Jeppe Tranholm-Mikkelsen
Generalsekretär
Rat der Europäischen Union
1048 BRÜSSEL
BELGIEN

Straßburg, 04.10.2017

Zugang zu Dokumenten in Bezug auf Vorbereitungsgremien des Rates bei der Erörterung von Entwürfen von EU-Rechtsakten (OI/2/2017/AB)

Sehr geehrter Herr Tranholm-Mikkelsen,

vielen Dank für Ihre Antwort vom 26. Juli 2017 auf die 14 Fragen, die der Rat im Rahmen meiner strategischen Untersuchung zur Offenlegung von Dokumenten aus den Beratungen über Entwürfe von EU-Rechtsakten in den Vorbereitungsgremien des Rates gestellt hat. Die Antwort enthielt nützliche Erläuterungen zu den vier Hauptaspekten der Untersuchung und listete verschiedene Verbesserungen auf, die die Fähigkeit der Öffentlichkeit verbessern werden, den Beschlussfassungsprozess im Rat zu verfolgen.

Um einen vollständigen Überblick über das interne Verfahren zur Aufzeichnung, Kennzeichnung und Offenlegung von vorbereitenden Dokumenten im Zusammenhang mit dem Gesetzgebungsverfahren zu erhalten, würde ich es begrüßen, wenn Sie gemäß Artikel 3 Absatz 2 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten dafür sorgen könnten, dass meine Mitarbeiter drei Dossiers im Zusammenhang mit im Jahr 2016 angenommenen Rechtsakten einsehen.

Die Dossiers könnten vom Generalsekretariat des Rates ausgewählt werden, um die verschiedenen Praktiken zwischen den Dienststellen des Generalsekretariats des Rates zu veranschaulichen, auf die in den allgemeinen Schlussfolgerungen der vom Generalsekretariat des Rates im Jahr 2015 durchgeführten Bewertung Bezug genommen wird [1].

Besonders nützlich wäre es, den Dossiers zusätzlich zu den legislativen Dokumenten selbst interne Vermerke oder E-Mail-Austausche beizufügen, die dazu beitragen würden, in der Praxis Folgendes zu veranschaulichen:

· wie die Prima-facie-Bewertung innerhalb der Dienststellen des Generalsekretariats des Rates vorgenommen wurde, um zu entscheiden, ob die Dokumente im Zusammenhang mit den geprüften Dossiers gemäß Anlage II der Geschäftsordnung des Rates als „LIMITE“ gekennzeichnet werden sollten oder nicht;

· wie und wann der LIMITE-Status während der laufenden Diskussionen aufgehoben wurde (falls zutreffend);

· wie und wann die Gesetzgebungsakte nach der endgültigen Annahme des betreffenden Rechtsakts unmittelbar zugänglich gemacht wurde (und welche Dokumente nicht unmittelbar zugänglich gemacht wurden) gemäß Artikel 11 Absatz 6 der Anlage II der Geschäftsordnung des Rates.

Diese Kontrolle wäre auch eine Gelegenheit für meine Mitarbeiter, die vollständigen Ergebnisse der vom Generalsekretariat des Rates im Jahr 2015 durchgeführten Bewertung einzusehen und die in der Antwort des Rates genannten Verbesserungen zu erörtern. Dazu gehören: i) das neue System zur Aufzeichnung von Ratsdokumenten, ii) das interinstitutionelle Projekt zur Entwicklung einer gemeinsamen Redaktionsplattform, iii) die technischen Instrumente, die entwickelt werden, um die Offenlegung von LIMITE-Dokumenten zu erleichtern, und iv) die verschiedenen Initiativen zur weiteren Vereinfachung des Zugangs zu Dokumenten im öffentlichen Register des Rates.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn sich der Rat mit Frau Alice Bossière, Beauftragte für strategische Untersuchungen (+ 32 2 283 34 01), in Verbindung setzen würde, um einen geeigneten Termin für die Kontrolle zu vereinbaren.

Der Inspektionsbericht wird auf meiner Website veröffentlicht. Ich möchte betonen, dass die Kontrolle gemäß Artikel 4 Absatz 8 der Durchführungsbestimmungen des Bürgerbeauftragten nicht dazu führt, dass Dritte oder andere Personen Zugang zu Dokumenten erhalten, die Ihr Organ während der Kontrolle als vertraulich erachtet, oder zu Informationen, die in solchen Dokumenten enthalten sind.

Ich nutze diese Gelegenheit auch, um Ihnen mitzuteilen, dass ich beabsichtige, eine öffentliche Konsultation zu diesen Fragen einzuleiten. Den Wortlaut der öffentlichen Konsultation finden Sie in der Anlage.

Nochmals vielen Dank für die gute Zusammenarbeit in dieser Angelegenheit.

Mit freundlichen Grüßen,

Emily O'Reilly

Europäischer Bürgerbeauftragter

Beilage: Öffentliche Konsultation des Europäischen Bürgerbeauftragten in OI/2/2017/AB

[1] In seiner Antwort vom 26. Juli legte der Rat die allgemeinen Schlussfolgerungen der vom Generalsekretariat des Rates im ersten Halbjahr 2015 durchgeführten Bewertung der Grundsätze für die Ausarbeitung von Dokumenten im Zusammenhang mit den laufenden Gesetzgebungstätigkeiten des Rates bei.