Vicepresidenten hade deltagit i godkännandet av finansieringsavtal mellan EIB och den nationella utvecklingsbanken under veckorna innan han utnämndes till verkställande direktör. Ombudsmannen föreslog att EIB skulle stärka sin etik- och efterlevnadskommittés tillsynsroll när det gäller de planerade nya arbetstillfällena för förvaltningskommitténs ledamöter. Som svar på detta sade EIB att den hade informerat sin etik- och efterlevnadskommitté om ombudsmannens förslag. EIB förklarade också att kommittén nu informerar avgående ledamöter av ledningsgruppen om att deras nya kontrakt inte får hindra dem från att rapportera om eventuella intressekonflikter som uppstår under deras ”karensperiod” efter avslutad tjänstgöring.

Som en del av sin analys i ett ärende om potentiella intressekonflikter i samband med kommissionens tilldelning av ett kontrakt för en studie om EU:s politik för företagskoncentrationer till en konsultfirma för konkurrensrätt gjorde ombudsmannen en positiv bedömning av de ändringar som kommissionen nyligen hade gjort i sin interna vägledning om offentlig upphandling. Hon uppgav att den nya vägledningen skulle kunna stärka hur institutionen hanterar potentiella yrkesmässiga intressekonflikter i anbudsförfaranden, men att den måste tillämpas omsorgsfullt. Kommissionen avslutade det berörda avtalet under ombudsmannens undersökning.

3.4. Ansvarsskyldighet i beslutsprocesser

Ombudsmannen lade fram en rad förslag till Europeiska kommissionen för att hjälpa den att säkerställa ökad transparens och ansvarsskyldighet när det gäller den facilitet för återhämtning och resiliens på över 700 miljarder euro som ska hjälpa EU:s ekonomi att återhämta sig från covid-19-pandemin och de socioekonomiska effekterna av Rysslands invasion av Ukraina. Bland annat uppmanade hon kommissionen att fortsätta att publicera preliminära bedömningar av medlemsstaternas betalningsansökningar, förbättra sin hantering av facilitetsrelaterade ansökningar om tillgång till handlingar och se till att medlemsstater som ännu inte har inrättat offentliga portaler med uppgifter om större bidragsmottagare gör det. Hon föreslog också att kommissionen skulle uppmuntra medlemsstaterna att offentliggöra alla mottagare av stöd från faciliteten för återhämtning och resiliens på dessa offentliga portaler.

Eftersom EU under de senaste åren har enats om en rad lagar som syftar till att skydda miljön och bekämpa klimatförändringarna, har insynen i beslutsfattandet på detta område stått i fokus för många av ombudsmannens undersökningar på senare tid. I år publicerade ombudsmannen en översikt över resultaten av sitt offentliga samråd om öppenhet och deltagande i EU:s beslutsfattande på miljöområdet. De som besvarade samrådet lyfte fram problem som gör det svårt för dem att följa eller bidra till beslutsprocesser, däribland sen publicering av information, brist på transparens kring lobbying och svårigheter att få tillgång till information om diskussioner om lagförslag. När det gäller det civila samhällets deltagande i beslutsfattandet föreslog de svarande att kommissionen skulle dela med sig av preliminära ståndpunkter om politik och lagstiftning och efterlyste större öppenhet om vem som deltar i offentliga samråd.

Mot bakgrund av resultaten inledde ombudsmannen en undersökning på eget initiativ om hur kommissionen hanterar risker i samband med farliga kemikalier. Syftet är att undersöka förseningar med att införa begränsningar för att minska riskerna med specifika kemikalier, förseningar med att föra upp kemikalier på förteckningen över ämnen där användning kräver förhandstillstånd, och förseningar med att besluta om enskilda tillstånd och villkor för tillstånd. Som en del av undersökningen tittar ombudsmannen på ett urval av filer för att fastställa orsakerna till förseningar samt insynen i processen.

När det gäller beslutsfattande som rör folkhälsan uppmanade ombudsmannen Europeiska läkemedelsmyndigheten (EMA) att så snart som möjligt dela med sig av preliminära planer för publicering av data från kliniska prövningar i samband med förfaranden för utvärdering av läkemedel som slutförts medan dess proaktiva öppenhetspolicy var upphävd mellan 2018 och 2023. Ombudsmannen identifierade också flera problem med insynen i kommissionens kontakter med tobaksindustrin. I undersökningsresultaten kritiserade hon kommissionens underlåtenhet att proaktivt offentliggöra uppgifter om alla sina möten med lobbyister från tobaksindustrin och dess underlåtenhet att föra protokoll från alla dessa möten. Samtidigt välkomnade ombudsmannen kommissionens åtagande att ytterligare bedöma i vilken utsträckning kommissionens avdelningar är utsatta för lobbyverksamhet från tobaksindustrins sida. Hon kommer att förse kommissionen med information som den bör vidarebefordra till högre tjänstemän för att säkerställa att denna bedömning är grundlig och har bett kommissionen att rapportera till henne om resultatet.

Efter att ansvarsfrågor väckts av en organisation i det civila samhället inledde ombudsmannen en undersökning av kommissionens beslut att begränsa offentliggörandet av kontaktuppgifter i EU:s onlinebaserade personalkatalog ”Whoiswho” till chefer. Tidigare fanns även kontaktuppgifter till policyhandläggare tillgängliga på Whoiswho.

3.5. Personalfrågor

Ombudsmannen genomförde en undersökning av hur Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) genomförde ”prov för förhandsurval” som en del av ett förfarande för att rekrytera ny personal till EU:s offentliga förvaltning. Undersökningen följde på flera klagomål om proven, särskilt vad gäller kravet att de uteslutande ska utföras på distans. De sökande hänvisade till tekniska problem under proven och problem med att få hjälp från Epso och dess uppdragstagare. Ombudsmannen lade fram ett antal förslag till förbättringar till Epso, t.ex. att uppmana Epso att genomföra en omfattande bedömning av hur prov på distans skulle kunna påverka lika möjligheter, säkerställa att de tekniska kraven inte missgynnar vissa sökande och se till att de sökande har tillgång till instruktioner om hur de kan göra felsökningar under ett prov och hur de kan lämna in ett klagomål.

Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) förbättrade ett urvalsförfarande för externa experter efter en undersökning av ombudsmannen om hur den hade hanterat en särskild ansökan. Under undersökningens gång ändrade asylbyrån de förfarandemässiga och organisatoriska aspekter av urvalsprocessen som föreföll problematiska. Ombudsmannen välkomnade förändringarna.

3.6 Bidrag och kontrakt

En icke-statlig organisation vände sig till ombudsmannen efter att Europeiska kommissionen försökt återkräva kostnader efter en revision av ett EU-finansierat projekt om rehabilitering av tortyroffer. Kommissionen utfärdade ett meddelande om debitering till den icke-statliga organisationen eftersom den var samordnare för projektet. De flesta av de kostnader som ansågs vara icke stödberättigande kunde dock hänföras till en av projektpartnerna. Efter ombudsmannens ingripande annullerade kommissionen återbetalningskravet på totalt nästan 28 000 euro och sade att den skulle utfärda ett nytt återbetalningskrav till den ansvariga projektpartnern. Ombudsmannen välkomnade kommissionens beslut.

Efter att Europaparlamentet vägrat att låta en extern kontraktsanställd ta med sig sitt barn in i parlamentets lokaler för att kunna amma barnet, vände sig barnets far till ombudsmannen. Klaganden noterade att parlamentet beviljar tillträde för sina egna anställdas barn. Ombudsmannen fann att regeln föreföll vara oproportionerlig och strida mot principen om likabehandling. Parlamentet gick med på att låta arbetstagaren ta med sig sitt barn till parlamentets lokaler och sade att det skulle ändra sina regler.

4. Pris för god förvaltning

Ombudsmannens pris för god förvaltning 2023 hedrade det arbete som utförts av Europeiska unionens byrå för straffrättsligt samarbete (Eurojust) och Internationella brottmålsdomstolens åklagarkontor för att hjälpa till att dokumentera centrala internationella brott och kränkningar av de mänskliga rättigheterna. De två institutionerna förenade sina ansträngningar för att ta fram riktlinjer som ska hjälpa organisationer i det civila samhället att samla in och bevara information på ett sätt som gör att den kan användas som bevis i domstol.

Vinnarna av det övergripande priset tillkännagavs vid en ceremoni i Solvay-biblioteket i Bryssel den 28 juni, som öppnades av Europeiska ombudsmannen Emily O’Reilly och Europaparlamentets talman Roberta Metsola. Fem vinnare i specifika kategorier, en vinnare av allmänhetens pris och en vinnare av ett specialpris tillkännagavs också.

”Att ställa förövarna av krigsförbrytelser och brott mot de mänskliga rättigheterna till svars innebär rättvisa för offren och kan ha en avskräckande effekt i framtida konflikter. Historien har visat hur svårt det kan vara att åtala sådana brott, vilket är anledningen till att det är så viktigt att hitta effektiva sätt att samla in och bevara bevis”, sade ombudsmannen i sitt tal om vinnarnas arbete.

Totalt nominerades 57 projekt till 2023 års upplaga av priset, som delas ut vartannat år och syftar till att uppmärksamma arbete som utförts av tjänstemän i EU och som har haft en positiv inverkan på människors liv i och utanför Europa.

En oberoende rådgivande kommitté bedömde nomineringarna och ombudsmannen utsåg vinnarna. Detta var den fjärde upplagan av priset, som inrättades av ombudsmannen 2017.

5. Klagomål och undersökningar: så hjälper vi allmänheten

Europeiska ombudsmannen hjälper människor, företag och organisationer att lösa problem som de stöter på i sin kontakt med EU-förvaltningen. Detta inbegriper hantering av klagomål och främjande av god förvaltningssed genom proaktiv identifiering av mer omfattande systemproblem inom EU:s institutioner.

Ombudsmannen försöker ständigt förbättra sina interna förfaranden för att se till att kontoret hanterar undersökningar så effektivt som möjligt och för att de klagande ska bli bemötta på bästa sätt. Under 2023 förenklade och effektiviserade ombudsmannen förfarandena för hantering av klagomål utanför behörighetsområdet och klagomål om EU-förvaltningens underlåtenhet att besvara e-postmeddelanden eller skrivelser. De nya förfarandena gör det möjligt för ombudsmannens kansli att hantera dessa klagomål effektivare, vilket också förbättrar de klagandes upplevelse.

Ombudsmannens onlinesystem för att lämna in klagomål förbättrats och blivit mer användarvänligt. Nu är det lättare för klagande att lämna in och följa behandlingen av sina klagomål.

Kontorets mångfacetterade grupp av ärendehandläggare och den flerspråkiga webbplatsen återspeglar ombudsmannens åtagande att erbjuda hjälp på alla EU:s 24 officiella språk.

Ombudsmannen har inte alltid möjlighet att undersöka alla klagomål som lämnas in, men kontoret strävar efter att bistå alla hjälpsökande personer, till exempel genom att ge råd om andra möjligheter till tvistlösning eller prövning utanför domstol.

5.1. Typer av klagomål och vad som föranleder dem

5.1.1. Översikt över klagomål och strategiska undersökningar

Ombudsmannen får endast inleda undersökningar om klagomål som ligger inom hennes behörighetsområde och uppfyller de nödvändiga ”tillåtlighetskriterierna”, till exempel att den klagande först har försökt lösa problemet direkt med den berörda institutionen.

Kontorets arbetsområden följer av ombudsmannens behörighetsområde och de klagomål som mottas, vilka utgör merparten av ärendena. Förutom det centrala arbetet med klagomål leder ombudsmannen dock också mer allmänna strategiska undersökningar och initiativ som gäller systemproblem inom EU:s institutioner.

5.1.2. Klagomål som ligger utanför ombudsmannens behörighetsområde

Under 2023 mottog Europeiska ombudsmannen nästan 1 500 klagomål som låg utanför hennes behörighetsområde, främst på grund av att de inte gällde EU-förvaltningens arbete. Över 40 procent av denna typ av klagomål kom från Spanien, Polen och Tyskland. Spanien stod ensamt för 20 procent, medan de två andra länderna stod för 10 procent vardera.

Till största delen vände sig människor till ombudsmannen med frågor som rörde likabehandling eller diskriminering, domstolsärenden, konsumentskydd, bankverksamhet och administrativ öppenhet. Klagomål utanför behörighetsområdet avsåg främst problem i samband med kontakt med nationella, regionala eller lokala offentliga myndigheter och organ för offentliga tjänster samt nationella eller internationella domstolar (t.ex. Europeiska domstolen för de mänskliga rättigheterna). Medborgarna riktade också ett stort antal klagomål mot privata enheter, däribland banker, företag och plattformar på nätet samt hälso- och sjukvårdsinstitutioner.

Ombudsmannen tog även emot många klagomål utanför sitt behörighetsområde som gällde de humanitära kriserna i Ukraina och Gaza.

Det totala antalet klagomål relaterade till covid-19-pandemin har visserligen minskat, men de åtgärder som nationella myndigheter vidtagit för att övervaka och begränsa spridningen av viruset var fortfarande en betydande källa till klagomål utanför behörighetsområdet under 2023.

Andra klagomål som låg utanför behörighetsområdet gällde EU:s institutioner men handlade om politiskt eller lagstiftande arbete.

Ombudsmannen svarade alla hjälpsökande personer på det språk som använts i klagomålet eller som de föredrog. I sina svar klargjorde ombudsmannen sitt behörighetsområde och gav i möjligaste mån råd om andra organ som kunde vara till hjälp för de klagande. Även om dessa huvudsakligen var nationella och regionala ombudsmannainstitutioner gav ombudsmannen även de klagande råd om att vända sig till EU:s institutioner (främst kommissionen och parlamentet) och nätverk, såsom Solvit och de europeiska konsumentcentrumen.

I de fall då de klagande var missnöjda med en viss EU-lagstiftning rekommenderade ombudsmannen i allmänhet dem att vända sig till Europaparlamentets utskott för framställningar. Hon hänvisade klagande som tog upp frågor om genomförandet av EU s lagstiftningen till nationella eller regionala ombudsmän eller till EU-nätverk, till exempel Europa Direkt.

Användningen av förenklade mallar för hantering av klagomål utanför behörighetsområdet, som infördes 2022, gjorde att ombudsmannens personal kunde besvara dessa klagomål mycket snabbare under 2023 än under tidigare år.

5.2. Vem gällde klagomålen?

5.3. Vad gällde klagomålen?

5.4. Uppnådda resultat

5.5. Inflytande och resultat

Ett av Europeiska ombudsmannens övergripande mål är att uppnå konkreta resultat för klagandena och allmänheten när det gäller deras problem med EU-förvaltningen. Ombudsmannen uppnår detta genom att lägga fram förslag i form av lösningar, rekommendationer och råd. Ombudsmannen kan även främja förbättringar genom strategiska initiativ, som inte är formella undersökningar. Hon kan även uppmana en institution att lösa en fråga redan innan ett formellt lösningsförslag eller en rekommendation läggs fram.

5.5.1. Godkännandekvot

Godkännandekvoten är procentandelen positiva svar på det totala antalet förslag (lösningar, rekommendationer och råd) från ombudsmannen. Eftersom ombudsmannen ger institutionerna upp till sex månader för uppföljning av förslag som lämnats i hennes beslut om att avsluta undersökningarna, täcker godkännandekvoten för 2023 ärenden som avslutades 2022.

Under 2022 samarbetade EU:s institutioner på ett tillfredsställande sätt med ombudsmannen i 81 procent av fallen. Av de 83 förslag som ombudsmannen lade fram för att korrigera eller förbättra deras administrativa förfaranden reagerade EU:s institutioner positivt på 67 av dem.

5.5.2. Större inflytande

Godkännandekvoten täcker svaren från institutionerna på förslag vid en viss tidpunkt men täcker inte fullt ut det långsiktiga inflytandet av ombudsmannens arbete.

Även om institutionerna reagerar positivt på ombudsmannens förslag eller rekommendationer behöver de ofta tid för att införa ändringar i sina administrativa förfaranden. Exempelvis fann ombudsmannen administrativa missförhållanden 2022 i en undersökning av hur Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa) hanterade en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar i samband med ett förslag om att begränsa bly i ammunition. Efsas svar på ombudsmannens rekommendationer var positivt och myndigheten sade att den skulle ändra sina regler och sin praxis. Till följd av detta har Efsa under 2023 förbättrat sitt sätt att hantera tillgången till handlingar. Den publicerade till exempel ett vägledningsdokument för att hjälpa dem som vill lämna in ansökningar om tillgång, ändrade interna regler för att förkorta den tid det tar att behandla ansökningar och började testa ett nytt it-verktyg för att hantera ansökningar på ett effektivare sätt och hålla tidsfristerna.

I en annan undersökning från 2022 konstaterade ombudsmannen att det sätt på vilket Europeiska utrikestjänsten (utrikestjänsten) hade informerat en extern expert om att dennes kontrakt skulle upphävas utgjorde administrativa missförhållanden. Följande år informerade Europeiska utrikestjänsten ombudsmannen om att den skulle anordna informationsmöten för att förbättra sina arbetsrelationer med externa experter som anställts via en entreprenör.

6. Kommunikation och samarbete

6.1. Kommunikation

Kommunikation är viktig för att lyfta fram ombudsmannens roll och arbete för en så bred publik som möjligt, genom att dela viktiga nyheter med berörda parter och EU-förvaltningen och för att öka medvetenheten om frågor som öppenhet, etik och ansvarsskyldighet.

Under 2023 gjordes viktiga undersökningshandlingar mer lättillgängliga genom tillägget av en dynamisk sektion på webbplatsens startsida som visar de senaste uppdateringarna. Flera förbättringar av webbplatsnavigeringen gjordes också för att det skulle bli lättare att hitta innehåll.

För att stärka allmänhetens kunskap om de långsiktiga effekterna av ombudsmannens arbete publicerade kontoret en rullningsbar webbhistoria som förklarar ombudsmannens arbete på flera områden och den inverkan det har haft på EU:s förvaltning. Webbhistorien stöddes av en kampanj på sociala medier.

Dessutom publicerades en rad videor som presenterar kontorets arbete och förklarar viktiga utredningsområden på webbplatsen, inklusive startsidan, och marknadsfördes på sociala medier.

Ombudsmannen presenterade kontorets arbete vid den årliga presskonferensen i maj. Vid presskonferensen presenterade ombudsmannen också en översikt över svaren på sitt offentliga samråd om öppenhet och deltagande i EU:s beslutsfattande på miljöområdet.

För att informera om vinnarna av priset för god förvaltning och uppmuntra till utbyte av goda idéer och metoder lät man en kampanj i sociala medier om prisutdelningen följas av en separat rullningsbar webbhistoria med en beskrivning av de vinnande projekten och höjdpunkterna under prisutdelningen.

Ombudsmannen deltog i det europeiska ungdomsevenemanget (EYE2023) i Strasbourg i juni. I ett samtal med deltagarna besvarade hon frågor om kansliets arbete samt den viktiga roll som god förvaltning spelar när det gäller att upprätthålla EU:s demokrati.

Efter påståenden i slutet av 2022 om att regeringar utanför EU hade försökt köpa inflytande i Europaparlamentet bjöd ombudsmannen in talare på hög nivå från de huvudsakliga tillsynsmyndigheterna samt Europeiska kommissionen och parlamentet för att diskutera bristerna i organisationen av, och efterlevnaden av, integritetsramen. Paneldebatten, som ägde rum i juni, fokuserade också på förslaget att skapa ett nytt etikorgan och dess potentiella roll för att ytterligare förbättra integriteten i EU:s förvaltning.

När det gäller presstäckningen av ombudsmannens arbete under 2023 ökade det totala antalet artiklar i pressen med 35 procent jämfört med föregående år, och 56 procent av all täckning kom från EU-länderna.

Under 2023 fortsatte ombudsmannens följare på sociala medier att öka i antal, med särskilt hög tillväxt på LinkedIn och Instagram. Ökad profilaktivitet, liksom ett växande antal användare som letar efter EU-relaterat innehåll på dessa två plattformar, är viktiga faktorer som påverkade den positiva utvecklingen. Antalet följare ökade med 91 procent på ombudsmannens Instagramkonto (6 578 nya följare jämfört med 3 472 nya följare under 2022). På LinkedIn ökade antalet följare med 65 procent (+ 5 825 jämfört med 2 990 nya följare under 2022). På X, som är den kanal på sociala medier där ombudsmannen har den största följarskaran, nådde antalet följare 36 188 i december 2023, vilket utgjorde en ökning med 5 procent (+ 1 757). Engagemangsnivån höjdes också kraftigt och det skedde en betydande ökning av antalet omnämnanden.

Slutligen fortsatte ombudsmannen och hennes personal sin utåtriktade verksamhet genom att ställa upp på intervjuer i pressen, delta vid akademiska konferenser och tala med besöksgrupper.

6.2. Förbindelser med EU:s institutioner

6.2.1. Europaparlamentet

Europaparlamentet väljer Europeiska ombudsmannen i början av varje mandatperiod, vilket innebär att förhållandet mellan de två institutionerna är särskilt betydelsefullt.

Under 2023 träffade ombudsmannen Roberta Metsola, Europaparlamentets talman, för att överlämna kontorets årsrapport. Hon diskuterade också de integritets- och transparensreformer som talmannen inledde efter anklagelserna i slutet av 2022 om att länder utanför EU hade betalat för att skaffa sig inflytande i parlamentet. Dessa möten, liksom de regelbundna möten som ombudsmannen och hennes team hade med parlamentsledamöter från hela det politiska spektrumet, var avgörande för att säkerställa fortsatt förtroende och samarbete. Ombudsmannen och personalen presenterade även kontorets arbete vid flera utskottsutfrågningar och åsiktsutbyten, t.ex. vid utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor (LIBE), det särskilda utskottet angående utländsk inblandning och desinformation (ING2), utskottet för rättsliga frågor (JURI) och underutskottet för mänskliga rättigheter (DROI).

I september skickade ombudsmannen en särskild rapport till parlamentet om Europeiska kommissionens systematiska förseningar i hanteringen av förfrågningar om tillgång till handlingar. Parlamentet inledde sedan ett förfarande i utskottet för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor för att stödja ombudsmannens rapport. En omröstning i kammaren om resolutionen förväntas äga rum i början av 2024.

6.2.2. Utskottet för framställningar

Utskottet för framställningar (PETI) är det parlamentsutskott som ansvarar för förbindelserna med Europeiska ombudsmannen eftersom de båda arbetar för att se till att medborgarnas intressen beaktas på EU-nivå. Under 2023 fortsatte de att samarbeta inom områden som rättigheter för personer med funktionsnedsättning samt inom ramen för det europeiska ombudsmannanätverket, där PETI är medlem.

Ombudsmannen och PETI:s ordförande Dolors Montserrat träffades regelbundet under 2023 och Montserrat deltog också i en panel vid det europeiska ombudsmannanätverkets (ENO) årliga konferens under en session med fokus på EU-valet och valet av Europeiska ombudsmannen.

6.2.3. Europeiska kommissionen

Eftersom kommissionen är den största EU-institutionen och har en betydande inverkan på miljontals människors liv, är det föga överraskande att en stor andel av klagomålen till ombudsmannen rör kommissionens arbete. Arbetsrelationen med kommissionen förblev mycket konstruktiv under 2023 och ombudsmannen höll möten med flera kommissionsledamöter. På personalnivå upprätthölls nära kontakter mellan ombudsmannen och kommissionen för att säkerställa att de klagandes frågor kunde hanteras så effektivt som möjligt.

6.2.4. Andra institutioner, byråer och organisationer

Relationerna med olika delar av EU-förvaltningen är en integrerad del av ombudsmannens strategi ”Mot 2024”. En långvarig och positiv påverkan på EU-förvaltningen kan endast uppnås genom ett nära samarbete. I februari höll ombudsmannen ett möte med ordföranden för Europeiska revisionsrätten, den europeiska chefsåklagaren och generaldirektören för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) som förberedelse för den konferens om ”Bygga en starkare ram för EU-integritet” som hon anordnade. Under året träffade ombudsmannen även ordföranden för Europeiska centralbanken (ECB) och verkställande direktören för Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex).

6.2.5. FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning

Europeiska unionen har undertecknat FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning, som är ett bindande internationellt människorättsinstrument för att ”främja, skydda och säkerställa det fulla och lika åtnjutandet av alla mänskliga rättigheter och grundläggande friheter för alla personer med funktionsnedsättning och att främja respekten för deras inneboende värde.”

Efterlevnaden av FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning i EU övervakas av EU-ramen för FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning, som under Europeiska ombudsmannen var ordförande för 2023. Ombudsmannen ingår i denna mekanism och fäster därför stor uppmärksamhet vid EU-förvaltningens genomförande av FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning.

Ombudsmannen behandlade ett antal förfrågningar under 2023 som rörde rättigheter för personer med funktionsnedsättning. I februari avslutade ombudsmannen sin undersökning av hur Europeiska kommissionen tillämpar regeln i EU:s tjänsteföreskrifter om beviljande av dubbelt barnbidrag för att bistå vid vård av barn med funktionsnedsättning. Utredningen fann att användningen av tröskelvärden för graden av funktionsnedsättning, som automatiskt utesluter vissa fall från övervägande, strider mot EU-förvaltningens skyldigheter enligt FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning. Ombudsmannen bad kommissionen att ändra sitt tillvägagångssätt. Kommissionen har sedan dess inlett ett förfarande för att hela EU-förvaltningen ska se över de tillämpliga reglerna för att säkerställa en individuell substansgranskning av alla ansökningar om denna typ av ersättning.

Ombudsmannens kontor presenterade sitt arbete med rättigheter för personer med funktionsnedsättning vid flera evenemang under året, däribland ett som arrangerades av det femte Europaparlamentet för personer med funktionsnedsättning.

6.3. Europeiska ombudsmannanätverket

Europeiska ombudsmannanätverket är ett informellt nätverk som samordnas av Europeiska ombudsmannen. Det består av fler än 95 kontor från hela Europa samt Europaparlamentets utskott för framställningar.

Temat för ombudsmannanätverkets årskonferens 2023, som hölls i Europaparlamentet i Bryssel, var skyddet av de mänskliga rättigheterna. Dess första session fokuserade på migration, där deltagarna reflekterade över hur och varför migranter kommer till Europa och den avgörande roll som ombudsmän spelar när det gäller att avslöja skada, skydda människors rättigheter och ställa förvaltningar till svars. Den andra sessionen handlade om användningen av AI i offentliga förvaltningar och diskussionerna fokuserade på teknikens fördelar och potentiella nackdelar.

Genom frågeförfarandet kan ledamöterna ställa frågor om EU-rätten som uppstår under deras undersökningar, och Europeiska ombudsmannen får expertsvar från EU-institutionerna. Under 2023 ställdes bland annat frågor om det europeiska sjukförsäkringskortet, begränsningar av den fria rörligheten för personer mellan EU:s medlemsstater och EU:s försäkringsregler.

Eftersom EU:s kandidatländer kan bli medlemmar i nätverket anslöt sig även Bosniens och Hercegovinas institution för mänskliga rättigheter till nätverket under 2023.

Europeiska ombudsmannen fortsatte sina regelbundna besök på de nationella ombudsmännens kontor och reste till Warszawa i september där hon träffade den polska biträdande kommissionären för mänskliga rättigheter. Under sin tid i den polska huvudstaden besökte hon huvudkontoret för Europeiska gräns- och kustbevakningsbyrån (Frontex). Ombudsmannen höll också ett anförande vid Warszawas universitet om ”den europeiska ombudsmannen i en geopolitisk tid: skydd av mänskliga rättigheter och ansvarsskyldighet”.

7. Resurser

7.1. Budget

Ombudsmannens budget är en oberoende del av EU:s budget. Den är uppdelad i tre avdelningar. Avdelning 1 omfattar löner, ersättningar och andra personalkostnader. Avdelning 2 omfattar lokaler, möbler, utrustning och diverse driftskostnader. Avdelning 3 omfattar utgifter i samband med allmänna uppgifter som institutionen utför. De budgeterade anslagen för 2023 uppgick till 13 212 447 euro.

För att säkerställa en effektiv förvaltning av resurser granskar ombudsmannens internrevisor regelbundet kontorets interna kontrollsystem och de ekonomiska transaktioner som kontoret genomför. Liksom andra EU-organ är ombudsmannen föremål för Europeiska revisionsrättens granskning, i vilken det inte identifierades några särskilda problem i samband med dess externa revisionsarbete.

7.2. Användning av resurser

Varje år antar ombudsmannen en årlig förvaltningsplan som fastställer särskilda åtgärder som kontoret avser att vidta för att uppnå målen och prioriteringarna i ombudsmannens femårsstrategi ”Mot 2024”. Den årliga förvaltningsplanen för 2023 är den tredje som bygger på denna strategi.

Ombudsmannen har en mycket kompetent, flerspråkig personal. Detta säkerställer att kontoret kan hantera klagomål på EU:s 24 officiella språk och sprida kunskap om ombudsmannens arbete i hela EU. Kontorets policy för hybridarbete, som är resultatinriktad och förtroendebaserad, stöder ombudsmannens ambition att främja en modern, digital och flexibel arbetsmiljö.

År 2023 innehöll ombudsmannens tjänsteförteckning 75 tjänster. Dessutom arbetade i genomsnitt nio kontraktsanställda på kontoret. Under året tog ombudsmannens kontor också emot 18 praktikanter.

Ombudsmannen genomförde en personalundersökning under 2023, som visade på höga övergripande nivåer av tillfredsställelse och engagemang bland de anställda.

Utförlig information om hur ombudsmannens kontor är organiserat och vilka uppgifter de olika enheterna har finns på ombudsmannens webbplats.

8. Hur man kontaktar Europeiska ombudsmannen

Via telefon

+33 (0)3 88 17 23 13

Via e-post

eo@ombudsman.europa.eu

Via post

Médiateur européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Via webben

• Webbplats ombudsman.europa.eu
• Twitter twitter.com/EUombudsman
• Instagram instagram.com/euombudsman
• LinkedIn linkedin.com/company/272026
• YouTube youtube.com/user/eotubes

Våra kontor

Strasbourg

Besöksadress:

Bâtiment Václav Havel (HAV)
Allée Spach
F-67000 Strasbourg

Bryssel

Besöksadress:

Bâtiment Froissart (FRS)
Rue Froissart 87
B-1000 Bruxelles

---

© Europeiska unionen, 2024

Alla fotografier och bilder © Europeiska unionen.
Återgivning i utbildningssyfte och icke-kommersiellt syfte är tillåtet med angivande av källan.
Utförd i FrutigerNext.

HTML	ISBN 978-92-9483-390-7	ISSN 1680-4007	doi: 10.2869/571551	QK-AA-24-001-SV-Q