Uvod

Europski ombudsman predan je zaštiti vaših osobnih podataka i poštovanju vaše privatnosti. Europski ombudsman prikuplja i dalje obrađuje osobne podatke u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka.

1. Koje osobne podatke obrađuje Europski ombudsman?

• Ime i prezime
• Naziv radnog mjesta
• Organizacija
• Audio i/ili vizualni podaci (kao što su slike i glasovne snimke)

2. Zašto i kako Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Europski ombudsman izradio je niz videozapisa s ciljem podizanja svijesti o mandatu Ureda, o tome kako Ured može pomoći građanima te skrenuti pozornost javnosti na rad obavljen u nekim ključnim područjima.

Videozapisi prikazuju lica koja stoje iza rada institucije, prikazuju suradnju s drugim institucijama EU-a kako bi se poboljšala uprava EU-a i ističu njezin odnos s javnošću, i kao podnositeljima pritužbi i kao potencijalnim podnositeljima pritužbi, i kao korisnicima učinkovitije i transparentnije uprave EU-a.

3. Koje su pravne osnove i potrebe za obradom tih podataka?

Obrada osobnih podataka povezana je s komunikacijom i promicanjem aktivnosti Europskog ombudsmana (uključujući fotografije i audiovizualne snimke), koje su potrebne za funkcioniranje Europskog ombudsmana, kako je propisano Ugovorima. Te su odredbe članak 11. Ugovora o Europskoj uniji i članak 15. Ugovora o funkcioniranju Europske unije.

Stoga su ti postupci obrade zakoniti na temelju članka 5. stavka 1. točke (a) Uredbe (EU) 2018/1725 (obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije).

 4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Europski ombudsman odgovoran je za obradu podataka, kao i Komisija koja je objavila videozapis na svojem audiovizualnom portalu.

5. Tko ima pristup vašim osobnim podacima i kome se oni otkrivaju?

Audio-videozapisi upotrebljavaju se u komunikacijske svrhe na internetskim stranicama Ombudsmana i njegovim kanalima društvenih medija (Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn, Mastodon, Peertube) te na audiovizualnom portalu Komisije. Svatko tko gleda videozapise putem bilo koje od tih platformi imat će pristup takvim podacima.

6. Koliko dugo čuvamo podatke?

Audiovizualni materijal čuvat će se onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha za koju je snimljen (promicanje mandata i aktivnosti Europskog ombudsmana), a može se i arhivirati u kasnijoj fazi radi trajnog čuvanja u povijesne svrhe kako bi se dokumentirala, sačuvala i učinila javno dostupnom povijest i audiovizualna baština Europskog ombudsmana i Europske unije.

Ako ste nositelj prava i želite da se vaši podaci uklone iz audiovizualnog materijala, pozivamo vas da se obratite Europskom ombudsmanu (vidjeti naslov 8. ove izjave o zaštiti osobnih podataka: „Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?)

7. Kako štitimo i čuvamo vaše osobne podatke?

Kako bi zaštitio vaše osobne podatke, Ombudsman je uveo niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće mjere za rješavanje pitanja sigurnosti na internetu, rizika od gubitka podataka i izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa, uzimajući u obzir rizik koji predstavlja obrada i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Kao „ispitanik” imate posebna prava na temelju poglavlja III. (članci od 14. do 25.) Uredbe (EU) 2018/1725, posebno pravo na pristup svojim osobnim podacima i njihov ispravak ako su netočni ili nepotpuni. Ako je primjenjivo, imate pravo izbrisati svoje osobne podatke, ograničiti obradu vaših osobnih podataka i uložiti prigovor na njihovu obradu, kao i pravo na prenosivost podataka. Imate pravo uložiti prigovor na obradu vaših osobnih podataka koja se zakonito provodi u skladu s člankom 5. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) 2018/1725 na temelju vaše posebne situacije.

Prigovor na obradu vaših osobnih podataka možete podnijeti u bilo kojem trenutku slanjem obavijesti voditelju obrade podataka na eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Ovaj prigovor na obradu neće utjecati na zakonitost obrade provedene prije vašeg zahtjeva.

Svoja prava možete ostvariti tako da se obratite voditelju obrade podataka ili, u slučaju spora, službeniku za zaštitu podataka. Ako je potrebno, možete se obratiti i Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Njihovi podaci za kontakt navedeni su pod naslovom 9. ove izjave o zaštiti osobnih podataka. Ako želite ostvariti svoja prava u kontekstu jednog ili više konkretnih postupaka obrade, u zahtjevu navedite njihov opis (tj. njihov broj upisa u registar naveden u rubrici 10. u nastavku).

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

Voditelj obrade podataka

Ako želite ostvariti svoja prava na temelju Uredbe (EU) 2018/1725, ako imate primjedbi, pitanja ili nedoumica, ili ako želite podnijeti pritužbu u vezi s prikupljanjem i uporabom vaših osobnih podataka, obratite se voditelju obrade podataka, Europskom ombudsmanu na eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

- Službenik za zaštitu podataka (DPO) Europskog ombudsmana

Možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) u vezi s pitanjima povezanima s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.

Europski nadzornik za zaštitu podataka (EDPS)

Ako smatrate da je voditelj obrade obradom vaših osobnih podataka povrijedio vaša prava iz Uredbe (EU) 2018/1725, imate pravo obratiti se (podnijeti pritužbu) Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu).

10. Gdje pronaći detaljnije informacije

Službenik za zaštitu podataka Europskog ombudsmana objavljuje registar svih postupaka obrade osobnih podataka koje provodi Europski ombudsman, a koji su dokumentirani i o kojima su obaviješteni. Registru možete pristupiti putem sljedeće poveznice: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Taj posebni postupak obrade uvršten je u javni registar službenika za zaštitu podataka sa sljedećom referentnom oznakom evidencije: 02/2023