Mínítear sa ráiteas príobháideachais seo an chúis atá leis an bpróiseáil, an chaoi a ndéanann an tOmbudsman Eorpach na sonraí pearsanta uile a chuirtear ar fáil a bhailiú, a láimhseáil agus a chosaint, an chaoi a n-úsáidtear an fhaisnéis sin agus na cearta is féidir leis na hábhair sonraí a fheidhmiú i ndáil lena gcuid sonraí.

Is é an tOmbudsman Eorpach an rialaitheoir. Is é an Coimisiún Eorpach an rialaitheoir comhpháirteach (i gcás ABAC, iarratas airgeadais agus cuntasaíochta arna chur ar bun ag an gCoimisiún chun faireachán a dhéanamh ar fheidhmiú a bhuiséid agus chun a chuntais a ullmhú).

1. Cad iad na sonraí pearsanta a phróiseálfaidh an tOmbudsman Eorpach?

Sonraí pearsanta tairgeoirí, conraitheoirí agus iarrthóirí, a bhfoirne nó a bhfochonraitheoirí, a bhféadfadh an méid seo a leanas a bheith san áireamh leo:

• Sonraí aitheantais: Ainm, sloinne, uimhir phas, nó uimhir aitheantais;
• Feidhm;
• Sonraí teagmhála (seoladh ríomhphoist, uimhir theileafóin ghnó, uimhir theileafóin mhóibíleach, uimhir facs, seoladh poist, cuideachta agus roinn, tír chónaithe, seoladh suímh gréasáin);
• Deimhnithe le haghaidh ranníocaíochtaí slándála sóisialta agus cánacha a íocadh, sliocht as taifid bhreithiúnacha;
• Sonraí airgeadais: tagairt do chuntas bainc (cóid IBAN agus BIC), uimhir CBL;
• Dearbhú ar onóir nach bhfuil tairgeoirí i gceann de na staideanna eisiaimh dá dtagraítear in Airteagail 136 agus 141 den Rialachán Airgeadais
• Foirm maidir le heaspa coinbhleachtaí leasa do bhaill foirne institiúidí nó chomhlachtaí an Aontais, chomh maith le saineolaithe a bhfuil baint acu leis an bpróiseas roghnúcháin.

2. Cén fáth a ndéanann an tOmbudsman Eorpach na sonraí pearsanta sin a phróiseáil?

Déanann an tOmbudsman Eorpach sonraí pearsanta a bhailiú agus a phróiseáil tuilleadh chun nósanna imeachta soláthair a bhainistiú agus a riar.

3. Cad iad na bunúis dlí agus an gá atá leis na sonraí sin a phróiseáil?

Is é is bunús dlí do na hoibríochtaí próiseála ar shonraí pearsanta Rialachán (AE, Euratom) 2018/1046 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle an 18 Iúil 2018 maidir leis na rialacha airgeadais is infheidhme maidir le buiséad ginearálta an Aontais [1], go háirithe Airteagail 160-179.

Is gá an phróiseáil a dhéanamh ar bhonn Airteagal 5 1(a), (b) agus (c) de Rialachán (AE) 1725/2018.

4. Cé atá freagrach as na sonraí a phróiseáil?

Tá an tOmbudsman Eorpach freagrach as na sonraí a phróiseáil. Déanann an tAonad Pearsanra, Riaracháin agus Buiséid (PAB) sonraí a phróiseáil ar bhealach níos sonraí.

5. Cé a gheobhaidh na sonraí?

An tOmbudsman Eorpach, an tArd-Rúnaí, comhaltaí an choiste meastóireachta (más infheidhme); an fhoireann atá freagrach as conarthaí a bhainistiú laistigh den aonad ábhartha; foireann atá freagrach as tairiscintí agus conarthaí a bhainistiú in Aonad PAB. Is féidir sonraí pearsanta a aistriú chuig tríú tíortha nó chuig eagraíochtaí idirnáisiúnta.

6. Cá fhad a choinneofar na sonraí?

Coinnítear comhaid a bhaineann le nósanna imeachta tairisceana, lena n-áirítear sonraí pearsanta, sa tseirbhís atá i gceannas ar an nós imeachta go dtí go dtabharfar chun críche é, agus in Aonad PAB ar feadh tréimhse 7 mbliana tar éis shíniú an chonartha. Coinnítear sleachta as na taifid bhreithiúnacha ar feadh 2 bhliain tar éis dheireadh an nós imeachta ábhartha. Mar sin féin, coinnítear tairiscintí ó thairgeoirí nár éirigh leo ar feadh 5 bliana tar éis shíniú an chonartha.

7. Conas a chosnaímid sonraí an ábhair sonraí?

Stóráiltear comhaid pháipéir i gcófra faoi ghlas ag na haonaid fhreagracha. Stóráiltear na comhaid leictreonacha ar fhreastalaithe a bhfuil cearta rochtana acu atá teoranta do bhaill foirne ábhartha na nAonad a bhfuil baint acu leis an nós imeachta (eadhon, an tAonad PAB agus an tAonad a úsáidfidh an conradh i ndáiríre).

Tá rochtain ag comhaltaí an Choiste Meastóireachta ar na comhaid chun críche na meastóireachta agus cuirtear in iúl dóibh nár cheart dóibh cóipeanna a choinneáil tar éis an próiseas meastóireachta a chur i gcrích.

Áirithítear le clásail chonarthacha go bpróiseálann an conraitheoir sonraí pearsanta fhoireann OE ar threoracha an Ombudsman amháin (clásail cosanta sonraí a chuirtear leis an gconradh seirbhísí/troscán agus le coinníollacha ginearálta na teagmhála).

I gcás aistrithe sonraí pearsanta chuig tríú tíortha nó chuig eagraíochtaí idirnáisiúnta, déantar foráil sa chonradh a síníodh idir an tOmbudsman agus an tairgeoir a n-éireoidh leis maidir le clásail chonarthacha chaighdeánacha lena n-áirithítear go bpróiseáiltear sonraí pearsanta i gcomhréir leis na rialacha atá ina gceangal ar institiúidí an Aontais.

8. Cad iad na cearta atá agat agus conas is féidir leat iad a fheidhmiú?

Tá sé de cheart agat rochtain ar do shonraí pearsanta féin a iarraidh. Tá sé de cheart agat freisin a iarraidh go gceartófaí aon sonraí neamhiomlána nó míchruinne a bhaineann leat gan mhoill. Ní féidir feidhm a bheith ag an gceart chun sonraí a cheartú ach amháin maidir le sonraí fíorasacha a phróiseáiltear laistigh den nós imeachta soláthair ábhartha. Ní féidir an ceart sin a fheidhmiú ach suas go dtí an dáta deiridh chun tairiscintí a chur isteach. Mar sin féin, féadfar sonraí aitheantais míchruinne a cheartú tráth ar bith le linn an nós imeachta soláthair agus ina dhiaidh trí ríomhphost a sheoladh chuig eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Tabharfaidh an tOmbudsman Eorpach freagra ar d’iarrataí a luaithe is féidir agus laistigh de mhí amháin ar a dhéanaí.

9. Cé leis ar cheart teagmháil a dhéanamh i gcás ceisteanna nó gearáin a bhaineann le saincheisteanna cosanta sonraí?

Tráth ar bith, féadfaidh tú ceisteanna a bhaineann le cosaint sonraí a bhaineann le nós imeachta soláthair phoiblí a sheoladh chuig an Ombudsman Eorpach, ag an seoladh seo a leanas: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

An tOmbudsman Eorpach
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Is féidir leat teagmháil a dhéanamh freisin le hOifigeach Cosanta Sonraí an Ombudsman Eorpaigh ag an seoladh seo a leanas: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Féadfaidh tú gearán a thaisceadh leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí tráth ar bith ag an seoladh seo a leanas: EDPS@edps.europa.eu

[1] IO L 193 de 30.7.2018, lch. 1.