U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka opisuje se kako Europski ombudsman štiti vaše osobne podatke kada odgovarate na savjetovanje s Europskim ombudsmanom i gdje, kao takav, Europski ombudsman djeluje kao voditelj obrade podataka. U ovoj se izjavi također navode prava koja imate kao ispitanik.

Konkretno, u njemu se objašnjava razlog prikupljanja i obrade podataka; način na koji Europski ombudsman prikuplja pružene podatke, postupa s njima i osigurava njihovu zaštitu; i koja prava subjekti koji pridonose utvrđivanju mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Sudionici ispunjavaju obrazac za kontakt na internetskim stranicama Europskog ombudsmana, koji usmjerava doprinose na posebnu e-adresu za savjetovanje. Odgovori se mogu poslati i pismom ili e-poštom. Relevantno osoblje u uredu Europskog ombudsmana obrađuje doprinose.

Europski ombudsman može stupiti u kontakt sa sudionicima kako bi zatražio pojašnjenja i/ili širio rezultate savjetovanja/istrage. Podaci za kontakt osobe odgovorne za istragu navedeni su u pozivu na savjetovanje.

Prikupljeni i dalje obrađeni osobni podaci potrebni su za sudjelovanje u savjetovanju, kako slijedi: ime, prezime, e-pošta, opis radnog mjesta i željeni jezik za daljnju korespondenciju, drugi jezik na kojem bi se prihvatio odgovor i sadržaj (većinom stajališta pojedinca ili organizacije o toj temi).

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Europski ombudsman želi javnosti i zainteresiranim dionicima pružiti priliku da izraze svoja stajališta u kontekstu strateških istraga i inicijativa koje bi imale koristi od vanjskog doprinosa i stoga mogu pokrenuti javna savjetovanja.

3. Koja je pravna osnova i nužnost obrade tih podataka?

Pravna je osnova za taj postupak obrade članak 11. UEU-a.

Osobni podaci obrađuju se u skladu s Uredbom 2018/1725 o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a. Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe 2018/1725).

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Sektor za informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT) Europskog ombudsmana upravlja podacima dostavljenima na internetskoj stranici. Osoblje Europskog ombudsmana odgovorno za provedbu javnih savjetovanja i ovlašteno osoblje, na temelju načela nužnosti pristupa podacima, dodatno će obrađivati podatke koje su dostavili doprinositelji.

5. Tko će biti primatelji podataka?

Osoblje Europskog ombudsmana odgovorno za ovaj postupak obrade ima pristup vašim osobnim podacima; kao i drugo ovlašteno osoblje Europskog ombudsmana na temelju nužnosti pristupa podacima.

U okviru istražnog postupka Europski ombudsman prosljeđuje sve primljene doprinose relevantnoj instituciji, tijelu, uredu ili agenciji EU-a. U interesu transparentnosti Europski ombudsman daje javne doprinose primljene tijekom savjetovanja.

Ako sudjelujete u savjetovanju, morate navesti sebe i organizaciju u čije ime sudjelujete. Ne prihvaćaju se anonimni doprinosi savjetovanjima. To je kako bi se izbjegla zlouporaba.

U interesu transparentnosti, Europski ombudsman daje javne doprinose koje je primio kao odgovor na javno savjetovanje. Vaši osobni podaci neće biti objavljeni. Trebali biste izbjegavati uključivanje nepotrebnih osobnih podataka u svoje doprinose, posebno osobnih podataka trećih strana. Ako su takvi podaci uključeni, bit će redigirani iz verzije koja je objavljena.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Doprinosi se pohranjuju u odgovarajućem spisu predmeta u skladu s politikom zadržavanja podataka u sustavu Europskog ombudsmana za upravljanje predmetima u razdoblju od deset godina nakon zaključenja predmeta ^[2]. To uključuje osnovne osobne podatke (ime, prezime, adresa e-pošte), jezične preferencije i odgovore. Doprinosi se arhiviraju u skladu s politikom Europskog ombudsmana o arhiviranju ^[3].

7. Kako štitimo vaše podatke?

Elektronički podaci pohranjuju se na poslužiteljima Europskog ombudsmana. Ti su podaci zaštićeni brojnim sigurnosnim mjerama koje je uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija Europskog ombudsmana radi zaštite cjelovitosti i povjerljivosti elektroničke imovine institucije.

Pristup osobnim podacima zaštićen je upravljanjem pravima pristupa, koja su strogo ograničena i temelje se na načelu nužnog pristupa.

E-adrese nikada se ne objavljuju, ali se pohranjuju i Europski ombudsman ih može upotrebljavati za korespondenciju povezanu s danim odgovorom.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kada sudjelujete u savjetovanju, možete odabrati hoće li vaši osobni podaci biti objavljeni ili ne na našoj internetskoj stranici.

Kao „ispitanik” imate i posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebno pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. Pod određenim uvjetima imate pravo izbrisati svoje osobne podatke, ograničiti obradu vaših osobnih podataka i pravo prigovora na obradu vaših osobnih podataka.

Europski ombudsman odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

Naposljetku, imate se pravo u bilo kojem trenutku obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ako smatrate da je Europski ombudsman povrijedio vaša prava iz Uredbe 2018/1725 zbog obrade vaših osobnih podataka.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka u vezi s javnim savjetovanjima Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: EO@ombudsman.europa.eu

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

[2] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[3] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.