U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava ispitanici mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

Voditelj obrade je Europski ombudsman (EO).

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Kandidati svoje podatke dostavljaju putem internetskog alata za prijavu (internetske stranice). Za provedbu postupka odabira podaci se unose u informatički alat osmišljen za potporu i olakšavanje postupka.

Obrađujemo sljedeće osobne podatke:

• osnovne osobne podatke (ime, prezime, državljanstvo, datum rođenja, e-pošta te grad i zemlja boravišta, telefon);
• informacije sadržane u životopisu (obrazovanje, radno iskustvo, znanje jezika);
• preslike diploma, diploma ili svjedodžbi podnositelja zahtjeva.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Svrha je obrade utvrditi kandidate za program stažiranja koji nudi Ured europskog ombudsmana i provesti odgovarajući postupak odabira.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Pravna osnova su Odluka Europskog ombudsmana o pripravništvu od 13. veljače 202.3 i odgovarajući pozivi na podnošenje prijava za pripravništvo.

Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe 2018/1725).

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Usluge informacijskih i komunikacijskih tehnologija (IKT) Ureda EO-a obrađuju podatke dostavljene na web-mjesto. Odjel za ljudske resurse i članovi osoblja IKT-a upravljaju alatom za odabir.

5. Tko će biti primatelj podataka?

Izvršni nalog, glavni tajnik (ako je primjenjivo), direktor za administraciju, službenik za stažiranje, načelnik odjela za ljudske resurse, voditelji istražnih odjela, članovi osoblja uključeni u procjenu kandidata i sektor IKT-a.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Podaci o kandidatima dostavljeni u internetski alat za prijavu čuvaju se na njihovu osobnom računu na internetu dvije godine ako se žele prijaviti za buduće pripravništvo. Ako se kandidati ne povežu sa svojim računom u roku od dvije godine, račun i podaci sadržani u njemu automatski se brišu nakon što im se pošalje poruka e-pošte s obavijesti. Kandidati mogu zatražiti od izvršnog direktora da u bilo kojem trenutku izbriše njihov račun.

Podaci preneseni u alat za odabir koji se odnose na neuspješne kandidate brišu se devet mjeseci nakon završetka razdoblja stažiranja za koje su prikupljeni podaci. Podaci o kandidatima odabranima za stažiranje brišu se dvije godine nakon završetka razdoblja stažiranja.

7. Kako štitimo podatke ispitanika?

Podaci se prikupljaju online u sigurnom načinu rada. Pristup podacima putem internetskog obrasca zaštićen je lozinkom po izboru podnositelja zahtjeva.

Elektronički podaci pohranjuju se u mrežnom aplikacijskom alatu na poslužiteljima gospodarskog subjekta, što znači da su zaštićeni brojnim sigurnosnim mjerama koje je uspostavio sektor IKT-a radi zaštite cjelovitosti i povjerljivosti elektroničke imovine institucije.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo pristupa svojim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih koristimo. Također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas, pod uvjetom da je zajamčena povjerljivost rasprava i donošenja odluka članova osoblja uključenih u procjenu kandidata, kao i prava drugih kandidata.

Identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku tijekom postupka. Kad je riječ o podacima koji se odnose na kriterije dopuštenosti ili ocjene, pravo na ispravak može se ostvariti do krajnjeg roka za podnošenje zahtjeva.

Imate pravo u bilo kojem trenutku prigovoriti EO-u na korištenje vaših podataka iz razloga koji se odnose na vašu konkretnu situaciju. Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da EO izbriše vaše osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu. Izvršni direktor odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete poslati EO-u pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na postupak odabira stažista u Uredu EO-a na sljedeću adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europski ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Ureda EO-a na sljedeću adresu: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu