L-ilmentatur, organizzazzjoni mingħajr skop ta’ qligħ ibbażata fil-Belġju, ħa sehem fi proġett iffinanzjat mill-UE li kellu l-għan li jindirizza kwistjonijiet li jiffaċċjaw l-anzjani fl-użu ta’ soluzzjonijiet tal-ICT. Awditu finanzjarju sab li s-sistema użata mill-ilmentatur għar-reġistrazzjoni tal-ħin tax-xogħol ma kinitx affidabbli. B’konsegwenza ta’ dan, il-Kummissjoni fittxet li tirkupra aktar minn EUR 85 000 mingħand l-ilmentatur.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u sabet li l-awdituri kienu rrikonoxxew li x-xogħol li sar mill-ilmentatur fuq żewġ “riżultati tanġibbli” speċifiċi kien leġittimu, kif kien il-ħin tax-xogħol involut. Għalhekk hija qieset li l-Kummissjoni ma kinitx iġġustifikata li tirrifjuta l-ispejjeż tal-persunal marbuta ma’ dan ix-xogħol. Biex tindirizza dan, hija għamlet rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni biex tnaqqas l-ammont li kienet qed tfittex li tirkupra kif xieraq.

Il-Kummissjoni aċċettat bis-sħiħ ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u qablet li tnaqqas l-ammont li għandu jiġi rkuprat bi kważi EUR 37 000. F'dan l-isfond, l-Ombudsman għalaq il-każ. Madankollu, l-Ombudsman ikompli b’inkjesta separata dwar l-irkupru ta’ fondi fir-rigward tar-“riżultati tanġibbli” l-oħra.

Il-każ kien jikkonċerna t-terminazzjoni ta’ kuntratt ta’ servizz mill-Kummissjoni Ewropea. L-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni ma kinitx wieġbet għall-ittri tiegħu, li kienet itterminat il-kuntratt ta’ servizz mingħajr raġuni valida u li kien bil-mod li tħallas il-fatturi mibgħuta lilha. Huwa talab ukoll kumpens għal ħlasijiet tard u danni.

L-Ombudsman investigat dawn l-allegazzjonijiet. Fir-rigward tal-ewwel waħda, hija kkonkludiet li, peress li l-Kummissjoni eventwalment wieġbet għall-ittri tal-ilmentatur, il-kwistjoni kienet ġiet solvuta. Fir-rigward tat-tieni allegazzjoni, li tikkonċerna l-allegata terminazzjoni tal-kuntratt mingħajr raġuni valida, l-Ombudsman ikkonkluda li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni, peress li l-kuntratt ta lill-Kummissjoni d-dritt li titterminah fi kwalunkwe ħin u li, fi kwalunkwe każ, il-Kummissjoni kienet tabilħaqq ipprovdiet raġuni tajba għax-xoljiment. Fir-rigward tat-tielet allegazzjoni, l-Ombudsman ikkonkluda li nstabet soluzzjoni għall-problema tal-ħlas tardiv tal-fatturi, peress li l-Kummissjoni finalment ħallset lill-ilmentatur is-somom dovuti għax-xogħol imwettaq u qablet li tħallas l-imgħax ta’ inadempjenza. Fl-aħħar nett, fir-rigward tat-talba għal kumpens, l-Ombudsman ikkonkluda li ma kien hemm l-ebda ħtieġa għal aktar investigazzjoni dwar il-kwistjoni, peress li l-Kummissjoni ħallset lill-ilmentatur kumpens għad-dannu mġarrab u l-kuntratt ma ppreveda l-ebda kumpens għal kwalunkwe tip ieħor ta’ dannu.

Il-każ kien jikkonċerna ċ-ċaħda tal-Kummissjoni u l-irkupru propost ta’ ċerti spejjeż relatati ma’ attivitajiet sottokuntrattati fil-kuntest ta’ ftehim ta’ għotja tal-FP6. Abbażi tal-inkjesta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni ddeċidiet li ma tipproċedix bl-irkupru tal-ispejjeż li jammontaw għal kważi EUR 87 000. Il-Kummissjoni spjegat li kienet iddeċidiet li tbiddel id-deċiżjoni oriġinali tagħha fuq il-bażi li l-ilmentatur kien aġixxa in bona fide u f’konformità mal-parir li l-Kummissjoni stess kienet tat.

L-Ombudsman laqgħet din id-deċiżjoni l-ġdida; madankollu, hija sabet li kienet sfortunata li għal diversi snin l-ilmentatur kellu l-prospett ta’ rkupru kbir ta’ fondi mdendlin fuqu.

L-ilmentatur, istitut ta’ riċerka bbażat fil-pajjiż Z, ħa sehem fi proġett iffinanzjat mill-UE taħt is-Seba’ Programm Kwadru għar-Riċerka u l-Iżvilupp Teknoloġiku.

Awditu żvela irregolaritajiet bil-proġett, li wassal lill-Kummissjoni biex tfittex l-irkupru ta’ aktar minn EUR 300 000 mill-ilmentatur, minkejja kjarifiki għall-irregolaritajiet li kienet ipprovdiet. L-ilmentatur ma kienx sodisfatt bl-eżitu u ressaq ilment quddiem l-Ombudsman Ewropew.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u sabet li xi wħud mis-sejbiet tal-awdituri kienu żbaljati. Peress li l-aktar kwistjoni kruċjali kienet li tiġi ddeterminata d-data tal-bidu attwali tal-proġett, l-Ombudsman ippropona bħala soluzzjoni li l-Kummissjoni tikkonsulta espert biex tivverifika s-sejba tal-awdituri f'dak ir-rigward jew tordna “awditu tekniku”, kif previst fil-“Ftehim ta' Għotja”. Il-Kummissjoni aċċettat is-soluzzjoni, sakemm l-ispejjeż tal-ikkuntrattar tal-espert jitħallsu b’mod konġunt miż-żewġ partijiet. L-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni u lill-ilmentatur jaqblu bejniethom dwar l-għażla tal-espert li għandu jinħatar u għalqu l-każ.

Il-biċċa l-kbira tal-baġit tal-UE kull sena jiġi allokat għal fondi u programmi ġestiti mill-Kummissjoni Ewropea fuq bażi kondiviża mal-Istati Membri. F'Ġunju 2015, l-Ombudsman fetħet inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar il-puntwalità tal-pagamenti mill-Kummissjoni, b'enfasi fuq il-pagamenti lil kuntratturi u benefiċjarji privati, li x'aktarx isofru l-aktar bħala riżultat ta' pagament tard. Din l-inkjesta segwiet erba' inkjesti preċedenti dwar l-istess suġġett.

L-Ombudsman talbet informazzjoni dwar l-għadd u l-perċentwal ta’ każijiet fejn seħħ dewmien fil-ħlas, il-firxa tad-dewmien li seħħ, is-somom involuti u l-każijiet fejn l-imgħax tħallas minħabba ħlas tard. L-Ombudsman wettqet ukoll spezzjoni fuq il-post biex tifhem aħjar kif jaħdem il-proċess ta’ pagament fil-prattika.

L-Ombudsman tinnota li l-proporzjon globali ta' pagamenti tard żdied mill-2013, minħabba żewġ fatturi ewlenin. L-ewwel nett, ir-Regolament Finanzjarju attwali, li daħal fis-seħħ fl-1 ta’ Jannar 2013, impona skadenzi għall-pagamenti aktar stretti. It-tieni, l-awtorità baġitarja tal-UE (jiġifieri, il-Parlament u l-Kunsill) illimitat l-ammont ta’ “approprjazzjonijiet ta’ pagament” fl-2014, li huma l-flus allokati lill-istituzzjonijiet biex iħallsu l-kontijiet matul is-sena.

L-Ombudsman tilqa' l-progress li sar mill-Kummissjoni fit-tnaqqis tal-għadd u l-valur ta' pagamenti tard fl-2015, wara li laħqu l-ogħla livell tagħhom fl-2014. Hija tirrikonoxxi li n-nuqqas fl-approprjazzjonijiet ta’ pagament kien fattur eċċezzjonali lil hinn mill-kontroll tal-Kummissjoni. L-Ombudsman tinnota wkoll li ż-żieda fil-medji ta’ ħlas tard mill-2013 ’il quddiem ma kinitx tfisser li l-prestazzjoni tal-Kummissjoni kienet iddeterjorat f’termini assoluti. Fl-istess ħin, l-Ombudsman tenfasizza li l-Kummissjoni għandha tagħmel sforzi sinifikanti biex tilħaq l-iskadenzi legali aktar stretti introdotti skont ir-Regolament Finanzjarju attwali.

L-ispezzjoni tal-Ombudsman uriet li l-Kummissjoni timmonitorja mill-qrib il-prestazzjoni tagħha f’dan il-qasam u żviluppat ħafna prattiki tajbin. Madankollu, l-Ombudsman huwa mħasseb li wħud mill-miżuri reċenti mħabbra mill-Kummissjoni kienu diġà tqajmu fl-2010 wara konsultazzjoni mnedija mill-Ombudsman fil-kuntest ta' inkjesta preċedenti.

F'Lulju 2014, il-Kummissjoni rrifjutat l-applikazzjoni tal-ilmentatur biex jaħdem bħala espert fuq proġett fl-Indoneżja minħabba li kienet diġà impenjat ruħha li taħdem fuq proġett iffinanzjat mill-UE fil-Liberja li kien qed iseħħ fl-istess ħin. L-ilmentatur reġgħet applikat meta l-proġett fil-Liberja ġie ttardjat minħabba l-kriżi tal-Ebola, filwaqt li indikat li fil-fatt kienet disponibbli biex taħdem fuq il-proġett fl-Indoneżja.

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni hija intitolata titlob li l-esperti jkunu disponibbli biex jaħdmu esklussivament fuq proġetti għal perjodi speċifikati. Hija nnotat li l-ilmentatur kien iddikjara li kienet se tkun disponibbli biex taħdem, fuq bażi esklużiva, fuq żewġ proġetti li jikkoinċidu. L-ilmentatur ma spjegax din il-kontradizzjoni meta għamlet l-applikazzjoni inizjali tagħha. Abbażi tal-informazzjoni pprovduta, l-Ombudsman tqis li l-Kummissjoni kienet korretta meta rrifjutat l-ewwel applikazzjoni tal-ilmentatur. Fir-rigward tat-tieni applikazzjoni, l-ilmentatur, fil-fatt, iddikjara li l-kriżi tal-Ebola li għaddejja fil-Liberja fissret li fil-fatt kienet libera li taħdem fuq il-proġett fl-Indoneżja. Il-Kummissjoni mbagħad eżaminat mill-ġdid is-sitwazzjoni tagħha. Fil-fehma tal-Ombudsman, hija għamlet ġudizzju ġust u raġonevoli meta kkonkludiet li l-ilmentatur ma setax jiggarantixxi d-disponibbiltà tagħha. Għalhekk, l-Ombudsman jikkonkludi li l-Kummissjoni lanqas ma wettqet żball meta ċaħdet it-tieni applikazzjoni tagħha biex taħdem fuq il-proġett Indoneżjan. Madankollu, tħalli mistoqsijiet dwar kif il-Kummissjoni tittratta d-drittijiet tal-esperti maqbuda fi kriżijiet bħat-tifqigħa tal-Ebola.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta b'sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. Hija ssuġġeriet lill-Kummissjoni li, fejn proġett irid jiġi sospiż, għandha tkun lesta li teħles lil kwalunkwe espert affettwat minn impenn ta’ esklużività.

Il-każ kien jikkonċerna t-tkeċċija ta’ mexxej ta’ tim fi proġett iffinanzjat mill-UE fl-Amerka Ċentrali.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u sabet li l-Kummissjoni kienet aġixxiet b’mod raġonevoli billi ppermettiet lill-benefiċjarju tal-proġett ikeċċi lill-mexxej tat-tim wara li ġie ffirmat il-kuntratt. Għalhekk, l-Ombudsman għalqet il-każ.

L-ilmentatur kellu kuntratt ta’ għotja mal-Kummissjoni Ewropea għall-finanzjament ta’ proġett fl-Eġittu. Skont dak il-kuntratt, l-ilmentatur kellu jipprovdi garanzija finanzjarja minn bank jew istituzzjoni finanzjarja stabbilita fl-UE sabiex jiżgura l-prefinanzjament tal-proġett mill-Kummissjoni. Wara li l-kuntratt daħal fis-seħħ, irriżulta li l-ilmentatur ma setax jipprovdi l-garanzija finanzjarja meħtieġa. Għal din ir-raġuni, il-Kummissjoni xoljiet il-kuntratt.

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni kienet ikkonformat mal-obbligu kuntrattwali tagħha li tikkonsulta lill-ilmentatur qabel ma tipproċedi għat-terminazzjoni tal-kuntratt. Fid-dawl tal-informazzjoni li l-ilmentatur ipprovda lill-Kummissjoni dwar il-kapaċitajiet finanzjarji tiegħu, l-Ombudsman sabet ukoll li l-Kummissjoni setgħet tifhem b’mod raġonevoli li l-ilmentatur ma kienx ikun jista’ jimplimenta l-proġett mingħajr ebda prefinanzjament u li, għalhekk, kwalunkwe konsultazzjoni ulterjuri ma kinitx meħtieġa.

L-Ombudsman ikkonkluda li l-Kummissjoni kienet aġixxiet legalment u raġonevolment fit-terminazzjoni tal-kuntratt mal-ilmentatur. Madankollu, l-Ombudsman issuġġerixxa li f'kuntratti futuri l-Kummissjoni tikkunsidra li tinkludi, fit-termini standard tal-kuntratti, dispożizzjoni li tagħti d-dritt lill-benefiċjarju tal-għotja li jirrinunzja għall-prefinanzjament tal-Kummissjoni. Dan ineħħi l-obbligu li tiġi pprovduta garanzija finanzjarja, jekk il-benefiċjarju jkun f’pożizzjoni li jagħti prova li għandu l-mezzi finanzjarji meħtieġa biex iwettaq il-proġett. L-Ombudsman talbet ukoll lill-Kummissjoni biex tiżgura li dejjem tiddikjara, f’ittra ta’ terminazzjoni, il-bażi legali eżatta għal dik id-deċiżjoni kif ukoll l-għażliet għall-appell tad-deċiżjoni.

Il-każ kien jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li ma taċċettax ċerti spejjeż iddikjarati minn sieħeb għal proġett iffinanzjat mill-UE. Id-deċiżjoni tal-Kummissjoni fissret li l-ħlas finali tagħha lill-konsorzju tnaqqas bis-somma li dan is-sieħeb kien irċieva permezz ta’ prefinanzjament. Il-koordinatur argumenta li kien id-dmir tal-Kummissjoni li tirkupra l-fondi mħallsa ħażin lis-sieħeb inkwistjoni.

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni kienet ittrattat il-kwistjoni b’mod korrett peress li setgħet tibda rkupru biss kieku kien hemm dejn lejn l-Unjoni. Id-distribuzzjoni tal-finanzjament fost is-sħab tal-proġett hija kwistjoni ta’ natura differenti, li fiha l-Kummissjoni ma għandha l-ebda obbligu li tintervjeni. Għalhekk, l-Ombudsman ma sab l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni.

Il-każ kien jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tiddikjara bħala ineliġibbli ċerti spejjeż iddikjarati minn sieħeb għal proġett iffinanzjat mill-UE. L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u sabet li r-raġunijiet tal-Kummissjoni biex ma taċċettax l-ispejjeż inkwistjoni kienu raġonevoli. L-Ombudsman għalhekk għalaq il-każ b'sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur huwa SME li pparteċipa bħala benefiċjarju fi proġett tal-Kummissjoni. Hija tirremunera lill-persunal tagħha parzjalment permezz ta’ pagamenti ta’ dividendi. Meta fl-2014 il-Kummissjoni rrifjutat parti mill-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur bħala ineliġibbli, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni kienet preċedentement approvat il-mudell ta' remunerazzjoni tagħha u li, għalhekk, kellha aspettattiva leġittima li l-ispejjeż tal-persunal tagħha jiġu rimborżati kif xieraq. L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Wara spezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni, l-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni ma kinitx approvat b'mod espliċitu l-mudell ta' remunerazzjoni tal-ilmentatur u li l-kundizzjonijiet għall-eżistenza ta' aspettattivi leġittimi ma kinux issodisfati. Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni kienet legalment korretta u f'konformità mal-Ftehim ta' Għotja. Madankollu, l-Ombudsman sabet ukoll li l-Kummissjoni setgħet kienet aktar diliġenti u wissiet lill-ilmentatur, meta ngħaqad mal-proġett, li l-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu ma jkunx aċċettabbli. F’ittra oħra lill-ilmentatur, il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha lill-ilmentatur dwar kif żviluppaw l-avvenimenti, iżda esprimiet ukoll it-tama li l-ilmentatur ikompli jipparteċipa fil-proġett. L-Ombudsman sabet li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fit-trattament tagħha ta’ dan il-każ għalkemm kienet ħasra li l-ilmentatur fehem li l-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu kien se jiġi aċċettat mill-Kummissjoni.