U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava ispitanici mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

Voditelj obrade je Europski ombudsman. Zajednički voditelj obrade je Zdravstvena služba Europskog parlamenta (EP).

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Kandidati dostavljaju svoje podatke putem internetskog alata za prijavu (internetske stranice)[1]. Za provedbu postupka odabira podaci se unose u informatički alat osmišljen za potporu i olakšavanje postupka.

Obrađujemo sljedeće osobne podatke:

• osnovne osobne podatke (ime, prezime, državljanstvo, datum rođenja, e-pošta te grad i zemlja boravišta, telefon);
• informacije sadržane u životopisu (obrazovanje, radno iskustvo, znanje jezika);
• isprave kojima se dokazuje invaliditet (npr.: dokument koji je izdalo nacionalno ili regionalno tijelo ili akreditirano tijelo u državi članici EU-a, iskaznica EU-a za osobe s invaliditetom, nedavna potvrda koju je izdao liječnik)
• ako je primjenjivo, zahtjev za razumnu prilagodbu za rad tijekom pripravništva, popraćen odgovarajućim obrazloženjem potrebe za razumnom prilagodbom [2];
• preslike diploma, diploma ili svjedodžbi podnositelja zahtjeva.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Svrha je obrade utvrditi kandidate za pripravništvo koje se nudi osobama s invaliditetom i provesti odgovarajući postupak odabira.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Pravnu osnovu čine Odluka Europskog ombudsmana o stažiranju od 13. veljače 2023., obavijest Europskog ombudsmana o stažiranju za 2023. Pripravništvo za osobe s invaliditetom i članak 1.d stavak 4. Pravilnika o osoblju za dužnosnike i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije [3].

Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe 2018/1725).

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Usluge informacijskih i komunikacijskih tehnologija (IKT) Ureda EO-a obrađuju podatke dostavljene na web-mjesto. Odjel za ljudske resurse i članovi osoblja IKT-a upravljaju alatom za odabir.

5. Tko će biti primatelj podataka?

Izvršni nalog, glavni tajnik (ako je primjenjivo), direktor za administraciju, službenik za stažiranje, načelnik odjela za ljudske resurse, voditelji istražnih odjela, članovi osoblja uključeni u procjenu kandidata i članovi osoblja u području IKT-a.

Samo članovi osoblja Odjela za ljudske resurse imat će pristup dokumentima kojima se potvrđuje invaliditet. Kandidati kojima je potreban razuman smještaj trebali bi službama za ljudske resurse EO-a dostaviti obrazloženje bez podnošenja popratnog dokumenta u ovoj fazi.

U slučaju zahtjeva za RA od odabranih stažista, Zdravstvena služba Europskog parlamenta ocijenit će popratnu dokumentaciju kako bi utvrdila valjanost zahtjeva za razumnu prilagodbu i predložiti potrebne aranžmane EO-u. Samo Zdravstvena služba EP-a ima pristup dostavljenim dokumentima.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Podaci o kandidatima dostavljeni u internetski alat za prijavu čuvaju se na njihovu osobnom računu na internetu dvije godine ako se žele prijaviti za buduće pripravništvo. Ako se kandidati ne povežu sa svojim računom u roku od dvije godine, račun i podaci sadržani u njemu automatski se brišu nakon što im se pošalje poruka e-pošte s obavijesti. Kandidati mogu zatražiti od izvršnog direktora da u bilo kojem trenutku izbriše njihov račun.

Podaci preneseni u alat za odabir koji se odnose na neuspješne kandidate brišu se devet mjeseci nakon završetka razdoblja stažiranja za koje su prikupljeni podaci. Podaci o kandidatima odabranima za stažiranje brišu se dvije godine nakon završetka razdoblja stažiranja.

7. Kako štitimo podatke ispitanika?

Podaci se prikupljaju online u sigurnom načinu rada. Pristup podacima putem internetskog obrasca zaštićen je lozinkom po izboru podnositelja zahtjeva.

Elektronički podaci pohranjuju se u mrežnom aplikacijskom alatu na poslužiteljima gospodarskog subjekta, što znači da su zaštićeni brojnim sigurnosnim mjerama koje su uspostavile IKT službe radi zaštite cjelovitosti i povjerljivosti elektroničke imovine institucije.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo pristupa svojim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih koristimo. Također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas, pod uvjetom da je zajamčena povjerljivost rasprava i donošenja odluka članova osoblja uključenih u procjenu kandidata, kao i prava drugih kandidata.

Identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku tijekom postupka. Kad je riječ o podacima koji se odnose na kriterije dopuštenosti ili ocjene, pravo na ispravak može se ostvariti do krajnjeg roka za podnošenje zahtjeva.

Imate pravo u bilo kojem trenutku prigovoriti EO-u na korištenje vaših podataka iz razloga koji se odnose na vašu konkretnu situaciju. Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da EO izbriše vaše osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu. Izvršni direktor odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U bilo kojem trenutku možete poslati EO-u pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na postupak odabira stažista za stažiranje za osobe s invaliditetom na sljedeću adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Europski ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Ureda EO-a na sljedeću adresu: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu.

[1] Ured iznimno i iz opravdanih razloga može prihvatiti zahtjeve podnesene e-poštom.

[2] Od odabranih kandidata tražit će se da dostave relevantne popratne dokumente kako bi opravdali svoj zahtjev za razumnu prilagodbu. Zdravstvena služba Europskog parlamenta ocijenit će popratne dokumente kako bi utvrdila valjanost zahtjeva za razumnu prilagodbu i predložiti potrebne mjere.

[3] Vidjeti članak 1.d stavak 4. Pravilnika o osoblju i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije: (...) Razumna prilagodba u odnosu na osnovne funkcije posla znači odgovarajuće mjere, prema potrebi, kako bi se osobi s invaliditetom omogućio pristup zaposlenju, sudjelovanje ili napredovanje na radnom mjestu ili osposobljavanje, osim ako bi se takvim mjerama nametnulo nerazmjerno opterećenje poslodavcu.”