Ref. Ares(2024)1197492 – 16/02/2024

1/ Opis postupka obrade

Europski ombudsman provodi istrage o mogućim nepravilnostima u postupanju u instituciji, tijelu, uredu ili agenciji EU-a (dalje u tekstu „institucija EU-a”) i o njima izvješćuje.

Europski ombudsman obrađuje osobne podatke pojedinaca za rješavanje pritužbi i istraga na vlastitu inicijativu ako prikuplja i registrira osobne podatke u svojem elektroničkom sustavu za upravljanje pritužbama (CMS). Europski ombudsman obrađuje osobne podatke podnositelja pritužbe i trećih strana koji su povezani s pritužbom/istragom, bilo zato što ih je podnositelj pritužbe dostavio ili zato što su prikupljeni tijekom istrage. Europski ombudsman može prenijeti osobne podatke drugim institucijama EU-a ili povremeno tijelima država članica, kako je opisano u nastavku.

Pravna je osnova za taj postupak obrade članak 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU) i Statut Europskog ombudsmana („Statut”).

Osobni podaci obrađuju se u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

2/ Koje osobne podatke prikupljamo, u koju svrhu i kojim tehničkim sredstvima?

Što

Pri rješavanju pritužbi i istraga Europski ombudsman prima i/ili prikuplja dokumente koji mogu sadržavati osobne podatke u vezi s:

i. fizičke osobe koje podnose pritužbe („podnositelji pritužbe”) i

ii. druge osobe relevantne za pritužbu/istragu ili druge treće osobe navedene u pritužbama ili drugim dokumentima povezanima s istragom koje nisu relevantne ili su samo sporedne u istrazi.

Ti osobni podaci uključuju identifikacijske i kontaktne podatke (ime, adresa, e-pošta, telefon, telefaks), državljanstvo, profesionalne informacije i sve druge informacije o pojedincu koje su povezane s upitom. Mogu postojati i posebne kategorije podataka uključenih u pritužbu, kao što su, na primjer, podaci koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja, članstvo u sindikatu i podaci koji se odnose na zdravlje ili spolni život.[1]

Ako Europski ombudsman odluči provesti javno savjetovanje (opće ili ciljano) u vezi s rješavanjem predmeta, odgovori koje primi kao odgovor na to uglavnom će sadržavati neke osobne podatke. Od sudionika u javnim savjetovanjima (općim ili ciljanim) traži se da navedu svoju prethodnu razinu privole u pogledu otkrivanja svojih podataka. Dodatne informacije potražite u izjavi o zaštiti osobnih podataka u vezi sa savjetovanjima s Europskim ombudsmanom na ovoj internetskoj stranici.

Zašto

Europski ombudsman mora obrađivati osobne podatke kako bi istražio moguće slučajeve nepravilnosti u postupanju s ciljem:

(a) pronalaženje rješenja za konkretna pitanja u vezi s predmetnom pritužbom,

(b) utvrđivanje mogućih sustavnih problema i davanje povezanih prijedloga kad god je to primjereno i

(c) pritom osiguravati stalnu dugoročnu konsolidaciju povezanih relevantnih baza znanja na kojima se temelje te aktivnosti.

Kad je riječ posebno o javnim savjetovanjima povezanima sa slučajem, svrha je osigurati da procjena predmetnih pitanja bude što bolje informirana.

Osobni podaci upotrebljavaju se i za komunikaciju s podnositeljima pritužbi i utvrđivanje je li pritužba u okviru mandata Europskog ombudsmana. Neki se podaci upotrebljavaju u statističke svrhe (zemlja, državljanstvo, kategorija zanimanja i jezik) na anonimiziran način kako bi se ispunio zahtjev za izvješćivanje iz Statuta Europskog ombudsmana.

Kako

Ombudsman obično prikuplja ili prima osobne podatke u dokumentima, uključujući obrasce, koji su uglavnom elektronički.

U nekim slučajevima podaci čine dio informacija koje su prvotno primljene usmeno na sastancima, inspekcijama ili saslušanjima. Tijekom ili neposredno nakon takvih sastanaka relevantne informacije bilježe se u dokumentima za spis, uglavnom u elektroničkom obliku, ali u određenim slučajevima i u papirnatom obliku.

3/ Tko ima pristup vašim podacima i kome se oni otkrivaju?

Osoblje Europskog ombudsmana

Osoblje Ombudsmana koje je uključeno u obradu predmeta Ureda ima pristup spisima predmeta i njihovim dokumentima, od kojih neki sadržavaju osobne podatke, kao i bazi podataka koja sadržava navedene dokumente i povezane podatke.

Institucije EU-a

Ako se pritužba šalje instituciji EU-a u vezi s istragom, osobni podaci obično ostaju vidljivi u dokumentima. To je slučaj i kada je podnositelj pritužbe zatražio povjerljivo postupanje sa svojom pritužbom. Takva povjerljivost ne primjenjuje se na komunikaciju između Ombudsmana i institucije povezanu s istragom, pri čemu potonji ima pravo biti u potpunosti obaviješten o svim informacijama povezanima s optužbama čiji je predmet. Međutim, prije slanja pritužbe i njezine moguće povezane dokumentacije službenik Ombudsmana za istrage ipak će provjeriti bi li prijenos dokumenata podrazumijevao očito nepotreban prijenos osobnih podataka. Redigiranje prekomjernih osobnih podataka, kako je ovdje opisano, propisno je zabilježeno u bilješci o predmetu sastavljenoj za pokretanje istrage. Ako pritužba sadržava prekomjerne osobne podatke, prekomjerni osobni podaci bit će izbrisani.

Ako Europski ombudsman ne može obraditi ili prihvatiti pritužbu, može je proslijediti i drugoj relevantnoj instituciji ili tijelu EU-a koje bi moglo biti u boljem položaju za rješavanje pitanja koje je postavio podnositelj pritužbe. Primjeri su Europska komisija u vezi s pritužbama na moguće kršenje prava EU-a, Europski parlament u vezi s političkim pitanjima, Europski ured za borbu protiv prijevara u vezi s pitanjima prijevara i Europski nadzornik za zaštitu podataka.

Europski ombudsman upotrebljava „eTranslation” (strojni prijevod) za automatski prijevod dokumenata povezanih s pritužbama, koji mogu sadržavati osobne podatke. eTranslation je usluga kojom upravlja Europska komisija, ne analizira sadržaj prevedenog dokumenta. Prijevodi i drugi izlazi koje generira usluga vraćaju se svojim korisnicima i dizajnirani su da budu nedostupni tijekom obrade. Europski ombudsman također može poslati dokumente na prijevod prevoditeljskim službama Europskog parlamenta ili Prevoditeljskom centru za tijela Europske unije kada je potrebno izvršiti prijevode dokumenata. Takvi dokumenti ponekad mogu sadržavati osobne podatke. Prevoditelji rade u skladu s obvezama povjerljivosti koje su uvela prethodno navedena tijela EU-a.

Druga tijela ili organizacije

Slično kao i za druge pritužbe koje ne može obraditi, Europski ombudsman može odlučiti prenijeti pritužbu, bez redigiranja osobnih podataka, nacionalnim institucijama ili organizacijama koje mogu pomoći podnositelju pritužbe. On to može odlučiti ako je podnositelj pritužbe dao svoju izričitu suglasnost. Prenosi samo onim tijelima ili organizacijama koje se nalaze u EU-u.

Kada Europski ombudsman sazna za činjenice koje bi mogle predstavljati kazneno djelo ili se na njega odnose, on o tome izvješćuje nadležna nacionalna tijela, Ured europskog javnog tužitelja (EPPO) i/ili Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF).[2] Pri tome obično šalje odgovarajuće dokumente, neredigirane, dotičnom tijelu.

Pojedinačni zahtjevi za javni pristup dokumentima

Građani EU-a mogu ostvariti svoje temeljno pravo da zatraže javni pristup svim dokumentima u posjedu Europskog ombudsmana, uključujući dokumente u spisu predmeta ili s njima povezane dokumente. Takvi se zahtjevi obrađuju na temelju Uredbe (EZ) br. 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima institucija EU-a.

Pri odgovaranju na zahtjeve za javni pristup dokumentima osobni podaci podnositelja pritužbi i trećih strana, ne uključujući osoblje EU-a, automatski se redigiraju prije javnog otkrivanja dokumenata u posjedu Ombudsmana.

Prava ispitanika

Osobe čiji se podaci obrađuju mogu ostvariti svoje pravo na pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili brisanje u kontekstu rješavanja pritužbi slanjem zahtjeva e-poštom voditelju obrade na adresu e-pošte navedenu u nastavku.

Imaju mogućnost zatražiti povjerljivo postupanje sa svojom pritužbom ili određenim njezinim dijelovima navođenjem takvog zahtjeva u pritužbi i pružanjem popratnog obrazloženja ili obrazloženja.

Europski ombudsman poštuje pravila o zaštiti podataka, uključujući obvezu obavješćivanja trećih strana čiji se podaci obrađuju o obradi njihovih osobnih podataka i pravo tih osoba na pristup njihovim osobnim podacima i na ispravak ili ograničavanje ili brisanje pogrešaka u tim podacima, u skladu s tim pravilima. S obzirom na načelo smanjenja količine podataka, podnositelju pritužbe savjetuje se da pruži samo informacije koje su relevantne za predmet pritužbe te da izbjegne nepotrebne i nevažne pojedinosti, posebno ako uključuju osobne podatke trećih strana. Međutim, Ombudsman će pri ispunjavanju svojih obveza u pogledu zaštite podataka uvijek uzeti u obzir okolnosti podnositelja pritužbe, posebno ako je podnositelj pritužbe u ranjivom položaju. Europski ombudsman provest će procjenu svakog pojedinačnog slučaja u kojoj će odvagnuti prava i legitimne interese podnositelja pritužbe i treće strane čiji se podaci obrađuju.

Ako podnositelj pritužbe odluči podnijeti anonimnu pritužbu, takva će pritužba uvijek biti nedopuštena.[3] Međutim, Europski ombudsman može, ovisno o informacijama navedenima u takvoj pritužbi, odlučiti pokrenuti istragu na vlastitu inicijativu.

4/ Kako štitimo i čuvamo vaše osobne podatke?

Unutar organizacije Europski ombudsman štiti osobne podatke pravilima i praktičnim mjerama.

Sve osoblje obaviješteno je o strogim obvezama povjerljivosti te pohađa povezano osposobljavanje i ažurirane informacije o praksama i pravilima.

Svaki član osoblja Ombudsmana odgovoran je na prvoj razini za čuvanje svojih radnih dosjea na način kojim se jamči sigurnost osobnih podataka sadržanih u njima.

Dokumenti povezani s predmetom i obrasci podataka gotovo se u potpunosti obrađuju elektroničkim putem, čime se osiguravaju prilagodljiva prava pristupa i smanjuje rizik od nenamjernog optjecaja tiskanih primjeraka. Kako je prethodno navedeno, osoblje Ombudsmana koje je uključeno u obradu predmeta Ureda ima pristup spisima predmeta i njihovim dokumentima.

Svaki stvarni ili potencijalni podnositelj pritužbe može u bilo kojem trenutku podnijeti obrazloženi zahtjev za ograničeni pristup svojem spisu pritužbe, zahtjev koji može biti relevantan, na primjer, ako je podnositelj pritužbe sadašnji ili bivši član osoblja Europskog ombudsmana, drugi član osoblja EU-a, član mreža ili sličnih skupina s kojima nekoliko članova osoblja Ureda Europskog ombudsmana ima ili se može očekivati da će imati kontakt. Dokumenti i obrasci podataka pohranjuju se elektronički na virtualnim poslužiteljima koje Europski parlament stavlja na raspolaganje Europskom ombudsmanu. Pristup Europskog parlamenta podacima kontrolira se i strogo za potrebe IT administracije i podrške.

Fizičke arhive čuvaju se zaključane u zasebnim arhivskim prostorijama i, prema potrebi, sefovima.

5/ Kako možete od nas zatražiti da provjerimo, izmijenimo ili izbrišemo vaše podatke?

Ispitanici imaju pravo pristupiti osobnim podacima koje imamo o njima i zatražiti od Ombudsmana da ih ispravi, dopuni ili, ako je potrebno, obriše.[4] Svaki zahtjev za pristup osobnim podacima ili za ispravljanje, ograničavanje i/ili brisanje osobnih podataka treba uputiti nadležnom istražitelju i/ili voditelju obrade podataka (e-pošta: EO@ombudsman.europa.eu).

Ako imate pitanja o obradi vaših osobnih podataka, možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Mogu se primjenjivati ograničenja iz članka 25. Uredbe 2018/1725, vidjeti Odluku Europskog ombudsmana od 9. studenoga 2020.[5]

6 / Koliko dugo čuvamo vaše podatke?

Spisi predmeta, uključujući podatke povezane s dokumentima ili podatke integrirane u baze podataka, podliježu razdoblju čuvanja od:

• Dvije godine za pritužbe koje nisu obuhvaćene mandatom Ureda.
• Deset godina za pritužbe obuhvaćene mandatom Ureda. To uključuje pritužbe u kojima je Ombudsman pokrenuo istragu i pritužbe u kojima Ombudsman nije pokrenuo istragu zbog toga što su bile nedopuštene ili zbog nedostatka razloga. Dokumenti povezani s pritužbama koje su imale veliku javnu važnost ili se na drugi način smatraju važnim predmetima kasnije se arhiviraju u anonimiziranom obliku u povijesne svrhe. Međutim, iznimno se osobni podaci mogu čuvati ako je to potrebno kako bi služili povijesnim ili javnim interesima.

Kraća razdoblja čuvanja primjenjuju se na povjerljive dokumente koji su dio spisa predmeta. Konkretno, povjerljivi dokumenti općenito se brišu nakon zatvaranja predmeta i, ako je u pitanju podnositelj pritužbe, nakon isteka roka za obradu bilo kojeg zahtjeva za preispitivanje.

U iznimnim slučajevima standardno razdoblje čuvanja od 10 godina primjenjuje se na povjerljive dokumente ako:

• (a) jasno je da su predmetne informacije važne ili bi mogle biti važne za razumijevanje slučaja u budućnosti, uključujući okolnosti u kojima predmet ima prednost ili vrijednost osposobljavanja;
• (b) zadržavanje dokumenta vjerojatno će služiti povijesnim ili javnim interesima; ili
• (c) zadržavanje dokumenta može biti relevantno u kontekstu stvarnih ili mogućih budućih službenih postupaka.

Sve odluke i radnje povezane s postupanjem s prethodno navedenim povjerljivim dokumentima propisno se unose u spis predmeta.

7 / Pravni lijek

Ispitanici u svakom trenutku imaju pravo podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatraju da je Europski ombudsman povrijedio njihova prava iz Uredbe 2018/1725.

[1] Članak 10. Uredbe 2018/1725.

[2] Članak 9. stavak 2. Statuta Europskog ombudsmana.

[3] Članak 2. stavak 2. Statuta Europskog ombudsmana.

[4] Članci od 17. do 20. Uredbe 2018/1725.

[5] Odluka Europskog ombudsmana od 9. studenoga 2020. o internim pravilima za ograničavanje određenih prava ispitanika u obradi osobnih podataka, dostupna na https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.