Beschwerde: OI/1/2021/KR

Titel der Rechtssache: Wie die Europäische Kommission mit der Herausforderung der „Drehtür“-Situationen umgeht, an denen ihre (ehemaligen) Mitarbeiter beteiligt sind.

Datum: Mittwoch, 15. Dezember 2021

Ferninspektion und -besprechung

Anwesend

Vertreter der Kommission:

Referatsleiter, GD HR

Stellvertretender Referatsleiter, GD HR

Rechtsreferent, GD HR

Referent, Generalsekretariat

Vertreter des Bürgerbeauftragten:

Frau Ángela Marcos Figueruelo, Untersuchungsbeauftragte

Frau Leticia Díez Sánchez, Untersuchungsbeauftragte

Herr Koen Roovers, Untersuchungsbeauftragter

Frau Nina Klubert, Praktikantin für Anfragen

Einleitung und Verfahrensinformationen

Die Sitzung beginnt um 10.00 Uhr und endet um 13.15 Uhr.

Der Europäische Bürgerbeauftragte prüft derzeit, wie die Kommission Drehtürsituationen bewältigt hat, an denen ihre (ehemaligen) Mitarbeiter beteiligt waren. Die Sitzung wurde organisiert, um Fragen zu klären, die sich bei der Prüfung der 100 Kommissionsbeschlüsse zu Drehtürsituationen ergaben, an denen (ehemalige) Kommissionsbedienstete beteiligt waren. Die Kommission erließ diese Beschlüsse auf Ersuchen von Bediensteten, die  a) nach dem Ausscheiden aus der Kommission eine berufliche Tätigkeit ausüben („Beschlüsse nach Artikel 16 ^[1]“); und b) während des Urlaubs aus persönlichen Gründen eine berufliche Tätigkeit ausüben („Entscheidungen nach Artikel 12b/40 ^[2]“). Die Fragen wurden der Kommission zusammen mit dem Sitzungsantrag am 15. Oktober 2021 vor der Sitzung übermittelt. Da die Fragen in Anhang II des Antrags auf Überprüfungssitzung des Bürgerbeauftragten personenbezogene Daten enthalten, sind die entsprechenden Antworten der Kommission in einem Anhang enthalten, der in dieser Phase der Untersuchung vertraulich zu behandeln ist.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten teilte den Vertretern der Kommission mit, dass sie einen Entwurf des Berichts über die Inspektionssitzung erhalten würden, um seine Richtigkeit zu überprüfen, bevor sie Teile des Berichts veröffentlichen.

Inspizierte Dokumente 

Am 25. Juni und 8. September 2021 übermittelte die Kommission alle Dokumente, die ihrer Ansicht nach in den Anwendungsbereich des Antrags der Europäischen Bürgerbeauftragten auf Einsichtnahme fielen:

• Die Beschlüsse der Kommission aus den Jahren 2019 und 2020 nach Artikel 16 für leitende und mittlere Führungskräfte der folgenden Generaldirektionen: AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, ECHO, ENER, GROW, HOME, MARE, RTD, SANTE und TRADE sowie die folgenden Einrichtungen: Kabinette, Juristischer Dienst, Generalsekretariat und Ausschuss für Regulierungskontrolle;
• Die Beschlüsse der Kommission aus den Jahren 2019 und 2020 nach Artikel 12b/40 für leitende und mittlere Führungskräfte der folgenden Generaldirektionen: AGRI, CNECT, COMP, ECFIN, FISMA, FTE und TRADE sowie die folgenden Einrichtungen: Kabinette, Juristischer Dienst und Ausschuss für Regulierungskontrolle;
• Beschlüsse der Kommission nach Artikel 16 für Bedienstete der GD FISMA und der internen Denkfabrik/Beratungsplattform EPSC/IDEA der Kommission.
• die Beschlüsse der Kommission nach Artikel 16 aus dem Jahr 2021 in Bezug auf zwei ehemalige stellvertretende Generaldirektoren der GD Wettbewerb sowie eine Auswahl von vier weiteren Beschlüssen nach Artikel 16 aus dem Jahr 2021 in Bezug auf Führungskräfte, die von der Kommission ausgewählt wurden.

Die Kommission forderte die vertrauliche Behandlung dieser Dokumente.

Insgesamt umfasste die Prüfung dieser Kommissionsbeschlüsse in Bezug auf Drehtürsituationen 100 Dossiers, die Folgendes enthielten:

• 80 Entscheidungen der Kommission nach Artikel 16 über Anträge auf Genehmigung neuer beruflicher Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter.^[3] 79 Entscheidungen genehmigten den Antrag und legten bisweilen Beschränkungen fest. Eine Entscheidung war negativ, was bedeutete, dass die beabsichtigte neue berufliche Tätigkeit nicht genehmigt wurde.
• 20 Beschlüsse der Kommission nach Artikel 12b/40 über Anträge auf Genehmigung der Ausübung beruflicher Tätigkeiten während des Urlaubs aus persönlichen Gründen, die sich auf zehn Bedienstete beziehen. Einige Beschlüsse betrafen Anträge auf Erneuerung früher genehmigter Tätigkeiten.

Nach der Kontrollsitzung am 20. Dezember 2021 teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten Folgendes mit:

• einen internen Leitfaden vom Februar 2021, den die GD HR den zuständigen Dienststellen der Kommission zur Verfügung stellt, damit diese potenzielle Interessenkonflikte zwischen dem Antrag eines ehemaligen Bediensteten ´s auf Ausübung einer beruflichen Tätigkeit nach seinem Ausscheiden aus der Kommission und den in den letzten drei Dienstjahren wahrgenommenen Aufgaben bewerten können; sowie
• ein Schreiben des Generaldirektors der GD HR an andere Dienststellen der Kommission vom 23. Juli 2021, in dem die Grundsätze und Kriterien für die Bewertung der Anträge der Bediensteten auf externe Tätigkeiten während des Urlaubs aus persönlichen Gründen dargelegt sind.

Diskussion

Beschlüsse über die Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses [4]:

1. Ausgehend von der Kontrolle scheint die vom Gesetzgeber in Artikel 16 des Statuts vorgesehene Möglichkeit, eine neue Stelle zu verbieten, nur selten in Anspruch genommen zu werden. Wie viele der von der Kommission in den Jahren 2019, 2020 und 2021 (bisher) erlassenen Beschlüsse nach Artikel 16 enthielten ein (vorübergehendes) Verbot der beabsichtigten Tätigkeit?

Die Kommission erklärte, dass die Möglichkeit, eine Tätigkeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu verbieten, nur als letztes Mittel genutzt wird, wenn das Risiko nicht durch folgende Maßnahmen gemindert werden kann:

• Zweckbindung, d. h. Beschränkung des Umfangs der beantragten Tätigkeit und Verbot, dass sich der Bedienstete beispielsweise mit bestimmten Dossiers, Gesetzgebungsverfahren, Finanzhilfen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Fällen oder Angelegenheiten im Zusammenhang mit der in den letzten drei Dienstjahren geleisteten Arbeit befasst, einschließlich damit zusammenhängender oder nachfolgender Fälle und/oder Gerichtsverfahren; oder
• Abkühlung, d. h. durch Auferlegung eines definierten Zeitraums, in dem der ehemalige Bedienstete von (bestimmten) beruflichen Kontakten mit ehemaligen Kollegen oder von der Vertretung der Gegenparteien ausgeschlossen ist.

Zwischen 2019 und 2021 gab es zehn Beschlüsse, mit denen eine Tätigkeit verboten wurde. Die Kommission fügte hinzu, dass diese Zahlen nicht unbedingt ein genaues Bild der Situation vermitteln, da die jüngsten Sensibilisierungsmaßnahmen zu einem Rückgang der Zahl der Anträge auf Aktivitäten beigetragen haben könnten, die verboten werden müssten.

Darüber hinaus fügte die Kommission hinzu, dass die GD HR regelmäßig einen Dialog mit (ehemaligen) Bediensteten führt, um Ratschläge zu geplanten Tätigkeiten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu erteilen. Manchmal führt eine solche „vorläufige“ Beratung dazu, dass ein ansonsten problematischer Antrag zurückgezogen wird, oder dass der Bedienstete daran gehindert wird, einen solchen Antrag zu stellen. Diese Möglichkeit spiegelt sich in den Statistiken nicht wider.

Zu den Sensibilisierungsmaßnahmen für Interessenkonflikte gehört die Bereitstellung von Schulungen für Bedienstete. Dieses Training wird während des ersten Tages im Dienst, während der Probezeit und regelmäßig während der Zeit im Dienst durchgeführt. Darüber hinaus gibt es eine spezielle Schulung, die sich auf Tätigkeiten nach Beendigung der Beschäftigung konzentriert. Auf der E-Learning-Plattform der Kommission wird eine Schulung zum Thema Ethik angeboten, und mehrere Generaldirektionen verfügen auch über besondere zusätzliche Schulungen. Die Referatsleiter erhalten zusätzliche Schulungen zum Thema Ethik. Statistiken der Kommission zeigen, dass jedes Jahr mehr als 3000 Mitarbeiter Ethikschulungen erhalten. Darüber hinaus werden im Intranet der Kommission umfangreiche Informationen bereitgestellt, darunter auch Beispiele dafür, was einen Interessenkonflikt darstellt. Die GD HR arbeitet eng mit den ethischen Ansprechpartnern in anderen Dienststellen der Kommission zusammen und berät die Bediensteten individuell.

Schließlich erklärte die Kommission, dass die überwiegende Mehrheit der Anträge von Vertragsbediensteten und Bediensteten auf Zeit gestellt werde und/oder sich nicht auf Interessenkonflikte beziehe.

2. Wie sorgt die Kommission für Kohärenz bei ihren Entscheidungen über neue Arbeitsplätze ehemaliger Bediensteter, die ein vergleichbares Interessenkonfliktrisiko darstellen könnten?

Zu diesen Risiken könnten vorausschauende Maßnahmen eines Bediensteten vor dem Wechsel in eine neue Funktion gehören, bei der es möglicherweise an Unparteilichkeit mangelt; oder künftige Tätigkeiten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Arbeit des Einzelnen während der letzten drei Dienstjahre bei der Kommission stehen.

Die Kommission stellte fest, dass die Kommission auf verschiedene Weise für die Kohärenz solcher Entscheidungen sorgt. Im Jahr 2018 unterzog sich die Kommission einer Zentralisierung aller ethischen Prozesse, wodurch die GD HR für die Abgabe von Stellungnahmen zu allen ethischen Anfragen zuständig wurde, insbesondere zu den Erklärungen der Bediensteten auf der Grundlage von Artikel 11a des Statuts ^[5]. Darüber hinaus wird der Gemischte Ausschuss ^[6] immer konsultiert, bevor ein Beschluss nach Artikel 16 gefasst wird, während der Juristische Dienst und das Generalsekretariat konsultiert werden, um sicherzustellen, dass jeder Beschlussentwurf rechtlich einwandfrei ist und mit ähnlichen Fällen im Einklang steht.

Darüber hinaus hat die Kommission mehr interne Leitlinien eingeführt, darunter beispielsweise Checklisten. Während jeder Fall auf seine eigene Begründetheit geprüft wird, befasst sich die GD HR auch mit früheren Entscheidungen, um die in einem Fall zu verhängenden Beschränkungen mit den in ähnlichen früheren Entscheidungen auferlegten Beschränkungen zu vergleichen.

Die in der Frage genannten spezifischen Risiken werden von der Kommission sehr ernst genommen. Nach Artikel 11a des Statuts sind die Bediensteten verpflichtet, die Anstellungsbehörde unverzüglich über solche Situationen zu unterrichten. Die Kommission verfügt über einen speziellen Arbeitsablauf für solche „Erklärungen über Interessenkonflikte“. Die Anstellungsbehörde, die die endgültige Entscheidung trifft, ist die GD des ehemaligen Bediensteten. Die GD HR wird konsultiert, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, was die Kohärenz gewährleistet.

Die Anstellungsbehörde muss alle geeigneten Maßnahmen ergreifen, einschließlich z. B. der Entlastung des Beamten von der Verantwortung in der betreffenden Angelegenheit. Die zuständigen Referate selbst ergreifen häufig Maßnahmen, um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, noch bevor eine Entscheidung gemäß Artikel 11a des Statuts getroffen wird.

Im Anschluss an die Überprüfung des Kommissionsbeschlusses ´s über Nebentätigkeiten im Jahr 2018 wurde das Formular für Erklärungen zu Interessenkonflikten auf der Grundlage von Artikel 16 des Statuts angepasst. Die Bediensteten müssen nun bestätigen, dass sie Artikel 11a des Statuts einhalten.

3. Wenn die Generaldirektion (GD), in der zuletzt ein ehemaliger Bediensteter tätig war, von der GD Humanressourcen konsultiert wird, werden im Anhang „Leitlinien“ zur Verfügung gestellt, die für die Bewertung der beabsichtigten Tätigkeit des ehemaligen Bediensteten zu verwenden sind.

Könnten Sie bitte eine Kopie dieser Leitlinien zur Verfügung stellen?

Die Kommission stimmte zu, dem Europäischen Bürgerbeauftragten eine Kopie dieser Leitlinien zur Verfügung zu stellen.

Der Leitfaden wurde erstellt, um den Vorschlägen der Europäischen Bürgerbeauftragten aus ihrer Untersuchung 2019 in dieser Angelegenheit nachzukommen ^[7].

Der Leitfaden besteht aus drei Teilen:

1. Anwendungsbereich und Verfahren,
2. verfügbare Optionen zur Minderung der Risiken von Interessenkonflikten und
3. Leitlinien für die Bewertung.

Darüber hinaus enthält der Leitfaden zusätzliche Hintergrundinformationen, wie z. B. die einschlägigen Rechtsvorschriften.

Die Kommission stellte fest, dass der Leitfaden systematisch verwendet wird und zu einer fundierteren Bewertung der Risiken von Interessenkonflikten durch die Generaldirektionen der ehemaligen Bediensteten beigetragen hat.

4. Wie stellt die Kommission die Einhaltung der Beschränkungen sicher, die in ihren Beschlüssen zur Minderung der Risiken von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit neuen Arbeitsplätzen ehemaliger Bediensteter enthalten sind?

Gibt es Fälle, in denen diese Risiken realisiert wurden, und wenn ja, welche Maßnahmen wurden ergriffen?

Die Kommission erklärte, dass ehemalige Bedienstete die allgemeinen Verpflichtungen einhalten müssen, die sich aus dem Statut und den sie individuell betreffenden Entscheidungen der Anstellungsbehörde ergeben. Sie erhalten vor dem Ausscheiden aus dem Dienst eine Erinnerung an diese allgemeinen Verpflichtungen.

Beschlüsse auf der Grundlage von Artikel 16 des Statuts werden der zuständigen Dienststelle der Kommission der ehemaligen Bediensteten mitgeteilt, wo sie nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ verbreitet werden. Diese Maßnahme stellt ein wirksames Kontrollinstrument dar, z. B. im Falle eines Verbots beruflicher Kontakte oder von Lobbyarbeit gegenüber der ehemaligen GD oder dem Organ.

Die Kommission verfolgt einen vertrauensbasierten Ansatz: er vertraut darauf, dass ehemalige Bedienstete ihren neuen Arbeitgeber über die in der Entscheidung festgelegten Bedingungen informieren und im Zweifelsfall die Anstellungsbehörde konsultieren werden.

Während die Kommission erwartet, dass ihre ehemaligen Bediensteten ihre neuen Arbeitgeber oder Kunden erforderlichenfalls ordnungsgemäß über die Beschränkungen informieren, die für ihre Tätigkeiten nach dem Dienst gelten, ist sie der Auffassung, dass es aus rechtlicher Sicht nicht zulässig ist, sich in eine bilaterale Beziehung zwischen ehemaligen Bediensteten und ihrem neuen Arbeitgeber einzumischen. Daher verlangt die Kommission keine Beweise dafür, dass die auferlegten Beschränkungen mit dem neuen Arbeitgeber geteilt wurden.

Bei der Überwachung der Beschlüsse nach Artikel 16 stützt sich die Kommission neben den internen Kontrollmitteln (siehe oben zur internen Verbreitung von Informationen über Beschränkungen) auch auf die externe Kontrolle durch andere Organe, die Öffentlichkeit und Dritte. Beispielsweise verfolgen die Dienststellen der Kommission aktiv öffentlich zugängliche Informationen wie Medienberichte. Die externe Kontrolle kann auf der Grundlage des Berichts über die berufliche Tätigkeit hoher Beamter nach dem Ausscheiden ^aus dem Dienst [8] ausgeübt werden, der jährlich veröffentlicht wird. Darüber hinaus kann die Kontrolle über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumentenanträgen oder über Anfragen des Europäischen Parlaments ausgeübt werden.

Der Europäische Bürgerbeauftragte hatte vorgeschlagen, die Informationen über die berufliche Tätigkeit hoher Beamter nach dem Ausscheiden aus dem Dienst zeitnaher als einmal jährlich zur Verfügung zu stellen. Die Kommission ist jedoch der Auffassung, dass sie an das Statut, das sich auf eine jährliche Veröffentlichung des Berichts bezieht, sowie an die Datenschutzverordnung ^[9] gebunden ist.

Die Kommission ist der Auffassung, dass diese internen und externen Kontrollmechanismen in Verbindung mit der abschreckenden Wirkung von Disziplinarverfahren angemessen und den ermittelten Risiken angemessen sind. 

Die Kommission kann nicht ausschließen, dass Risiken eintreten können. Sie ist jedoch der Ansicht, dass die durch sie auferlegten Beschränkungen die Risiken wirksam mindern. Nach Ansicht der Kommission können die häufigsten Risiken diejenigen sein, die mit einer möglichen Nutzung von im aktiven Dienst entwickelten beruflichen Kontakten durch ehemalige Bedienstete im Hinblick auf einen privilegierten Zugang zu den Kommissionsdienststellen verbunden sind. Ein vorübergehendes Verbot beruflicher Kontakte in Verbindung mit den Informationen über dieses Verbot, die den einschlägigen Diensten auf der Grundlage des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ zur Verfügung gestellt werden, mindert diese Risiken jedoch wirksam.

Sollte die Kommission feststellen, dass die Gefahr eines Interessenkonflikts eingetreten ist, würden ihre Dienststellen unverzüglich Kontakt mit dem ehemaligen Bediensteten aufnehmen. Darüber hinaus ist das Untersuchungs- und Disziplinaramt (IDOC) befugt, solche Fragen weiter zu untersuchen und bei einem Verstoß gegen eine Entscheidung abschreckende Maßnahmen sowie Sanktionen gegen (ehemalige) Bedienstete zu verhängen.

5. Akzeptiert die Kommission, dass ehemalige Bedienstete – die von ihr daran gehindert werden, an bestimmten Fällen oder Themen zu arbeiten, die in direktem Zusammenhang mit ihrer früheren Funktion stehen – ihre neuen Kollegen dennoch in solchen Fragen beraten könnten, z. B. in einer Anwaltskanzlei?

Wenn die Kommission dies als Risiko anerkennt, was tut sie, um diesem Risiko durch Überwachung entgegenzuwirken?

In Bezug auf das Verhalten ehemaliger Bediensteter ist die Kommission der Ansicht, dass ihre Bediensteten während ihrer Arbeit im Dienst der Kommission die höchsten ethischen Standards einhalten und diese auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst einhalten werden.

Die Kommission erklärte, dass die Beschränkungen, die sie zur Minderung des Risikos von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit den Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auferlegen kann, in ihren Anwendungsbereich die Beratung von Kollegen einschließen können (wie aus dem Wortlaut der Beschränkungen in den Entscheidungen hervorgeht, die dem Europäischen Bürgerbeauftragten im Rahmen dieser Untersuchung mitgeteilt wurden). Es sei daran erinnert, dass die folgende Bedingung/Erinnerung in der Regel in dieser Art von Fällen auferlegt wird:  „nach Artikel 16 Absatz 1 des Statuts die Pflicht, sich in Bezug auf die Annahme bestimmter Ernennungen oder Vorteile eines neuen Arbeitgebers oder seiner Kunden integer und zurückhaltend zu verhalten. Die oben genannte Pflicht umfasst die Unterlassung der Beratung oder Arbeit im Namen eines Kunden in bestimmten Akten oder Angelegenheiten (z.B.: Verträge, politische Dossiers, Finanzhilfen, Fälle, Forderungen, Untersuchungen, laufende Gesetzgebungsverfahren), an denen ein ehemaliger Bediensteter persönlich und substanziell teilgenommen hat, und dies würde bedeuten, dass er sich auf Informationen stützt, die er im Rahmen seiner Aufgaben erhalten hat und die nicht veröffentlicht wurden.“

Wenn ehemalige Bedienstete nicht in bestimmten Angelegenheiten oder Fällen tätig werden dürfen, gilt die Beratung anderer in solchen Angelegenheiten als Arbeit in diesen Angelegenheiten und stellt daher einen Verstoß gegen die auferlegten Beschränkungen dar. Daher akzeptiert die Kommission nicht, dass ehemalige Kolleginnen und Kollegen in Angelegenheiten beraten könnten, in denen sie nicht arbeiten sollen. In jedem Fall verbietet die Kommission, wenn ein ehemaliger Bediensteter eine neue berufliche Tätigkeit in einer Anwaltskanzlei ausübt, dem ehemaligen Beamten systematisch, im Einklang mit der Ermessenspflicht und dem allgemeinen Grundsatz der Vertraulichkeit an Fällen zu arbeiten, in denen er bei der Kommission gearbeitet hat.

Die Kommission geht von Treu und Glauben ihrer ehemaligen Bediensteten aus, was mit der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Statut einhergeht. Daher obliegt im Falle eines möglichen Verstoßes die Beweislast der Kommission und nicht dem ehemaligen Bediensteten.

In Bezug auf Anträge auf Aufnahme einer neuen beruflichen Tätigkeit in Anwaltskanzleien stellte die Kommission fest, dass sie diese Art von Tätigkeit nicht als Lobbyarbeit betrachtet (solange die Tätigkeit die Ausschlusskriterien der Interinstitutionellen Vereinbarung zur Einrichtung des Transparenzregisters erfüllt – bestimmte spezifische Tätigkeiten einiger Anwaltskanzleien stellen Lobbyarbeit dar). Nicht alle Anwaltskanzleien sind im Transparenzregister erfasst ^[10]. Darüber hinaus folgen Anwälte den deontologischen (ethischen und beruflichen) Regeln ihres Berufs. Dazu gehört, dass Anwälte die Vertraulichkeit der von ehemaligen Mandanten bereitgestellten Informationen nicht verletzen sollten und dass sie diese Informationen nicht zum Vorteil eines neuen Mandanten verwenden sollten.

6. Wenn ehemalige Bedienstete, die an der „aktiven Senior“-Initiative der Kommission ^[11] teilnehmen, ebenfalls eine (vergütete) Nebentätigkeit aufnehmen möchten, wie stellt die Kommission die Vereinbarkeit und keinen potenziellen Interessenkonflikt sicher?

Die Initiative „Active Senior“ ist eine relativ neue Initiative. Sie ermöglicht es ehemaligen leitenden Bediensteten, weiterhin auf freiwilliger Basis einen Beitrag zur Tätigkeit der Kommission zu leisten.

Beantragt ein ehemaliger Bediensteter, der an der Initiative teilnimmt, eine (vergütete) Nebentätigkeit, werden zwei getrennte und unterschiedliche Bewertungen durchgeführt. Eine davon betrifft das Risiko von Interessenkonflikten mit den Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter während ihrer letzten drei Dienstjahre bei der Kommission (falls die Bewertung innerhalb von zwei Jahren nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst erfolgt) und eine andere das Risiko von Interessenkonflikten mit ihrer Teilnahme an der Initiative „aktives höheres Personal“.

Darüber hinaus enthalten aktive Senior-Verträge einen Abschnitt über Ethik. Ehemalige Bedienstete, die am aktiven Seniorenprogramm teilnehmen, müssen bei der Einstellung alle ihre externen Tätigkeiten und alle neuen externen Tätigkeiten, die sie während ihrer Zeit in der Initiative aufnehmen, angeben. Die GD HR prüft diese Erklärungen, und falls die Gefahr eines Interessenkonflikts besteht, darf der ehemalige Bedienstete nicht an der Initiative teilnehmen.

7. Wie geht die Kommission gegen das Risiko von Interessenkonflikten zwischen der Rolle ehemaliger Bediensteter als Sonderberater der Kommission und ihrer Tätigkeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor?

Die Verfahren nach Artikel 16 des Statuts und die Verfahren im Zusammenhang mit Sonderberatern sind unabhängig und werden getrennt durchgesetzt. Wenn ein ehemaliger Bediensteter in den ersten zwei Jahren nach seinem Ausscheiden aus dem Dienst als Sonderberater tätig wird und anschließend einen Antrag auf eine Tätigkeit nach dem Dienst stellt, kann dieser gemäß Artikel 16 des Statuts nur anhand der letzten drei Dienstjahre beurteilt werden.

Ein spezielles Verfahren ^[12] stellt jedoch sicher, dass eine geplante Nebentätigkeit nicht mit dem Mandat eines Sonderberaters (nur während des Mandats) unvereinbar ist.

Die GD HR ist an beiden Evaluierungen beteiligt.

Jeder Sonderberater muss ein Dokument unterzeichnen, in dem erklärt wird, dass zwischen seinen Aufgaben als Berater der Europäischen Kommission und seinen anderen Tätigkeiten kein Interessenkonflikt besteht. 

Darüber hinaus muss jedes Mitglied der Kommission bei der Ernennung eines Beraters sicherstellen, dass es keinen Interessenkonflikt zwischen den künftigen Aufgaben seines Sonderberaters und anderen beruflichen (vergüteten oder nicht vergüteten) Tätigkeiten gibt.

Jedem Antrag auf Bestellung eines Sonderberaters sind entsprechende Unterlagen beizufügen.

Potenzielle Sonderberater müssen (ausfüllen und) unterzeichnen:

• ehrenwörtliche Erklärung (eidesstattliche Erklärung), aus der hervorgeht, dass ihnen die einschlägigen Artikel des Statuts (Artikel 11 und 11a) bekannt sind und dass kein Interessenkonflikt mit den Aufgaben besteht, die sie übernehmen werden, und
• eine von der GD HR geprüfte Tätigkeitserklärung, aus der hervorgeht, dass sie vor Aufnahme ihrer Tätigkeit keinen Interessenkonflikt feststellen kann, um sicherzustellen, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.

Auf der Grundlage dieser beiden Erklärungen muss das zuständige Kommissionsmitglied feststellen, dass kein Interessenkonflikt in Bezug auf die von ihm ausgewählten Sonderberater besteht, und seinen Ernennungsantrag mit einer „Zuverlässigkeitserklärung“ bestätigen.

8. Wenn ein ehemaliger Bediensteter, der zuletzt in der GD gearbeitet hat, zu verschiedenen Anträgen des ehemaligen Bediensteten auf Arbeitsgenehmigung konsultiert wird, erhält die GD Kopien der Kommissionsbeschlüsse, wenn sie angenommen werden?

Wenn nicht, warum nicht?

Die GD HR kopiert bei der Übermittlung eines Beschlusses nach Artikel 16 systematisch die Ethikkontaktpersonen aller Generaldirektionen im Dokumentenverwaltungssystem der Kommission ´ (ARES). Die Kontaktpersonen können dann die Entscheidung nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ mit anderen Mitarbeitern teilen.

In Fällen, in denen mehrere Entscheidungen auf der Grundlage eines Antrags eines ehemaligen Bediensteten getroffen werden, werden die Entscheidungen versandt, sobald sie verfügbar sind.

9. Die Kommission konsultiert den Gemischten Ausschuss der Bediensteten und institutionellen Vertreter zu Anträgen auf Genehmigung von Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Gemischte Ausschuss kann seine Stellungnahme auf der Grundlage eines schriftlichen Verfahrens oder einer persönlichen Aussprache abgeben.

Was sind die Kriterien für die Abhaltung einer persönlichen Sitzung?

Stellungnahmen des Gemischten Ausschusses zu Entscheidungsentwürfen der Anstellungsbehörde über die Tätigkeit eines ehemaligen Beamten/Bediensteten gemäß Artikel 16 des Statuts werden im schriftlichen Verfahren nach folgenden Regeln eingeholt:

a) In Fällen, in denen die Anstellungsbehörde nicht beabsichtigt, die Genehmigung für die Tätigkeit zu verweigern oder eine solche Genehmigung Beschränkungen zu unterwerfen, wird der Gemischte Ausschuss im schriftlichen Verfahren unterrichtet und gibt innerhalb von fünf Kalendertagen eine Stellungnahme "a silentio"ab.

Erklären innerhalb dieser fünf Kalendertage drei ordentliche oder stellvertretende Mitglieder des Gemischten Ausschusses, dass sie gegen die Anwendung des schriftlichen Verfahrens sind, so wird das Ersuchen um Stellungnahme automatisch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Gemischten Ausschusses gesetzt;

b) Beabsichtigt die Anstellungsbehörde, die Genehmigung für die Tätigkeit zu verweigern, wird das Ersuchen um Stellungnahme automatisch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Gemischten Ausschusses gesetzt.

Der Gemischte Ausschuss strebt eine einvernehmliche oder mehrheitliche Stellungnahme an. Die Stellungnahmen werden mit einfacher Mehrheit (7+1) der Mitglieder angenommen, wobei zu berücksichtigen ist, dass der Präsident des Gemischten Ausschusses kein Stimmrecht hat. Bei Stimmengleichheit (7-7) gilt die Stellungnahme des Gemischten Ausschusses als getrennt („avis partagé“).

Eine persönliche Aussprache findet nur statt, wenn mindestens drei Mitglieder und/oder Stellvertreter des Gemischten Ausschusses innerhalb von fünf Tagen Einspruch gegen die im schriftlichen Verfahren beschlossene Stellungnahme erheben. In diesem Fall wird der Antrag auf die Tagesordnung der nächsten Ausschusssitzung gesetzt, die dann persönlich erörtert wird. Der Gemischte Ausschuss führt persönliche Beratungen über alle Beschlussentwürfe, die ein Verbot einer Tätigkeit enthalten. Wenn jedoch während der Präsenzsitzung kein Quorum besteht, wird keine Stellungnahme angenommen.

Die GD HR stellt dem Ausschuss alle Informationen zur Verfügung, die für eine fundierte Entscheidung erforderlich sind. Die Organisation des Gemischten Ausschusses wird vom Ausschuss selbst festgelegt.

10. Unterrichtet die Kommission den Gemischten Ausschuss über die endgültigen Beschlüsse über Anträge auf Genehmigung beabsichtigter Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter, sobald diese angenommen sind?

Da der Gemischte Ausschuss erst vor seiner Annahme zu Beschlüssen nach Artikel 16 konsultiert wird und keine Zuständigkeit für die Umsetzung von Beschlüssen nach Artikel 16 hat, teilt die GD HR die endgültigen Beschlüsse nicht mit dem Gemischten Ausschuss. Das Statut enthält auch keine Verpflichtung, den Gemischten Ausschuss über die endgültigen Beschlüsse zu unterrichten. Um jedoch eine Stellungnahme abgeben zu können, wird dem Ausschuss der zu erlassende Beschluss vorgelegt. Grundsätzlich werden keine Änderungen an der Entscheidung vorgenommen, nachdem der Ausschuss seine Stellungnahme abgegeben hat. Daher sind sich die Ausschussmitglieder der Entscheidung bereits bewusst.

In Bezug auf Entscheidungen über Nebentätigkeiten von Bediensteten, die sich aus persönlichen Gründen in unbezahltem Urlaub befinden [^13]:

11. Wie gewährleistet die Kommission Kohärenz bei den Entscheidungen, die sie im Zusammenhang mit Nebentätigkeiten von Bediensteten trifft, die sich aus persönlichen Gründen in unbezahltem Urlaub befinden, von denen ein vergleichbares Risiko eines Interessenkonflikts ausgehen könnte, z. B. aufgrund des Risikos einer Schädigung des Ansehens der Kommission?

Die Kommission ist fest entschlossen, bei der Genehmigung externer Tätigkeiten von Bediensteten, die sich aus persönlichen Gründen in unbezahltem Urlaub befinden, Integrität zu gewährleisten.

Es gibt einen speziellen Arbeitsablauf für die Bewertung von Anträgen auf solche Tätigkeiten ^[14]:

i. Jeder Antrag wird unabhängig von den beiden unmittelbaren Vorgesetzten (oder je nach Fall einem Vorgesetzten) geprüft, die ihre begründete Stellungnahme zum Fehlen oder Bestehen potenzieller Risiken abgeben.

ii. der Antrag wird dann vom zentralen Ethikmanager in der GD HR geprüft, der die Stellungnahme an

iii. die Anstellungsbehörde [15], die die endgültige Genehmigung oder Ablehnung annimmt.

Im Falle von Anträgen auf Erneuerung einer Zulassung, die jedes Jahr eingereicht werden müssen, können neue Beschränkungen verhängt werden, wenn die Kommission Kenntnis von Risiken erlangt, die zum Schutz ihrer berechtigten Interessen gemindert werden müssen.

Die GD HR hat als Anstellungsbehörde den Ansatz verfolgt, sich strenger mit Fällen zu befassen, in denen die geplante Tätigkeit in Anwaltskanzleien, Beratungsbüros und Abteilungen für öffentliche Angelegenheiten von Organisationen stattfinden soll, die denselben Sachverstand haben wie der, in dem der Bedienstete bei der Kommission tätig ist, oder in denen die Kommission als Vollstrecker oder Regulierungsbehörde auf diesem Gebiet tätig ist und insbesondere wenn die Bediensteten ihren neuen Arbeitgeber vor der Kommission vertreten sollen. Dieser Ansatz wurde mit anderen Kommissionsdienststellen geteilt und sie aufgefordert, einen ähnlichen Ansatz zu verfolgen. Die Kommission erklärte, dass die Zustimmung der GD HR für die endgültige Entscheidung der Anstellungsbehörde erforderlich ist, sodass die GD HR de facto in der Lage ist, eine ordnungsgemäße Umsetzung dieses Ansatzes sicherzustellen.

12. Wie stellt die Kommission sicher, dass die in ihren Beschlüssen enthaltenen Beschränkungen eingehalten werden, mit denen das Risiko von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit Nebentätigkeiten von Bediensteten, die sich in unbezahltem Urlaub befinden, verringert werden soll?

Die Kommission stellte fest, dass die Einhaltung der Beschränkung in der gleichen Weise sichergestellt ist wie für nach dem Dienst ausgeübte berufliche Tätigkeiten. Die Kommission wies darauf hin, dass die Bediensteten, einschließlich derjenigen, die sich aus persönlichen Gründen im Urlaub befinden, die Verpflichtungen einhalten müssen, die sich aus dem Statut und den sie individuell betreffenden Entscheidungen der Anstellungsbehörde ergeben. Die Kommission vertraut darauf, dass die Bediensteten, die berechtigt sind, während des Urlaubs aus persönlichen Gründen eine Nebentätigkeit auszuüben, ihre neuen Arbeitgeber über die ihnen auferlegten Beschränkungen informieren und diese einhalten werden.

Die Kommission teilt den zuständigen Dienststellen systematisch die Beschränkungen mit, die sie für die externe Tätigkeit der Bediensteten im Urlaub aus persönlichen Gründen auf der Grundlage des Grundsatzes „Kenntnis nur, wenn nötig“ auferlegt, z. B. wenn Beschränkungen ein Verbot beruflicher Kontakte umfassen.

Zusätzlich zu den oben genannten internen Maßnahmen, wie dem Austausch von Informationen über Beschränkungen auf der Grundlage des „Kenntnis nur, wenn nötig“ innerhalb der Herkunftsabteilungen der Bediensteten, überwacht sie öffentlich zugängliche Informationen genau. In Fällen, in denen die Kommission auf einen möglichen Verstoß aufmerksam wird, wird sie diesen rasch gemeinsam mit dem betreffenden ehemaligen Bediensteten weiterverfolgen. Darüber hinaus ist das IDOC befugt, weitere Untersuchungen durchzuführen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen. Die Kommission ist der Auffassung, dass diese internen und externen Kontrollmechanismen in Verbindung mit der abschreckenden Wirkung von Disziplinarverfahren angemessen und den ermittelten Risiken angemessen sind.

13. Benötigt die GD HR detailliertere Informationen, die über die allgemeine Beschreibung der vom Antragsteller vorgelegten Tätigkeit hinausgehen?

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Bedienstete zu einer Anwaltskanzlei oder Beratungsfirma wechselt, in der sich Fragen zur Art der Kunden und zu den Fällen stellen könnten, für die der Bedienstete zu arbeiten beabsichtigt? Wenn ja, können Sie einige Beispiele nennen?

Die GD HR führt eine umfassende Bewertung der Situation durch und bewertet das Risiko von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit externen Tätigkeiten, die ein Bediensteter in unbezahltem Urlaub aus persönlichen Gründen durchführen möchte. Dazu führt sie einen Dialog mit den Mitarbeitern. Im Anschluss an die technischen Vorschläge, die der Europäische Bürgerbeauftragte in dem Beschluss zum Abschluss der vorangegangenen strategischen Untersuchung zu Drehtüreffekten gemacht hat, wurden die Fragen, die dem Vorgesetzten des Bediensteten gestellt wurden, überarbeitet, um ihn zu verpflichten, einen potenziellen Interessenkonflikt weiter auszuarbeiten.

Die GD HR bittet den Bediensteten, seinen Vorgesetzten oder andere in der Regel um weitere Informationen, wenn dies erforderlich ist. Darüber hinaus führt die GD HR eine eigene Untersuchung durch und informiert sich beispielsweise über öffentlich zugängliche Informationen über den potenziellen neuen Arbeitgeber. Alle von der GD HR berücksichtigten Informationen werden der Anstellungsbehörde übermittelt, bevor sie die endgültige Entscheidung trifft.

Insbesondere bei Anwaltskanzleien hängt das Risiko eines Interessenkonflikts weitgehend davon ab, ob der Bedienstete einer Anwaltskanzlei beitritt, die im selben oder in einem anderen Fachgebiet tätig ist. Im ersten Fall wird die GD HR den Bediensteten um weitere Informationen zu Arbeitsbereichen und potenziellen Kunden bitten, um zu beurteilen, ob Risiken bestehen.

Es gibt Fälle, in denen Bedienstete in Anwaltskanzleien in verschiedenen Rechtsgebieten tätig waren, im Vergleich zu denen, in denen sie bei der Kommission tätig waren, beispielsweise im Bereich des nationalen Rechts in ihrem Herkunftsland. In solchen Fällen ist die Kommission der Auffassung, dass die Risiken deutlich geringer sind als in Fällen, in denen Bedienstete in demselben Bereich arbeiten würden, in dem sie bei der Kommission tätig waren. In diesem Zusammenhang berücksichtigt die GD HR bei ihrer Bewertung auch die persönlichen Umstände des betreffenden Bediensteten (z. B. wenn ein Bediensteter aus familiären Gründen in sein Herkunftsland zurückkehren muss).

Der Wechsel zu Beratungsunternehmen wird als besonders problematisch angesehen, da die Vertretung eines privaten Interesses vor der Kommission, insbesondere im Zusammenhang mit der Arbeit, die während der Arbeit für die Kommission ausgeführt wird, zu Interessenkonflikten führen kann. Solche Umzüge sind in der Regel nur mit Einschränkungen zulässig, wie z. B. dem Verbot, an Fällen zu arbeiten, an denen die Kommission beteiligt ist oder die Angelegenheiten betreffen, an denen die Person während ihrer Zeit bei der Kommission gearbeitet hat.

Folgemaßnahmen

Die Vertreter der Bürgerbeauftragten und der Kommission kamen überein, die Fortschritte zu erörtern, die die Kommission seit der letzten Untersuchung der Bürgerbeauftragten im Jahr 2019 ^[16] in einer Sitzung am 20. Januar 2022 beim Umgang mit „Drehtüreffekten“ erzielt hat.

Die Vertreter der Kommission erklärten sich bereit, dem Europäischen Bürgerbeauftragten Folgendes mitzuteilen:

• Einige zusätzliche statistische Angaben zu den Fällen, in denen die Kommission zwischen 2019 und 2021 ein (vorübergehendes) Verbot einer geplanten Tätigkeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verhängt hat. Die Kommission wird jährlich eine Aufschlüsselung nach Vertragsbediensteten, Zeitbediensteten und Dauerbediensteten vornehmen.
• Statistiken über die Zahl der Anträge nach Artikel 11a, die zwischen 2019 und 2021 gestellt wurden;

 

Brüssel, den 18.2.2022

 

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Untersuchungsbeauftragter Untersuchungsbeauftragter

Anhänge:

· Vertrauliche Anlage mit den Antworten auf die Fragen in Anlage II des Sitzungsantrags  

 

[1] Angenommen gemäß Artikel 16 der Verordnung Nr. 31 (EWG) Nr. 11 (EAG) über das Statut der Beamten und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (im Folgenden „Statut“), abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Angenommen gemäß Artikel 12b40 des Statuts

[3] Einige ehemalige Beamte beantragten die Genehmigung für mehrere Tätigkeiten.

[4] Dies betrifft Beschlüsse auf der Grundlage von Artikel 16 des Statuts (siehe https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501).

[5] Nach Artikel 11a dürfen sich EU-Beamte „in Wahrnehmung ihrer Aufgaben ... nicht mit Angelegenheiten befassen, an denen sie unmittelbar oder mittelbar ein persönliches Interesse haben, das ihre Unabhängigkeit und insbesondere ihre familiären und finanziellen Interessen beeinträchtigen könnte“.

[6] Siehe Anhang II des Statuts.

[7] Siehe https://www.ombudsman.europa.eu/de/decision/de/110608.

[8] Siehe: https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report_de.

[9] Artikel 16 Absatz 4 des Statuts und die Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[10] Siehe: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do.

[11] Im Rahmen der Initiative „aktive Führungskräfte“ können ehemalige Bedienstete auf freiwilliger Basis an unbezahlten Aufträgen oder Tätigkeiten innerhalb der Kommission teilnehmen.

[12] Siehe: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-rules-on-special-advisers_c2007_6655_en_0.pdf.

[13] Dies betrifft Beschlüsse auf der Grundlage von Artikel 12b in Verbindung mit Artikel 40 des Statuts, siehe https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[14] Anträge auf Urlaub aus persönlichen Gründen (die vom Antrag auf Ausübung einer beruflichen Tätigkeit getrennt sind) werden von einer anderen Anstellungsbehörde bearbeitet: das für Personal zuständige Kommissionsmitglied für Anträge hochrangiger Bediensteter; für andere Bedienstete ist die Anstellungsbehörde der zuständige Generaldirektor. Kabinettschefs sind die Anstellungsbehörde für in einem Kabinett tätige Bedienstete.

[15] Bei leitenden Bediensteten ist die Anstellungsbehörde der Generaldirektor der Personalabteilung. Für andere Bedienstete ist die Anstellungsbehörde der zuständige Generaldirektor. Kabinettschefs sind die Anstellungsbehörde für in einem Kabinett tätige Bedienstete.

[16] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/decision/de/110608.