Jeppe Tranholm-Mikkelsen Generalsekreterare
Europeiska unionens
råd
1048 BRUSSELS
BELGIQUE

Strasbourg den 4 oktober 2017

Tillgång till handlingar som rör rådets förberedande organ när utkast till EU-lagstiftningsakter diskuteras (OI/2/2017/AB)

Bästa Tranholm-Mikkelsen,

Tack för ditt svar av den 26 juli 2017 på de 14 frågor som rådet ställde i samband med min strategiska undersökning om utlämnande av handlingar från diskussioner om utkast till EU-lagstiftningsakter i rådets förberedande organ. Svaret innehöll användbara förklaringar om utredningens fyra huvudaspekter och en förteckning över olika förbättringar som kommer att förbättra allmänhetens förmåga att följa beslutsprocessen inom rådet.

För att få en fullständig översikt över det interna förfarandet för registrering, märkning och utlämnande av förberedande handlingar som rör lagstiftningsprocessen skulle jag uppskatta om ni, i enlighet med artikel 3.2 i Europeiska ombudsmannens stadga, kunde se till att min personal inspekterar tre ärenden som rör lagstiftningsakter som antogs 2016.

Ärendena skulle kunna väljas ut av rådets generalsekretariat för att illustrera de olika metoder mellan generalsekretariatets avdelningar som avses i de allmänna slutsatserna från den utvärdering som generalsekretariatet genomförde 2015 [1].

Det skulle vara särskilt användbart att i akterna, utöver själva lagstiftningshandlingarna, bifoga eventuella interna meddelanden eller e-postutbyten som skulle bidra till att illustrera följande i praktiken:

· hur prima facie-bedömningen gjordes inom generalsekretariatets avdelningar för att besluta huruvida de handlingar som rör de inspekterade ärendena bör markeras som ”LIMITE”, i enlighet med bilaga II till rådets arbetsordning,

Hur och när LIMITE-statusen hävdes medan diskussionerna pågick (i tillämpliga fall).

· Hur och när lagstiftningsakten gjordes direkt tillgänglig efter det slutliga antagandet av den berörda akten (och vilka handlingar som inte gjordes direkt tillgängliga) i enlighet med artikel 11.6 i bilaga II till rådets arbetsordning.

Denna inspektion skulle också vara ett tillfälle för min personal att se de fullständiga resultaten av den utvärdering som generalsekretariatet genomförde 2015 och att diskutera de förbättringar som nämns i rådets svar. Dessa omfattar i) det nya systemet för registrering av rådets handlingar, ii) det interinstitutionella projektet för att utveckla en gemensam redaktionell plattform, iii) de tekniska verktyg som håller på att utvecklas för att göra det lättare att offentliggöra LIMITE-handlingar och iv) de olika initiativen för att ytterligare förenkla tillgången till handlingar i rådets offentliga register.

Jag vore tacksam om rådet kunde kontakta Alice Bossière, handläggare för strategiska undersökningar (+32 2 283 34 01), för att komma överens om ett lämpligt datum för inspektionen.

Inspektionsrapporten kommer att publiceras på min webbplats. Jag vill betona att i enlighet med artikel 4.8 i ombudsmannens genomförandebestämmelser kommer inspektionen inte att leda till att tredje part eller någon annan person får tillgång till handlingar som er institution anser vara konfidentiella under inspektionen, eller till någon information i sådana handlingar.

Jag tar också tillfället i akt att informera er om att jag har för avsikt att inleda ett offentligt samråd om dessa frågor. Texten till det offentliga samrådet återfinns i bilagan.

Tack än en gång för ett gott samarbete i denna fråga.

Med vänliga hälsningar,

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Bilaga: Europeiska ombudsmannens offentliga samråd i OI/2/2017/AB

[1] I sitt svar av den 26 juli bifogade rådet de allmänna slutsatserna från den utvärdering som rådets generalsekretariat genomförde under första halvåret 2015 om principerna för utarbetande av dokument som rör rådets pågående lagstiftningsverksamhet.