Agencije EU-a imaju središnju ulogu u provedbi politika EU-a i pružanju tehničkog, znanstvenog i pravnog stručnog znanja u ključnim sektorima. Svaka percepcija da njihovi javni službenici ostvaruju privatne interese koji su u sukobu s njihovim dužnostima može narušiti povjerenje javnosti u njihov rad. Europski ombudsman dosljedno ističe rizike pojave „rotirajućih vrata”, u kojoj osoblje prelazi na vanjske uloge, posebno u privatnom sektoru. Čak i mali broj istaknutih slučajeva može izazvati javnu nemirnu štetu i štetu za ugled, što se odražava u nedavnim istragama.

Istodobno, uprava EU-a mora privući kvalificirane stručnjake kako bi se bavila prioritetima kao što su održivost, digitalizacija i sigurnost. Mjere kao što su razdoblja mirovanja i ograničenja radnih mjesta mogu utjecati na fleksibilnost karijere, posebno u područjima kao što su pravo, financije ili tehnologija.

U tom je kontekstu u ovoj istrazi sa sustavnog stajališta ispitano kako agencije EU-a rješavaju slučajeve rotirajućih vrata. Cilj je bio utvrditi dobre prakse i moguće nedostatke u postojećim politikama i praksama. U tu je svrhu Ombudsmanica provela detaljnu reviziju politika koje je uspostavilo 15 agencija EU-a i pregledala 54 predmeta o pojedinačnim predmetima koje je obradilo devet agencija EU-a. Istražni tim Ombudsmana sastao se s predstavnicima pet agencija EU-a kako bi razjasnio neriješena pitanja.

Gotovo sve agencije EU-a koje su Ombudsmanu dostavile dokumentaciju izjavile su da su usvojile pristup Europske komisije provedbi pravnih obveza osoblja koje prelazi na uloge u privatnom sektoru, bilo po odlasku ili tijekom neplaćenog dopusta. Međutim, Ombudsmanica je utvrdila da neke agencije EU-a imaju detaljnije i sveobuhvatnije smjernice o provedbi tih pravnih obveza od drugih. Razlike koje je Ombudsman utvrdio odnose se na način na koji agencije postupaju sa zakašnjelim ili nepotpunim obavijestima o aktivnostima nakon pružanja usluga, način na koji agencije ocjenjuju takve obavijesti, prirodu uvedenih mjera ublažavanja, transparentnost odluka o prijavljenim aktivnostima nakon pružanja usluga i način na koji se prate sve obveze koje iz njih proizlaze, kao i način na koji agencije osposobljavaju osoblje o svojim etičkim obvezama.

Nadalje, Ombudsman je utvrdio da se pravila i politike kojima se uređuju aktivnosti osoba koje nisu članovi osoblja nakon isteka mandata, odnosno članovi upravnih odbora agencija ili odbora nadzornih tijela, znatno razlikuju. Većinu članova Odbora agencija imenuju nacionalna tijela i oni predstavljaju svoje države članice, što znači da i dalje podliježu nacionalnim etičkim pravilima, koja se razlikuju među državama članicama. Kako bi se riješili mogući sukobi interesa i šteta za ugled koji proizlaze iz pokreta „rotirajućih vrata”, samo je nekoliko upravljačkih tijela agencija EU-a ispitanih u ovoj istrazi donijelo politike kojima se uređuju aktivnosti (bivših) članova Odbora nakon isteka mandata.

Kako bi pomogao agencijama EU-a u daljnjem jačanju njihovih pravila o pokretima rotirajućih vrata, Ombudsman je utvrdio niz smjernica za dobru praksu:

• Snažan okvir integriteta započinje prevencijom: pružanje jasnih smjernica osoblju i članovima odbora, redovito osposobljavanje i tekuće inicijative za podizanje svijesti kako bi se osiguralo potpuno razumijevanje etičkih obveza od ključne je važnosti.
• To je pojačano robusnim standardnim operativnim postupcima za rješavanje situacija rotirajućih vrata, koji pružaju jasan, postupan pristup obavijestima, procjenama i usklađenosti.
• Transparentni kriteriji za ograničavanje uloga nakon službe ili mandata moraju se utvrditi unaprijed kako bi pojedinci bili u potpunosti svjesni ograničenja prije pristupanja.
• Kada se signalizira prelazak u privatni sektor, agencije bi trebale djelovati brzo - provođenjem temeljitih procjena rizika, utvrđivanjem mogućih sukoba interesa i poduzimanjem hitnih mjera predostrožnosti kao što su ukidanje prava pristupa ili preraspodjela odgovornosti gdje je to potrebno.
• Donošenje odluka trebalo bi biti pošteno, transparentno i dobro dokumentirano, čime bi se pojedincima omogućilo da komentiraju predložena ograničenja, a istodobno bi se osiguralo da se rizicima učinkovito upravlja razmjernim mjerama kao što su razdoblja mirovanja, zabrane lobiranja ili, prema potrebi, izravne zabrane.
• U pravodobnim obrazloženim odlukama moraju biti jasno navedena prava na žalbu.
• Osim temeljitog donošenja odluka, odgovornost ovisi o snažnoj provedbi. To uključuje objavljivanje sažetaka odobrenih aktivnosti, aktivno praćenje usklađenosti s propisanim uvjetima i poštovanje obveza povjerljivosti.
• Ako se sumnja na kršenja, agencije moraju brzo odgovoriti, utvrditi činjenice i poduzeti disciplinske mjere u ozbiljnim slučajevima, kako bi se održalo povjerenje i zaštitio institucionalni integritet.

Ombudsmanica zaključuje da agencije EU-a mogu mnogo naučiti iz prakse drugih agencija. Ombudsmanica namjerava primijeniti te smjernice o dobroj praksi na slučajeve o kojima bi mogla biti obaviještena u budućnosti.

Predmet se odnosio na način na koji se Agencija EU-a za suradnju tijela za izvršavanje zakonodavstva (Europol) bavila preseljenjem dvaju svojih bivših članova osoblja u Thorn (privatni subjekt koji razvija softverska rješenja koja se temelje na umjetnoj inteligenciji za otkrivanje materijala koji sadržava seksualno zlostavljanje djece na internetu), dok je EU razmatrao donošenje pravila o tom pitanju. Podnositelj pritužbe izrazio je zabrinutost zbog mogućih sukoba interesa u vezi s tim potezima.

Ombudsmanica je utvrdila da je način na koji se Europol nosio s preseljenjem jednog člana osoblja u privatni sektor predstavljao nepravilnosti u postupanju. Međutim, tijekom istrage Europol je izrazio spremnost da revidira svoje postojeće postupke. Ombudsmanica je to pozdravila i zatražila od Europola da u roku od šest mjeseci izvijesti o tome kako se revizijom rješavaju nedostaci utvrđeni u toj istrazi.

Predmet se odnosio na preseljenje bivšeg potpredsjednika (bivše potpredsjednice) Europske investicijske banke (EIB), koji je bio i predsjednik Europskog investicijskog fonda (EIF), u glavnog izvršnog direktora „nacionalne razvojne banke” u Italiji, njegovoj državi članici podrijetla.

Nacionalne razvojne banke djeluju kao financijski posrednici između Grupe EIB-a i malih projekata koji ostvaruju korist od ulaganja Grupe EIB-a. Podnositelj pritužbe stoga je bio zabrinut da je potez bivšeg potpredsjednika doveo do rizika od sukoba interesa.

Ombudsmanica je istražila to pitanje i utvrdila da je nekoliko tjedana prije nego što je bivši potpredsjednik imenovan glavnim izvršnim direktorom nacionalne razvojne banke sudjelovao u odobravanju sporazuma o financiranju između EIB-a i EIF-a te nacionalne razvojne banke u Italiji. To se dogodilo unatoč činjenici da je glavni službenik EIB-a za praćenje usklađenosti savjetovao da se tijekom postupka imenovanja u tu banku treba suzdržati od svakog poslovanja s nacionalnom razvojnom bankom. Glavni službenik za praćenje usklađenosti uputio je na povezanu odluku EIB-ova Odbora za etiku i usklađenost (ECC) iz 2018.

U tom kontekstu Ombudsmanica je zauzela stajalište da je način na koji se EIB nosio s rizicima sukoba interesa neodgovarajući i da predstavlja nepravilnosti u postupanju. Kako bi se to riješilo, ombudsmanica predlaže da EIB ojača ulogu ECC-a u vezi s planiranim aktivnostima nakon isteka mandata (bivših) članova Upravnog odbora EIB-a, među ostalim ako su aktivnosti nakon isteka mandata povezane sa subjektom za koji je utvrđeno da ima kapacitet javne usluge. Konkretno, ECC bi trebao moći uvesti mjere za ublažavanje svih utvrđenih rizika od sukoba interesa. Ombudsmanica je također predložila da EIB objavi odluke ECC-a ubrzo nakon njihova donošenja kako bi se poboljšalo praćenje i provedba usklađenosti s uvjetima koje je ECC nametnuo za aktivnosti bivših članova upravnog odbora nakon isteka mandata. Ombudsmanica je uvjerena da tim poboljšanjima EIB može izbjeći slične probleme koji će se pojaviti u budućnosti.

Budući da se EU-u sve više povjeravaju veće ovlasti u područjima od obrane do zdravstvene skrbi, ključno je povjerenje javnosti u upravu. Svaka percepcija da javni službenici ostvaruju privatne interese koji su u sukobu s njihovim javnim radom stoga je vrlo štetna. Europski ombudsman već dugo prepoznaje fenomen „rotirajućih vrata” kao fenomen koji može narušiti povjerenje javnosti ako se njime ne upravlja na odgovarajući način. Čak i mali broj poteza visokog profila može izazvati znatnu zabrinutost javnosti i uzrokovati štetu ugledu. U toj strateškoj istrazi pregledano je 100 spisa Europske komisije „rotirajućih vrata” kako bi se utvrdila područja u kojima su potrebna poboljšanja i kako bi se ostatak uprave EU-a usmjerio u budućnosti.

U istrazi Ombudsmanice utvrđena su stvarna poboljšanja otkad je posljednji put ispitala to pitanje, uključujući smjernice o tome kako provesti strože provjere svakog poteza.

Međutim, Komisija je u nekim slučajevima odobrila zahtjeve bivših viših članova osoblja za pokretanje aktivnosti, unatoč zadrškama u pogledu toga hoće li uvjeti za preseljenje ublažiti potencijalne rizike (kao što su sukobi interesa i pristup znanju ili kontakti unutar uprave). Ombudsmanica smatra da bi takve poteze trebalo odobriti samo ako se na aktivnost mogu primjenjivati ograničenja kojima se na odgovarajući način ublažavaju rizici i koja se vjerodostojno mogu pratiti i provoditi.

Ako takva ograničenja i provedba nisu mogući, Komisija bi bivšim članovima osoblja trebala privremeno zabraniti zapošljavanje na predviđenim radnim mjestima. Ako se to ne učini, riskira se podcjenjivanje korozivnih učinaka koji s vremenom nastaju zbog toga što takvi dužnosnici prenose svoje znanje i mreže u povezana područja u privatnom sektoru te povezane štete za ugled EU-a.

Pri odobravanju aktivnosti s mjerama ublažavanja Komisija bi trebala istražiti cijeli niz dostupnih mjera. Na primjer, Komisija bi odobrenje novog radnog mjesta mogla uvjetovati time da se član osoblja obveže od novog poslodavca da će se ograničenja koja je uvela Komisija objaviti na internetskim stranicama novog poslodavca. Komisija bi barem od (bivšeg) člana osoblja trebala zahtijevati da dostavi dokaze da su nametnuta ograničenja podijeljena s novim poslodavcem.

Poteškoće s kojima se Komisija susrela u praćenju usklađenosti navele su Ombudsmanicu da ponovi svoj prijedlog da Komisija pravodobno objavi informacije o svim aktivnostima bivših viših članova osoblja nakon službe koje ocjenjuje. Time bi se poboljšao javni nadzor nad tim odlukama, što je ključno za praćenje.

Europski ombudsman odavno je prepoznao „rotirajuća vrata”, pri čemu se javni službenici sele u privatni sektor, kao fenomen koji može naštetiti povjerenju javnosti ako se njime ne upravlja na odgovarajući način.

Ovom istragom na vlastitu inicijativu nastojalo se sagledati kako se Europska središnja banka (ESB) bavi pokretima rotirajućih vrata svojih zaposlenika.

S obzirom na ulogu ESB-a u osiguravanju stabilnosti cijena i nadzoru financijskih i kreditnih institucija, svaki prelazak (bivših) zaposlenika ESB-a u privatne financijske ili kreditne institucije, posebno one koje su pod nadzorom ESB-a, može predstavljati sukob interesa i reputacijske rizike te izazvati zabrinutost javnosti.

U istrazi Ombudsmana ocijenjen je jedan poseban slučaj, koji je izazvao zabrinutost javnosti, te je također preispitano 26 slučajeva zahtjeva članova osoblja za obavljanje profesionalnih djelatnosti, bilo tijekom neplaćenog dopusta ili nakon završetka rada s ESB-om. Svi osim jednog pregledanog spisa zaposlenici ESB-a preselili su se u privatni sektor, uključujući subjekte i banke koji su pod nadzorom ESB-a.

Ombudsmanica je zaključila da bi ESB trebao primijeniti čvršći pristup u pogledu kretanja rotirajućih vrata svojeg (bivšeg) srednjeg ranga i višeg osoblja na radna mjesta u privatnom sektoru, posebno u financijskoj industriji.

Kako bi se uklonili nedostaci koji su se pojavili u pojedinačnom slučaju i općenitije u načinu na koji ESB rješava taj izazov, ombudsmanica je iznijela niz prijedloga o tome kako ESB može ojačati svoja pravila, među ostalim u kontekstu tekuće revizije etičkog okvira ESB-a.

Konkretno, ESB bi trebao proširiti opseg osoblja koje podliježe strožim zahtjevima u pogledu obavješćivanja i/ili mirovanja ili odabrati opći minimalni zahtjev za sve osoblje sličan odredbama Pravilnika o osoblju EU-a koje se odnose na profesionalne djelatnosti nakon odlaska iz službe.

ESB bi također trebao produljiti, sa šest mjeseci na godinu dana, zabranu bivšim višim članovima osoblja ESB-a da lobiraju za svoje bivše kolege.

ESB bi trebao dodatno poboljšati praćenje usklađenosti (bivših) članova osoblja s njihovim etičkim obvezama i uvjetima koje je nametnuo ESB, primjerice objavljivanjem uvjeta za odobravanje aktivnosti bivših viših članova osoblja nakon prestanka radnog odnosa kako bi se mogla označiti navodna kršenja.

Ombudsmanica je nadalje predložila da, ako ESB smatra da zahtjev člana osoblja za obavljanje profesionalne djelatnosti tijekom neplaćenog dopusta predstavlja rizik koji se ne može na odgovarajući način ublažiti ograničenjima ili ako se ograničenja ne mogu učinkovito pratiti ili provoditi, ne bi trebao odobriti takav zahtjev.

 

Predmet se odnosio na odluku Europske investicijske banke da odobri zahtjev bivšeg potpredsjednika i člana njezina Upravnog odbora (u daljnjem tekstu: bivši potpredsjednik) da postane neizvršni član upravnog odbora španjolskog energetskog komunalnog poduzeća koje je primilo zajmove od EIB-a.

Podnositelji pritužbe, dva zastupnika u Europskom parlamentu, izrazili su zabrinutost da taj potez dovodi do rizika od sukoba interesa. EIB je tvrdio da bivši potpredsjednik nije bio uključen u pregovore i provedbu sporazuma o financiranju između EIB-a i društva.

Ombudsmanica je utvrdila da EIB odobravanjem preseljenja nije pravilno upravljao rizikom od sukoba interesa do kojeg je vjerojatno došlo zbog zahtjeva bivšeg potpredsjednika Komisije. Međutim, s obzirom na to da je EIB u međuvremenu poboljšao relevantna etička pravila za rješavanje tih pitanja, Ombudsman je utvrdio da daljnje istrage nisu opravdane.

Međutim, Ombudsmanica je iznijela prijedloge za poboljšanje kako bi se ojačao način na koji EIB ocjenjuje poteze „rotirajućih vrata” članova njegova multilateralnog centra u privatni sektor i kako osigurava usklađenost ako njegov Odbor za etiku i usklađenost odobri potez, ali primjenjuje uvjete na pojedinca i njegove aktivnosti.