Beschwerde: OI/1/2021/KR

Titel des Falls: Umgang der Europäischen Kommission mit der Herausforderung „Drehtüreffekten“, an denen ihre (ehemaligen) Bediensteten beteiligt sind

Datum: Mittwoch, 15. Dezember 2021

Ferninspektion und Besprechung

Anwesend

Vertreter der Kommission:

Referatsleiter, GD HR

Stellvertretender Referatsleiter, GD HR

Rechtsreferent, GD HR

Referent, Generalsekretariat

Vertreter der Bürgerbeauftragten:

Frau Ángela Marcos Figueruelo, Untersuchungsbeauftragte

Leticia Díez Sánchez, Untersuchungsbeauftragte

Herr Koen Roovers, Untersuchungsbeauftragter

Frau Nina Klubert, Praktikantin für Anfragen

Einleitung und Verfahrensinformationen

Die Sitzung begann um 10.00 Uhr und endete um 13.15 Uhr.

Der Europäische Bürgerbeauftragte prüft derzeit, wie die Kommission mit Drehtüreffekten umgegangen ist, an denen ihre (ehemaligen) Bediensteten beteiligt waren. Die Sitzung wurde organisiert, um Fragen zu klären, die bei der Prüfung der 100 Entscheidungen der Kommission in Bezug auf Drehtürsituationen, an denen (ehemalige) Kommissionsbedienstete beteiligt waren, auftraten. Die Kommission erließ diese Beschlüsse auf Ersuchen von Bediensteten, die a) nach ihrem Ausscheiden aus der Kommission eine berufliche Tätigkeit ausüben möchten („Beschlüsse nach Artikel 16 ^[1]“). und b) während des Urlaubs aus persönlichen Gründen eine berufliche Tätigkeit ausüben („Entscheidungen nach Artikel 12b/40 ^[2]“). Die Fragen wurden der Kommission vor der Sitzung zusammen mit dem Antrag auf Sitzung am 15. Oktober 2021 übermittelt. Da die Fragen in Anhang II des Antrags der Bürgerbeauftragten auf Inspektionssitzung personenbezogene Daten enthalten, sind die entsprechenden Antworten der Kommission in einem Anhang enthalten, der in dieser Phase der Untersuchung vertraulich zu behandeln ist.

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten teilte den Vertretern der Kommission mit, dass sie einen Entwurf des Berichts über die Inspektionssitzung erhalten würden, um dessen Richtigkeit zu überprüfen, bevor Teile des Berichts veröffentlicht würden.

Inspizierte Dokumente 

Am 25. Juni und am 8. September 2021 übermittelte die Kommission alle Dokumente, die ihrer Ansicht nach in den Anwendungsbereich des Antrags der Europäischen Bürgerbeauftragten auf Einsichtnahme in Folgendes fallen:

• Die Beschlüsse der Kommission nach Artikel 16 aus den Jahren 2019 und 2020 für leitende und mittlere Führungskräfte der folgenden Generaldirektionen: AGRI, CLIMA, CNECT, COMP, ECFIN, ECHO, ENER, GROW, HOME, MARE, RTD, SANTE und TRADE sowie die folgenden Einrichtungen: Kabinette, Juristischer Dienst, Generalsekretariat und Ausschuss für Regulierungskontrolle;
• Die Beschlüsse der Kommission nach Artikel 12b/40 aus den Jahren 2019 und 2020 für leitende und mittlere Führungskräfte der folgenden Generaldirektionen: AGRI, CNECT, COMP, ECFIN, FISMA, FTE und HANDEL sowie die folgenden Einrichtungen: Kabinette, Juristischer Dienst und Ausschuss für Regulierungskontrolle;
• Die Beschlüsse der Kommission nach Artikel 16 für Bedienstete der GD FISMA und die Beschlüsse der internen Denkfabrik/Beratungsplattform EPSC/IDEA der Kommission.
• Die Beschlüsse der Kommission nach Artikel 16 aus dem Jahr 2021 in Bezug auf zwei ehemalige stellvertretende Generaldirektoren der GD Wettbewerb sowie eine Auswahl von vier weiteren Beschlüssen nach Artikel 16 aus dem Jahr 2021 in Bezug auf Führungskräfte nach Wahl der Kommission.

Die Kommission ersuchte um vertrauliche Behandlung dieser Dokumente.

Insgesamt umfasste die Prüfung dieser Entscheidungen der Kommission in Bezug auf Drehtürsituationen 100 Dossiers, die Folgendes enthielten:

• 80 Entscheidungen der Kommission nach Artikel 16 über Anträge auf Genehmigung neuer beruflicher Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter ^[3] 79 Entscheidungen genehmigten den Antrag und führten zuweilen Einschränkungen ein. Eine Entscheidung war negativ, was bedeutete, dass die beabsichtigte neue berufliche Tätigkeit nicht genehmigt wurde.
• 20 Entscheidungen der Kommission nach Artikel 12b/40 über Anträge auf Genehmigung der Ausübung beruflicher Tätigkeiten im Urlaub aus persönlichen Gründen, die sich auf zehn Bedienstete beziehen. Einige Beschlüsse betrafen Anträge auf Verlängerung früher genehmigter Tätigkeiten.

Nach der Inspektionssitzung am 20. Dezember 2021 teilte die Kommission der Bürgerbeauftragten Folgendes mit:

• einen internen Leitfaden vom Februar 2021, den die GD HR den zuständigen Kommissionsdienststellen zur Verfügung stellt, damit diese potenzielle Interessenkonflikte zwischen dem Antrag eines ehemaligen Bediensteten auf Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit nach seinem Ausscheiden aus der Kommission und den in den letzten drei Dienstjahren wahrgenommenen Aufgaben bewerten können; sowie
• ein Schreiben des Generaldirektors der GD HR an andere Kommissionsdienststellen vom 23. Juli 2021 mit Grundsätzen und Kriterien für die Bewertung der Anträge der Bediensteten auf externe Tätigkeiten während des Urlaubs aus persönlichen Gründen.

Diskussion

In Bezug auf Entscheidungen über Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses [4]:

1. Auf der Grundlage der Kontrolle scheint es, dass die in Artikel 16 des Statuts vom Gesetzgeber vorgesehene Möglichkeit, eine neue Stelle zu verbieten, selten genutzt wird. Wie viele der von der Kommission in den Jahren 2019, 2020 und 2021 (bisher) erlassenen Beschlüsse nach Artikel 16 enthielten ein (vorübergehendes) Verbot der beabsichtigten Tätigkeit?

Die Kommission erklärte, dass die Möglichkeit, eine Tätigkeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu verbieten, nur als letztes Mittel genutzt wird, wenn das Risiko nicht durch Folgendes gemindert werden kann:

• Zweckbindung, d. h. Beschränkung des Umfangs der beantragten Tätigkeit und Untersagung des Umgangs des Bediensteten beispielsweise mit spezifischen Dossiers, Gesetzgebungsverfahren, Finanzhilfen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Fällen oder Angelegenheiten im Zusammenhang mit der in den letzten drei Dienstjahren geleisteten Arbeit, einschließlich damit zusammenhängender oder nachfolgender Fälle und/oder Gerichtsverfahren; oder
• Abkühlung, d. h. Festlegung eines bestimmten Zeitraums, in dem der ehemalige Bedienstete von (bestimmten) beruflichen Kontakten zu ehemaligen Kollegen oder von der Vertretung der gegnerischen Parteien ausgeschlossen ist.

Zwischen 2019 und 2021 gab es zehn Entscheidungen, mit denen eine Tätigkeit verboten wurde. Die Kommission fügte hinzu, dass diese Zahlen nicht unbedingt ein genaues Bild der Situation vermitteln, da die jüngsten Sensibilisierungsmaßnahmen möglicherweise zu einem Rückgang der Zahl der Anträge auf Aktivitäten beigetragen haben, die verboten werden müssten.

Darüber hinaus fügte die Kommission hinzu, dass die GD HR regelmäßig einen Dialog mit (ehemaligen) Bediensteten führt, um Beratung zu geplanten Tätigkeiten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu leisten. Manchmal führt eine solche „vorläufige“ Beratung dazu, dass eine ansonsten problematische Anfrage zurückgezogen wird, oder sie hindert den Bediensteten daran, eine solche Anfrage einzureichen. Diese Möglichkeit spiegelt sich in den Statistiken nicht wider.

Zu den Sensibilisierungsmaßnahmen in Bezug auf Interessenkonflikte gehört die Bereitstellung von Schulungen für Bedienstete. Dieses Training wird während des ersten Tages im Dienst, während der Probezeit und regelmäßig während der Zeit im Dienst durchgeführt. Darüber hinaus gibt es eine spezifische Schulung, die sich auf Tätigkeiten nach dem Ausscheiden aus dem Dienst konzentriert. Auf der E-Learning-Plattform der Kommission wird eine Schulung zum Thema Ethik angeboten, und mehrere Generaldirektionen verfügen auch über besondere zusätzliche Schulungen. Die Referatsleiter erhalten zusätzliche Schulungen zum Thema Ethik. Aus den Statistiken der Kommission geht hervor, dass jedes Jahr mehr als 3000 Mitarbeiter an Ethikschulungen teilnehmen. Darüber hinaus werden im Intranet der Kommission umfangreiche Informationen bereitgestellt, darunter Beispiele dafür, was einen Interessenkonflikt darstellt. Die GD HR arbeitet eng mit den Ethik-Ansprechpartnern in anderen Kommissionsdienststellen zusammen und berät die Bediensteten individuell.

Schließlich erläuterte die Kommission, dass die überwiegende Mehrheit der Anträge von Vertragsbediensteten und Bediensteten auf Zeit gestellt werde und/oder sich nicht auf Interessenkonflikte beziehe.

2. Wie gewährleistet die Kommission die Kohärenz der Entscheidungen, die sie in Bezug auf neue Stellen ehemaliger Bediensteter trifft, die vergleichbare Risiken für Interessenkonflikte darstellen könnten?

Zu diesen Risiken könnten vorausschauende Maßnahmen eines Bediensteten vor dem Wechsel in eine neue Funktion gehören, bei denen es möglicherweise an Unparteilichkeit mangelt; oder künftige Tätigkeiten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Arbeit der betreffenden Person während der letzten drei Dienstjahre bei der Kommission stehen.

Die Kommission stellte fest, dass es mehrere Möglichkeiten gibt, wie sie die Kohärenz solcher Entscheidungen gewährleistet. Im Jahr 2018 wurde die Kommission einer Zentralisierung aller Ethikprozesse unterzogen, wodurch die GD HR für die Abgabe von Stellungnahmen zu allen Ethikanfragen, insbesondere zu den Erklärungen der Bediensteten auf der Grundlage von Artikel 11a des Statuts ^{[5], zuständig war.} Darüber hinaus wird der Gemischte Ausschuss ^[6] immer konsultiert, bevor ein Beschluss nach Artikel 16 gefasst wird, während der Juristische Dienst und das Generalsekretariat konsultiert werden, um sicherzustellen, dass jeder Beschlussentwurf sowohl rechtlich solide als auch mit ähnlichen Fällen vereinbar ist.

Darüber hinaus hat die Kommission mehr interne Leitlinien eingeführt, darunter beispielsweise Checklisten. Während jeder Fall auf seine eigene Begründetheit geprüft wird, untersucht die GD HR auch frühere Entscheidungen, um die in einem Fall zu verhängenden Beschränkungen mit Beschränkungen zu vergleichen, die in ähnlichen früheren Entscheidungen auferlegt wurden.

Die in der Frage genannten spezifischen Risiken werden von der Kommission sehr ernst genommen. Artikel 11a des Statuts verpflichtet die Bediensteten, die Anstellungsbehörde unverzüglich über solche Situationen zu unterrichten. Die Kommission verfügt über einen speziellen Arbeitsablauf für solche „Erklärungen zu Interessenkonflikten“. Die Anstellungsbehörde, die die endgültige Entscheidung trifft, ist die GD des ehemaligen Bediensteten. Die GD HR wird konsultiert, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird, was für Kohärenz sorgt.

Die Anstellungsbehörde muss alle geeigneten Maßnahmen ergreifen, einschließlich z. B. der Befreiung des Beamten von der Verantwortung für die betreffende Angelegenheit. Die zuständigen Referate selbst ergreifen häufig Maßnahmen zur Vermeidung eines Interessenkonflikts, noch bevor eine Entscheidung gemäß Artikel 11a des Statuts getroffen wird.

Im Anschluss an die Überprüfung des Beschlusses der Kommission über Nebentätigkeiten im Jahr 2018 wurde das Formular für Erklärungen zu Interessenkonflikten auf der Grundlage von Artikel 16 des Statuts angepasst. Die Bediensteten müssen nun bestätigen, dass sie Artikel 11a des Statuts einhalten.

3. Wenn die Generaldirektion (GD), in der ein ehemaliger Bediensteter zuletzt tätig war, von der GD Humanressourcen (HR) konsultiert wird, werden im Anhang „Leitlinien“ bereitgestellt, die für die Bewertung der geplanten Stelle des ehemaligen Bediensteten zu verwenden sind.

Könnten Sie bitte eine Kopie dieser Leitlinien vorlegen?

Die Kommission stimmte zu, dem Europäischen Bürgerbeauftragten eine Kopie dieser Leitlinien zur Verfügung zu stellen.

Der Leitfaden wurde erstellt, um den Vorschlägen der Europäischen Bürgerbeauftragten aus ihrer Untersuchung zu diesem Thema aus dem Jahr 2019 nachzukommen ^[7].

Der Leitfaden besteht aus drei Teilen:

1. Anwendungsbereich und Verfahren,
2. verfügbare Optionen zur Minderung des Risikos von Interessenkonflikten und
3. Leitlinien für die Bewertung.

Darüber hinaus enthält der Leitfaden zusätzliche Hintergrundinformationen wie die einschlägigen Rechtsvorschriften.

Die Kommission stellte fest, dass der Leitfaden systematisch verwendet wird und zu fundierteren Bewertungen der Risiken von Interessenkonflikten beigetragen hat, die von den Generaldirektionen der ehemaligen Bediensteten vorgelegt wurden.

4. Wie stellt die Kommission die Einhaltung der Beschränkungen sicher, die in ihren Beschlüssen zur Minderung der Risiken von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit neuen Stellen ehemaliger Bediensteter enthalten sind?

Gibt es Fälle, in denen diese Risiken realisiert wurden, und wenn ja, welche Maßnahmen wurden ergriffen?

Die Kommission weist darauf hin, dass ehemalige Bedienstete die allgemeinen Verpflichtungen einhalten müssen, die sich aus dem Statut und den sie betreffenden Entscheidungen der Anstellungsbehörde ergeben. Sie erhalten vor dem Ausscheiden aus dem Dienst eine Erinnerung an diese allgemeinen Verpflichtungen.

Entscheidungen auf der Grundlage von Artikel 16 des Statuts werden der zuständigen Dienststelle der Kommission der ehemaligen Bediensteten mitgeteilt, wo sie nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ verbreitet werden. Diese Maßnahme stellt ein wirksames Mittel zur Kontrolle dar, z. B. im Falle eines Verbots beruflicher Kontakte oder von Lobbyarbeit gegenüber der ehemaligen Generaldirektion oder dem Organ.

Die Kommission verfolgt einen vertrauensbasierten Ansatz: Sie vertraut darauf, dass ehemalige Bedienstete ihren neuen Arbeitgeber über die in der Entscheidung festgelegten Bedingungen informieren und im Zweifelsfall die Anstellungsbehörde konsultieren.

Die Kommission geht zwar davon aus, dass ihre ehemaligen Bediensteten ihre neuen Arbeitgeber oder Kunden erforderlichenfalls ordnungsgemäß über die Beschränkungen informieren, die für ihre Tätigkeiten nach dem Ausscheiden aus dem Dienst gelten, ist jedoch der Ansicht, dass es rechtlich nicht zulässig ist, sich in eine bilaterale Beziehung zwischen ehemaligen Bediensteten und ihrem neuen Arbeitgeber einzumischen. Daher verlangt die Kommission keine Nachweise dafür, dass die auferlegten Beschränkungen mit dem neuen Arbeitgeber geteilt wurden.

Bei der Überwachung der Beschlüsse nach Artikel 16 stützt sich die Kommission neben den internen Kontrollmitteln (siehe oben über die interne Verbreitung von Informationen über Beschränkungen) auch auf die externe Kontrolle durch andere Organe, die Öffentlichkeit und Dritte. Beispielsweise verfolgen die Dienststellen der Kommission aktiv öffentlich zugängliche Informationen wie Medienberichte. Die externe Kontrolle kann auf der Grundlage des Berichts über die beruflichen Tätigkeiten hoher Beamter nach ihrem Ausscheiden ^aus dem Dienst [8] erfolgen, der jährlich veröffentlicht wird. Darüber hinaus kann die Kontrolle durch den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumentenanträgen oder durch Anfragen des Europäischen Parlaments ausgeübt werden.

Der Europäische Bürgerbeauftragte hatte vorgeschlagen, die Informationen über die beruflichen Tätigkeiten hoher Beamter nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst zeitnaher als einmal pro Jahr zur Verfügung zu stellen. Die Kommission ist jedoch der Auffassung, dass sie an das Statut, in dem auf eine jährliche Veröffentlichung des Berichts Bezug genommen wird, sowie an die Datenschutzverordnung und die Datenschutzverordnung ^[9] gebunden ist.

Die Kommission ist der Auffassung, dass diese internen und externen Kontrollmittel in Verbindung mit der abschreckenden Wirkung von Disziplinarverfahren angemessen und den ermittelten Risiken angemessen sind. 

Die Kommission kann nicht ausschließen, dass Risiken eintreten können. Sie ist jedoch der Ansicht, dass die von ihr auferlegten Beschränkungen die Risiken wirksam mindern. Die häufigsten Risiken könnten darin bestehen, dass ehemalige Bedienstete berufliche Kontakte nutzen könnten, die im aktiven Dienst entwickelt worden seien, um einen privilegierten Zugang zu den Dienststellen der Kommission zu erhalten. Ein vorübergehendes Verbot beruflicher Kontakte in Verbindung mit den Informationen über dieses Verbot, die einschlägigen Diensten nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ zur Verfügung gestellt werden, mindert diese Risiken jedoch wirksam.

Sollte die Kommission feststellen, dass die Gefahr eines Interessenkonflikts eingetreten ist, würden ihre Dienststellen unverzüglich Kontakt mit dem ehemaligen Bediensteten aufnehmen. Darüber hinaus ist das Untersuchungs- und Disziplinaramt (IDOC) befugt, solche Fragen weiter zu untersuchen und abschreckende Maßnahmen sowie Sanktionen gegen (ehemalige) Bedienstete zu verhängen, wenn gegen eine Entscheidung verstoßen wurde.

5. Stimmt die Kommission zu, dass ehemalige Bedienstete – die von ihr daran gehindert werden, bestimmte Fälle oder Fragen zu bearbeiten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit ihren früheren Aufgaben stehen – dennoch ihre neuen Kollegen in solchen Angelegenheiten – beispielsweise in einer Anwaltskanzlei – beraten könnten?

Wenn die Kommission dies als Risiko anerkennt, was tut sie dann, um diesem Risiko durch Überwachung entgegenzuwirken?

In Bezug auf das Verhalten ehemaliger Bediensteter ist die Kommission der Ansicht, dass ihre Bediensteten bei ihrer Arbeit im Dienst der Kommission die höchsten ethischen Standards einhalten und dass sie diese Standards auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst einhalten werden.

Die Kommission erklärte, dass die Beschränkungen, die sie zur Minderung der Risiken von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit den Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auferlegen kann, in ihrem Anwendungsbereich die Beratung von Kollegen umfassen können (wie aus dem Wortlaut der Beschränkungen in den Entscheidungen hervorgeht, die dem Europäischen Bürgerbeauftragten im Rahmen dieser Untersuchung mitgeteilt wurden). Es sei daran erinnert, dass in dieser Art von Fällen im Allgemeinen die folgende Bedingung/Erinnerung auferlegt wird: „Nach Artikel 16 Absatz 1 des Statuts ist es die Pflicht, sich bei der Annahme bestimmter Ernennungen oder Vorteile durch einen neuen Arbeitgeber oder seine Kunden mit Integrität und Diskretion zu verhalten. Zu dieser Pflicht gehört es, in bestimmten Dossiers oder Angelegenheiten (z. B. Verträge, politische Dossiers, Finanzhilfen, Fälle, Forderungen, Untersuchungen, laufende Gesetzgebungsverfahren), an denen ein ehemaliger Bediensteter persönlich und in erheblichem Umfang beteiligt war, keine Beratung oder Arbeit im Namen eines Mandanten zu leisten, was bedeuten würde, dass er sich auf Informationen stützt, die er im Rahmen seiner Aufgaben erhalten hat und die nicht veröffentlicht wurden.“

Wenn es ehemaligen Bediensteten nicht gestattet ist, in bestimmten Angelegenheiten oder Fällen zu arbeiten, gilt die Beratung anderer in solchen Angelegenheiten als Arbeit in diesen Angelegenheiten und stellt daher einen Verstoß gegen die auferlegten Beschränkungen dar. Daher akzeptiert die Kommission nicht, dass ehemalige Kollegen in Angelegenheiten beraten könnten, in denen sie nicht tätig sein sollten. In jedem Fall verbietet die Kommission, wenn ein ehemaliger Bediensteter eine neue berufliche Tätigkeit in einer Anwaltskanzlei ausübt, dem ehemaligen Beamten systematisch, im Einklang mit der Ermessenspflicht und dem allgemeinen Grundsatz der Vertraulichkeit an Fällen zu arbeiten, in denen er bei der Kommission tätig war.

Die Kommission geht von dem guten Glauben (Bona-fide) ihrer ehemaligen Bediensteten aus, der mit der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Statut einhergeht. Bei einem möglichen Verstoß liegt die Beweislast daher bei der Kommission und nicht bei dem ehemaligen Bediensteten.

In Bezug auf Anträge auf Aufnahme einer neuen beruflichen Tätigkeit in Anwaltskanzleien stellte die Kommission fest, dass sie diese Art von Tätigkeit nicht als Lobbying betrachtet (solange die Tätigkeit die in der Interinstitutionellen Vereinbarung zur Einrichtung des Transparenz-Registers festgelegten Ausschlusskriterien erfüllt – bestimmte spezifische Tätigkeiten einiger Anwaltskanzleien stellen Lobbying dar). Nicht alle Anwaltskanzleien sind im Transparenzregister aufgeführt ^[10]. Darüber hinaus befolgen Anwälte die deontologischen (ethischen und beruflichen) Regeln ihres Berufs. Dazu gehört, dass Rechtsanwälte die Vertraulichkeit der von ehemaligen Mandanten bereitgestellten Informationen nicht verletzen sollten und dass sie diese Informationen nicht zum Vorteil eines neuen Mandanten verwenden sollten.

6. Wie stellt die Kommission in Fällen, in denen ehemalige Bedienstete, die an der Initiative „aktiver leitender Angestellter“^{der Kommission [11]} teilnehmen, ebenfalls einen Antrag auf Aufnahme einer (entgeltlichen) Nebentätigkeit stellen, die Vereinbarkeit und die Vermeidung potenzieller Interessenkonflikte sicher?

Bei der Initiative „aktive Senioren“ handelt es sich um eine relativ neue Initiative. Sie ermöglicht es ehemaligen Führungskräften, weiterhin auf freiwilliger Basis einen Beitrag zu den Tätigkeiten der Kommission zu leisten.

Beantragt ein ehemaliger Bediensteter, der an der Initiative teilnimmt, die Aufnahme einer (entgeltlichen) Nebentätigkeit, so werden zwei getrennte und gesonderte Bewertungen durchgeführt. Eines betrifft das Risiko von Interessenkonflikten mit den Tätigkeiten der ehemaligen Bediensteten während ihrer letzten drei Dienstjahre bei der Kommission (wenn die Bewertung innerhalb des Zeitraums von zwei Jahren nach ihrem Ausscheiden aus dem Dienst erfolgt) und eines das Risiko von Interessenkonflikten mit ihrer Teilnahme an der Initiative „aktive Führungskraft“.

Darüber hinaus enthalten aktive Senior-Verträge einen Abschnitt über Ethik. Ehemalige Mitarbeiter, die am Programm für aktive Senioren teilnehmen, müssen alle ihre Nebentätigkeiten bei der Einstellung und alle neuen Nebentätigkeiten, die sie während ihrer Zeit im Rahmen der Initiative aufnehmen, angeben. Die GD HR prüft diese Erklärungen, und falls die Gefahr eines Interessenkonflikts besteht, darf sich der ehemalige Bedienstete nicht an der Initiative beteiligen.

7. Wie geht die Kommission gegen das Risiko von Interessenkonflikten zwischen der Rolle ehemaliger Bediensteter als Sonderberater der Kommission und ihrer Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst vor?

Die Verfahren nach Artikel 16 des Statuts und die Verfahren im Zusammenhang mit Sonderberatern sind unabhängig und werden getrennt durchgesetzt. Wenn ein ehemaliger Bediensteter in den ersten zwei Jahren nach seinem Ausscheiden aus dem Dienst als Sonderberater tätig ist und anschließend einen Antrag auf eine Tätigkeit nach dem Ausscheiden aus dem Dienst stellt, kann diese Tätigkeit gemäß Artikel 16 des Statuts nur anhand der letzten drei Dienstjahre beurteilt werden.

Ein spezielles Verfahren ^[12] stellt jedoch sicher, dass es keine Unvereinbarkeit zwischen einer geplanten Nebentätigkeit und dem Mandat eines Sonderberaters gibt (nur während der Dauer des Mandats).

Die GD HR ist an beiden Evaluierungen beteiligt.

Jeder Sonderberater muss ein Dokument unterzeichnen, in dem erklärt wird, dass zwischen seinen Aufgaben als Berater der Europäischen Kommission und seinen sonstigen Tätigkeiten kein Interessenkonflikt besteht. 

Darüber hinaus muss jedes Mitglied der Kommission bei der Ernennung eines Beraters sicherstellen, dass es keinen Interessenkonflikt zwischen den künftigen Aufgaben seines Sonderberaters und anderen beruflichen (entgeltlichen oder nicht entgeltlichen) Tätigkeiten gibt.

Jedem Antrag auf Bestellung eines Sonderberaters sind entsprechende Unterlagen beizufügen.

Potenzielle Sonderberater müssen (ausfüllen und) unterschreiben:

• eine ehrenwörtliche Erklärung (eidesstattliche Erklärung), aus der hervorgeht, dass sie mit den einschlägigen Artikeln des Statuts (Artikel 11 und 11a) vertraut sind und dass kein Interessenkonflikt mit den Aufgaben besteht, die sie übernehmen werden, und
• eine von der GD HR überprüfte Tätigkeitserklärung, in der bescheinigt wird, dass sie vor Aufnahme ihrer Tätigkeit keinen Interessenkonflikt feststellen kann, um sicherzustellen, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.

Auf der Grundlage dieser beiden Erklärungen muss das zuständige Kommissionsmitglied nachweisen, dass kein Interessenkonflikt in Bezug auf die von ihm gewählten Sonderberater besteht, und seinen Ernennungsantrag mit einer „Zuverlässigkeitserklärung“ bestätigen.

8. Erhält die GD, wenn ein ehemaliger Bediensteter, der zuletzt in der GD gearbeitet hat, zu verschiedenen Anträgen des ehemaligen Bediensteten auf Arbeitsgenehmigung konsultiert wird, Kopien der Kommissionsbeschlüsse, wenn diese angenommen werden?

Wenn nicht, warum nicht?

Die GD HR kopiert systematisch die Ethik-Ansprechpartner aller Generaldirektionen im Dokumentenverwaltungssystem (ARES) der Kommission, wenn sie einen Beschluss nach Artikel 16 übermittelt. Die Ansprechpartner können die Entscheidung dann nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ mit anderen Bediensteten teilen.

In Fällen, in denen mehrere Entscheidungen auf der Grundlage eines Antrags eines ehemaligen Bediensteten getroffen werden, werden die Entscheidungen versandt, sobald sie verfügbar sind.

9. Die Kommission konsultiert den Gemischten Ausschuss aus Bediensteten und institutionellen Vertretern zu Anträgen auf Genehmigung von Tätigkeiten ehemaliger Bediensteter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Gemischte Ausschuss kann seine Stellungnahme auf der Grundlage eines schriftlichen Verfahrens oder einer persönlichen Aussprache abgeben.

Welche Kriterien gelten für die Abhaltung einer persönlichen Sitzung?

Stellungnahmen des Gemischten Ausschusses zu Entwürfen von Beschlüssen der Anstellungsbehörde über die Tätigkeit eines ehemaligen Beamten/Bediensteten gemäß Artikel 16 des Statuts werden im schriftlichen Verfahren nach folgenden Regeln eingeholt:

a) In Fällen, in denen die Anstellungsbehörde nicht beabsichtigt, die Genehmigung für die Tätigkeit zu verweigern oder diese Genehmigung Beschränkungen zu unterwerfen, wird der Gemischte Ausschuss im schriftlichen Verfahren unterrichtet und gibt innerhalb von 5 Kalendertagen eine Stellungnahme "eine stillschweigende Stellungnahme"ab.

Erklären drei ordentliche oder stellvertretende Mitglieder des Gemischten Ausschusses innerhalb dieser fünf Kalendertage, dass sie die Anwendung des schriftlichen Verfahrens ablehnen, so wird der Antrag auf Stellungnahme automatisch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Gemischten Ausschusses gesetzt.

b) Beabsichtigt die Anstellungsbehörde, die Genehmigung für die Tätigkeit zu verweigern, so wird das Ersuchen um Stellungnahme automatisch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Gemischten Ausschusses gesetzt.

Der Gemischte Ausschuss strebt eine einvernehmliche oder mehrheitliche Stellungnahme an. Die Stellungnahmen werden mit einfacher Mehrheit (7+1) der Mitglieder angenommen, wobei zu berücksichtigen ist, dass der Präsident des Gemischten Ausschusses kein Stimmrecht hat. Bei Stimmengleichheit (7-7) gilt die Stellungnahme des Gemischten Ausschusses als geteilt („avis partagé“).

Eine persönliche Aussprache findet nur statt, wenn mindestens drei Mitglieder und/oder Stellvertreter des Gemischten Ausschusses die im schriftlichen Verfahren beschlossene Stellungnahme innerhalb von fünf Tagen ablehnen. In diesem Fall wird der Antrag auf die Tagesordnung der nächsten Ausschusssitzung gesetzt, die persönlich erörtert wird. Der Gemischte Ausschuss führt persönliche Beratungen über alle Beschlussentwürfe, die ein Verbot einer Tätigkeit enthalten. Ist die Beschlussfähigkeit in der Präsenzsitzung jedoch nicht gegeben, wird keine Stellungnahme verabschiedet.

Die GD HR stellt dem Ausschuss alle Informationen zur Verfügung, die für eine fundierte Entscheidung erforderlich sind. Die Organisation des Gemischten Ausschusses wird vom Ausschuss selbst festgelegt.

10. Teilt die Kommission dem Gemischten Ausschuss die endgültigen Entscheidungen über Anträge auf Genehmigung der geplanten Stellen ehemaliger Bediensteter mit, sobald diese angenommen sind?

Da der Gemischte Ausschuss erst vor seiner Annahme zu Beschlüssen nach Artikel 16 gehört wird und keine Verantwortung für die Umsetzung von Beschlüssen nach Artikel 16 trägt, teilt die GD HR die endgültigen Beschlüsse nicht mit dem Gemischten Ausschuss. Das Statut enthält auch keine Verpflichtung, den Gemischten Ausschuss über die endgültigen Entscheidungen zu unterrichten. Um seine Stellungnahme abgeben zu können, wird dem Ausschuss jedoch der zu fassende Beschluss übermittelt. Grundsätzlich werden nach Stellungnahme des Ausschusses keine Änderungen an der Entscheidung vorgenommen. Daher sind sich die Ausschussmitglieder der Entscheidung bereits bewusst.

Zu Entscheidungen über Nebentätigkeiten von Bediensteten, die sich aus persönlichen Gründen in unbezahltem Urlaub befinden [^13]:

11. Wie stellt die Kommission die Kohärenz der Entscheidungen sicher, die sie im Zusammenhang mit externen Tätigkeiten von Bediensteten trifft, die sich aus persönlichen Gründen im unbezahlten Urlaub befinden, von denen ein vergleichbares Risiko eines Interessenkonflikts auszugehen scheint, z. B. aufgrund der Gefahr eines Rufschadens für die Kommission?

Die Kommission ist fest entschlossen, bei der Genehmigung externer Tätigkeiten von Bediensteten, die sich aus persönlichen Gründen in unbezahltem Urlaub befinden, für Integrität zu sorgen.

Es gibt einen speziellen Arbeitsablauf für die Bewertung von Anträgen auf solche Tätigkeiten ^[14]:

i. Jeder Antrag wird unabhängig von den beiden unmittelbaren Vorgesetzten (oder je nach Fall einem Vorgesetzten) geprüft, die ihre begründete Stellungnahme zum Fehlen oder Bestehen potenzieller Risiken abgeben.

ii. der Antrag wird dann vom zentralen Ethikbeauftragten der GD HR geprüft, der die Stellungnahme an

iii. die Anstellungsbehörde [15], die die endgültige Genehmigung oder Ablehnung annimmt.

Im Falle von Anträgen auf Erneuerung einer Genehmigung, die jedes Jahr eingereicht werden müssen, können neue Beschränkungen verhängt werden, wenn die Kommission Kenntnis von Risiken erlangt, die zum Schutz ihrer berechtigten Interessen gemindert werden müssen.

Die GD HR hat als Anstellungsbehörde den Ansatz gewählt, Fälle strenger zu behandeln, in denen die geplante Tätigkeit in Anwaltskanzleien, Beratungsunternehmen und Abteilungen für öffentliche Angelegenheiten von Organisationen in demselben Fachgebiet wie demjenigen stattfinden soll, in dem der Bedienstete bei der Kommission tätig ist, oder in denen die Kommission als Durchsetzungs- oder Regulierungsbehörde in diesem Bereich tätig ist und insbesondere wenn die Bediensteten ihren neuen Arbeitgeber vor der Kommission vertreten sollen. Dieser Ansatz wurde mit anderen Kommissionsdienststellen geteilt und sie aufgefordert, einen ähnlichen Ansatz zu verfolgen. Die Kommission erklärte, dass die Zustimmung der GD HR für die endgültige Entscheidung der Anstellungsbehörde erforderlich ist, weshalb die GD HR de facto in der Lage ist, eine ordnungsgemäße Umsetzung dieses Ansatzes sicherzustellen.

12. Wie stellt die Kommission sicher, dass die in ihren Beschlüssen enthaltenen Beschränkungen eingehalten werden, die darauf abzielen, das Risiko von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit Nebentätigkeiten von Bediensteten, die sich im unbezahlten Urlaub befinden, zu mindern?

Die Kommission stellte fest, dass die Einhaltung der Beschränkung in gleicher Weise gewährleistet ist wie bei beruflichen Tätigkeiten nach dem Dienst. Die Kommission wies darauf hin, dass die Bediensteten, einschließlich derjenigen, die sich aus persönlichen Gründen in Urlaub befänden, die sich aus dem Statut und den sie betreffenden Entscheidungen der Anstellungsbehörde ergebenden Verpflichtungen einhalten müssten. Die Kommission vertraut darauf, dass die Bediensteten, die berechtigt sind, während des Urlaubs aus persönlichen Gründen eine Nebentätigkeit auszuüben, ihre neuen Arbeitgeber über die ihnen auferlegten Beschränkungen informieren und die Beschränkungen einhalten werden.

Die Kommission teilt den zuständigen Dienststellen systematisch die Beschränkungen mit, die sie für die externe Tätigkeit der Bediensteten im Urlaub aus persönlichen Gründen nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ vorsieht, z. B. wenn Beschränkungen ein Verbot beruflicher Kontakte umfassen.

Zusätzlich zu den oben genannten internen Maßnahmen, wie dem Austausch von Informationen über Beschränkungen nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ innerhalb der Herkunftsabteilungen der Bediensteten, überwacht sie öffentlich zugängliche Informationen genau. Erhält die Kommission Kenntnis von einem möglichen Verstoß, wird sie diesen mit dem betreffenden ehemaligen Bediensteten rasch weiterverfolgen. Darüber hinaus ist das IDOC befugt, weitere Untersuchungen durchzuführen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen. Die Kommission ist der Auffassung, dass diese internen und externen Kontrollmittel in Verbindung mit der abschreckenden Wirkung von Disziplinarverfahren angemessen und den ermittelten Risiken angemessen sind.

13. Fordert die GD HR über die allgemeine Beschreibung der vom Antragsteller eingereichten Tätigkeit hinaus detailliertere Informationen an?

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Mitarbeiter in eine Anwaltskanzlei oder Beratung wechselt, in der Fragen zur Art der Mandanten und zu Fällen auftreten können, für die der Mitarbeiter arbeiten möchte? Wenn ja, können Sie einige Beispiele nennen?

Die GD HR führt eine umfassende Bewertung der Situation durch und bewertet das Risiko von Interessenkonflikten im Zusammenhang mit den externen Tätigkeiten, die ein Bediensteter im unbezahlten Urlaub aus persönlichen Gründen ausüben möchte. Zu diesem Zweck führt sie einen Dialog mit den Bediensteten. Im Anschluss an die technischen Vorschläge, die der Europäische Bürgerbeauftragte in der Entscheidung zum Abschluss der vorherigen strategischen Untersuchung zu Drehtüreffekten gemacht hat, wurden die Fragen an den Vorgesetzten des Bediensteten überarbeitet, um ihn zu verpflichten, einen potenziellen Interessenkonflikt näher zu erläutern.

Die GD HR bittet in der Regel den Bediensteten, seinen Vorgesetzten oder andere Personen um weitere Informationen, wann immer dies erforderlich ist. Darüber hinaus führt die GD HR eigene Untersuchungen durch und informiert sich beispielsweise über öffentlich zugängliche Informationen über den potenziellen neuen Arbeitgeber. Alle von der GD HR berücksichtigten Informationen werden der Anstellungsbehörde übermittelt, bevor sie die endgültige Entscheidung trifft.

Insbesondere bei Anwaltskanzleien hängt die Gefahr eines Interessenkonflikts weitgehend davon ab, ob der Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei beitritt, die in demselben oder einem anderen Fachgebiet tätig ist. Im ersten Fall wird die GD HR den Bediensteten um weitere Informationen zu den Arbeitsbereichen und potenziellen Kunden bitten, um beurteilen zu können, ob Risiken bestehen.

Es gibt Fälle, in denen Mitarbeiter in Anwaltskanzleien in verschiedenen Rechtsbereichen tätig waren als in denen, in denen sie bei der Kommission tätig waren, beispielsweise im Bereich des nationalen Rechts in ihrem Herkunftsland. In solchen Fällen ist die Kommission der Auffassung, dass die Risiken deutlich geringer sind als in Fällen, in denen Bedienstete in demselben Bereich arbeiten würden, in dem sie bei der Kommission tätig waren. In diesem Zusammenhang berücksichtigt die GD HR bei ihrer Bewertung auch die persönlichen Umstände des betreffenden Bediensteten (z. B. wenn ein Bediensteter aus familiären Gründen in sein Herkunftsland zurückkehren muss).

Der Wechsel zu Beratungsunternehmen wird als besonders problematisch angesehen, da die Vertretung eines privaten Interesses vor der Kommission, insbesondere im Zusammenhang mit der Arbeit, die während der Arbeit für die Kommission geleistet wird, die Gefahr von Interessenkonflikten mit sich bringen kann. Solche Schritte sind in der Regel nur mit Einschränkungen zulässig, wie z. B. dem Verbot, an Fällen zu arbeiten, an denen die Kommission beteiligt ist oder die Angelegenheiten betreffen, an denen die Person gearbeitet hat, während sie bei der Kommission tätig war.

Folgemaßnahmen

Die Bürgerbeauftragte und Vertreter der Kommission kamen überein, die Fortschritte, die die Kommission seit der letzten Untersuchung der Bürgerbeauftragten im Jahr 2019 ^[16] beim Umgang mit „Drehtüreffekten“ erzielt hat, in einer Sitzung am 20. Januar 2022 zu erörtern.

Die Vertreter der Kommission kamen überein, dem Europäischen Bürgerbeauftragten Folgendes mitzuteilen:

• Einige zusätzliche statistische Angaben zu den Fällen, in denen die Kommission zwischen 2019 und 2021 ein (vorübergehendes) Verbot einer beabsichtigten Tätigkeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verhängt hat. Die Kommission wird jährlich eine Aufschlüsselung nach Vertragsbediensteten, Bediensteten auf Zeit und Dauerbediensteten vornehmen.
• Statistiken über die Zahl der Anträge nach Artikel 11a, die zwischen 2019 und 2021 gestellt wurden;

 

Brüssel, den 18.2.2022

 

Koen Roovers Angela Marcos Figueruelo

Untersuchungsbeauftragter Untersuchungsbeauftragter

Anlagen:

· Vertraulicher Anhang mit den Antworten auf die Fragen in Anhang II des Sitzungsantrags  

 

[1] Angenommen gemäß Artikel 16 der Verordnung Nr. 31 (EWG), Nr. 11 (EAG) über das Statut der Beamten und über die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (im Folgenden „Statut“), abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Angenommen gemäß Artikel 12b40 des Statuts

[3] Einige ehemalige Beamte beantragten die Genehmigung für mehrere Tätigkeiten.

[4] Dies betrifft Entscheidungen auf der Grundlage von Artikel 16 des Statuts, siehe https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[5] Nach Artikel 11a dürfen sich die Beamten der Union „in Ausübung [ihrer] Aufgaben ... nicht mit Angelegenheiten befassen, an denen sie unmittelbar oder mittelbar ein persönliches Interesse haben, das ihre Unabhängigkeit, insbesondere ihre familiären und finanziellen Interessen, beeinträchtigen könnte“.

[6] Siehe Anhang II des Statuts.

[7] Siehe https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/de/110608.

[8] Siehe: https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-former-senior-officials-annual-report_de.

[9] Artikel 16 Absatz 4 des Statuts und der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[10] Siehe: https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do.

[11] Im Rahmen der Initiative „aktive Führungskraft“ können ehemalige Bedienstete auf freiwilliger Basis an unbezahlten Aufträgen oder Tätigkeiten teilnehmen, die innerhalb der Kommission ausgeübt werden.

[12] Siehe: https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-rules-on-special-advisers_c2007_6655_de_0.pdf.

[13] Dies betrifft Entscheidungen auf der Grundlage von Artikel 12b in Verbindung mit Artikel 40 des Statuts, siehe https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501.

[14] Anträge auf Urlaub aus persönlichen Gründen (die vom Antrag auf Aufnahme einer beruflichen Tätigkeit getrennt sind) werden von einer anderen Anstellungsbehörde bearbeitet: dem für Personal zuständigen Kommissionsmitglied für Anträge leitender Bediensteter; Für die übrigen Bediensteten ist die Anstellungsbehörde der zuständige Generaldirektor. Kabinettschefs sind die Anstellungsbehörde für Bedienstete, die in einem Kabinett arbeiten.

[15] Bei leitenden Bediensteten ist die Anstellungsbehörde der Generaldirektor der Personalabteilung. Für die übrigen Bediensteten ist die Anstellungsbehörde der zuständige Generaldirektor. Kabinettschefs sind die Anstellungsbehörde für Bedienstete, die in einem Kabinett arbeiten.

[16] Siehe: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/de/110608.