Poštovani gospodine X.,

U privitku se nalazi moja gore navedena odluka.

Na temelju istrage na vlastitu inicijativu odlučio sam zaključiti predmet sa sljedećim zaključcima:

Agencije EU-a trebale bi donijeti pouzdan postupak za procjenu obavijesti (bivših) viših zaposlenika o preuzimanju uloga u privatnom sektoru koje su usko povezane s njihovim bivšim dužnostima.

Agencije EU-a koje nemaju unutarnju politiku za sprečavanje sukoba interesa članova Odbora (koji nisu članovi osoblja) trebale bi poticati svoja upravljačka tijela da donesu takvu politiku.

Kako bi pomogao agencijama EU-a da poboljšaju svoje prakse u vezi s kretanjem rotirajućih vrata, Ombudsman je donio priložene „Smjernice za dobru praksu u postupanju sa situacijama rotirajućih vrata”.

Namjeravam primijeniti smjernice za dobru praksu na slučajeve o kojima ću biti obaviješten u budućnosti. Smjernice su priložene ovom dopisu.

Napominjemo da sam u odluci naveo primjere dobre administrativne prakse, među ostalim iz vaše agencije. Ako želite uložiti prigovor na to da se ta upućivanja uključe u objavljenu verziju odluke, molimo vas da o tome obavijestite moj ured do 22. travnja 2026. u 10:00 sati (datum objave).

Tvoje iskreno,

Teresa Anjinho

Europski ombudsman

Strasbourg, 20. travnja 2026.

Prilog – Smjernice za dobru praksu u postupanju sa situacijama rotirajućih vrata

1. Prevencija

imati standardni postupak za procjenu situacija rotirajućih vrata koji uključuje jasan vodič korak po korak za agenciju, njezino osoblje i članove odbora u vezi s obavijestima, procjenom, mjerama ublažavanja, transparentnošću i usklađenošću.

Osigurati osoblju i članovima Odbora sveobuhvatne materijale za osposobljavanje i smjernice te provoditi redovite kampanje za podizanje svijesti i komunikacijske inicijative kako bi se promicalo poštovanje primjenjivih etičkih pravila.

Utvrditi jasne kriterije za i. zabranu premještaja nakon službe ili nakon mandata ili ii. davanje preporuka u slučajevima koji uključuju određene članove Odbora s nepunim radnim vremenom koje imenuju nacionalna tijela, osiguravajući da potencijalno osoblje ili članovi Odbora razumiju ta ograničenja prije pristupanja agenciji.

Nakon što sazna za namjeru osoblja ili člana Odbora da se zaposli na novom radnom mjestu, odmah procjenjuje treba li opozvati prava pristupa ili, u slučaju članova osoblja, izuzeti ih od određenih zadaća.

Zahtijevati od članova osoblja koji namjeravaju zauzeti novo radno mjesto da obavijeste svoje timove za etiku i/ili usklađenost, što može pomoći u procjeni potencijalnih rizika i savjetovanju o sljedećim koracima, uključujući obavješćivanje neposrednog rukovoditelja.

2. Obavijest

Za (bivše) članove osoblja:

U slučaju zakašnjelih obavijesti uputite (bivšeg) člana osoblja da pričeka službeno odobrenje prije početka nove aktivnosti (ako je to još moguće) i izričito ga podsjetite na svoje obveze da osigura buduće poštovanje rokova za obavješćivanje.

U slučaju nepotpunih ili nejasnih obavijesti, odmah zatražiti informacije koje nedostaju i suspendirati rok od 30 radnih dana za donošenje odluke dok se obavijest ne dovrši ili započeti rok tek nakon što se dostave sve potrebne informacije.

Za (bivše) članove Odbora:

Zatražiti od (bivših) članova Odbora da obavijeste o aktivnostima nakon isteka mandata dvije godine nakon isteka njihova mandata i prije početka planiranih aktivnosti nakon isteka mandata, po analogiji s pravilima koja se primjenjuju na članove osoblja.

3. Procjena

Osigurati da se (bivšim) zaposlenicima ili članovima Odbora omogući iznošenje primjedbi na nacrte odluka ili nacrte preporuka u kojima se predlažu ograničenja ili zabrane.

odmah donijeti obrazloženu odluku kojom se (bivše) osoblje i članovi Odbora obavješćuju o njihovu pravu na osporavanje odluke.

dokumentirati procjenu obavijesti i povezanih postupaka donošenja odluka kako bi se osiguralo da su obuhvaćene sve relevantne informacije i da je moguć djelotvoran nadzor.

Za (bivše) članove osoblja:

Savjetujte se s (bivšim) neposrednim rukovoditeljem člana osoblja u ranoj fazi.

Dosljedno se savjetuje sa zajedničkim odborima o planiranim aktivnostima nakon odlaska iz službe (bivših) članova osoblja u privatnom sektoru ili o drugim položajima koji mogu dovesti do rizika.

zatražiti da (bivši) članovi osoblja uz obavijest dostave službeni opis svoje nove uloge ili povezani oglas za slobodno radno mjesto (ako je dostupan).

Za (bivše) članove Odbora:

U nedostatku pravno obvezujućih provedbenih mehanizama, procijeniti aktivnosti nakon isteka mandata u smislu bilo kakvog sukoba koji bi mogao nastati u vezi s legitimnim interesima agencije i, prema potrebi, formulirati odgovarajuće preporuke relevantnom nacionalnom nadležnom tijelu. To bi se trebalo dogoditi što je prije moguće, a u idealnom slučaju prije nego što (bivši) član Odbora započne s prijavljenom aktivnošću.

Kako bi se osiguralo pravodobno donošenje preporuka, provesti postupke pisanog odobrenja za relevantno upravljačko tijelo, čime bi se izbjegla moguća kašnjenja uzrokovana rijetkim sastancima uživo.

4. Mjere ublažavanja

Istražite cijeli niz dostupnih mjera pri procjeni aktivnosti nakon službe ili nakon isteka mandata, kao što su razdoblja mirovanja, zabrane kontakta i/ili lobiranja te moguće zabrane određenih uloga u privatnom sektoru.

Ako se rizici ne mogu u dovoljnoj mjeri ublažiti, (privremeno) se dotičnoj osobi zabranjuje obavljanje takvih aktivnosti. U slučaju (bivšeg) člana Odbora koji predstavlja nacionalno tijelo, ta odluka može biti u obliku preporuke njegovu nacionalnom tijelu.

Za (bivše) članove osoblja:

Ako ograničenja zabranjuju rješavanje određenih pitanja, olakšavaju usklađivanje sastavljanjem i dijeljenjem popisa tih pitanja s (bivšim) dotičnim članom osoblja.

5. Transparentnost

Objaviti informacije o odobrenim aktivnostima bivših viših članova osoblja nakon isteka mandata i aktivnostima bivših članova Odbora nakon isteka mandata na internetskim stranicama agencije ubrzo nakon donošenja relevantnih odluka ili preporuka.

Za (bivše) članove osoblja:

Dijelite uvjetne odluke izravno s novim poslodavcem (bivšeg) člana osoblja.

Primijeniti dovoljno široku definiciju višeg osoblja pri provedbi odredbe iz članka 16. Pravilnika o osoblju EU-a kako bi se uključile sve ključne upravljačke uloge u agenciji.

Navesti pojedinosti o ograničenjima koja se primjenjuju na bivše članove osoblja na relevantno osoblje na temelju nužnosti pristupa informacijama.

Za (bivše) članove Odbora:

Podijelite preporuke o (bivšim) aktivnostima članova Odbora nakon isteka mandata koje uključuju ograničenja ili zabrane s relevantnim nacionalnim tijelom i upravljačkim tijelima agencije.

6. Usklađenost i praćenje

Pratiti usklađenost sa svim primijenjenim mjerama ublažavanja, kao i s obvezom povjerljivosti.

U slučaju navodne povrede usklađenosti odmah utvrditi činjenice, procijeniti ozbiljnost neusklađenosti i, u najtežim slučajevima, pokrenuti (disciplinsko) daljnje postupanje.

Za članove osoblja na neplaćenom dopustu:

Provesti automatizirani sustav upozoravanja kako bi se dotični članovi osoblja i nadležni tim obavijestili o predstojećim rokovima za produljenje odobrenja za odobrene vanjske aktivnosti.