Javna događanja Europskog ombudsmana

Javna evidencija aktivnosti prerade [1]: Postupanje s osobnim podacima i podacima za kontakt, fotografijama, videozapisima i zvučnim zapisima govornika na javnim događanjima Europskog ombudsmana i sudionika tih događanja, na internetu ili izvan njega

1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 12-05-2021

2. Referentni broj [2]: 4/2021

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade [3]: Europski ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Odjel za komunikacije, e-pošta: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka:

gđa Francesca Pavesi – zamjenica službenika za zaštitu podataka: g. Nicholas Hernanz

E-pošta: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime i podaci za kontakt prerađivača [4]: Mogu postojati izvršitelji obrade za određene događaje: ugovaratelji i podizvođači koji se koriste za opću organizaciju, upravljanje i plaćanje registracije, organizaciju putovanja itd.

Ugovorne klauzule osiguravaju da obrađivači podataka obrađuju imena te podatke za kontakt i bankovne podatke govornika i drugih sudionika u događanjima Europskog ombudsmana samo prema uputama Europskog ombudsmana. Istim se odredbama osigurava da fotografi mogu prenijeti fotografije snimljene na događanju Ombudsmana samo Odjelu za komunikacije. Svi obrađivači podataka moraju dobiti certifikat od priznatih međunarodnih stručnjaka za zaštitu podataka.

U slučaju događanja koja se prenose putem interneta, kao što je webinar, relevantna internetska platforma (tj. WebEx) djeluje kao izvršitelj obrade vaših osobnih podataka za tehničko pružanje internetskog događanja, bilo putem preglednika ili mobilne aplikacije. Primjenjuju se odgovarajuće izjave o zaštiti osobnih podataka.

U slučaju upotrebe alata za ispitivanje i ispitivanje koji se dodaju digitalnoj platformi (tj. Slido), relevantni alat djeluje kao izvršitelj obrade određenih podataka, kao što su IP adrese sudionika. Primjenjuju se relevantna pravila o kolačićima i izjave o privatnosti.

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade [5]:

Za događanja organizirana na:

• Prostorije Europskog parlamenta: Europski parlament zajednički je voditelj obrade za obradu odobrenja za pristup svojim zgradama u sigurnosne svrhe.
• Prostorije Europske komisije: Europska komisija zajednički je voditelj obrade za obradu ovlaštenja za pristup svojim zgradama u sigurnosne svrhe.
• privatni poslovni prostori (kao što su hoteli): privatni komercijalni subjekt zajednički je voditelj obrade za provjeru identiteta gostiju događanja.

7. Svrha/svrhe obrade [6]: Odjel za komunikacije koordinira, organizira i upravlja različitim vrstama javnih događanja u skladu sa strategijom Europskog ombudsmana i godišnjim planom upravljanja Ureda. Njegovi su ciljevi održavanje visoke vidljivosti rada Ureda od javnog interesa.

Podaci se stoga prikupljaju kako bi se potencijalnim govornicima i sudionicima poslale pozivnice i informacije, omogućila registracija za događanje, pratilo događanje te olakšala i poboljšala razmjena mišljenja i buduća suradnja s govornicima i sudionicima te među njima.

Podaci se prikupljaju i radi olakšavanja financijskih i ugovornih odnosa s govornicima i drugim sudionicima i dobavljačima, sklapanja putnih i hotelskih aranžmana te ispunjavanja sigurnosnih zahtjeva.

Slike snimljene na događanjima, kao što su fotografije te videozapisi i zvučni zapisi, upotrebljavaju se za priopćavanje aktivnosti Europskog ombudsmana.

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka [7]:

Ispitanici

Sve osobe (unutarnje i vanjske) koje su pozvane na događanja i sudjeluju u njima, tj.:

• članovi Europske mreže pučkih pravobranitelja;
• predstavnici institucija, tijela ili agencija EU-a;
• predstavnici organizacija civilnog društva, udruga i nevladinih organizacija;
• akademici/pojedinci koji pomno prate rad Europskog ombudsmana;
• novinare;
• vanjski dobavljači kao što su moderatori i fotografi;
• članovi osoblja Ureda ombudsmana;
• svakog sudionika u događanju Ombudsmana.

Podatkovna polja

• imena potencijalnih govornika, sudionika i vanjskih dobavljača;
• adrese e-pošte i telefonski brojevi govornika, sudionika i vanjskih dobavljača;
• nazivi radnih mjesta, životopisi govornika;
• podaci o bankovnom računu govornika i vanjskih dobavljača;
• imena poslodavaca govornika (ako je primjenjivo), sudionika i vanjskih dobavljača;
• slike, kao što su fotografije te videozapisi i audiozapisi snimljeni na događanjima;
• slike te audio i video snimke potencijalnih govornika;
• Pitanja koja su sudionici postavili tijekom internetskih događanja putem alata za ispitivanje i ispitivanje.

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje [8]: Imena, adrese e-pošte, telefonski brojevi, podaci o bankovnom računu, životopisi i imena poslodavaca (ako je primjenjivo) sudionika čuvaju se pet godina, nakon čega se brišu, a imena, podaci za kontakt i slike govornika arhiviraju se u povijesne svrhe.

Podaci, posebno imena, naslovi i slike govornika, objavljuju se na internetskim stranicama Europskog ombudsmana i kanalima društvenih medija i ondje ostaju neograničeno.

Fotografije i video ili audio snimke s javnih događanja pohranjuju se interno pet godina, nakon čega se brišu. Oni koji se smatraju relevantnima za aktivnosti ureda naknadno se arhiviraju u povijesne svrhe.

10. Primatelji podataka [9]:

Odjel za komunikacije, koji koordinira, organizira i upravlja javnim događanjima u skladu sa strategijom Europskog ombudsmana i godišnjim planom upravljanja Ureda.

Glavno tajništvo i Odjel za osoblje, administraciju i proračun, koji se bave financijskim i ugovornim aspektima javnih događanja.

Kabinet ombudsmana, u kojem se navode imena i podaci za kontakt govornika ili sudionika.

Imena, nazivi radnih mjesta i slike govornika i sudionika događanja mogu se pojaviti na internetskim stranicama Europskog ombudsmana, u ekstranetu Mreže i u godišnjem izvješću koje je dostupno javnosti. Navedeni podaci mogu se pojaviti i u biltenu Mreže u fokusu, Europske mreže pučkih pravobranitelja, koji je dostupan na ekstranetu Mreže i na internetskoj stranici Ombudsmana.

Podaci se mogu pojaviti i na kanalima Europskog ombudsmana na društvenim mrežama, koji su javno dostupni.

Popisi govornika i sudionika događanja dijele se svim govornicima i sudionicima.

Imena, naslovi i slike govornika i sudionika događanja mogu se objaviti u internom biltenu Ureda ombudsmana.

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama?[10]: Nije primjenjivo

12. Opći opis sigurnosnih mjera [11]: Osobni podaci osoblja Ombudsmana i vanjskih ispitanika, prikupljeni u kontekstu organizacije događanja, zaštićeni su sigurnosnim mjerama koje je uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija kako bi se očuvali integritet i povjerljivost elektroničke imovine institucije.

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka [12]:

• Ispitanik može ostvariti svoja prava, primjerice traženjem pristupa osobnim podacima te njihovim ispravljanjem ili brisanjem, slanjem e-poruke na eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahtjev se obrađuje bez nepotrebne odgode, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana.
• Prilikom prijave za događanje potencijalni sudionici obavješćuju se da bi se njihove slike mogle snimiti tijekom događanja i da bi ih Ured ombudsmana mogao upotrebljavati u komunikacijske svrhe. Ako imaju razloga za zabrinutost, mogu se obratiti Odjelu za komunikacije na eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Odjel će pokušati odgovoriti na njihove zabrinutosti u mjeri u kojoj je to moguće (na primjer, ovisno o konfiguraciji dvorane ili potamnjivanjem/pokrivanjem njihove slike na zajedničkim ispisnim zaslonima snimljenima tijekom internetskih seminara i digitalnih konferencija).
• Potencijalne sudionike također se pita žele li da se njihovi podaci za kontakt dodaju na popise kontakata Europskog ombudsmana kako bi ih se informiralo o budućim aktivnostima. Sve buduće komunikacije omogućuju im da se odjave s takvih popisa, ako to žele.

Izjava o zaštiti osobnih podataka

u vezi s prikupljanjem imena, podataka za kontakt, fotografija, videozapisa, audiozapisa te foto i audiovizualnih pomagala od strane Odjela za komunikaciju Ureda Europskog ombudsmana

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se koje osobne podatke Ured Europskog ombudsmana prikuplja, zašto i kako ih prikuplja, obrađuje, upotrebljava i pohranjuje. U izjavi se opisuje i kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava.

Voditelj obrade podataka je Europski ombudsman.

1. Koje osobne podatke obrađuje Europski ombudsman?

• Imena potencijalnih govornika, sudionika i vanjskih dobavljača.
• E-adrese i telefonski brojevi govornika, sudionika i vanjskih dobavljača.
• Nazivi radnih mjesta, životopisi govornika.
• Pojedinosti o bankovnom računu govornika i vanjskih dobavljača.
• Imena poslodavaca govornika (ako je primjenjivo), sudionika i vanjskih dobavljača.
• Slike, kao što su fotografije i video i audio snimke snimljene na događajima.
• Slike i audio i video snimke koje isporučuju potencijalni zvučnici.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Isključivo u svrhu koordinacije, organiziranja i upravljanja javnim događanjima Europskog ombudsmana.

3. Koje su pravne osnove i potrebe za obradom tih podataka?

Podatke obrađujemo pri obavljanju dužnosti Europskog ombudsmana u javnom interesu u skladu sa Statutom Europskog ombudsmana i člankom 5. stavkom 1. točkom (a) Uredbe 2018/1725. Također pitamo potencijalne sudionike žele li da se njihovi podaci za kontakt dodaju u našu bazu podataka.

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Europski ombudsman odgovoran je za obradu podataka koju provode odjeli za osoblje, administraciju i proračun te odjel za komunikaciju. Odjel za komunikaciju može angažirati vanjske stručnjake za fotografiranje i snimanje audio i video snimaka javnih događanja Europskog ombudsmana.

5. Tko je procesor?

Mogu postojati izvršitelji obrade za određene događaje: ugovaratelji i podizvođači koji se koriste za opću organizaciju, upravljanje i plaćanje registracije itd.

Ugovorne klauzule osiguravaju da obrađivači podataka obrađuju imena te podatke za kontakt i bankovne podatke govornika i drugih sudionika u događanjima Europskog ombudsmana samo prema uputama Europskog ombudsmana. Istim se odredbama osigurava da fotografi mogu prenijeti fotografije snimljene na događanju Ombudsmana samo Odjelu za komunikacije. Svi obrađivači podataka moraju dobiti certifikat od priznatih međunarodnih stručnjaka za zaštitu podataka.

U slučaju događanja koja se prenose putem interneta, kao što je webinar, relevantna internetska platforma (tj. WebEx) djeluje kao izvršitelj obrade vaših osobnih podataka za tehničko pružanje internetskog događanja, bilo putem preglednika ili mobilne aplikacije. Primjenjuju se odgovarajuće izjave o zaštiti osobnih podataka.

U slučaju upotrebe alata za ispitivanje i ispitivanje koji se dodaju digitalnoj platformi (tj. Slido), relevantni alat djeluje kao izvršitelj obrade određenih podataka, kao što su IP adrese sudionika. Primjenjuju se relevantna pravila o kolačićima i izjave o privatnosti.

6. Tko prima podatke?

• Članovi tima Odjela za komunikacije, Glavnog tajništva, Odjela za osoblje, administraciju i proračun te Ureda ombudsmana, čiji rad zahtijeva od njih da obrađuju osobne podatke povezane s organizacijom javnih događanja.
• Internetske stranice i godišnje izvješće Europskog ombudsmana dostupni su javnosti. Extranet mreže, internetska stranica dostupna samo članovima mreže. Podaci se mogu pojaviti i u biltenu Mreže u fokusu, Europske mreže pučkih pravobranitelja, koji je dostupan na ekstranetu Mreže i na internetskim stranicama Europskog ombudsmana.
• Podaci se mogu pojaviti i na kanalima Europskog ombudsmana na društvenim mrežama, koji su javno dostupni.
• Popisi govornika i sudionika događanja dijele se svim govornicima i sudionicima.
• Imena i slike govornika i sudionika događanja mogu se objaviti u internom biltenu Ureda ombudsmana.

7. Koliko dugo će se podaci čuvati?

• Imena i nazivi radnih mjesta govornika na događanjima te imena njihovih poslodavaca (ako je primjenjivo) objavljuju se na internetskim stranicama Europskog ombudsmana.
• Slike i audio/videozapisi s događanja objavljuju se na internetskoj stranici Europskog ombudsmana, upotrebljavaju se u njegovim publikacijama i distribuiraju putem službenih računa na društvenim mrežama. Također se čuvaju interno pet godina, nakon čega se brišu. Oni koji se smatraju relevantnima za aktivnosti ureda naknadno se arhiviraju u povijesne svrhe.

8. Kako štitimo vaše podatke?

Osobni podaci zaštićeni su sigurnosnim mjerama koje je u Uredu ombudsmana uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija kako bi se očuvali integritet i povjerljivost elektroničke imovine institucije.

9. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

• Ispitanik može ostvariti svoja prava, primjerice traženjem pristupa osobnim podacima te njihovim ispravljanjem ili brisanjem, slanjem e-poruke na eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Zahtjev se obrađuje bez nepotrebne odgode, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva.

a) Prilikom prijave za događanje obavještavamo potencijalne sudionike da bi se njihove slike mogle snimiti tijekom događanja i da bi ih Ured ombudsmana mogao koristiti u komunikacijske svrhe. Ako imaju razloga za zabrinutost, mogu se obratiti Odjelu za komunikacije na eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Odjel će pokušati odgovoriti na njihove zabrinutosti u mjeri u kojoj je to moguće (na primjer, ovisno o konfiguraciji prostorije ili potamnjivanjem njihove slike na zajedničkim zaslonima za ispis snimljenima tijekom internetskih seminara i digitalnih konferencija).

• Također pitamo potencijalne sudionike žele li biti dodani na naše popise kontakata kako bismo ih mogli obavijestiti o našim aktivnostima. Sve buduće komunikacije omogućit će im da se odjave s takvih popisa, ako to žele.

10. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

Ispitanik u bilo kojem trenutku može poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka na:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Načelnik Odjela za osoblje, administraciju i proračun
Europski ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

ili podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: edps@edps.europa.eu

Strasbourg, 12. svibnja 2021.

 

[1] Ispunjava voditelj obrade. Vidjeti članak 31. stavke 1. i 5. o evidenciji aktivnosti obrade iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] Za praćenje. Ako ured odluči voditi središnji registar, obratite se posjedniku tog registra kako biste dobili referentni broj.

[3] Koristite funkcionalne poštanske sandučiće koliko god je to moguće kako biste osigurali kontinuitet poslovanja.

[4] Ako je primjenjivo. Ako upotrebljavate izvršitelja obrade (izvođača) za obradu osobnih podataka u vaše ime, navedite to (npr. procjene od 360°, eksternalizirane informatičke usluge ili liječnički pregledi prije zapošljavanja).

[5] Ako je primjenjivo. Ako ste zajednički odgovorni s drugom institucijom EU-a, navedite to ovdje (npr. dvije ustanove sa zajedničkom zdravstvenom službom). Ako je to slučaj, svakako navedite u opisu tko je zadužen za što i kome se ljudi mogu obratiti za svoje upite.

[6] vrlo sažet opis onoga što namjeravate postići; ako to činite na određenoj pravnoj osnovi, navedite i to (npr. Pravilnik o osoblju za postupke odabira).

[7] Ako se kategorije podataka razlikuju među različitim kategorijama osoba, objasnite i to (npr.: osumnjičenici protiv svjedoka u administrativnim istragama)

[8] Navedite razdoblje administrativnog zadržavanja, uključujući njegovu početnu točku; prema potrebi razlikovati kategorije osoba ili podatke (npr. u postupcima odabira: kandidati koji su to učinili na popisu uspješnih kandidata u odnosu na one koji to nisu učinili).

[9] Tko će imati pristup podacima unutar Europskog ombudsmana? Bilo tko izvan ureda? Nije potrebno navoditi subjekte koji bi mogli imati pristup tijekom određene istrage (npr. OLAF, EDPS, Revizorski sud).

[10] Ako je odgovor potvrdan, uključite identifikaciju zemlje ili međunarodne organizacije i dokumentaciju o odgovarajućim zaštitnim mjerama (npr. izvršitelj obrade u trećoj zemlji koji primjenjuje standardne ugovorne klauzule, javno tijelo treće zemlje s kojim surađujete na temelju ugovora).

[11] Gdje je to moguće. Uključite opći opis svojih sigurnosnih mjera koje biste mogli pružiti i javnosti. Vidjeti članak 33. o sigurnosti obrade Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[12] Razmotrite objavljivanje relevantnog dijela izjave o zaštiti osobnih podataka i navedite poveznicu. Vidjeti članke 15. i 16. o informacijama koje treba pružiti ispitanicima i članke od 17. do 22. o pravima ispitanika iz Uredbe 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725