Ombudsmannen har kritiserat hur kommissionen hanterade en begäran om allmänhetens tillgång till textmeddelanden mellan sin ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag.

Hon har nu bett den att göra en mer omfattande sökning efter relevanta meddelanden.

Som svar på en journalists begäran om allmänhetens tillgång till information uppgav kommissionen att det inte hade förts något register över sådana meddelanden, som rörde inköp av covid-19-vacciner. 

Ombudsmannens undersökning visade att kommissionen inte uttryckligen bad ordförandens personliga kontor (kabinett) att leta efter textmeddelanden.

I stället uppmanades hennes kansli att leta efter dokument som uppfyller kommissionens interna kriterier för inspelning – textmeddelanden anses för närvarande inte uppfylla dessa kriterier.

 Ombudsmannen konstaterade att detta utgjorde administrativa missförhållanden.

”Det snäva sätt på vilket denna begäran om allmänhetens tillgång behandlades innebar att inga försök gjordes att identifiera om det fanns några textmeddelanden. Detta uppfyller inte de rimliga förväntningarna på öppenhet och administrativa standarder inom kommissionen”, sade Emily O’Reilly.

 ”Alla textmeddelanden behöver inte registreras, men textmeddelanden omfattas helt klart av EU:s öppenhetslagstiftning och därför bör relevanta textmeddelanden registreras. Det är inte trovärdigt att påstå något annat.”

”När det gäller allmänhetens rätt till tillgång till EU-handlingar är det innehållet i handlingen som är av betydelse och inte anordningen eller formen. Om textmeddelanden rör EU:s politik och beslut bör de behandlas som EU-dokument. EU-förvaltningen måste uppdatera sina rutiner för dokumentregistrering för att återspegla denna verklighet.”

”Tillgång till EU-handlingar är en grundläggande rättighet. Även om detta är en komplex fråga av många skäl bör EU:s administrativa praxis utvecklas och växa i takt med den tid vi lever i och de moderna metoder vi använder för att kommunicera”, sade ombudsmannen.

Ombudsmannen uppmanade kommissionen att be kommissionens ordförandes personliga kontor att på nytt söka efter relevanta textmeddelanden. Om textmeddelanden identifieras bör kommissionen sedan bedöma om de uppfyller kriterierna – enligt EU:s lagstiftning om tillgång till handlingar – för att lämnas ut.

Bakgrund

I april 2021 publicerade New York Times en artikel där man rapporterade att kommissionens ordförande och verkställande direktören för ett läkemedelsföretag hade utbytt texter om upphandling av covid-19-vacciner. Detta föranledde en journalist att begära allmänhetens tillgång till textmeddelanden och andra handlingar som rör utbytet.  Kommissionen identifierade tre handlingar som omfattades av begäran - ett e-postmeddelande, en skrivelse och ett pressmeddelande - som alla offentliggjordes. Klaganden vände sig till ombudsmannen eftersom kommissionen inte hade identifierat några textmeddelanden.

I förordning 1049/2001, som fastställer allmänhetens rätt till tillgång till EU:s handlingar, definieras en handling som ”ett nytt innehåll oavsett medium (på papper eller lagrat i elektronisk form eller som en ljud- och bildupptagning eller audiovisuell upptagning) i en fråga som rör den politik, de åtgärder och de beslut som omfattas av institutionens ansvarsområde”.

Frågan om huruvida textmeddelanden ska registreras behandlas i ett separat pågående strategiskt initiativ om hur EU-institutionerna registrerar text- och snabbmeddelanden som skickas/mottas av anställda i deras yrkesutövning.

 Närmare uppgifter om rekommendationen finns här.