Ombudsmannens undersökning av kommissionens hantering av en begäran om textmeddelanden mellan dess ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag är en väckarklocka för alla EU-institutioner om att säkerställa ansvarsskyldighet i en tid av snabbmeddelanden.

Ett år efter en journalists första begäran har kommissionen fortfarande inte klargjort om det finns meddelanden som rapporteras gälla större upphandlingar av vaccin och om allmänheten har rätt att se dem.

Ombudsmannen hade uppmanat kommissionen att göra en grundligare sökning efter textmeddelandena i samband med att administrativa missförhållanden konstaterades i januari.

I kommissionens svar nyligen angavs inte om den hade tittat direkt och korrekt på textmeddelandena och om inte, varför inte.

I svaret erkändes att arbetsrelaterade textmeddelanden kan vara EU-dokument, men det upprepades att kommissionens interna politik i själva verket är att inte registrera textmeddelanden.

Ombudsmannen har avslutat undersökningen och bekräftat sitt konstaterande av administrativa missförhållanden.

”Kommissionens svar på mina iakttagelser besvarade varken den grundläggande frågan om huruvida textmeddelandena i fråga finns eller gav någon klarhet om hur kommissionen skulle svara på en specifik begäran om andra textmeddelanden”, sade Emily O’Reilly.

”Hantering av denna begäran om tillgång till handlingar ger en EU-institution ett beklagligt intryck som inte kommer i frågor av betydande allmänintresse.”

”Allmänhetens tillgång till arbetsrelaterade textmeddelanden är ett nytt område för EU:s förvaltning och måste hanteras på ett sakligt och ärligt sätt. Denna undersökning är en väckarklocka för alla EU-institutioner.”

”Den senaste tidens avslöjanden om lobbyverksamhet av ett amerikanskt multinationellt företag i Europa, inklusive läckta textmeddelanden, visar hur brådskande denna fråga är för offentliga förvaltningar.” sade ombudsmannen.

Rekommendationer för inspelning av arbetsrelaterade textmeddelanden

Efter att ha samlat in information om regler och praxis för inspelning av text- och snabbmeddelanden inom EU:s förvaltning offentliggör ombudsmannen i dag praktiska rekommendationer för att hantera denna fråga.

I rekommendationerna (se fullständig förteckning här) anges följande:

• Arbetsrelaterade texter och snabbmeddelanden bör erkännas som EU-handlingar.
• Tekniska lösningar bör införas för att möjliggöra enkel registrering av sådana meddelanden.
• Personalen bör ha tydlig vägledning om hur sådana meddelanden ska spelas in.
• Begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar som kan omfatta textmeddelanden bör behandlas på ett sätt som tar hänsyn till alla platser där sådana meddelanden kan lagras.

Bakgrund

I april 2021 publicerade New York Times en artikel där man rapporterade att kommissionens ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag hade utbytt texter om upphandling av covid-19-vacciner. Detta föranledde en journalist att begära allmänhetens tillgång till textmeddelanden och andra handlingar som rör utbytet.  Klaganden vände sig till ombudsmannen efter det att kommissionen inte hade identifierat några textmeddelanden som omfattades av hans begäran.

Ombudsmannens undersökning visade att kommissionen inte uttryckligen bad ordförandens kansli att leta efter textmeddelanden. I stället uppmanades hennes kansli att leta efter dokument som uppfyller kommissionens interna kriterier för inspelning – textmeddelanden anses inte uppfylla dessa kriterier. Ombudsmannen konstaterade att detta utgjorde administrativa missförhållanden och bad ombudsmannen att göra en mer omfattande undersökning av textmeddelandena.

I förordning 1049/2001, som fastställer allmänhetens rätt till tillgång till EU:s handlingar, definieras en handling som ”allt innehåll, oavsett medium (på papper eller lagrat i elektronisk form eller som ljud- och bildupptagningar eller audiovisuella upptagningar) som rör den politik, de åtgärder och de beslut som omfattas av institutionens ansvarsområde”.