Bakgrund

1. I april 2021 rapporterade New York Times [1] att kommissionens ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag hade utbytt textmeddelanden och samtal om upphandling av covid-19-vacciner.

2. EU:s upphandling är ett mycket reglerat område för EU:s verksamhet, som ofta omfattar stora summor offentliga medel [2]. I allmänhet råder en hög grad av öppenhet på detta område.

3. I maj 2021 bad klaganden, en journalist, kommissionen om allmänhetens tillgång [3] till textmeddelanden och andra handlingar med anknytning till utbytena om den upphandling som nämns i den artikeln.

4. Kommissionen identifierade tre handlingar som omfattades av klagandens begäran som den gav bred tillgång till. Kommissionen har dock inte identifierat några textmeddelanden.

5. Klaganden bad kommissionen att ompröva sitt beslut (genom att göra en ”bekräftande ansökan”) och ifrågasatte att inga textmeddelanden hade identifierats.

6. I juli 2021 svarade kommissionen klaganden och upprepade att den inte innehar några ytterligare handlingar.

7. Klaganden var missnöjd och vände sig till ombudsmannen, som inledde en undersökning av klagandens oro över att kommissionen inte hade identifierat och lämnat ut de textmeddelanden som han sökte tillgång till.

8. Under undersökningens gång träffade ombudsmannens undersökningsgrupp företrädare för kommissionen för att få ytterligare information om ärendet. En rapport om detta möte [4] delades med klaganden, som sedan lämnade sina synpunkter. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade också handlingar som i detalj redogjorde för hur kommissionen hade hanterat begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

9. Undersökningen visade att kommissionen vid behandlingen av begäran om allmänhetens tillgång inte hade gjort en fullständig sökning efter de begärda textmeddelandena, utan hade begränsat sin sökning till registrerade textmeddelanden. Utredningen visade också att kommissionens politik i praktiken är att inte registrera textmeddelanden. Det sätt på vilket kommissionen hanterade begäran var således uppenbart otillräckligt. Kommissionen kontrollerade inte om den faktiskt hade textmeddelandena. Trots nyhetsrapporteringen om att sådana meddelanden existerar begränsade kommissionen sin sökning till registrerade meddelanden, som den måste ha känt till, med tanke på sin registreringspolitik, skulle leda till att det inte fanns några textmeddelanden.

10. Mot denna bakgrund ansåg ombudsmannen att det förelåg administrativa missförhållanden i hur kommissionen hade behandlat begäran och rekommenderade kommissionen att åtgärda detta administrativa missförhållande [5].

Ombudsmannens rekommendation

11. Ombudsmannen lämnade följande rekommendation [6] till kommissionen:

Kommissionen bör be ordförandens kansli att på nytt söka efter relevanta textmeddelanden och klargöra att sökningen inte bör begränsas till registrerade handlingar eller handlingar som uppfyller dess registreringskriterier.

Om de rapporterade textmeddelandena finns och identifieras bör kommissionen bedöma om allmänheten kan beviljas tillgång till dem i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001.

12. Som svar på detta informerade kommissionen inte ombudsmannen om huruvida den hade genomfört den sökning som hon hade rekommenderat. Kommissionen godtog att textmeddelanden är handlingar i den mening som avses i förordning 1049/2001. Kommissionen uppgav dock att den vid behandlingen av begäran hade följt sin etablerade praxis, nämligen att endast söka efter registrerade handlingar (det vill säga handlingar som uppfyller dess registreringskriterier).

13. I sina synpunkter på kommissionens svar påpekade klaganden att det fortfarande var oklart om textmeddelandena i fråga (fortfarande) existerade.

Ombudsmannens bedömning efter rekommendationen

14. Kommissionen bör behandla ansökningar om allmänhetens tillgång till handlingar i enlighet med lagstiftningen, dvs. förordning (EG) nr 1049/2001, och principerna för god förvaltning. Kommissionen måste sträva efter att vara lyhörd, tillmötesgående och medborgarvänlig.

15. Detta fall handlar inte om den allmänna frågan om huruvida textmeddelanden ska registreras eller inte. Frågan om EU-institutionernas registrering av text- och snabbmeddelanden är föremål för ombudsmannens strategiska initiativ SI/4/2021 [7]. Ombudsmannen uppmuntras att kommissionen i sitt svar på denna undersökning har förklarat sin avsikt att utfärda ytterligare vägledning om moderna kommunikationsverktyg såsom text- och snabbmeddelanden. Ombudsmannen litar på att kommissionen kommer att utgå från de riktlinjer för god praxis som följer av hennes strategiska initiativ.

16. Frågan i detta mål är hur kommissionen hanterade begäran om allmänhetens tillgång till handlingar.

17. Det råder inget tvivel om att textmeddelanden (vars innehåll rör den politik, de åtgärder och de beslut som faller inom institutionens ansvarsområde) betraktas som EU-handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Ombudsmannen välkomnar att kommissionen nu har erkänt detta i sitt svar på hennes rekommendation [8].

18. Trots detta erkännande utesluter kommissionen i praktiken textmeddelanden från tillämpningsområdet för förordning (EG) nr 1049/2001.

19. Såsom ombudsmannen påpekade i sin rekommendation är det rättsligt sett inte relevant för definitionen av en ”handling” enligt förordning 1049/2001 huruvida textmeddelanden registreras i den berörda institutionens dokumenthanteringssystem.

20. I detta fall framgick det av en välrenommerad tidning att kommissionens ordförande hade utväxlat textmeddelanden om upphandling av covid-19-vaccin, ”en fråga som rör den politik, de åtgärder och de beslut som omfattas av institutionens ansvarsområde”[9]. Dessa textmeddelanden måste ha lagrats av kommissionen under en viss tid [10].  

21. Trots detta har kommissionen ett år efter en rekommendation från ombudsmannen fortfarande inte framfört några skäl som skulle hindra den från att göra en fullständig sökning efter textmeddelandena.

22. Mot denna bakgrund vidhåller ombudsmannen sitt konstaterande av administrativa missförhållanden.  

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Kommissionen borde ha sökt efter de begärda handlingarna, även de som inte registrerats. Kommissionens underlåtenhet att göra detta utgör ett administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 12 juli 2022

[1] Finns på: https://www.nytimes.com/2021/04/28/world/europe/european-union-pfizer-von-der-leyen-coronavirus-vaccine.html. Till exempel säger artikeln:

”Under en månad hade Ursula von der Leyen utbytt texter och samtal med (...) verkställande direktören (...). Och när de talade, blev två saker tydliga: ”[företaget]” kan ha fler doser som det kan erbjuda blocket – många fler. Och Europeiska unionen skulle vara glad över att ha dem. Denna personliga diplomati spelade en stor roll i en överenskommelse, som ska slutföras denna vecka, där Europeiska unionen kommer att låsa in 1,8 miljarder doser (...).”

[2] https://ted.europa.eu/TED/search/canReport.do

[3] Enligt förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar gäller följande: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

Begäran om åtkomst gjordes via AskTheEU.org och finns på: https://www.asktheeu.org/en/request/exchange_between_president_von_d.

[4] Sammanträdesrapporten finns på följande webbplats: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/150175.

[5] Den aktuella undersökningen avsåg inte kommissionens policy för vilka handlingar, inklusive textmeddelanden, som ska registreras eller inte. Utredningen gäller hur kommissionen hanterade en begäran om tillgång till handlingar som den enkelt kan kontrollera om den innehar eller inte.

[6] Rekommendationen finns i sin helhet på följande webbplats: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678.

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59322.

[8] Tidigare hade kommissionen angett något annat i ett svar på en parlamentsfråga https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-9-2021-005139-ASW_EN.html.

[9] Se artikel 3 a i förordning 1049/2001.

[10] Se artikel 2.3 i förordning 1049/2001.