Poštovani gospodine X.,

U privitku se nalazi moja gore navedena odluka.

Na temelju istrage na vlastitu inicijativu odlučio sam zaključiti predmet sljedećim zaključcima:

Agencije EU-a trebale bi donijeti pouzdan postupak za procjenu obavijesti (bivšeg) višeg osoblja kako bi preuzele uloge u privatnom sektoru koje su usko povezane s njihovim prethodnim dužnostima.

Agencije EU-a koje nemaju unutarnju politiku za sprečavanje sukoba interesa članova Odbora (koji nisu članovi osoblja) trebale bi poticati svoja upravljačka tijela da donesu takvu politiku.

Kako bi pomogla agencijama EU-a da poboljšaju svoje prakse u vezi s pokretima rotirajućih vrata, Ombudsmanica je donijela priložene „Smjernice dobre prakse za postupanje u situacijama rotirajućih vrata”.

Namjeravam primijeniti smjernice za dobru praksu na slučajeve o kojima ću biti obaviješten u budućnosti. Smjernice su priložene ovom dopisu.

Napominjemo da sam u odluci naveo primjere onoga što smatram dobrom administrativnom praksom, uključujući primjere vaše agencije. Ako se želite usprotiviti uvrštavanju tih upućivanja u objavljenu verziju odluke, obavijestite moj ured do 22. travnja 2026. u 10 sati (datum objave).

Tvoje iskreno,

Teresa Anjinho

Europski ombudsman

Strasbourg, 20. travnja 2026.

Prilog – Smjernice dobre prakse za postupanje u situacijama rotirajućih vrata

1. Prevencija

imati standardni postupak za procjenu situacija „rotirajućih vrata” koji uključuje jasan vodič korak po korak za agenciju, njezino osoblje i članove odbora u vezi s obavijestima, procjenom, mjerama ublažavanja, transparentnošću i usklađenošću.

Osigurati osoblju i članovima odbora sveobuhvatne materijale za osposobljavanje i smjernice te provoditi redovite kampanje za podizanje svijesti i komunikacijske inicijative za promicanje poštovanja primjenjivih etičkih pravila.

Utvrditi jasne kriterije za i. zabranu preseljenja nakon službe ili mandata ili ii. davanje preporuka u slučajevima koji uključuju određene članove Odbora s nepunim radnim vremenom koje imenuju nacionalna tijela, osiguravajući da buduće osoblje ili članovi Odbora razumiju ta ograničenja prije pristupanja agenciji.

Nakon što sazna za namjeru osoblja ili člana odbora da se zaposli, odmah procijeni treba li opozvati prava pristupa ili ih, u slučaju članova osoblja, izuzeti od određenih zadaća.

Zahtijevati od članova osoblja koji namjeravaju preuzeti novo radno mjesto da obavijeste svoje timove za etiku i/ili usklađenost, koji mogu pomoći u procjeni potencijalnih rizika i savjetovati o sljedećim koracima, među ostalim o obavješćivanju neposrednog rukovoditelja.

2. Obavijest

Za (bivše) članove osoblja:

U slučaju zakašnjelih obavijesti uputite (bivšeg) člana osoblja da pričeka službeno odobrenje prije početka nove aktivnosti (ako je to još uvijek moguće) i izričito ih podsjetite na njihove obveze da osiguraju buduću usklađenost s rokovima za obavješćivanje.

U slučaju nepotpunih ili nejasnih obavijesti, odmah zatražite informacije koje nedostaju i suspendirajte rok od 30 radnih dana za donošenje odluke dok obavijest ne bude potpuna ili započnite rok tek nakon što su dostavljene sve potrebne informacije.

Za (bivše) članove Odbora:

zatražiti od (bivših) članova Odbora da dvije godine nakon isteka mandata i prije početka planiranih aktivnosti nakon isteka mandata obavijeste o aktivnostima nakon isteka mandata, po analogiji s pravilima koja se primjenjuju na članove osoblja.

3. Procjena

Osigurati da (bivše) osoblje ili članovi Odbora imaju mogućnost davanja primjedbi na nacrte odluka ili nacrte preporuka kojima se predlažu ograničenja ili zabrane.

odmah donijeti obrazloženu odluku kojom se (bivše) osoblje i članove odbora obavješćuje o njihovu pravu na osporavanje odluke.

dokumentiranje procjene obavijesti i povezanih postupaka donošenja odluka kako bi se osiguralo prikupljanje svih relevantnih informacija i učinkovit nadzor.

Za (bivše) članove osoblja:

Savjetujte se s (bivšom) izravnom rukovoditeljicom člana osoblja u ranoj fazi.

Dosljedno se savjetovati sa zajedničkim odborima o (bivšim) planiranim aktivnostima nakon odlaska iz službe u privatnom sektoru ili o drugim radnim mjestima koja mogu dovesti do rizika.

zatražiti da (bivši) članovi osoblja uz obavijest dostave i službeni opis svoje nove uloge ili povezanu obavijest o slobodnom radnom mjestu (ako je dostupna).

Za (bivše) članove Odbora:

Ako ne postoje pravno obvezujući provedbeni mehanizmi, procijeniti aktivnosti nakon isteka mandata u smislu bilo kakvog sukoba koji bi mogao nastati u vezi s legitimnim interesima agencije i, prema potrebi, sastaviti odgovarajuće preporuke relevantnom nacionalnom nadležnom tijelu. To bi se trebalo dogoditi što je prije moguće, a u idealnom slučaju prije nego što (bivši) član Odbora započne prijavljenu aktivnost.

Kako bi se osiguralo pravodobno donošenje preporuka, provesti pisane postupke odobrenja za relevantno upravljačko tijelo, čime bi se izbjegla moguća kašnjenja uzrokovana rijetkim sastancima uživo.

4. Mjere ublažavanja

Istražite cijeli niz dostupnih mjera pri procjeni aktivnosti nakon službe ili mandata, kao što su razdoblja mirovanja, zabrane kontakata i/ili lobiranja te moguće zabrane određenih uloga privatnog sektora.

Ako se rizici ne mogu u dovoljnoj mjeri ublažiti, (privremeno) zabraniti dotičnoj osobi poduzimanje takvih aktivnosti. U slučaju (bivšeg) člana Odbora koji predstavlja nacionalno tijelo, ta odluka može biti u obliku preporuke nacionalnom tijelu.

Za (bivše) članove osoblja:

Ako se ograničenjima zabranjuje rješavanje određenih pitanja, olakšava se usklađivanje sastavljanjem i dijeljenjem popisa tih pitanja s dotičnim (bivšim) članom osoblja.

5. Transparentnost

Nedugo nakon donošenja relevantnih odluka ili preporuka na internetskim stranicama Agencije objaviti informacije o odobrenim aktivnostima bivših viših članova osoblja nakon isteka mandata i aktivnostima bivših članova Odbora nakon isteka mandata.

Za (bivše) članove osoblja:

Izravno podijelite uvjetne odluke s novim poslodavcem (bivšeg) člana osoblja.

Primijeniti dovoljno široku definiciju višeg osoblja pri provedbi odredbe iz članka 16. Pravilnika o osoblju EU-a kako bi se uključile sve ključne upravljačke uloge u agenciji.

Navedite pojedinosti o ograničenjima koja se primjenjuju na bivše članove osoblja za relevantno osoblje na temelju nužnosti pristupa informacijama.

Za (bivše) članove Odbora:

Podijeliti preporuke o aktivnostima (bivših) članova Odbora nakon isteka mandata koje uključuju ograničenja ili zabrane s relevantnim nacionalnim tijelom i upravljačkim tijelima agencije.

6. Usklađenost i praćenje

Pratiti usklađenost sa svim primijenjenim mjerama ublažavanja, kao i s obvezom povjerljivosti.

U slučaju navodne povrede usklađenosti, odmah utvrditi činjenice, procijeniti ozbiljnost neusklađenosti i, u najtežim slučajevima, pokrenuti (disciplinsko) daljnje postupanje.

Za članove osoblja na neplaćenom dopustu:

uvesti automatizirani sustav upozoravanja kako bi se dotični članovi osoblja i nadležni tim obavijestili o predstojećim rokovima za obnavljanje odobrenih vanjskih aktivnosti.