Ärendetitel: Europeiska kommissionens vägran att ge allmänheten tillgång till textmeddelanden som utväxlats mellan kommissionens ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag om inköp av ett covid-19-vaccin

Datum: Tisdagen den 5 oktober 2021

Distansmöte (Webex)

Närvarande

Europeiska kommissionen (generalsekretariatet)

Direktör (Öppenhet, effektivitet & Resurser)

Biträdande enhetschef (öppenhet, dokumenthantering och tillgång till handlingar)

Biträdande enhetschef (hälsa, utbildning och kultur)

Politisk handläggare - Team Leader Records Management och Archives

Juridisk och politisk handläggare – tillgång till handlingar

Högre sakkunnig – samordnare för interinstitutionella förbindelser – förbindelser med Europeiska ombudsmannen

Europeiska ombudsmannen (direktoratet för undersökningar)

HICKEY Rosita, direktör för undersökningar

DYRBERG Peter, utrednings- och processexpert

KING Jennifer, juridisk expert

GEHRING Michaela, handläggare

EHNERT Tanja, handläggare

Mötets syfte

Syftet med mötet var att ombudsmannens undersökningsgrupp skulle få ytterligare information om ärendet, särskilt i) om kommissionens policy att föra register över textmeddelanden (nedan även kallad textmeddelanden) och hur denna policy genomförs i praktiken, och ii) om, och i så fall hur och var, kommissionen sökte efter eventuella textmeddelanden som omfattas av klagandens begäran.

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig, tackade kommissionens företrädare för mötet med dem och redogjorde för syftet med mötet. De beskrev den rättsliga ram som gäller för möten som hålls av ombudsmannen, särskilt att ombudsmannen inte skulle lämna ut någon information som kommissionen identifierat som konfidentiell, varken till den klagande eller till någon annan person utanför ombudsmannens kansli, utan kommissionens förhandsgodkännande ^[1].

Undersökningsgruppen förklarade att den skulle utarbeta ett utkast till rapport om mötet som skulle skickas till kommissionen för att säkerställa att den var sakligt korrekt och fullständig. Mötesrapporten skulle sedan färdigställas, ingå i ärendehandlingarna och överlämnas till klaganden. Inga konfidentiella uppgifter skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till klaganden eller någon tredje part.

Information från kommissionen

Om kommissionens policy för registerföring

Kommissionens företrädare förklarade att kommissionens regler om registerföring anges i dess beslut om registerhantering och arkiv ^[2] samt i dess riktlinjer för registrering av handlingar ^[3].

Artikel 7.1 i beslutet innehåller följande definition av de handlingar som skall registreras i kommissionens dokumenthanteringssystem:

”Handlingar ska registreras om de innehåller viktiga uppgifter som inte är kortlivade eller om de kan innebära åtgärder eller uppföljning från kommissionens eller någon av dess avdelningars sida.”

I riktlinjerna anges följande detaljerade kriterier för registrering:

”(...) Om svaret på samtliga följande frågor är ”ja”, måste handlingen registreras i Ares och/eller det relevanta systemet för hantering av företagsdokument.

1. Omfattas dokumentet av institutionens ansvarsområde när det gäller politik, verksamhet eller beslut?

2. Är informationen i dokumentet viktig och inte kortlivad?

Denna fråga kräver en subtil bedömning med beaktande av det berörda dokumentets innehåll och sammanhang.

• Ett dokument som kräver åtgärder eller uppföljning av Europeiska kommissionen eller någon av dess avdelningar, eller som involverar institutionens ansvar, är viktigt och inte kortlivat. På samma sätt anses ett dokument som senare kan behövas som bevis i enlighet med de regler och förordningar som är tillämpliga på den underliggande ”affärsprocessen” vara viktigt och inte kortlivat.
• Däremot anses information vara oviktig och kortlivad om det inte skulle få några negativa administrativa eller rättsliga konsekvenser för Europeiska kommissionen om den inte behölls.

3. Är dokumentet upprättat eller mottaget av Europeiska kommissionen?

• En handling anses vara ”utarbetad” endast om den är ”stabil”, dvs. om den har godkänts som färdig för översändande av den person som har befogenhet att ta ansvar för dess innehåll i enlighet med de regler och förordningar som gäller för den underliggande ”affärsprocessen”.
• Denna person behöver inte vara den person som ansvarar för den praktiska uppgiften att utarbeta eller skriva, utan snarare den person eller administrativa enhet som ansvarar för innehållet i enlighet med Europeiska kommissionens förfarandekrav och interna regler för den berörda affärsprocessen.
• En handling betraktas som ”mottagen” om den avsiktligt har överlämnats till Europeiska kommissionen av den (externa) avsändaren.”

Kommissionens företrädare ansåg att texter och liknande meddelanden är kortlivade och kortlivade, vilket innebär att de inte uppfyller ovannämnda kriterier för registrering i kommissionens dokumenthanteringssystem. Kommissionens företrädare angav emellertid att den relevanta aspekten för att avgöra huruvida information registreras inte är dess medium utan dess innehåll. Om innehållet i en text var sådant att det återspeglade ett kommissionsbeslut eller på något sätt förpliktade kommissionen, skulle det därför behöva registreras som andra handlingar, till exempel genom att uppgifterna registreras i form av en notering i den relevanta akten.

Hittills har kommissionen inte registrerat några textmeddelanden i sitt dokumenthanteringssystem. Detta är logiskt med tanke på att texter vanligtvis är kortlivade och inte används i kommissionens formella beslutsfattande och att de inte är bindande för institutionen.

Eftersom texter inte anses uppfylla kriterierna för registrering har kommissionen ingen teknisk mekanism för detta ändamål. Däremot finns det en mekanism för e-post som relativt enkelt kan registreras i kommissionens dokumenthanteringssystem genom att klicka på en knapp (om de uppfyller de tre kriterier som anges i riktlinjerna enligt ovan). Eftersom texterna inte är registrerade omfattas de därefter inte av kommissionens tidsplan för bevarande.

För att säkerställa personalens medvetenhet om vad som måste registreras tillhandahåller kommissionen regelbunden utbildning om dokumenthantering på alla nivåer, bland annat för handläggare, enhetschefer och kanslimedlemmar. Denna utbildning bygger på kommissionens riktlinjer, men hanteringen av texter och snabbmeddelanden nämns inte specifikt under utbildningen. Eftersom textmeddelanden inte registreras får deltagarna inte instruktioner om hur en text ska spelas in. I den vägledning som kommissionen har tillgång till anges dock att om informationen i en text anses vara viktig, varaktig och uppfylla de registreringskriterier som anges ovan bör den registreras och bevaras i ett annat format, t.ex. som en anteckning i akten.

Dessutom har varje generaldirektorat (GD) en expert på etik och öppenhet som regelbundet får riktad utbildning om registerhållning. Dessa experter träffas varje månad för att diskutera utvecklingen i området. De utbildar i sin tur sina kollegor inom generaldirektoratet och fungerar som kontaktpunkt vid frågor.

När det gäller kommissionsledamöternas kanslier har var och en av dem en dokumenthanteringsansvarig som får utbildning i dokumenthantering i början av varje ny mandatperiod. Det är sedan upp till kanslierna att inrätta sina processer för att säkerställa efterlevnaden av kommissionens regler om registerföring.

När det gäller att identifiera dokument som måste registreras sade kommissionens företrädare att det är varje författares/mottagares ansvar att göra en bedömning och avgöra om dokumentet uppfyller kriterierna.

När det gäller begäranden om allmänhetens tillgång till handlingar förklarade kommissionens företrädare att begäran i det inledande skedet av behandlingen tilldelas den behöriga avdelning från vilken handlingarna (kan) härrör, med beaktande av föremålet för begäran. Det berörda generaldirektoratet och kansliet ^[4] (om begäran avser kanslihandlingar) gör sedan en första sökning efter eventuella handlingar. Om det inte finns några handlingar och sökanden hyser tvivel om detta (genom att lämna in en ”bekräftande ansökan”) kontaktar enhet C1 ”Öppenhet, dokumenthantering och tillgång till handlingar” vid generalsekretariatet det berörda generaldirektoratet på nytt och begär att de ska göra en ny sökning. Om generaldirektoratet bekräftar att det inte finns några ytterligare handlingar kräver enhet C1 ”Öppenhet, dokumenthantering och tillgång till handlingar” ett undertecknat meddelande från generaldirektören som bekräftar detta uttalande. 

När det gäller användningen av professionella smarttelefoner sade kommissionens företrädare att kommissionen har en policy för vem som kan få tillgång till en smarttelefon, som omfattar all ledning, det vill säga alla biträdande enhetschefer och högre. Kommissionen har dock också en strategi för att ”ta med din egen smarttelefon”, vilket innebär att personalen kan installera relevant programvara på sina personliga smarttelefoner för att få tillgång till sina e-postkonton vid kommissionen. I detta fall fastställs personalens skyldigheter i användarstadgan för den privata mobila enheten. Kommissionens företrädare sade att de skulle kontrollera om denna policy fastställs skriftligen och, om det finns relevanta dokument, förse ombudsmannen med en kopia.

I det aktuella fallet

När det gäller klagandens begäran om tillgång förklarade kommissionens företrädare att den enhet inom generalsekretariatet som handlägger begäran samrådde med ordförandens kansli efter det att den ursprungliga begäran mottagits. Regeringen identifierade tre handlingar som omfattades av begäran. Enhet E.4 ”Hälsa, utbildning ochamp; kultur” vid generalsekretariatet med ansvar för handläggningen av begäran i det inledande skedet bedömde därefter dessa tre handlingar och beslutade att bevilja klaganden omfattande partiell tillgång.

När klaganden lämnade in en bekräftande ansökan och hävdade att det borde finnas ytterligare handlingar, nämligen texter, samrådde enhet C1 ”Öppenhet, dokumenthantering och tillgång till handlingar” vid generalsekreteraren, i linje med det interna förfarandet, på nytt med ordförandens kansli. Ordförandens kansli bekräftade att det inte finns några ytterligare handlingar som uppfyller registreringskriterierna. Generalsekretariatet beaktade sedan denna bedömning i sitt svar till klaganden.

Diskussionerna med ordförandens kansli registrerades i åtkomstfilen och kommer att delas med ombudsmannen.

Mötets avslutande

Undersökningsgruppen tackade kommissionens företrädare för deras tid och för de förklaringar som lämnats, och mötet avslutades.

Efter mötet försåg kommissionen ombudsmannen med kopior av följande handlingar som den ansåg vara konfidentiella:

• Diskussioner med ordförandens kansli om klagandens begäran om tillgång.
• Privat mobil enhet – användarstadga
• Mobil enhet för företag – användarstadga.
• Två dokument om kommissionens policy för tilldelning av it-utrustning.

Bryssel den 8 december 2021

Rosita Hickey Michaela Gehring

Direktör för förfrågningar Inquiries Officer

[1] Artikel 4.8 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[2] Kommissionens beslut av den 6 juli 2020 om dokumenthantering och arkiv, tillgängligt på https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/c_2020_4482_en.pdf.

[3] Kommissionen bekräftade att detta dokument kan delas med klaganden. Den kommer att bifogas denna rapport.

[4] Det är viktigt att understryka att kanslierna inte svarar direkt på begäranden om tillgång till handlingar. Framställningar som rör handlingar som härrör från kanslierna handläggs av berörda generaldirektorat/avdelningar som betjänar respektive kommissionsledamot (inklusive kommissionens ordförande och vice ordförande). Enligt kommissionens administrativa praxis identifieras handlingar vanligtvis av kanslierna och svaren utarbetas av den berörda avdelningen, efter samråd med det berörda kansliet om det eventuella utlämnandet.