Klaganden bad Europeiska kommissionen om allmänhetens tillgång till specifika e-postmeddelanden och andra utbyten som rör EU:s miljöpolitik och miljölagstiftning. Kommissionen beviljade tillgång till en del av de handlingar som den ansåg omfattades av begäran. Till stöd för sitt beslut att redigera vissa uppgifter åberopade parlamentet olika undantag enligt EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar (förordning (EG) nr 1049/2001) och hävdade att ett utlämnande skulle kunna undergräva den personliga integriteten, affärsintressena och beslutsprocessen. När det gäller de begärda e-postmeddelandena uppgav kommissionen att de inte var registrerade eftersom den inte ansåg att de omfattades av dess kriterier för registrering av handlingar på grund av deras innehåll och kortlivade karaktär.

Ombudsmannens undersökning visade att e-postmeddelandena avser ”politik, verksamhet och beslut” som kommissionen ansvarar för och tydligt var ”handlingar” i den mening som avses i förordning (EG) nr 1049/2001. Medan undersökningen pågick uppmanade ombudsmannen därför kommissionen att bedöma om allmänhetens tillgång kunde beviljas. Kommissionen registrerade e-postmeddelandena och gick med på att undersöka dem för ett eventuellt utlämnande enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

Ombudsmannen konstaterade att kommissionens ursprungliga underlåtenhet att registrera och inkludera e-postmeddelandena i begäran utgjorde ett administrativt missförhållande. Eftersom kommissionen gick med på att undersöka dem i samband med begäran var det dock inte motiverat med ytterligare undersökningar. Med tanke på den långa tid det tog för kommissionen att behandla klagandens begäran om allmänhetens tillgång på lämpligt sätt uppmanade ombudsmannen kommissionen att slutföra sin bedömning utan dröjsmål.