L-isfond tal-inkjesta

1. Mill-1 ta' Jannar 2014, l-istituzzjonijiet tal-UE ġew obbligati [1] jintroduċu regoli interni dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta li jkopru l-protezzjoni tal-informaturi [2], l-għoti ta' informazzjoni lilhom, u l-proċedura għat-trattament tal-ilmenti magħmula mill-informaturi dwar il-mod kif ġew ittrattati bħala riżultat tar-rappurtar ta' irregolaritajiet serji.

2. Il-fehma tal-Ombudsman hija li tali regoli għandhom jippermettu lill-informaturi jissodisfaw id-dmir tagħhom li jitkellmu jekk isiru konxji ta' mġiba ħażina serja jew għemil ħażin, u b'hekk jaqdu l-interess pubbliku, billi jrawmu l-integrità, it-trasparenza, ir-responsabbiltà, u fl-aħħar mill-aħħar il-leġittimità fl-amministrazzjoni tal-UE u tagħha. Konxja, ukoll, mir-rwol li għandhom l-informaturi fl-esponiment tal-korruzzjoni [3], hija ddeċidiet li tiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja [4] biex tiżgura li l-istituzzjonijiet tal-UE jagħtu effett lid-dispożizzjonijiet il-ġodda fir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE.

Il-kamp ta’ applikazzjoni tal-investigazzjoni

3. L-Ombudsman kiteb lill-Parlament Ewropew, lill-Kummissjoni Ewropea, lill-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri, lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, lill-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, lill-Kumitat tar-Reġjuni, u lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data [5], fejn talabhom jinfurmawha dwar il-passi li kienu ħadu, jew li kien beħsiebhom jieħdu, biex jagħtu effett lill-Artikolu 22(c) il-ġdid tar-Regolamenti tal-Persunal (minn hawn 'il quddiem "RS")[6]. Hija talbithom, b’mod partikolari, jipprovdulha (i) informazzjoni dwar jekk kinux diġà adottaw, jew kellhomx l-intenzjoni li jadottaw, ir-regoli interni meħtieġa mill-Artikolu 22(c) tar-RP; (ii) informazzjoni dwar il-proċedura għall-adozzjoni tar-regoli interni msemmija (b’mod partikolari jekk il-persunal u/jew il-pubbliku ġenerali kinux taw il-fehmiet tagħhom); (iii) kopja tar-regoli msemmija jew abbozz preliminari tagħhom; u (iv) kwalunkwe informazzjoni utli oħra. B'mod partikolari, peress li l-ġestjoni tal-fondi pubbliċi tikkonċerna mhux biss il-persunal tal-istituzzjonijiet tal-UE, iżda wkoll partijiet terzi, bħal kuntratturi u sottokuntratturi, l-Ombudsman stiednet lill-istituzzjonijiet tal-UE jirriflettu dwar kif l-informaturi esterni, filwaqt li jaqgħu barra mill-kamp ta' applikazzjoni tar-regoli interni ta' istituzzjoni, jistgħu jiġu mħeġġa jirrapportaw irregolaritajiet serji u kif jistgħu jiġu protetti bl-aħjar mod jekk jagħmlu dan.

It-tweġibiet tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE [7]

Dwar l-adozzjoni ta' regoli interni

4. Il-Kummissjoni Ewropea u l-Qorti Ewropea tal-Awdituri rrappurtaw li kienu diġà adottaw regoli dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta f'konformità mal-Artikolu 22(c) tar-RP. Il-Kummissjoni speċifikat li, filwaqt li użat it-terminu "linji gwida" fil-"Linji Gwida dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta"[8] tagħha tal-2012 minħabba li dak it-terminu kien aktar aċċessibbli, dan ma jbiddilx il-karattru vinkolanti tagħhom. Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) spjega li japplika l-Istandards ta’ Kontroll Intern tal-Kummissjoni, li jinkludu l-“Linji Gwida dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta” tal-Kummissjoni, għalkemm qed jikkunsidra wkoll li jabbozza l-linji gwida tiegħu stess.

5. Il-Kunsill tal-UE, il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, u l-Kumitat tar-Reġjuni infurmaw lill-Ombudsman li kienu ħejjew abbozzi ta’ deċiżjonijiet interni. Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD) spjega li kien adotta Kodiċi ta' Kondotta ġdid u kien ħa xi passi biex jikkonforma mal-Artikolu 22(c) tar-RP. Il-Parlament Ewropew għażel li jipposponi t-tweġiba tiegħu sakemm jintemm id-dibattitu li għaddej dwar dan is-suġġett fil-Kumitat Preparatorju interistituzzjonali għal Kwistjonijiet relatati mar-Regolamenti tal-Persunal (CPQS)[9].

Dwar il-proċedura għall-adozzjoni ta' regoli interni

6. Il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li kienet ikkonsultat żewġ organizzazzjonijiet esterni b’għarfien espert u kellha wkoll diskussjonijiet mar-rappreżentanti tal-persunal. Il-Qorti tal-Awdituri kkonsultat lill-Kumitat tal-Persunal tagħha qabel ma adottat ir-regoli interni tagħha, filwaqt li l-Kunsill u l-KESE ddikjaraw li ser jikkonsultaw lill-Kumitati tal-Persunal tagħhom. Il-Kunsill, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-KESE u l-Parlament wieġbu li l-kwistjoni qed tiġi diskussa fil-qafas tas-CPQS.

Dwar l-għoti ta’ kopja tar-regoli

7. Il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Awdituri, u l-KEPD ipprovdew kopja tad-dokumenti rilevanti lill-Ombudsman. Il-Kumitat tar-Reġjuni, il-Kunsill, il-Qorti tal-Ġustizzja, u l-KESE infurmaw lill-Ombudsman li, għalkemm kienu ħejjew abbozzi ta’ deċiżjonijiet, kienu għadhom mhumiex f’pożizzjoni li jibagħtu kopji. Is-SEAE kkummenta li kien beda riflessjoni dwar it-tħejjija tal-linji gwida speċifiċi tiegħu stess.

Dwar l-estensjoni tar-regoli interni għall-informaturi esterni

8. Il-Qorti tal-Awdituri qalet li d-dispożizzjonijiet ġenerali tar-regoli adottati reċentement tagħha japplikaw għall-operaturi ekonomiċi li jipparteċipaw fi proċeduri ta' akkwist, kif ukoll għall-kuntratturi u l-persunal tagħhom.[10] Il-Kummissjoni osservat li l-informaturi esterni diġà għandhom mod sigur biex jagħmlu rapporti, inkluż b'mod anonimu, permezz tal-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) u s-sistema ta' notifika ta' frodi tiegħu. Hija żiedet li l-protezzjoni esterna tal-informaturi hija fil-biċċa l-kbira kwistjoni għar-regoli nazzjonali. Il-Kunsill u l-KESE kienu tal-fehma li kien utli li dan l-aspett jiġi segwit aktar fil-livell interistituzzjonali.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

9. L-Ombudsman huwa diżappuntat li tnejn biss mid-disa’ istituzzjonijiet u korpi kkuntattjati s’issa adottaw regoli interni kif meħtieġ mill-Artikolu 22(c) tar-RP, jiġifieri, il-Kummissjoni u l-Qorti tal-Awdituri.

10. L-Ombudsman jinnota li, mill-1 ta' Jannar 2014, l-Artikolu 22(c) tar-RP jobbliga lill-istituzzjonijiet u lill-korpi jadottaw regoli interni dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta. Anki jekk l-ebda skadenza ma hija stabbilita f’dik id-dispożizzjoni, huwa ovvju li r-regoli rilevanti għandhom jiġu adottati malajr kemm jista’ jkun. Billi jagħtu effett sħiħ lill-Artikolu 22(c) tar-RP, l-istituzzjonijiet tal-UE jistgħu jibagħtu sinjal ċar li jilqgħu l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta u jħeġġu lill-informaturi biex jimxu ’l quddiem, li l-informaturi se jkunu protetti kontra azzjoni negattiva mill-istituzzjoni li jaħdmu għaliha, u li r-rapportar tagħhom se jwassal għal investigazzjoni xierqa u se jiġu infurmati dwar l-eżitu. Għalhekk huwa importanti li dawk l-istituzzjonijiet u l-korpi li għadhom ma adottawx ir-regoli meħtieġa mill-Artikolu 22(c) tar-RP għandhom isegwu l-eżempju mogħti mill-Kummissjoni u mill-Qorti tal-Awdituri mill-aktar fis possibbli.

11. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li, wara li nediet din l-inkjesta, l-istituzzjonijiet u l-korpi inkwistjoni intensifikaw id-diskussjonijiet tagħhom dwar din il-kwistjoni f'livell interistituzzjonali fil-laqgħat tas-CPQS. Peress li l-Ombudsman hija rrappreżentata wkoll fis-CPQS, hija se tikkoopera b’mod attiv mal-istituzzjonijiet l-oħra biex tgħinhom jagħmlu progress fil-kompitu tagħhom li jħejju r-regoli rilevanti.

12. L-Ombudsman ipprova jmexxi bl-eżempju f'dan il-każ. B'mod parallel mat-tnedija ta' din l-inkjesta, l-Ombudsman abbozzat regoli interni dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta għall-Uffiċċju tagħha, bl-użu tal-"Linji Gwida dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta" tal-Kummissjoni bħala mudell. L-abbozz tar-regoli ġie ċċirkolat lill-persunal kollu tal-Ombudsman, permezz tal-Kumitat tal-Persunal, u ġie rieżaminat mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Ombudsman. L-Ombudsman imbagħad ippubblika l-abbozz tar-regoli, u stieden lill-partijiet interessati jissottomettu feedback. Wara li rrevediet il-kummenti ppreżentati minn tmien partijiet terzi interessati, l-Ombudsman iffinalizzat ir-regoli interni tagħha dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta, li issa huma disponibbli fuq is-sit web tagħha.[11] Hija temmen li dawn se jservu bħala gwida utli għall-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħra. Filwaqt li l-Ombudsman tapprezza li sett wieħed ta’ regoli jista’ ma jissodisfax il-ħtiġijiet ta’ kull istituzzjoni u korp tal-UE, l-Uffiċċju tagħha se jfittex, permezz tas-CPQS, li jippromwovi s-sensibilizzazzjoni dwar ir-regoli tiegħu stess dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta adottati reċentement u l-mod trasparenti u inklużiv li bih tħejjew

13. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, u filwaqt li l-progress li sar s'issa kien diżappuntanti, l-Ombudsman tikkonkludi li issa huwa ovvju li l-istituzzjonijiet u l-korpi kollha kkonċernati bħalissa huma konxji b'mod ċar mid-dmir tagħhom li jadottaw regoli interni dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta u bdew jieħdu passi biex jikkonformaw ma' dan id-dmir. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman tfakkar li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE għandhom ifittxu li jissalvagwardjaw ukoll id-drittijiet u l-interessi tal-informaturi esterni fil-limiti tal-kapaċità legali u operazzjonali tagħhom li jagħmlu dan [12]. L-Ombudsman huwa mħeġġeġ, f'dan ir-rigward, mill-konferma mill-Qorti tal-Awdituri li r-regoli interni tagħha dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta japplikaw għal informaturi esterni. Bl-istess mod, għadd ta' istituzzjonijiet appoġġaw b'mod espliċitu s-suġġeriment tal-Ombudsman li jiġu estiżi, kemm jista' jkun, id-drittijiet mogħtija lill-informaturi interni anke lill-informaturi esterni, billi wegħdu li jipproteġu l-identità tagħhom u jipprovdulhom l-istess garanziji ta' informazzjoni.

Konklużjoni

Fl-isfond ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman tagħlaq l-inkjesta bil-linji gwida li ġejjin għal aktar titjib:

L-Ombudsman tħeġġeġ lill-istituzzjonijiet tal-UE, irrappreżentati fil-Kumitat Preparatorju għal Kwistjonijiet relatati mar-Regolamenti tal-Persunal ("CPQS"), biex jiffinalizzaw id-diskussjonijiet tagħhom immirati lejn l-implimentazzjoni tal-Artikolu 22(c) tar-Regolamenti tal-Persunal malajr kemm jista' jkun u, f'dan il-proċess, biex jibbażaw fuq l-eżempju tar-regoli interni tal-Ombudsman dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta.

L-Ombudsman ifaħħar ukoll lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri għall-progress li għamlu s'issa dwar din il-kwistjoni.

L-istituzzjonijiet tal-UE koperti minn din l-inkjesta se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

Strasburgu, 27/02/2015

[1] Abbażi tal-Artikolu 22(c) tar-Regolamenti tal-Persunal, disponibbli fuq:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CONSLEG:1962R0031:20140101:EN:PDF

[2] Ir-Regolamenti tal-Persunal jiddefinixxu informatur bħala kwalunkwe uffiċjal li, matul jew b’rabta mad-dmirijiet tiegħu, isir jaf b’fatti li jagħtu lok għal preżunzjoni tal-eżistenza ta’ attività illegali possibbli, inklużi frodi u korruzzjoni, ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni, jew ta’ mġiba relatata mat-twettiq tad-dmirijiet professjonali li tista’ tikkostitwixxi nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni, u li jirrapporta dawk il-fatti lill-istituzzjoni tiegħu u/jew lill-OLAF.

[3] Ara r-Rapport mill-Kummissjoni lill-Kunsill u lill-Parlament Ewropew - Rapport tal-UE Kontra l-Korruzzjoni, Brussell, 3.2.2014, COM(2014) 38 final.

[4] L-Ombudsman tagħmel inkjesti fuq inizjattiva tagħha stess meta ssib raġunijiet biex tagħmel dan. Minbarra li jinvestigaw kwalunkwe amministrazzjoni ħażina possibbli, dawn l-inkjesti huma maħsuba biex ikunu ta’ għajnuna għall-istituzzjoni partikolari u biex jippromwovu prattika amministrattiva tajba.

[5] Dawn l-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE - flimkien mal-Ombudsman - huma rrappreżentati fil-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni, korp interistituzzjonali magħmul minn uffiċjali għolja li jirrappreżentaw l-amministrazzjoni tal-istituzzjonijiet imsemmija. Il-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni għandu l-għan li jiżgura interpretazzjoni u implimentazzjoni konsistenti tar-Regolamenti tal-Persunal u ta’ kwistjonijiet amministrattivi oħra, filwaqt li jieħu deċiżjonijiet fl-ogħla livell amministrattiv.

[6] L-ittri tal-Ombudsman huma disponibbli fil-link li ġejja: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/54615/html.bookmark

[7] Peress li t-tweġibiet individwali huma disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman, din it-taqsima tinkludi biss l-elementi ewlenin.

[8] Ara l-Komunikazzjoni mill-Viċi President Šefčovič lill-Kummissjoni dwar il-Linji Gwida dwar l-Iżvelar ta’ Informazzjoni Protetta, Brussell, 6.12.2012, SEC(2012) 679 final.

[9] Is-CPQS huwa korp interistituzzjonali inkarigat biex jiddiskuti u jipprova jsib soluzzjonijiet armonizzati fi kwistjonijiet relatati mar-Regolamenti tal-Persunal. Huwa magħmul minn rappreżentanti tal-istituzzjonijiet u l-korpi tal-UE li huma rrappreżentati wkoll fil-Kulleġġ tal-Kapijiet tal-Amministrazzjoni.

[10] B'mod partikolari, ara l-punt VIII tar-Regoli msemmija.

[11] http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54611/html.bookmark

[12] Biex tagħti effett lil dan il-prinċipju importanti fir-regoli tagħha stess, l-Ombudsman tipprovdi li: "Kull persuna li tidħol f'kuntratt mal-Uffiċċju tal-Ombudsman għandha tiġi infurmata (i) li huwa possibbli li tirrapporta mġiba ħażina serja jew għemil ħażin li jaffettwa lill-Uffiċċju tal-Ombudsman jew lill-Ombudsman jew lill-OLAF u (ii) li l-użu ta' din il-possibbiltà mhux se jirriżulta f'xi ritaljazzjoni, ritaljazzjoni jew azzjoni negattiva oħra min-naħa tal-Uffiċċju tal-Ombudsman, dment li hija temmen b'mod raġonevoli li l-informazzjoni rrappurtata hija vera."