Tag. Ares(2024)1197492 - 16/02/2024

1/ Tuairisc ar an oibríocht phróiseála

Déanann an tOmbudsman fiosrúcháin maidir le cásanna féideartha drochriaracháin in institiúid, comhlacht, oifig nó gníomhaireacht de chuid an Aontais Eorpaigh (dá ngairtear 'institiúid de chuid an Aontais' anseo feasta) agus tuairiscíonn sé nó sí orthu.

Próiseálann an tOmbudsman sonraí pearsanta daoine aonair chun gearáin agus fiosrúcháin féintionscnaimh a láimhseáil i gcás ina mbailíonn agus ina gcláraíonn sé sonraí pearsanta ina chóras leictreonach bainistíochta gearán (CMS). Próiseálann an tOmbudsman sonraí pearsanta gearánaithe agus tríú páirtithe a bhaineann leis an ngearán/fiosrúchán, toisc gurb é an gearánach a sholáthraíonn iad nó toisc gur bailíodh iad le linn an fhiosrúcháin. D’fhéadfadh an tOmbudsman sonraí pearsanta a aistriú chuig institiúidí eile de chuid an Aontais nó ó am go chéile, chuig údaráis na mBallstát, mar a thuairiscítear thíos.

Is é Airteagal 228 den Chonradh ar Fheidhmiú an Aontais Eorpaigh (CFAE) agus Reacht an Ombudsman Eorpaigh (an ‘Reacht’) an bunús dlí don oibríocht phróiseála sin.

Déantar sonraí pearsanta a phróiseáil i gcomhréir le Rialachán (AE) 2018/1725 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle maidir le daoine nádúrtha a chosaint i ndáil le sonraí pearsanta a phróiseáil ag institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais agus maidir le saorghluaiseacht sonraí den sórt sin.

2/ Cén fhaisnéis phearsanta a bhailímid, cad chuige a mbailímid í, agus cad iad na modhanna teicniúla trína mbailímid í?

Cad é

Agus é ag déileáil le gearáin agus fiosrúcháin, faigheann agus/nó bailíonn an tOmbudsman doiciméid a bhféadfadh sonraí pearsanta a bheith iontu i ndáil le:

i) daoine nádúrtha a dhéanann gearáin (‘gearánaigh’) agus

ii) daoine eile atá ábhartha maidir leis an ngearán/fiosrúchán nó tríú páirtithe eile atá ainmnithe i ngearáin nó i ndoiciméid eile a bhaineann le fiosrúchán agus nach bhfuil ábhartha nó nach bhfuil ach teagmhasach leis an bhfiosrúchán.

Áirítear leis na sonraí pearsanta seo faisnéis aitheantais agus teagmhála (ainm, seoladh, ríomhphost, teileafón, facs), náisiúntacht, faisnéis ghairmiúil agus aon fhaisnéis eile faoi dhuine aonair a bhaineann leis an bhfiosrúchán. D'fhéadfadh catagóirí speisialta sonraí a bheith san áireamh i ngearán freisin, amhail, mar shampla, sonraí a nochtann bunadh ciníoch nó eitneach, tuairimí polaitiúla, creideamh reiligiúnach nó fealsúnach, ballraíocht i gceardchumann, agus sonraí a bhaineann leis an tsláinte nó leis an saol gnéis.[1]

Má chinneann an tOmbudsman comhairliúchán poiblí (ginearálta nó spriocdhírithe) a dhéanamh maidir le láimhseáil cásanna, beidh roinnt sonraí pearsanta sna haighneachtaí a gheobhaidh sé mar fhreagra orthu den chuid is mó. Iarrtar ar rannchuiditheoirí le comhairliúcháin phoiblí (ginearálta nó spriocdhírithe) a leibhéal toilithe roimh ré maidir le nochtadh a gcuid sonraí a chur in iúl. Chun tuilleadh faisnéise a fháil, féach an ráiteas príobháideachais maidir le comhairliúcháin an Ombudsman Eorpaigh ar an suíomh gréasáin seo.

Cén fáth

Ní mór don Ombudsman sonraí pearsanta a phróiseáil chun cásanna féideartha drochriaracháin a imscrúdú maidir leis na cuspóirí seo a leanas:

(a) teacht ar réiteach ar shaincheisteanna sonracha an ghearáin atá i gceist,

(b) saincheisteanna sistéamacha féideartha a shainaithint agus moltaí gaolmhara a dhéanamh nuair is iomchuí, agus

(c) tríd an méid sin a dhéanamh, comhdhlúthú fadtéarmach leanúnach na mbonn eolais ábhartha gaolmhar is bonn leis na gníomhaíochtaí sin a áirithiú.

Maidir le comhairliúcháin phoiblí a bhaineann le cásanna go sonrach, is é an cuspóir atá ann a áirithiú go mbeidh an measúnú ar na saincheisteanna lena mbaineann chomh heolach agus is féidir.

Úsáidtear na sonraí pearsanta freisin chun cumarsáid a dhéanamh le gearánaigh agus chun a chinneadh an dtagann gearán faoi shainordú an Ombudsman. Úsáidtear roinnt sonraí chun críocha staidrimh (tír, náisiúntacht, catagóir ghairmiúil agus teanga) ar bhealach anaithnidithe chun an ceanglas tuairiscithe i Reacht an Ombudsman Eorpaigh a chomhlíonadh.

Conas

De ghnáth, bailíonn nó faigheann an tOmbudsman na sonraí pearsanta i ndoiciméid, lena n-áirítear foirmeacha, atá leictreonach den chuid is mó.

I gcásanna áirithe, bíonn na sonraí mar chuid den fhaisnéis a fhaightear ó bhéal ar dtús ag cruinnithe, cigireachtaí nó éisteachtaí. Le linn na gcruinnithe sin nó díreach ina ndiaidh, déantar an fhaisnéis ábhartha a thaifeadadh i ndoiciméid le haghaidh an chomhaid, go leictreonach den chuid is mó ach i gcásanna áirithe ar pháipéar freisin.

3/ Cé aige a bhfuil rochtain ar do chuid faisnéise agus cé dó a nochtar í?

Foireann an Ombudsman

Tá rochtain ag foireann an Ombudsman a bhfuil baint acu le láimhseáil cásanna na hOifige ar na comhaid cáis agus ar a gcuid doiciméad, a bhfuil sonraí pearsanta i gcuid acu, chomh maith leis an mbunachar sonraí ina bhfuil na doiciméid sin agus na sonraí gaolmhara.

Institiúidí an AE

I gcás ina seoltar gearán chuig institiúid de chuid an Aontais i ndáil le fiosrúchán, is iondúil go mbíonn na sonraí pearsanta fós le feiceáil sna doiciméid. Is amhlaidh an cás freisin nuair a d'iarr an gearánach go ndéileálfaí go rúnda lena ghearán nó lena gearán. Níl feidhm ag rúndacht den sórt sin maidir le cumarsáid a bhaineann le fiosrúchán idir an tOmbudsman agus an institiúid, agus tá sé de cheart ag an institiúid sin a bheith ar an eolas go hiomlán faoin bhfaisnéis go léir a bhaineann leis na cúisimh arb í an institiúid is cuspóir dóibh. Mar sin féin, sula seolfar an gearán agus an doiciméadacht a d’fhéadfadh a bheith ag baint leis, déanfaidh oifigeach fiosrúcháin an Ombudsman seiceáil, mar sin féin, chun a fhíorú an mbeadh aistriú sonraí pearsanta ar follasach nach bhfuil gá leis i gceist le haistriú na ndoiciméad. Déantar folú na sonraí pearsanta iomarcacha, mar a thuairiscítear anseo, a thaifeadadh go cuí sa nóta cáis a tharraingítear suas chun an fiosrúchán a oscailt. Má tá sonraí pearsanta iomarcacha i ngearán, scriosfar na sonraí pearsanta iomarcacha.

Mura féidir leis an Ombudsman an gearán a láimhseáil nó glacadh leis, féadfaidh sé/sí an gearán a aistriú freisin chuig institiúid nó comhlacht ábhartha eile de chuid an AE a d'fhéadfadh a bheith i riocht níos fearr chun déileáil leis an tsaincheist a d'ardaigh an gearánach. Samplaí is ea an Coimisiún Eorpach i ndáil le gearáin faoi shárú féideartha ar dhlí an Aontais, Parlaimint na hEorpa i ndáil le saincheisteanna polaitiúla, an Oifig Eorpach Frith-Chalaoise i ndáil le saincheisteanna calaoise, agus an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí.

Úsáideann an tOmbudsman "eTranslation" (aistriúchán meaisín) chun doiciméid a bhaineann le gearáin a aistriú go huathoibríoch, a bhféadfadh sonraí pearsanta a bheith iontu. Is seirbhís é eTranslation a oibríonn an Coimisiún Eorpach, ní dhéanann sé anailís ar ábhar an doiciméid aistrithe. Cuirtear aistriúcháin agus aschur eile a ghineann an tseirbhís ar ais chuig a n-úsáideoirí agus tá siad deartha le bheith neamh-inrochtana le linn na próiseála. Féadfaidh an tOmbudsman doiciméid le haghaidh aistriúcháin a sheoladh freisin chuig seirbhísí aistriúcháin Pharlaimint na hEorpa nó chuig Ionad Aistriúcháin Chomhlachtaí an Aontais Eorpaigh nuair is gá aistriúcháin a dhéanamh ar dhoiciméid. D’fhéadfadh sonraí pearsanta a bheith sna doiciméid sin uaireanta. Oibríonn na haistritheoirí faoi oibleagáidí rúndachta a chuir comhlachtaí thuasluaite an Aontais i bhfeidhm.

Comhlachtaí nó eagraíochtaí eile

Ar an gcaoi chéanna i gcás gearáin eile nach féidir leis/léi déileáil leo, féadfaidh an tOmbudsman cinneadh a dhéanamh gearán a aistriú, gan na sonraí pearsanta a fholú, chuig institiúidí nó eagraíochtaí náisiúnta a d’fhéadfadh a bheith in ann cabhrú leis an ngearánach. Féadfaidh sé/sí a chinneadh déanamh amhlaidh má tá toiliú sainráite tugtha ag an ngearánach. Ní dhéanann sé/sí ach aistrithe chuig comhlachtaí nó eagraíochtaí den sórt sin atá lonnaithe san Aontas.

Nuair a fhaigheann an tOmbudsman amach faoi fhíorais a d’fhéadfadh a bheith ina gcion coiriúil nó a d’fhéadfadh a bheith bainteach le cion coiriúil, tuairisceoidh sé/sí do na húdaráis náisiúnta inniúla, d’Oifig an Ionchúisitheora Phoiblí Eorpaigh (OIPE) agus/nó don Oifig Eorpach Frith-Chalaoise (OLAF).[2] Agus an méid sin á dhéanamh aige/aici, de ghnáth seolfaidh sé/sí na doiciméid ábhartha, nach bhfuil folaithe, chuig an údarás lena mbaineann.

Iarrataí aonair ar rochtain phoiblí ar dhoiciméid

Féadfaidh saoránaigh AE a gceart bunúsach a fheidhmiú chun rochtain phoiblí a iarraidh ar aon doiciméad atá i seilbh an Ombudsman, lena n-áirítear doiciméid ar an gcáschomhad nó doiciméid a bhaineann leis. Láimhseáiltear iarrataí den sórt sin ar bhonn Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 maidir le rochtain phoiblí ar dhoiciméid de chuid institiúidí an Aontais.

Agus freagra á thabhairt ar iarratais ar rochtain phoiblí ar dhoiciméid, déantar sonraí pearsanta gearánaithe agus tríú páirtithe nach bhfuil foireann an AE san áireamh iontu a fholú mar réamhshocrú sula nochtar go poiblí doiciméid atá i seilbh an Ombudsman.

Cearta na n-ábhar sonraí

Is féidir le hábhair sonraí a gceart chun a sonraí pearsanta a rochtain, a cheartú nó a léirscriosadh a fheidhmiú i gcomhthéacs na láimhseála gearán, trí iarraidh a sheoladh trí ríomhphost chuig an rialaitheoir ag an mbosca poist a léirítear thíos.

Tá an deis acu a iarraidh go ndéileálfar go rúnda lena ngearán nó le codanna áirithe de trí cheanglas den sórt sin a chur in iúl sa ghearán agus trí réasúnú nó bonn cirt tacaíochta a sholáthar.

Comhlíonann an tOmbudsman na rialacha maidir le cosaint sonraí, lena n-áirítear an dualgas ábhair sonraí tríú páirtí a chur ar an eolas faoi phróiseáil a sonraí pearsanta agus ceart na n-ábhar sonraí sin rochtain a fháil ar a sonraí pearsanta agus earráidí sna sonraí sin a cheartú, nó na sonraí a shrianadh nó a scriosadh, i gcomhréir leis na rialacha sin. I bhfianaise phrionsabal an íoslaghdaithe sonraí, moltar don ghearánach gan ach faisnéis atá ábhartha d'ábhar an ghearáin a sholáthar agus sonraí nach bhfuil gá leo agus nach mbaineann le hábhar a sheachaint, go háirithe má tá sonraí pearsanta tríú páirtithe san áireamh ann. Cuirfidh an tOmbudsman imthosca an ghearánaigh san áireamh i gcónaí, áfach, agus a oibleagáidí/a hoibleagáidí cosanta sonraí á gcomhlíonadh aige/aici, go háirithe i gcás ina bhfuil an gearánach i staid leochaileach. Déanfaidh an tOmbudsman measúnú cás ar chás ag cothromú cearta agus leasanna dlisteanacha an ghearánaigh agus an ábhair sonraí tríú páirtí.

Má chinneann an gearánach gearán gan ainm a chur isteach, beidh gearán den sórt sin neamh-inghlactha i gcónaí.[3] Mar sin féin, féadfaidh an tOmbudsman, ag brath ar an bhfaisnéis a leagtar amach i ngearán den sórt sin, cinneadh a dhéanamh leanúint leis an tsaincheist trí fhiosrúchán féintionscnaimh.

4/ Conas a dhéanaimid do shonraí pearsanta a chosaint agus a chosaint?

Laistigh den eagraíocht, cosnaíonn an tOmbudsman Eorpach sonraí pearsanta trí rialacha agus bearta praiticiúla.

Cuirtear gach ball foirne ar an eolas faoina n-oibleagáidí rúndachta dochta, agus faigheann siad oiliúint ghaolmhar agus faisnéis nuashonraithe maidir le cleachtais agus rialacha.

Tá freagracht ar an gcéad leibhéal ar gach ball d’fhoireann an Ombudsman as a chomhaid oibre a choinneáil ar bhealach a ráthaíonn slándáil na sonraí pearsanta atá iontu.

Láimhseáiltear na doiciméid agus na foirmeacha sonraí a bhaineann le cásanna beagnach go hiomlán go leictreonach, rud a dhéanann foráil maidir le cearta rochtana inchumraithe agus a laghdaíonn an baol go ndéanfar cóipeanna crua a scaipeadh de thaisme. Mar a luadh a thuilleadh thuas, tá rochtain ag foireann an Ombudsman a bhfuil baint acu le láimhseáil cásanna na hOifige ar na comhaid cáis agus ar a ndoiciméid.

Féadfaidh aon ghearánach iarbhír nó féideartha iarraidh réasúnaithe a dhéanamh tráth ar bith ar rochtain theoranta a chur i bhfeidhm ar a chomhad/comhad gearáin, iarraidh a d’fhéadfadh, mar shampla, a bheith ábhartha más ball reatha nó iarbhall d’fhoireann an Ombudsman, ball eile d’fhoireann AE, ball de líonraí nó grúpaí comhchosúla é an gearánach a bhfuil teagmháil ag roinnt ball foirne d’Oifig an Ombudsman leo, nó ar féidir a bheith ag súil go mbeidh teagmháil acu leo. Déantar na doiciméid agus na foirmeacha sonraí a stóráil go leictreonach ar fhreastalaithe fíorúla a chuireann Parlaimint na hEorpa ar fáil don Ombudsman. Déantar rochtain ar shonraí ag Parlaimint na hEorpa a rialú agus chun críocha riaracháin agus tacaíochta TF amháin.

Coinnítear cartlanna fisiceacha faoi ghlas i seomraí cartlainne ar leithligh agus, nuair is ábhartha, i dtaisceadáin.

5/ Conas is féidir leat a iarraidh orainn do chuid faisnéise a fhíorú, a mhodhnú nó a scriosadh?

Tá sé de cheart ag ábhair sonraí rochtain a fháil ar na sonraí pearsanta atá á gcoimeád againn fúthu agus a iarraidh ar an Ombudsman iad a cheartú, a chomhlánú nó, más iomchuí, a scriosadh.[4] Ba cheart aon iarraidh ar rochtain ar shonraí pearsanta nó ar shonraí pearsanta a cheartú, a shrianadh agus/nó a léirscriosadh a dhíriú chuig an oifigeach fiosrúcháin atá freagrach agus/nó chuig an rialaitheoir sonraí (ríomhphost: EO@ombudsman.europa.eu).

Féadfaidh tú teagmháil a dhéanamh freisin le hOifigeach Cosanta Sonraí an Ombudsman Eorpaigh (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) má tá aon cheist agat maidir le próiseáil do shonraí pearsanta.

Féadfaidh srianta faoi Airteagal 25 de Rialachán 2018/1725 a bheith i bhfeidhm, féach Cinneadh ón Ombudsman an 9 Samhain 2020.[5]

6/ Cá fhad a choinnímid do chuid sonraí?

Tá cáschomhaid, lena n-áirítear sonraí a bhaineann le doiciméid nó sonraí atá comhtháite i mbunachair sonraí, faoi réir tréimhse choinneála:

• Dhá bhliain i gcás gearáin nach dtagann faoi shainordú na hOifige.
• Deich mbliana i gcás gearáin a thagann faoi shainordú na hOifige. Áirítear leis sin gearáin inar oscail an tOmbudsman fiosrúchán agus gearáin nár oscail an tOmbudsman fiosrúchán iontu toisc iad a bheith neamh-inghlactha nó mar gheall ar easpa foras. Doiciméid a bhaineann le gearáin a raibh tábhacht shuntasach phoiblí ag baint leo nó a mheastar a bheith ina mórchásanna ar shlí eile, déantar iad a chartlannú níos déanaí, i bhfoirm anaithnid, chun críoch stairiúil. Mar sin féin, ar bhonn eisceachtúil, féadfar sonraí pearsanta a choinneáil i gcás inar gá sin chun freastal ar leasanna stairiúla nó poiblí.

Tá feidhm ag tréimhsí coinneála níos giorra maidir le doiciméid rúnda atá mar chuid den cháschomhad. Go háirithe, scriosfar doiciméid rúnda, go ginearálta, a luaithe a bheidh deireadh leis an gcás agus, i gcás ina mbeidh gearánach i gceist, a luaithe a bheidh an tréimhse ama chun déileáil le haon iarraidh ar athbhreithniú imithe in éag.

I gcásanna eisceachtúla, beidh feidhm ag an tréimhse choinneála chaighdeánach 10 mbliana maidir le doiciméid rúnda sna cásanna seo a leanas:

• (a) gur léir go bhfuil an fhaisnéis atá i gceist tábhachtach, nó go bhféadfadh sí a bheith tábhachtach, chun an cás a thuiscint amach anseo, lena n-áirítear imthosca ina bhfuil tosaíocht nó luach oiliúna ag an gcás;
• (b) gur dócha go bhfreastalóidh coinneáil an doiciméid ar leasanna stairiúla nó poiblí; nó
• (c) d’fhéadfadh sé go mbeadh coinneáil an doiciméid ábhartha i gcomhthéacs nósanna imeachta foirmiúla iarbhír nó féideartha amach anseo.

Déantar aon chinntí agus aon ghníomhartha maidir le láimhseáil na ndoiciméad rúnda thuasluaite a thaifeadadh go cuí sa cháschomhad.

7/ Cúiteamh

Tá sé de cheart ag ábhair sonraí tráth ar bith gearán a chur faoi bhráid an Mhaoirseora Eorpaigh ar Chosaint Sonraí (edps@edps.europa.eu), má mheasann siad gur sháraigh an tOmbudsman a gcearta faoi Rialachán 2018/1725.

[1] Airteagal 10 de Rialachán 2018/1725.

[2] Airteagal 9(2) de Reacht an Ombudsman.

[3] Airteagal 2(2) de Reacht an Ombudsman.

[4] Airteagail 17 go 20 de Rialachán 2018/1725.

[5] Cinneadh ón Ombudsman Eorpach an 9 Samhain 2020 maidir le rialacha inmheánacha chun srian a chur le cearta áirithe ábhar sonraí agus sonraí pearsanta á bpróiseáil, ar fáil ag https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.