U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjavaju se razlozi za obradu, način na koji Europski ombudsman prikuplja i osigurava zaštitu svih pruženih osobnih podataka te postupa s njima, kako se te informacije upotrebljavaju i koja prava ispitanici mogu ostvariti u pogledu svojih podataka.

Voditelj obrade je Europski ombudsman. Zajednički je voditelj obrade Europska komisija (za ABAC, financijsku i računovodstvenu aplikaciju koju je Komisija uspostavila radi praćenja izvršenja svojeg proračuna i pripreme računovodstvene dokumentacije).

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Osobni podaci ponuditelja, ugovaratelja i natjecatelja, njihova osoblja ili podugovaratelja, koji mogu uključivati:

• Identifikacijski podaci: ime, prezime, broj putovnice ili identifikacijski broj;
• funkcija;
• podaci za kontakt (adresa e-pošte, broj poslovnog telefona, broj mobilnog telefona, broj telefaksa, poštanska adresa, tvrtka i odjel, zemlja boravišta, adresa internetske stranice);
• potvrde o plaćenim doprinosima za socijalno osiguranje i porezima, izvadak iz sudske evidencije;
• Financijski podaci: referentni broj bankovnog računa (IBAN i BIC kodovi), PDV broj;
• Časna izjava da ponuditelji nisu u jednoj od situacija za isključenje iz članaka 136. i 141. Financijske uredbe
• Obrazac o nepostojanju sukoba interesa za članove osoblja institucija ili tijela EU-a te stručnjake uključene u postupak odabira.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Europski ombudsman prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u svrhu upravljanja postupcima javne nabave i upravljanja njima.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Pravna je osnova za postupke obrade osobnih podataka Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije [1], a posebno njezini članci od 160. do 179.

Obrada je nužna na temelju članka 5. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Uredbe (EU) 1725/2018.

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Europski ombudsman odgovoran je za obradu podataka. Podatke obrađuje Odjel za osoblje, administraciju i proračun (PAB).

5. Tko će biti primatelji podataka?

Europski ombudsman, glavni tajnik, članovi odbora za evaluaciju (ako je primjenjivo); osoblje odgovorno za upravljanje ugovorima unutar odgovarajućeg odjela; osoblje odgovorno za upravljanje natječajima i ugovorima u odjelu PAB. Prijenos osobnih podataka moguć je trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Spisi koji se odnose na natječajne postupke, uključujući osobne podatke, čuvaju se u službi zaduženoj za postupak do njegova dovršetka, a u odjelu PAB-a sedam godina nakon potpisivanja ugovora. Izvadci iz sudske evidencije čuvaju se dvije godine nakon završetka relevantnog postupka. Međutim, ponude neuspješnih ponuditelja čuvaju se pet godina nakon potpisivanja ugovora.

7. Kako štitimo podatke ispitanika?

Odgovorne jedinice pohranjuju papirnate datoteke u zaključanom ormaru. Elektroničke datoteke pohranjuju se na poslužiteljima s pravima pristupa koja su ograničena na relevantne članove osoblja odjela uključenih u postupak (tj. odjel PAB-a i odjel koji će stvarno koristiti ugovor).

Članovi odbora za evaluaciju imaju pristup dokumentaciji za potrebe evaluacije i obaviješteni su da ne bi trebali čuvati preslike nakon završetka postupka evaluacije.

Ugovornim klauzulama osigurava se da ugovaratelj obrađuje osobne podatke osoblja Izvršnog naloga samo prema uputama Ombudsmana (klauzule o zaštiti podataka dodane ugovoru o uslugama/namještaju i općim uvjetima kontakta).

U slučaju prijenosa osobnih podataka trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama, ugovorom potpisanim između Ombudsmana i uspješnog ponuditelja predviđene su standardne ugovorne klauzule kojima se osigurava da se osobni podaci obrađuju u skladu s pravilima koja su obvezujuća za institucije EU-a.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo zatražiti pristup svojim osobnim podacima. Također imate pravo bez odgode zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas. Pravo na ispravak podataka može se primjenjivati samo na činjenične podatke koji se obrađuju u okviru relevantnog postupka nabave. To se pravo može ostvariti samo do krajnjeg roka za podnošenje ponuda. Međutim, netočni identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku tijekom i nakon postupka nabave slanjem e-poruke na eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Europski ombudsman odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

Pitanja u vezi sa zaštitom podataka koja se odnose na postupak javne nabave možete u bilo kojem trenutku poslati Europskom ombudsmanu na sljedeću adresu: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europski ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka možete podnijeti u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

[1] SL L 193 od 30.7.2018., str. 1.