Il-każ kien jikkonċerna l-prattika tal-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (“EPSO”) li ma jippermettix lill-kandidati japplikaw għal aktar minn kompetizzjoni waħda ta’ reklutaġġ konkorrenti għall-impjegati taċ-ċivil tal-UE anke meta jkunu ssodisfaw il-kriterji. L-EPSO rrifjuta li jippermetti lill-ilmentatur japplika taħt żewġ kompetizzjonijiet konkorrenti għar-reklutaġġ ta’ tradutturi għall-istituzzjonijiet tal-UE, u naqas milli jispjega b’mod konvinċenti r-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ din il-prattika.

L-Ombudsman sabet li din il-prattika jista' jkollha l-konsegwenza li xxekkel ir-reklutaġġ tal-persuni l-aktar kwalifikati u li, għaldaqstant, l-EPSO għandu jkun jista' jipprovdi raġunament konvinċenti dwar għaliex għandu din il-prattika. L-Ombudsman sabet li n-nuqqas tal-EPSO´s li jipprovdu tali raġunament lill-ilmentatur kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Hija sabet ukoll li kwalunkwe kontinwazzjoni tal-prattika, fin-nuqqas ta’ raġunament solidu, neċessarjament tikkostitwixxi wkoll amministrazzjoni ħażina. L-Ombudsman għalhekk irrakkomanda lill-EPSO li jirrevedi minnufih il-politika tiegħu fir-rigward ta’ din il-prattika.

Bi tweġiba, l-EPSO stabbilixxa grupp ta’ riflessjoni intern biex iwettaq valutazzjoni tal-impatt dettaljata ta’ kwalunkwe bidla fil-politika f’dan il-qasam. Il-valutazzjoni se tiġi ppreżentata lill-Bord tat-Tmexxija tal-EPSO sa Diċembru 2018. Il-Bord għandu jieħu d-deċiżjoni finali. Peress li l-EPSO qed jaġixxi fuq ir-rakkomandazzjoni tagħha, l-Ombudsman iddeċidiet li tagħlaq il-każ.

Il-każ kien jikkonċerna l-valutazzjoni tal-perjodu ta’ prova ta’ aġent temporanju fl-Uffiċċju Ewropew ta’ Appoġġ fil-qasam tal-Asil (“EASO”). L-ilmentatur, li tkeċċa fi tmiem il-perjodu ta’ prova tagħha, argumenta li kien hemm għadd ta’ nuqqasijiet proċedurali fil-valutazzjoni tagħha. Barra minn hekk, l-EASO naqset milli twieġeb għall-ilmenti tagħha li saru skont ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u talbet lill-EASO biex iwieġeb għall-ilmenti. Hija sabet li l-EASO kien ħa l-passi meħtieġa biex jiżgura valutazzjoni imparzjali tal-perjodu ta’ prova tal-ilmentatur u kien irrispetta d-dritt tal-ilmentatur li jinstema’ qabel ma jieħu d-deċiżjoni finali dwar l-impjieg ulterjuri tagħha. L-Ombudsman għalhekk għalaq il-każ.

L-uffiċjali tal-UE huma meħtieġa juru l-kapaċità li jaħdmu fit-tielet lingwa qabel l-ewwel promozzjoni tagħhom. Meta l-ilmentatur, li jaħdem f’Aġenzija tal-UE, ma rnexxilux jagħmel eżami tal-profiċjenza fil-lingwa fit-tielet lingwa tiegħu, huwa talab lill-EPSO jagħtih raġunijiet għall-grad relattivament baxx fit-test bil-miktub tal-eżami u jinformah ukoll dwar mekkaniżmi ta’ rieżami possibbli. Fil-fehma tiegħu, l-ispjegazzjonijiet tal-EPSO dwar il-grad tiegħu dehru inkonsistenti, filwaqt li t-tweġiba inizjali tiegħu dwar il-possibbiltajiet ta’ rieżami kienet żbaljata. Wara l-insistenza tal-ilmentatur, l-EPSO qabel li jivvaluta mill-ġdid it-test tal-kitba tiegħu. It-tieni evalwatur ikkonferma l-grad inizjali.

L-Ombudsman staqsiet dwar din il-kwistjoni. Hija eżaminat it-test tal-ilmentatur, kif ukoll il-valutazzjonijiet taż-żewġ evalwaturi. L-Ombudsman ma sab l-ebda żball manifest jew indikazzjoni ta’ parzjalità fil-valutazzjoni tat-test bil-miktub tal-ilmentatur. Fir-rigward tal-informazzjoni żbaljata dwar il-possibbiltajiet ta’ rieżami, l-EPSO rrikonoxxa l-iżball tiegħu u skuża ruħu mal-ilmentatur. L-Ombudsman ma qisitx li kienu meħtieġa aktar inkjesti u għalqet il-każ. Madankollu, hija għamlet suġġeriment għal titjib fir-rigward tal-informazzjoni mogħtija lill-parteċipanti fit-testijiet tal-profiċjenza fil-lingwa dwar il-proċedura u d-drittijiet ta’ rieżami/appell tagħhom.

Il-kawża kienet tikkonċerna d-deċiżjoni tal-ECDC li jittermina l-kuntratt ta’ aġent temporanju fi tmiem perjodu ta’ prova.

L-Ombudsman wettaq investigazzjoni dwar il-kwistjoni u kien tal-fehma li, f’termini ġenerali, l-ispjegazzjonijiet mogħtija mill-ECDC dwar id-deċiżjoni tiegħu li ma jżommx lill-ilmentatur f’impjieg fi tmiem il-perjodu ta’ prova kienu raġonevoli.

Madankollu, l-Ombudsman qieset li l-ECDC kien naqas milli jagħmilha ċara lill-ilmentatur, fi żmien xieraq, (a) li l-problemi identifikati fid-Djalogu ta' Evalwazzjoni tal-Parteċipanti Ġodda kienu tant serji li jiġġustifikaw it-terminazzjoni tal-kuntratt tal-ilmentatur, (b) l-oqsma li fihom kellu bżonn itejjeb, permezz ta' Pjan ta' Azzjoni speċifiku u ċar. In-nuqqas li jsir dan kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Barra minn hekk, l-Ombudsman iqis li, f'ċirkostanzi li fihom korp tal-UE ma jkollux biżżejjed żmien biex jevalwa kif xieraq ix-xogħol ta' aġent temporanju, jew meta l-aġent temporanju ma jkollux opportunità adegwata biex jikkoreġi n-nuqqasijiet fil-prestazzjoni tiegħu, tkun amministrazzjoni tajba li jiġi eżaminat jekk jeżistux "ċirkostanzi eċċezzjonali" li jiġġustifikaw l-estensjoni tal-perjodu ta' prova. Peress li ma hemm l-ebda evidenza fil-fajl li l-ECDC eżamina serjament l-għażla li jestendi l-perjodu ta' probazzjoni tal-ilmentatur, l-Ombudsman għamel suġġeriment korrispondenti għal titjib għall-futur. Fl-aħħar nett, peress li hija amministrazzjoni tajba li tiskuża ruħha għal kwalunkwe prattika ħażina, l-Ombudsman temmen li l-ECDC għandu jirrikonoxxi l-iżbalji tiegħu fit-trattament ta' dan il-każ u jitlob skuża lill-ilmentatur għal dawn l-iżbalji.

Il-każ kien jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tbiddel il-proposta oriġinali tagħha dwar it-trasferiment tad-drittijiet tal-pensjoni tal-ilmentatur, miksuba fl-iskema tal-pensjoni tar-Renju Unit, fl-iskema tal-pensjoni tal-UE.

Il-Kummissjoni argumentat li kienet meħtieġa tibdel il-proposta oriġinali tagħha peress li kienet ibbażata fuq Dispożizzjonijiet Ġenerali ta’ Implimentazzjoni li kienu diġà skaduti fiż-żmien meta saret il-proposta tagħha. Il-proposta riveduta tal-Kummissjoni, li kienet inqas favorevoli għall-ilmentatur, kienet ibbażata fuq id-Dispożizzjonijiet Ġenerali ta’ Implimentazzjoni riveduti attwalment fis-seħħ fid-data tal-proposta oriġinali. L-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni għandha tonora l-ewwel proposta tagħha li huwa kien diġà aċċetta.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u sabet li l-Qorti Ġenerali kienet iddeċidiet li l-Kummissjoni ma kinitx legalment meħtieġa tagħmel proposti dwar it-trasferiment tad-drittijiet għall-pensjoni miksuba barra mill-iskema tal-pensjoni tal-UE u li, fil-fatt, determinazzjoni reali tal-valur ta’ tali drittijiet għall-pensjoni ttrasferiti setgħet tingħata biss wara li jkun sar it-trasferiment. Fil-fatt, din kienet prattika stabbilita mill-Kummissjoni sempliċiment biex tinforma aħjar lill-uffiċjali tagħha dwar dak li setgħu jistennew ladarba fil-fatt iddeċidew li jitolbu t-trasferiment tad-drittijiet tal-pensjoni tagħhom fl-iskema tal-pensjoni tal-UE.

L-Ombudsman għalhekk għalaq l-ilment b'konklużjoni li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni.

Il-każ kien jikkonċerna l-azzjonijiet tal-OLAF wara li rċieva rapport dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta li jorbot lill-Awtorità Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni (EASA) mal-allegata manipulazzjoni ta’ rapport ta’ spezzjoni tas-sigurtà tal-avjazzjoni. Wara valutazzjoni preliminari, l-Ombudsman kien imħasseb dwar dik li dehret li kienet id-deċiżjoni tal-OLAF li jiċħad il-każ u li jirreferi l-kwistjoni lura lill-EASA minkejja l-fatt li l-informatur kien għażel konxjament li jagħmel ir-rapport tiegħu lill-OLAF aktar milli lill-EASA. L-Ombudsman kienet tal-fehma preliminari li tali deċiżjoni jista' jkollha impatt negattiv fuq l-effettività tad-dispożizzjonijiet dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta b'mod ġenerali. Għalhekk iddeċidiet li tinvestiga l-kwistjoni.

Wara spezzjoni tal-fajls tal-OLAF, l-Ombudsman sabet li l-OLAF kien ikkunsidra b'mod xieraq jekk jiftaħx investigazzjoni. Irriżulta wkoll li l-OLAF ma kienx fil-fatt għalaq il-każ iżda kien talab lill-EASA teżamina l-kwistjoni u tirrapporta lura dwar ir-riżultati tal-investigazzjoni tagħha. Barra minn hekk, l-OLAF kien irriżerva d-dritt li jiftaħ inkjesta formali fi stadju aktar tard. F'dan l-isfond, l-Ombudsman sabet li l-OLAF kien ittratta b'mod xieraq ir-rapport tal-ilmentatur dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta. L-Ombudsman innotat li l-OLAF kellu jinforma lill-ilmentatur b’mod aktar espliċitu li r-riferiment tiegħu tal-kwistjoni lill-EASA ma kienx ifisser li l-OLAF ma kien se jieħu l-ebda azzjoni ulterjuri dwar il-kwistjoni. Hija għamlet rimarka oħra f'dan ir-rigward.

Il-każ kien jikkonċerna t-tkeċċija tal-ilmentatur bħala membru tal-persunal f'Missjoni tal-Pulizija tal-Unjoni Ewropea, u t-talba sussegwenti tiegħu biex ikollu aċċess għad-dokumenti li jinsabu fil-fajl personali tiegħu.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u sabet li t-tkeċċija tal-ilmentatur kienet legali. Madankollu, hija sabet ukoll li l-Missjoni missha stenniet it-tlestija tal-proċess ta' rieżami intern, li fil-fatt ittratta s-sitwazzjoni tal-ilmentatur, qabel ma ċaħdet lill-ilmentatur. Għalhekk, l-Ombudsman qieset li kien xieraq li titlob lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), fi proposta għal soluzzjoni, biex joffri lill-ilmentatur pagament ex gratia b'rikonoxximent tal-iżbalji li saru mill-Missjoni. Is-SEAE aċċetta l-proposta u offra li jagħmel pagament ex gratia ta' EUR 2000. L-ilmentatur ma aċċettax l-offerta. L-Ombudsman qieset li l-ammont offrut mis-SEAE kien xieraq u li għalhekk ma kien hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti dwar dan l-aspett tal-każ.

Fir-rigward tal-aċċess tal-ilmentatur għall-fajl personali tiegħu, l-Ombudsman sab li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tas-SEAE.

Mill-1 ta’ Jannar 2014, l-istituzzjonijiet tal-UE kienu obbligati jintroduċu regoli interni dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta li jkopru l-protezzjoni tal-informaturi, l-għoti ta’ informazzjoni lilhom, u l-proċedura għat-trattament tal-ilmenti magħmula mill-informaturi dwar il-mod kif ġew ittrattati. Sabiex jiġi żgurat li l-amministrazzjoni tal-UE qed tagħmel dak kollu li tista' biex tħeġġeġ lill-individwi li jsiru konxji ta' mġiba ħażina serja jew għemil ħażin biex jitkellmu, l-Ombudsman fetħet inkjesta fuq inizjattiva proprja indirizzata lill-Parlament Ewropew, lill-Kummissjoni Ewropea, lill-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea, lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri, lis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, lill-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, lill-Kumitat tar-Reġjuni, u lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.

L-Ombudsman hija diżappuntata li titgħallem mill-inkjesti tagħha li, s'issa, tnejn biss mid-disa' istituzzjonijiet inkwistjoni adottaw regoli tat-tip meħtieġ. It-tweġibiet tal-istituzzjonijiet juru li jeħtieġ li jsir ħafna aktar biex jintwera lill-pubbliku u lill-informaturi potenzjali li l-istituzzjonijiet tal-UE jilqgħu l-iżvelar ta' informazzjoni protetta u jħeġġu lill-informaturi biex jimxu 'l quddiem, li l-informaturi se jkunu protetti kontra azzjoni negattiva mill-istituzzjoni li jaħdmu għaliha, u li r-rappurtar tagħhom se jwassal għal investigazzjoni xierqa. Għalhekk, l-Ombudsman tagħlaq il-każ b'linji gwida għal aktar titjib, filwaqt li tħeġġeġ lill-istituzzjonijiet ifittxu li jiffinalizzaw id-diskussjonijiet tagħhom fil-livell interistituzzjonali malajr kemm jista' jkun u, f'dan il-proċess, jibbażaw fuq l-eżempju tar-regoli interni tal-Ombudsman stess dwar l-iżvelar ta' informazzjoni protetta. L-Ombudsman ifaħħar ukoll lill-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri għall-progress li għamlu s'issa dwar din il-kwistjoni.

L-ilment tressaq minn organizzazzjoni mhux governattiva u jikkonċerna t-trattament mill-EFSA ta' kunflitt ta' interess potenzjali li jirriżulta minn sitwazzjoni li tissejjaħ "revolving doors".

L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni li l-EFSA naqset milli tindirizza b’mod adegwat il-kwistjoni ta’ kunflitt ta’ interess potenzjali fiċ-ċaqliq ta’ ex membru tal-persunal tagħha lejn is-settur privat u l-affermazzjonijiet relatati.

Wara l-inkjesta tiegħu dwar l-ilment, l-Ombudsman indirizza tliet abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet lill-EFSA. Fl-opinjoni dettaljata tagħha, l-EFSA argumentat li kienet ikkonformat mal-abbozz ta' rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman.

Fid-deċiżjoni tiegħu li tagħlaq il-każ, l-Ombudsman sab li:

(i) L-EFSA ħadet azzjoni biex issaħħaħ ir-regoli u l-proċeduri tagħha fir-rigward tan-negozjati billi serviet lill-membri tal-persunal dwar impjiegi futuri tat-tip "revolving doors" u biex tirrikjedi li l-membri tal-persunal li jservu jiżvelawhom fil-ħin. Madankollu, minħabba li l-EFSA rrestrinġiet bla bżonn il-kamp ta' applikazzjoni ta' dak li jista' jammonta għal kunflitt ta' interess possibbli f'ċirkostanzi bħal dawn, l-Ombudsman ikkonkludiet li l-EFSA aċċettat biss parzjalment l-ewwel abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman.

(ii) L-EFSA naqset milli tirrikonoxxi kif xieraq in-nuqqas tagħha li tosserva r-regoli proċedurali rilevanti u li twettaq valutazzjoni bir-reqqa biżżejjed tal-kunflitt ta' interess potenzjali li jirriżulta f'dan il-każ u, konsegwentement, naqset milli timplimenta t-tieni abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman.

(iii) L-EFSA ħadet azzjoni biex tiżgura li, jekk jinqala’ każ simili fil-futur, hija (a) tikseb biżżejjed informazzjoni, inkluż, bħala minimu, kunsiderazzjoni xierqa tal-kompiti mwettqa fl-EFSA, deskrizzjoni preċiża tal-impjieg il-ġdid propost, u informazzjoni dwar ir-rabtiet possibbli bejn l-impjieg il-ġdid u dak preċedenti, (b) tipproċedi b’valutazzjoni li tkun kemm jista’ jkun dettaljata, u (c) tirreġistra kif xieraq ir-riżultati tal-valutazzjoni tagħha. L-EFSA għalhekk aċċettat u implimentat it-tielet abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman.

Barra minn hekk, sabiex ittejjeb l-implimentazzjoni tagħha tal-ewwel abbozz ta' rakkomandazzjoni, l-Ombudsman għamlet erba' rimarki oħra fejn talbet lill-EFSA tikkunsidra li tagħmel bidliet addizzjonali fil-proċeduri u l-formoli tagħha.

Fl-2001, il-Kap ta' Delegazzjoni tal-UE awtorizza tliet aġenti lokali biex jaħdmu part-time. Fl-2009, it-tliet aġenti lokali kkonċernati talbu lill-Kap tad-Delegazzjoni għal estensjoni tal-awtorizzazzjoni biex jaħdmu part-time. It-talba tagħhom ġiet miċħuda. Fuq bażi eċċezzjonali, ingħatat estensjoni biss sa tmiem l-2010. Fl-ilment tagħhom lill-Ombudsman Ewropew, huma prinċipalment allegaw li s-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna ("SEAE") naqas milli jipprovdi raġunijiet konvinċenti għad-deċiżjoni tiegħu li jċaħħadhom mill-awtorizzazzjoni biex jaħdmu part-time.

Inizjalment, l-inkjesta tal-Ombudsman infetħet kontra l-Kummissjoni Ewropea. Mill-1 ta' Jannar 2011, wara trasferiment ta' kompetenzi, is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) sar il-korp kompetenti biex jittratta d-deċiżjonijiet kollha dwar il-persunal fid-Delegazzjonijiet tal-UE. Għalhekk, is-SEAE ssostitwixxa lill-Kummissjoni għall-finijiet ta’ din l-investigazzjoni.

Fl-opinjoni tiegħu, is-SEAE spjega li ma setax jestendi l-awtorizzazzjoni li kien ta lit-tliet aġenti lokali biex jaħdmu part-time għar-raġunijiet li ġejjin: (i) il-liġi lokali ma tipprevedix prattika komuni ta’ għoti ta’ xogħol part-time uma hemm “l-ebda dispożizzjoni vinkolanti”f’dan ir-rigward; (ii) ir-regoli speċifiċi tal-UE dwar l-aġenti lokali ma jinkludu l-ebda dispożizzjoni dwar l-għoti ta’ xogħol part-time; u (iii) ma hemm l-ebda“interess tas-servizz”li jippermetti xogħol part-time.

L-Ombudsman qieset bħala mhux ġustifikat ir-rifjut tas-SEAE li jestendi l-awtorizzazzjoni għax-xogħol part-time għat-tliet aġenti lokali. Fil-fehma tiegħu, ix-xogħol part-time kien, tal-inqas, għażla komuni permessa mil-liġi lokali. Anki jekk ma jkunx hemm “dispożizzjonijietvinkolanti”ġenerali fil-liġi lokali li jistabbilixxu li x-xogħol part-time għandu jingħata b’mod obbligatorju fuq talba, il-partijiet għall-ftehimiet tax-xogħol huma liberi li jinnegozjaw u jippermettu tali possibbiltà. Barra minn hekk, anki jekk ir-regoli speċifiċi tal-Unjoni dwar l-aġenti lokali huma siekta fir-rigward tax-xogħol part-time, dawn madankollu ma jipprojbixxux li tali arranġament jiġi miftiehem. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman fakkret fir-regoli rilevanti tal-Organizzazzjoni Internazzjonali tax-Xogħol li kollha jirrikonoxxu x-xogħol part-time bħala forma xierqa ta’ impjieg għall-ħaddiema b’responsabbiltajiet tal-familja.

L-Ombudsman inizjalment indirizzat proposta għal soluzzjoni amikevoli lis-SEAE u, sussegwentement, abbozz ta' rakkomandazzjoni. Wara l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu, is-SEAE spjega għaliex kien fl-interess tas-servizz li jiċħad it-talbiet tal-ilmentaturi. Barra minn hekk, is-SEAE informa lill-Ombudsman li kien reġa’ fetaħ diskussjonijiet mal-Kummissjoni dwar il-possibbiltà li jingħataw awtorizzazzjonijiet għal xogħol part-time lill-aġenti lokali. L-Ombudsman aċċetta din l-ispjegazzjoni u kkunsidra li s-SEAE ħa miżuri adegwati biex jimplimenta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu. Huwa għalhekk għalaq il-każ.