Klaganden begärde att Europeiska kommissionen skulle ge allmänheten tillgång till textmeddelanden och andra handlingar om diskussioner mellan kommissionens ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag om inköp av covid-19-vacciner. Kommissionen svarade att den inte identifierade några textmeddelanden som omfattades av begäran.

I samband med ombudsmannens undersökning framkom det att kommissionen inte anser att textmeddelanden i allmänhet omfattas av dess interna kriterier för registrering i dess dokumentregister, på grund av innehållets ”kortlivade” karaktär. Vid behandlingen av begäran hade kommissionen bett kommissionsordförandens personliga kontor (kabinett) att endast identifiera handlingar som uppfyller dess registreringskriterier. Kommissionens ordförandes personliga kontor var därför inte skyldigt att identifiera några textmeddelanden, och kommissionen bedömde därför inte huruvida sådana meddelanden skulle lämnas ut.

Ombudsmannen ansåg att detta utgjorde ett administrativt missförhållande. För att ta itu med detta rekommenderade hon att kommissionen skulle be kommissionens ordförandes personliga kontor att på nytt söka efter relevanta textmeddelanden och klargöra att sökningen inte bör begränsas till registrerade handlingar eller handlingar som uppfyller registreringskriterierna. Om några textmeddelanden senare identifierades uppmanade hon kommissionen att bedöma om allmänhetens tillgång kunde beviljas.

Som svar informerade kommissionen inte ombudsmannen om huruvida den på nytt hade letat efter textmeddelanden som inte hade registrerats i dess register och angav inga skäl till varför den inte hade letat efter sådana meddelanden. Mot denna bakgrund bekräftade ombudsmannen hennes konstaterande av administrativa missförhållanden.