(1)

Europski ombudsman ovlašten je provoditi administrativne istrage, preddisciplinske i disciplinske postupke te postupke suspenzije, u skladu s Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije utvrđenima u Uredbi Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (2) („Pravilnik o osoblju”) i s Odlukom Europskog ombudsmana od 4. studenoga 2004. o usvajanju provedbenih odredbi o provođenju administrativnih istraga i disciplinskih postupaka. O predmetima obavještava i OLAF, prema potrebi.

(2)

Osoblje Europskog ombudsmana dužno je prijaviti moguća nezakonita djelovanja, uključujući prijevare i korupciju, koja su štetna za interese Unije. Osoblje je dužno prijaviti i ponašanja koja se odnose na obavljanje profesionalnih dužnosti koja mogu predstavljati ozbiljno nepoštovanje obveza dužnosnika Unije. To je uređeno Odlukom Europskog ombudsmana o unutarnjim pravilima o zviždačima od 20. veljače 2015.

(3)

Europski ombudsman uveo je politiku za djelotvorno sprječavanje i rješavanje stvarnih ili mogućih slučajeva psihološkog ili seksualnog uznemiravanja na radnome mjestu, kako je utvrđeno njegovom Odlukom od 18. prosinca 2017. Odlukom je utvrđen neformalni postupak u skladu s kojim se navodna žrtva uznemiravanja može obratiti „savjetnicima za etiku” Europskog ombudsmana i/ili Odboru za mirenje.

(4)

Europski ombudsman može provoditi i istrage mogućih povreda sigurnosnih pravila za klasificirane podatke Europske unije („EUCI”).

(5)

Europski ombudsman podliježe i unutarnjoj i vanjskoj reviziji svojih aktivnosti.

(6)

U kontekstu takvih administrativnih ispitivanja, revizija i istraga, Europski ombudsman surađuje s drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije.

(7)

Europski ombudsman može surađivati s nacionalnim tijelima trećih zemalja i međunarodnim organizacijama, na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu.

(8)

Europski ombudsman može surađivati i s javnim tijelima država članica EU-a, na njihov zahtjev ili na vlastitu inicijativu.

(9)

Europski ombudsman provodi istrage o navodnim slučajevima nepravilnosti u postupanju u aktivnostima institucija, tijela, ureda i agencija Unije, osim Suda Europske unije koji djeluje u okviru svoje sudske uloge. U tom kontekstu, Europski ombudsman možda će morati čuvati povjerljivost osobnih podataka sadržanih u dokumentima koje su pribavile stranke ili koji su pribavljeni tijekom istraga. Europski ombudsman možda će morati i zaštititi prava i slobode podnositelja pritužbi, kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.

(10)

Da bi izvršio svoju zadaću, Europski ombudsman prikuplja i obrađuje relevantne informacije i nekoliko kategorija osobnih podataka, uključujući identifikacijske podatke fizičkih osoba, podatke za kontakt, profesionalne uloge i zadaće, informacije o privatnom i profesionalnom ponašanju i uspješnosti te financijske podatke. Europski ombudsman djeluje kao voditelj obrade podataka.

(11)

Na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 („Uredba”), Europski je ombudsman stoga dužan ispitanicima pružiti informacije o tim aktivnostima obrade i poštovati njihova prava koja imaju kao ispitanici.

(12)

Od Europskog se obudsmana može zahtijevati da uskladi ta prava s ciljevima administrativnih ispitivanja, revizija, istraga i sudskih postupaka. Može se zahtijevati i da uspostavi ravnotežu između prava nekog ispitanika i temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu, člankom 25. Uredbe Europskom ombudsmanu dana je mogućnost da, pod strogim uvjetima, ograniči primjenu članaka od 14. do 22., članaka 35. i 36. Uredbe, kao i članka 4. ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 20. Osim ako su pravnim aktom donesenim na temelju Ugovora predviđena ograničenja, potrebno je donijeti interna pravila na temelju kojih Europski ombudsman ima pravo ograničiti ta prava.

(13)

Europski će ombudsman, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža nekom ispitaniku o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka u preliminarnoj fazi procjene neke administrativne istrage ili tijekom same istrage, prije mogućeg odbijanja predmeta ili u fazi preddisciplinskog postupka. Pružanje takvih informacija može u određenim okolnostima ozbiljno utjecati na sposobnost Europskog ombudsmana za djelotvorno provođenje istrage kad god, primjerice, postoji rizik da bi dotična osoba mogla uništiti dokaze ili utjecati na moguće svjedoke prije razgovora s njima. Europski ombudsman možda će morati i zaštititi prava i slobode svjedoka, kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.

(14)

Moglo bi biti nužno zaštititi anonimnost svjedoka ili zviždača koji je tražio da se ne otkrije njegov identitet. U tom slučaju Europski ombudsman može odlučiti da će ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podatcima tih osoba, u cilju zaštite njihovih prava i sloboda.

(15)

Moglo bi biti nužno zaštititi povjerljive informacije koje se odnose na zaposlenika koji se obratio savjetnicima za etiku Europskog ombudsmana i/ili Odboru za mirenje u kontekstu postupka zbog uznemiravanja. U tim slučajevima Europski ombudsman može odlučiti ograničiti pristup identitetu, izjavama i drugim osobnim podatcima navodne žrtve, navodnog uznemiravatelja i ostalih uključenih osoba, u cilju zaštite prava i sloboda svih uključenih osoba.

(16)

Europski će ombudsman, primjerice, možda morati ograničiti informacije koje pruža nekom ispitaniku navedene u pritužbi ili dokumentima istrage o obradi njegovih ili njezinih osobnih podataka tijekom istrage navodne nepravilnosti u postupanju u instituciji, tijelu, uredu ili agenciji EU-a. Pružanje takvih informacija može ozbiljno utjecati na sposobnost Europskog ombudsmana za djelotvorno provođenje istrage, kad god, primjerice, postoji rizik da bi dotična osoba mogla ugroziti istragu. Europski će ombudsman možda morati i zaštititi prava i slobode podnositelja pritužbe kao i prava i slobode drugih uključenih osoba.

(17)

Europski bi ombudsman trebao primjenjivati ograničenja samo kada su ona u skladu s biti temeljnih prava i sloboda i kada su strogo nužna i razmjerna mjera u demokratskom društvu. Europski bi ombudsman trebao pružiti obrazloženje kojim bi objasnio opravdanost tih ograničenja.

(18)

U skladu s načelom odgovornosti, Europski bi ombudsman trebao voditi evidenciju o primjeni ograničenja.

(19)

Kada obrađuje osobne podatke razmijenjene s drugim organizacijama u kontekstu svojih zadaća, Europski ombudsman i te organizacije trebali bi se međusobno savjetovati o mogućim razlozima za uvođenje ograničenja te o njihovoj nužnosti i razmjernosti, osim ako bi se time ugrozile aktivnosti Europskog ombudsmana.

(20)

U skladu s člankom 25. stavkom 6. Uredbe, voditelj obrade podataka mora obavijestiti ispitanike o osnovnim razlozima na kojima se temelji primjena ograničenja te o njihovu pravu na podnošenje pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (EDPS).

(21)

U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe, Europski ombudsman ima pravo odgoditi, izostaviti ili uskratiti obavješćivanje ispitanika o razlozima za primjenu ograničenja ako bi to na bilo koji način poništilo učinak ograničenja. Europski ombudsman trebao bi za svaki pojedinačni slučaj procijeniti hoće li se obavješćivanjem o ograničenju poništiti učinak ograničenja.

(22)

Europski ombudsman trebao bi ukinuti ograničenje čim se više ne primjenjuju uvjeti koji opravdavaju uvođenje ograničenja i redovito procjenjivati te uvjete.

(23)

U svrhu jamstva najveće zaštite prava i sloboda ispitanika te u skladu s člankom 44. stavkom 1. Uredbe, trebalo bi se pravodobno savjetovati sa službenikom za zaštitu podataka o svim ograničenjima koja se mogu primjenjivati te bi službenik za zaštitu podataka trebao provjeriti njihovu usklađenost s ovom Odlukom.

(24)

Člankom 16. stavkom 5. i člankom 17. stavkom 4. Uredbe predviđene su iznimke od prava ispitanika na informacije i od njihova prava pristupa. Ako se te iznimke primjenjuju, Europski ombudsman ne treba primjenjivati nikakvo ograničenje na temelju ove Odluke,