Poštovani gospodine X.,

U privitku se nalazi moja gore navedena odluka.

Na temelju istrage na vlastitu inicijativu odlučio sam zaključiti predmet sljedećim zaključcima:

Agencije EU-a trebale bi donijeti pouzdan postupak za procjenu obavijesti (bivšeg) višeg osoblja kako bi preuzele uloge u privatnom sektoru koje su usko povezane s njihovim prethodnim dužnostima.

Agencije EU-a koje nemaju unutarnju politiku za sprečavanje sukoba interesa članova Odbora (koji nisu članovi osoblja) trebale bi poticati svoja upravljačka tijela da donesu takvu politiku.

Kako bi pomogla agencijama EU-a da poboljšaju svoje prakse u vezi s pokretima rotirajućih vrata, Ombudsmanica je donijela priložene „Smjernice dobre prakse za postupanje u situacijama rotirajućih vrata”.

Namjeravam primijeniti smjernice za dobru praksu na slučajeve o kojima ću biti obaviješten u budućnosti. Smjernice su priložene ovom dopisu.

Tvoje iskreno,

Teresa Anjinho
Europski ombudsman

Strasbourg, 20. travnja 2026.

Prilog – Smjernice dobre prakse za postupanje u situacijama rotirajućih vrata

1. Prevencija

• imati standardni postupak za procjenu situacija „rotirajućih vrata” koji uključuje jasan vodič korak po korak za agenciju, njezino osoblje i članove odbora u vezi s obavijestima, procjenom, mjerama ublažavanja, transparentnošću i usklađenošću.
• Osigurati osoblju i članovima odbora sveobuhvatne materijale za osposobljavanje i smjernice te provoditi redovite kampanje za podizanje svijesti i komunikacijske inicijative za promicanje poštovanja primjenjivih etičkih pravila.
• Utvrditi jasne kriterije za i. zabranu preseljenja nakon službe ili mandata ili ii. davanje preporuka u slučajevima koji uključuju određene članove Odbora s nepunim radnim vremenom koje imenuju nacionalna tijela, osiguravajući da buduće osoblje ili članovi Odbora razumiju ta ograničenja prije pristupanja agenciji.
• Nakon što sazna za namjeru osoblja ili člana odbora da se zaposli, odmah procijeni treba li opozvati prava pristupa ili ih, u slučaju članova osoblja, izuzeti od određenih zadaća.
• Zahtijevati od članova osoblja koji namjeravaju preuzeti novo radno mjesto da obavijeste svoje timove za etiku i/ili usklađenost, koji mogu pomoći u procjeni potencijalnih rizika i savjetovati o sljedećim koracima, među ostalim o obavješćivanju neposrednog rukovoditelja.

2. Obavijest

Za (bivše) članove osoblja:

• U slučaju zakašnjelih obavijesti uputite (bivšeg) člana osoblja da pričeka službeno odobrenje prije početka nove aktivnosti (ako je to još uvijek moguće) i izričito ih podsjetite na njihove obveze da osiguraju buduću usklađenost s rokovima za obavješćivanje.
• U slučaju nepotpunih ili nejasnih obavijesti, odmah zatražite informacije koje nedostaju i suspendirajte rok od 30 radnih dana za donošenje odluke dok obavijest ne bude potpuna ili započnite rok tek nakon što su dostavljene sve potrebne informacije.

Za (bivše) članove Odbora:

• zatražiti od (bivših) članova Odbora da dvije godine nakon isteka mandata i prije početka planiranih aktivnosti nakon isteka mandata obavijeste o aktivnostima nakon isteka mandata, po analogiji s pravilima koja se primjenjuju na članove osoblja.

3. Procjena

• Osigurati da (bivše) osoblje ili članovi Odbora imaju mogućnost davanja primjedbi na nacrte odluka ili nacrte preporuka kojima se predlažu ograničenja ili zabrane.
• odmah donijeti obrazloženu odluku kojom se (bivše) osoblje i članove odbora obavješćuje o njihovu pravu na osporavanje odluke.
• dokumentiranje procjene obavijesti i povezanih postupaka donošenja odluka kako bi se osiguralo prikupljanje svih relevantnih informacija i učinkovit nadzor.

Za (bivše) članove osoblja:

• Savjetujte se s (bivšom) izravnom rukovoditeljicom člana osoblja u ranoj fazi.
• Dosljedno se savjetovati sa zajedničkim odborima o (bivšim) planiranim aktivnostima nakon odlaska iz službe u privatnom sektoru ili o drugim radnim mjestima koja mogu dovesti do rizika.
• zatražiti da (bivši) članovi osoblja uz obavijest dostave i službeni opis svoje nove uloge ili povezanu obavijest o slobodnom radnom mjestu (ako je dostupna).

Za (bivše) članove Odbora:

• Ako ne postoje pravno obvezujući provedbeni mehanizmi, procijeniti aktivnosti nakon isteka mandata u smislu bilo kakvog sukoba koji bi mogao nastati u vezi s legitimnim interesima agencije i, prema potrebi, sastaviti odgovarajuće preporuke relevantnom nacionalnom nadležnom tijelu. To bi se trebalo dogoditi što je prije moguće, a u idealnom slučaju prije nego što (bivši) član Odbora započne prijavljenu aktivnost.
• Kako bi se osiguralo pravodobno donošenje preporuka, provesti pisane postupke odobrenja za relevantno upravljačko tijelo, čime bi se izbjegla moguća kašnjenja uzrokovana rijetkim sastancima uživo.

4. Mjere ublažavanja

• Istražite cijeli niz dostupnih mjera pri procjeni aktivnosti nakon službe ili mandata, kao što su razdoblja mirovanja, zabrane kontakata i/ili lobiranja te moguće zabrane određenih uloga privatnog sektora.
• Ako se rizici ne mogu u dovoljnoj mjeri ublažiti, (privremeno) zabraniti dotičnoj osobi poduzimanje takvih aktivnosti. U slučaju (bivšeg) člana Odbora koji predstavlja nacionalno tijelo, ta odluka može biti u obliku preporuke nacionalnom tijelu.

Za (bivše) članove osoblja:

• Ako se ograničenjima zabranjuje rješavanje određenih pitanja, olakšava se usklađivanje sastavljanjem i dijeljenjem popisa tih pitanja s dotičnim (bivšim) članom osoblja.

5. Transparentnost

• Nedugo nakon donošenja relevantnih odluka ili preporuka na internetskim stranicama Agencije objaviti informacije o odobrenim aktivnostima bivših viših članova osoblja nakon isteka mandata i aktivnostima bivših članova Odbora nakon isteka mandata.

Za (bivše) članove osoblja:

• Izravno podijelite uvjetne odluke s novim poslodavcem (bivšeg) člana osoblja.
• Primijeniti dovoljno široku definiciju višeg osoblja pri provedbi odredbe iz članka 16. Pravilnika o osoblju EU-a kako bi se uključile sve ključne upravljačke uloge u agenciji.
• Navedite pojedinosti o ograničenjima koja se primjenjuju na bivše članove osoblja za relevantno osoblje na temelju nužnosti pristupa informacijama.

Za (bivše) članove Odbora:

• Podijeliti preporuke o aktivnostima (bivših) članova Odbora nakon isteka mandata koje uključuju ograničenja ili zabrane s relevantnim nacionalnim tijelom i upravljačkim tijelima agencije.

6. Usklađenost i praćenje

• Pratiti usklađenost sa svim primijenjenim mjerama ublažavanja, kao i s obvezom povjerljivosti.
• U slučaju navodne povrede usklađenosti, odmah utvrditi činjenice, procijeniti ozbiljnost neusklađenosti i, u najtežim slučajevima, pokrenuti (disciplinsko) daljnje postupanje.

Za članove osoblja na neplaćenom dopustu:

• uvesti automatizirani sustav upozoravanja kako bi se dotični članovi osoblja i nadležni tim obavijestili o predstojećim rokovima za obnavljanje odobrenih vanjskih aktivnosti.