Podnositelj pritužbe radio je kao stručnjak za vanjskog izvođača iz EU-a na projektu koji je financirao EU u Tanzaniji kojim je upravljala Delegacija Europske unije u Tanzaniji i Istočnoafričkoj zajednici. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je ugovaratelj prekršio tanzanijsko pravo jer se nije registrirao u Tanzaniji, zbog čega nije mogao dobiti valjanu radnu dozvolu. Nakon toga ugovaratelj je obavijestio podnositelja pritužbe o svojoj odluci da raskine ugovor, uzimajući u obzir zabrinutost u pogledu rada podnositelja pritužbe koju je iznijela delegacija EU-a.

Ombudsmanica je pokrenula istragu o zabrinutosti podnositelja pritužbe u pogledu načina na koji je delegacija rješavala oba pitanja. U tom je pogledu Ombudsmanica uputila na svoje dosljedno stajalište da bi, ako institucije EU-a traže zamjenu stručnjaka koji rade na projektima EU-a, te pojedince trebalo saslušati prije njihove zamjene. Iako je Komisija tvrdila da nije zatražila zamjenu stručnjaka, Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija bila uključena u odluku o zamjeni. Ombudsman je stoga utvrdio da Komisija nije osigurala poštovanje prava podnositelja pritužbe na saslušanje prije njegove zamjene, što je dovelo do nepravilnosti u postupanju.  Dala je prijedlog za poboljšanje kako bi se spriječilo da se to pitanje pojavi u budućnosti. 

Osim toga, ombudsmanica je utvrdila da, s obzirom na to da je ugovor podnositelja pritužbe raskinut, nisu bile opravdane daljnje istrage o pitanju radne dozvole. Međutim, Komisiji je dala prijedlog za poboljšanje i pozvala je da provjeri to pitanje jer bi to moglo utjecati na druge stručnjake koji rade na projektu EU-a. 

 

Agencije EU-a imaju središnju ulogu u provedbi politika EU-a i pružanju tehničkog, znanstvenog i pravnog stručnog znanja u ključnim sektorima. Svaka percepcija da njihovi javni službenici ostvaruju privatne interese koji su u sukobu s njihovim dužnostima može narušiti povjerenje javnosti u njihov rad. Europski ombudsman dosljedno ističe rizike pojave „rotirajućih vrata”, u kojoj osoblje prelazi na vanjske uloge, posebno u privatnom sektoru. Čak i mali broj istaknutih slučajeva može izazvati javnu nemirnu štetu i štetu za ugled, što se odražava u nedavnim istragama.

Istodobno, uprava EU-a mora privući kvalificirane stručnjake kako bi se bavila prioritetima kao što su održivost, digitalizacija i sigurnost. Mjere kao što su razdoblja mirovanja i ograničenja radnih mjesta mogu utjecati na fleksibilnost karijere, posebno u područjima kao što su pravo, financije ili tehnologija.

U tom je kontekstu u ovoj istrazi sa sustavnog stajališta ispitano kako agencije EU-a rješavaju slučajeve rotirajućih vrata. Cilj je bio utvrditi dobre prakse i moguće nedostatke u postojećim politikama i praksama. U tu je svrhu Ombudsmanica provela detaljnu reviziju politika koje je uspostavilo 15 agencija EU-a i pregledala 54 predmeta o pojedinačnim predmetima koje je obradilo devet agencija EU-a. Istražni tim Ombudsmana sastao se s predstavnicima pet agencija EU-a kako bi razjasnio neriješena pitanja.

Gotovo sve agencije EU-a koje su Ombudsmanu dostavile dokumentaciju izjavile su da su usvojile pristup Europske komisije provedbi pravnih obveza osoblja koje prelazi na uloge u privatnom sektoru, bilo po odlasku ili tijekom neplaćenog dopusta. Međutim, Ombudsmanica je utvrdila da neke agencije EU-a imaju detaljnije i sveobuhvatnije smjernice o provedbi tih pravnih obveza od drugih. Razlike koje je Ombudsman utvrdio odnose se na način na koji agencije postupaju sa zakašnjelim ili nepotpunim obavijestima o aktivnostima nakon pružanja usluga, način na koji agencije ocjenjuju takve obavijesti, prirodu uvedenih mjera ublažavanja, transparentnost odluka o prijavljenim aktivnostima nakon pružanja usluga i način na koji se prate sve obveze koje iz njih proizlaze, kao i način na koji agencije osposobljavaju osoblje o svojim etičkim obvezama.

Nadalje, Ombudsman je utvrdio da se pravila i politike kojima se uređuju aktivnosti osoba koje nisu članovi osoblja nakon isteka mandata, odnosno članovi upravnih odbora agencija ili odbora nadzornih tijela, znatno razlikuju. Većinu članova Odbora agencija imenuju nacionalna tijela i oni predstavljaju svoje države članice, što znači da i dalje podliježu nacionalnim etičkim pravilima, koja se razlikuju među državama članicama. Kako bi se riješili mogući sukobi interesa i šteta za ugled koji proizlaze iz pokreta „rotirajućih vrata”, samo je nekoliko upravljačkih tijela agencija EU-a ispitanih u ovoj istrazi donijelo politike kojima se uređuju aktivnosti (bivših) članova Odbora nakon isteka mandata.

Kako bi pomogao agencijama EU-a u daljnjem jačanju njihovih pravila o pokretima rotirajućih vrata, Ombudsman je utvrdio niz smjernica za dobru praksu:

• Snažan okvir integriteta započinje prevencijom: pružanje jasnih smjernica osoblju i članovima odbora, redovito osposobljavanje i tekuće inicijative za podizanje svijesti kako bi se osiguralo potpuno razumijevanje etičkih obveza od ključne je važnosti.
• To je pojačano robusnim standardnim operativnim postupcima za rješavanje situacija rotirajućih vrata, koji pružaju jasan, postupan pristup obavijestima, procjenama i usklađenosti.
• Transparentni kriteriji za ograničavanje uloga nakon službe ili mandata moraju se utvrditi unaprijed kako bi pojedinci bili u potpunosti svjesni ograničenja prije pristupanja.
• Kada se signalizira prelazak u privatni sektor, agencije bi trebale djelovati brzo - provođenjem temeljitih procjena rizika, utvrđivanjem mogućih sukoba interesa i poduzimanjem hitnih mjera predostrožnosti kao što su ukidanje prava pristupa ili preraspodjela odgovornosti gdje je to potrebno.
• Donošenje odluka trebalo bi biti pošteno, transparentno i dobro dokumentirano, čime bi se pojedincima omogućilo da komentiraju predložena ograničenja, a istodobno bi se osiguralo da se rizicima učinkovito upravlja razmjernim mjerama kao što su razdoblja mirovanja, zabrane lobiranja ili, prema potrebi, izravne zabrane.
• U pravodobnim obrazloženim odlukama moraju biti jasno navedena prava na žalbu.
• Osim temeljitog donošenja odluka, odgovornost ovisi o snažnoj provedbi. To uključuje objavljivanje sažetaka odobrenih aktivnosti, aktivno praćenje usklađenosti s propisanim uvjetima i poštovanje obveza povjerljivosti.
• Ako se sumnja na kršenja, agencije moraju brzo odgovoriti, utvrditi činjenice i poduzeti disciplinske mjere u ozbiljnim slučajevima, kako bi se održalo povjerenje i zaštitio institucionalni integritet.

Ombudsmanica zaključuje da agencije EU-a mogu mnogo naučiti iz prakse drugih agencija. Ombudsmanica namjerava primijeniti te smjernice o dobroj praksi na slučajeve o kojima bi mogla biti obaviještena u budućnosti.