Bakgrund till klagomålet

1. I augusti 2021 offentliggjorde Europeiska stödkontoret för asylfrågor (Easo), föregångare till Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) (nedan kallad EEUA), en inbjudan att anmäla intresse för att upprätta en förteckning över externa experter som ska utplaceras i EUAA:s asylstödgrupper (Easo/2021/885)[1]. Ansökningsomgången, som kommer att vara öppen fram till maj 2024, omfattar 76 olika arbetsprofiler [2]. Sökande kan ansöka om högst åtta profiler.

2. Klaganden ansökte om ett antal profiler, däribland profil nr 16 för ”högre handläggare” (nedan kallad profil 16). Enligt kraven i denna profil måste de sökande ha ”fem års styrkt erfarenhet på migrations- och asylområdet, varav minst tre års styrkt erfarenhet av att genomföra asylintervjuer och utarbeta yttranden”.

3. Den 7 mars 2022 informerade Europeiska unionens asylbyrå klaganden om att den inte hade fört upp henne på förteckningen över experter för profil 16, eftersom hon inte uppfyllde ovannämnda krav på minsta yrkeserfarenhet. EUAA uppmanade klaganden att lämna in sin ansökan på nytt när hon uppnått minimilängden för relevant yrkeserfarenhet.

4. Samma dag skrev klaganden till EUAA. Hon hävdade att hennes erfarenhet uppfyllde det relevanta kriteriet, vilket framgår av hennes meritförteckning. Hon hävdade att det kunde ha uppstått ett missförstånd och bad EUAA att undersöka frågan. Klaganden bad också EUAA om information om hur hennes ansökan skulle uppdateras.

5. Samma dag vände sig klaganden också till ombudsmannen för att klaga på Europeiska unionens asylbyrås beslut att inte föra upp henne på förteckningen över experter för profil 16. Klaganden hävdade också att det relevanta onlineansökningsverktyget från EUAA inte gjorde det möjligt för henne att uppdatera sin ansökan, trots att ansökningsomgången fortfarande var öppen.

Utredningen

6. När klaganden vände sig till ombudsmannen hade hon ännu inte gett Europeiska unionens asylbyrå tillräckligt med tid för att besvara hennes begäran om översyn [3]. Ombudsmannens undersökningsgrupp noterade dock att EUAA ännu inte hade bekräftat mottagandet av klagandens begäran om översyn, trots att den relevanta tidsramen hade löpt ut [4].

7. Ombudsmannens undersökningsgrupp identifierade också vissa problem i urvalsförfarandet som verkade vara problematiska eller som behövde klargöras. Framför allt var det oklart om EUAA hade inrättat en överklagandemekanism och, om så var fallet, hur detta meddelades de sökande och fungerade i praktiken. Ombudsmannens undersökningsgrupp var också oroad över att den information som de sökande hade tillgång till om rekryteringssystemet i samband med ansökningsomgången inte var tillräcklig.

8. Ombudsmannen inledde en undersökning och bad Europeiska unionens asylbyrå att bekräfta mottagandet av klagandens begäran om översyn och ge henne en vägledande tidsram för sitt materiella svar. Ombudsmannen bad också att få träffa Europeiska unionens asylbyrå för att klargöra ovannämnda aspekter av urvalsförfarandet.

9. I april 2022 bekräftade EUAA mottagandet av klagandens begäran om översyn och gav klaganden en vägledande tidsram för sitt materiella svar (maj 2022). I juni 2022 träffade ombudsmannens undersökningsgrupp företrädare för Europeiska unionens asylbyrå [5].

Om hur EUAA bedömde klagandens ansökan

EUAA:s svar till klaganden

10. I början av maj 2022 informerade EUAA klaganden om att den vid granskningen av hennes begäran om översyn hade identifierat en diskrepans mellan den information som klaganden hade inkluderat i EUAA:s onlineapplikationsverktyg och informationen i hennes meritförteckning när det gäller yrkeserfarenhet. Det framgick särskilt att även om klagandens relevanta yrkeserfarenhet omfattade flera tidsramar återspeglades inte alla dessa tidsramar på ett adekvat sätt i onlineansökningsverktyget. EUAA tillade att även om det är de sökandes ansvar att fylla i sina ansökningar korrekt hade urvalskommittén gått med på att ompröva klagandens ansökan. Klaganden skulle inom kort informeras om resultatet av den nya bedömningen.

11. I slutet av maj 2023 kontaktade EUAA klaganden igen. Den uppgav att urvalskommittén hade konstaterat att klaganden, i stället för att använda en separat post för varje tidsram för yrkeserfarenhet (eftersom det elektroniska ansökningsverktyget krävdes), hade inkluderat flera tidsramar i en enda post (felaktigt nämnde hon all annan yrkeserfarenhet under ”beskrivningen” av uppgifter i den enda posten). Eftersom det elektroniska ansökningsverktyget automatiskt beräknade det exakta antalet år, månader och dagar för varje yrkeserfarenhet på grundval av de start- och slutdatum som de sökande själva hade angett, hade dock denna andra yrkeserfarenhet inte räknats. 

12. När det gäller resultatet av den nya bedömningen informerade EUAA klaganden om att urvalskommittén i den ursprungliga bedömningen hade konstaterat att hon uppfyllde kravet på fem års erfarenhet, men inte kravet på tre års erfarenhet.[6] Efter den nya bedömningen befanns klaganden också uppfylla kravet på tre års erfarenhet. EUAA tillhandahöll klaganden en detaljerad förteckning över hur hennes yrkeserfarenhet hade bedömts både i samband med den inledande bedömningen och den nya bedömningen.

13. Mot bakgrund av ovanstående hade EUAA beslutat att föra upp klaganden på förteckningen över godkända sökande för profil 16. För att undvika liknande problem i framtiden uppmanade dock EUAA klaganden att uppdatera sin onlineansökan på rätt sätt, så att den på ett adekvat sätt återspeglade alla tidsramar för yrkeserfarenhet som hon ansåg vara relevanta för de profiler som hon hade ansökt om.

Ombudsmannens bedömning

14. EUAA förklarade i detalj för klaganden hur urvalskommittén bedömde hennes yrkeserfarenhet och varför den ursprungligen hade avslagit hennes ansökan om den specifika profilen. Ombudsmannen anser att EUAA:s förklaring är rimlig och adekvat.

15. EUAA gjorde därefter en ny bedömning av klagandens yrkeserfarenhet och förde upp klaganden på förteckningen över godkända sökande för profil 16. Ombudsmannen anser därför att denna aspekt av klagomålet är löst.

Allmänna aspekter på urvalsförfarandet

De frågor som ombudsmannen identifierat

16. Som nämnts ovan [7] identifierade ombudsmannen vissa problem i urvalsförfarandet som verkade vara problematiska eller som behövde klargöras. Dessa beskrivs i detalj i ombudsmannens avslutande beslut i det parallella ärendet 574/2022/KT, som gällde samma urvalsförfarande.[8] För en grundlig beskrivning av dessa frågor hänvisar ombudsmannen således till det beslutet [9].

17. Ombudsmannens undersökningsgrupp tog upp dessa frågor vid mötet med EUAA:s företrädare. Ombudsmannens undersökningsgrupp uttryckte bland annat oro över att det kanske inte är tillräckligt tydligt för de sökande att endast den information som lämnats i onlineansökningsformuläret skulle beaktas vid bedömningen av deras yrkeserfarenhet. I synnerhet skulle den information som fanns tillgänglig vid den tidpunkten kunna få de sökande att tro att urvalskommittén skulle bedöma deras yrkeserfarenhet på grundval av informationen i både det elektroniska ansökningsformuläret och meritförteckningen (som de sökande också var skyldiga att ladda upp).

18. Under mötet uppgav Europeiska unionens asylbyrå bland annat att den arbetade för att förbättra sina interna förfaranden vid den tidpunkten samt hur den kommunicerar med sökande.

Åtgärder som EUAA vidtagit under utredningen

19. Medan undersökningen pågick bad ombudsmannen EUAA om en uppdatering av de frågor som diskuterades under mötet.

20. I sitt svar gav Europeiska unionens asylbyrå en omfattande förteckning över de åtgärder som den hade vidtagit under tiden för att ta itu med de problem som ombudsmannen identifierat. Dessa beskrivs i detalj i ombudsmannens avslutande beslut i det parallella ärendet 574/2022/KT [10], som ombudsmannen återigen hänvisar till.

Ombudsmannens bedömning

21. Såsom ombudsmannen medgav i det slutliga beslutet i det parallella ärendet 574/2022/KT har EUAA vidtagit konkreta åtgärder för att förbättra de interna och externa aspekterna av sitt urvalsförfarande Easo/2021/885 och, i synnerhet, hur byrån kommunicerar med sökande i alla skeden av förfarandet (ansökningsskede, bedömning, överklaganden).

22. Europeiska unionens asylbyrå har bland annat uppdaterat ansökningshandledningen för ansökningsomgången, som offentliggörs på byråns webbplats ^[11]. Vägledningen innehåller detaljerade steg-för-steg-instruktioner för sökande om hur de fyller i och skickar in sina ansökningar med hjälp av onlineansökningsverktyget.

23. Dessutom anges det nu uttryckligen i de uppdaterade vanliga frågor som rör ansökningsomgången att ”[a]lla ansökningar bedöms enbart mot bakgrund av de relevanta yrkeskvalifikationer och den relevanta yrkeserfarenhet som de sökande har angett i de olika informationsfält som finns i onlineansökningsverktyget. Eventuella ytterligare uppgifter som lämnas i andra delar av en sökandes ansökan (t.ex. i åtföljande meritförteckningar) kommer i princip inte att beaktas.”^[12]

24. I det parallella ärendet 574/2022/KT förklarade EUAA också att den på grundval av sina operativa behov gör bedömningar av de olika profilerna under året. Den dag då urvalskommittén beslutar att göra en bedömning för en viss profil är förteckningen över sökande ”fryst”. Detta innebär att inga ytterligare sökande bedöms för den specifika profilen. Uttagningskommittén beaktar således endast de sökande som vid detta slutdatum har uttryckt intresse för den specifika profilen och uppfyller kraven för denna profil. Därför uppmanar EUAA de sökande att regelbundet uppdatera sina ansökningar med all sin senaste yrkeserfarenhet och alla sina senaste kvalifikationer ^[13].

25. Ombudsmannen förstår att denna ”frysning” av förteckningen över sökande vid den tidpunkt då EUAA gör en bedömning av de olika profilerna förklarar varför klagandens försök att uppdatera sin ansökan samma dag som hon mottog EUAA:s avslagsskrivelse misslyckades. Under alla omständigheter noterar ombudsmannen att sökande, i händelse av frågor eller tekniska svårigheter i samband med EUAA:s onlineansökningsverktyg, nu har möjlighet att kontakta EUAA via en funktionsbrevlåda som är avsedd för urvalsförfarandet i fråga.

26. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att denna aspekt av undersökningen också har lösts.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats [14]:

Europeiska unionens asylbyrå (EEUA) har löst de frågor som omfattas av utredningen.

Klaganden och EUAA kommer att informeras om detta beslut [15].

Tina Nilsson

Chef för enheten för ärendehantering

Strasbourg den 18 juli 2023

[1] Finns på: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Se https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Enligt den europeiska kodexen för god förvaltningssed (artikel 17) (finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) ska ”ett beslut om varje begäran eller klagomål till institutionen fattas inom en rimlig tidsfrist, utan dröjsmål och under alla omständigheter senast två månader från dagen för mottagandet”.

[4] Enligt artikel 14 i ECGAB ska ”[v]arje skrivelse eller klagomål till institutionen erhålla ett mottagningsbevis inom två veckor, utom om ett svar i sak kan sändas inom denna tidsfrist”.

[5] Mötet i detta ärende hölls tillsammans med mötet i ärende 574/2022/KT om samma urvalsförfarande.

[6] Se punkt 2 ovan.

[7] Se punkt 7.

[8] Beslutet finns på https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411

[9] Se punkterna 15–18 i det beslutet.

[10] Se punkterna 21-30 i det beslutet.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[12] Se fråga 4 (betoning i originalet).

[13] Se fråga 9.

[14] Detta klagomål har behandlats inom ramen för delegerad ärendehantering, i enlighet med Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser.

[15] Fullständig information om förfarandet och rättigheter i samband med klagomål finns på 

  https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/70707