Die EU-Agenturen spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der EU-Politik und der Bereitstellung von technischem, wissenschaftlichem und rechtlichem Fachwissen in Schlüsselsektoren. Jede Wahrnehmung, dass ihre Beamten private Interessen verfolgen, die im Widerspruch zu ihren Pflichten stehen, kann das Vertrauen der Öffentlichkeit in ihre Arbeit untergraben. Die Europäische Bürgerbeauftragte hat stets auf die Risiken des Phänomens „Drehtür“ hingewiesen, bei dem Mitarbeiter in externe Funktionen wechseln, insbesondere im privaten Sektor. Selbst eine kleine Anzahl hochkarätiger Fälle kann zu öffentlichen Unruhen und Reputationsschäden führen, wie die jüngsten Untersuchungen zeigen.

Gleichzeitig muss die EU-Verwaltung qualifizierte Fachkräfte für Prioritäten wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Sicherheit gewinnen. Maßnahmen wie Karenzzeiten und Arbeitsplatzbeschränkungen können sich auf die berufliche Flexibilität auswirken, insbesondere in Bereichen wie Recht, Finanzen oder Technologie.

Vor diesem Hintergrund wurde in dieser Untersuchung aus systemischer Sicht untersucht, wie die EU-Agenturen mit Drehtürfällen umgehen. Ziel war es, bewährte Verfahren und mögliche Mängel in den bestehenden Strategien und Verfahren zu ermitteln. Zu diesem Zweck führte die Bürgerbeauftragte eine detaillierte Überprüfung der von 15 EU-Agenturen ergriffenen Maßnahmen durch und prüfte 54 Dossiers zu Einzelfällen, die von neun EU-Agenturen bearbeitet wurden. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten traf sich mit Vertretern von fünf EU-Agenturen, um noch offene Fragen zu klären.

Fast alle EU-Agenturen, die dem Bürgerbeauftragten Unterlagen vorgelegt haben, gaben an, dass sie den Ansatz der Europäischen Kommission zur Umsetzung der rechtlichen Verpflichtungen des Personals, das bei der Abreise oder während eines unbezahlten Urlaubs in den privaten Sektor wechselt, übernommen haben. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass einige EU-Agenturen über detailliertere und umfassendere Leitlinien zur Umsetzung dieser rechtlichen Verpflichtungen verfügen als andere. Die vom Bürgerbeauftragten festgestellten Unterschiede betreffen die Art und Weise, wie Agenturen mit verspäteten oder unvollständigen Meldungen von Tätigkeiten nach dem Dienst umgehen, wie Agenturen solche Meldungen bewerten, die Art der auferlegten Abhilfemaßnahmen, die Transparenz von Entscheidungen über gemeldete Tätigkeiten nach dem Dienst und die Überwachung der sich daraus ergebenden Verpflichtungen sowie die Art und Weise, wie die Agenturen das Personal in Bezug auf ihre ethischen Verpflichtungen schulen.

Darüber hinaus stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Regeln und Strategien für die Tätigkeiten von Nichtbediensteten nach der Mandatsperiode, d. h. von Mitgliedern des Verwaltungsrats oder des Rates der Aufseher der Agenturen, deutlich voneinander abweichen. Die meisten Mitglieder des Verwaltungsrats der Agenturen werden von den nationalen Behörden ernannt und vertreten ihre jeweiligen Mitgliedstaaten, was bedeutet, dass sie weiterhin nationalen Ethikvorschriften unterliegen, die von Mitgliedstaat zu Mitgliedstaat unterschiedlich sind. Um potenzielle Interessenkonflikte und Rufschädigungen infolge von Drehtürbewegungen anzugehen, haben nur wenige der Leitungsgremien der im Rahmen dieser Untersuchung untersuchten EU-Agenturen Strategien zur Regelung der Tätigkeiten von (ehemaligen) Verwaltungsratsmitgliedern nach der Mandatserteilung angenommen.

Um die EU-Agenturen bei der weiteren Verschärfung ihrer Vorschriften für Drehtürbewegungen zu unterstützen, legte die Bürgerbeauftragte eine Reihe von Leitlinien für bewährte Verfahren vor:

• Ein starker Integritätsrahmen beginnt mit der Prävention: Es ist von entscheidender Bedeutung, das Personal und die Mitglieder des Verwaltungsrats mit klaren Leitlinien, regelmäßigen Schulungen und laufenden Sensibilisierungsinitiativen auszustatten, um ein umfassendes Verständnis der ethischen Verpflichtungen zu gewährleisten.
• Dies wird durch robuste Standardbetriebsverfahren für den Umgang mit Drehtürsituationen verstärkt, die einen klaren, schrittweisen Ansatz für Benachrichtigungen, Bewertungen und Compliance bieten.
• Transparente Kriterien für die Einschränkung von Post-Service- oder Post-Mandate-Rollen müssen im Voraus festgelegt werden, damit Einzelpersonen sich der Einschränkungen vor dem Beitritt voll bewusst sind.
• Wenn ein Wechsel in den Privatsektor signalisiert wird, sollten die Agenturen rasch handeln - indem sie gründliche Risikobewertungen durchführen, potenzielle Interessenkonflikte ermitteln und sofortige Vorsichtsmaßnahmen ergreifen, wie etwa den Widerruf von Zugangsrechten oder erforderlichenfalls die Neuzuweisung von Zuständigkeiten.
• Die Entscheidungsfindung sollte fair, transparent und gut dokumentiert sein und es Einzelpersonen ermöglichen, zu vorgeschlagenen Beschränkungen Stellung zu nehmen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Risiken durch verhältnismäßige Maßnahmen wie Karenzzeiten, Lobbyverbote oder erforderlichenfalls vollständige Verbote wirksam bewältigt werden.
• Rechtzeitig begründete Entscheidungen müssen das Beschwerderecht klar umreißen.
• Über eine gründliche Entscheidungsfindung hinaus hängt die Rechenschaftspflicht von einer starken Durchsetzung ab. Dazu gehören die Veröffentlichung von Zusammenfassungen genehmigter Tätigkeiten, die aktive Überwachung der Einhaltung auferlegter Bedingungen und die Einhaltung von Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Bei Verdacht auf Verstöße müssen die Behörden umgehend reagieren - Fakten ermitteln und in schwerwiegenden Fällen Disziplinarmaßnahmen ergreifen -, um das Vertrauen zu wahren und die institutionelle Integrität zu wahren.

Die Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass die EU-Agenturen viel von den Praktiken der jeweils anderen lernen können. Die Bürgerbeauftragte beabsichtigt, diese Leitlinien für bewährte Verfahren auf Fälle anzuwenden, die ihr in Zukunft zur Kenntnis gebracht werden könnten.

Der Fall betraf die Behandlung eines Finanzhilfeantrags durch die Europäische Kommission (EU-Delegation bei der Afrikanischen Union) und Bedenken hinsichtlich eines potenziellen Interessenkonflikts.

Der Beschwerdeführer nahm an einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für ein Projekt zur Unterstützung panafrikanischer Wahlkapazitäten teil. Die Delegation lehnte den Antrag des Beschwerdeführers ab, da sie eine EU-Finanzierung beantragte, die über dem im Rahmen der Aufforderung zulässigen Höchstsatz lag. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass es sich um einen typografischen Fehler handele und dass die Delegation um Klarstellungen hätte bitten müssen, anstatt ihren Antrag abzulehnen. Der Beschwerdeführer machte ferner geltend, dass ein Sachverständiger, der an der Entwicklung des im Rahmen dieser Aufforderung finanzierten Projekts beteiligt gewesen sei, für eine Einrichtung arbeite, die einen Antrag im Rahmen der Aufforderung gestellt habe.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission auf der Grundlage ihrer eigenen internen Leitlinien den Fehler des Beschwerdeführers als „offensichtlichen Schreibfehler“ hätte betrachten müssen, und bat den Beschwerdeführer um Klarstellung und/oder berichtigte den Fehler des Beschwerdeführers. Sie stellte ferner fest, dass die Kommission die Behauptungen des Beschwerdeführers über einen potenziellen Interessenkonflikt nicht angemessen bewertet habe. Diese beiden Mängel stellten einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar. Für beide Feststellungen war der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass es nicht angemessen wäre, entsprechende Empfehlungen abzugeben, da die Finanzhilfe in der Zwischenzeit bereits gewährt wurde. Dennoch macht sie drei Vorschläge, um zu verhindern, dass solche Probleme in künftigen ähnlichen Fällen auftreten.

In dem Fall ging es darum, wie die Europäische Kommission die Interessenkonfliktrisiken im Zusammenhang mit einer Beschäftigung in der Privatwirtschaft, die von einem ehemaligen Manager übernommen wurde, abgemildert hat. Der Bedienstete, der in der Vergangenheit in der Wettbewerbsabteilung der Kommission beschäftigt war, wechselte als leitender Angestellter, der für Wettbewerbs- und Regulierungsfragen, auch für Europa, zuständig war, in ein transnationales [geschwärztes] Unternehmen. Bevor er in die Rolle des [geschwärzten] Unternehmens wechselte, hatte der ehemalige Mitarbeiter die Kommission verlassen und trat einer globalen Anwaltskanzlei bei. Die Kommission hatte den Umzug in die Anwaltskanzlei genehmigt, nachdem der ehemalige Bedienstete ihr die Absicht mitgeteilt hatte, diese Stelle zu übernehmen.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission im Zusammenhang mit der Genehmigung des Umzugs in die Anwaltskanzlei Maßnahmen ergriffen hatte, um das Risiko zu mindern, das von dem ehemaligen Bediensteten ausgeht, der an Akten oder Fällen arbeitet, die für die Tätigkeit bei der Anwaltskanzlei relevant wären. Die Entscheidung der Kommission, den Umzug in die Anwaltskanzlei zu genehmigen, enthielt auch mehrere Beschränkungen. So war es dem ehemaligen Bediensteten beispielsweise untersagt, direkt oder indirekt in allen Fällen zu arbeiten, die während seiner Dienstzeit in die Zuständigkeit des ehemaligen Bediensteten fielen, oder in allen Fällen, die in direktem Zusammenhang mit ihm standen. Um dem ehemaligen Bediensteten zu helfen, die Fälle zu ermitteln, die jederzeit nach seinem Ausscheiden aus dem Dienst Interessenkonflikte aufwerfen könnten, nahm die Kommission eine Liste von Fällen auf, die sie nach dem tatsächlichen Ausscheiden des Bediensteten aktualisierte.

Die Untersuchung der Bürgerbeauftragten bestätigte, dass die Kommission einen soliden Ansatz verfolgte, um im Zusammenhang mit der späteren Rolle des ehemaligen Bediensteten bei dem [geschwärzten] Unternehmen zu beurteilen, ob Wettbewerbsfälle, die nicht in der oben genannten Liste aufgeführt sind, dennoch zu einem Interessenkonflikt führen könnten, da sie mit Fällen zusammenhängen, für die der ehemalige Bedienstete verantwortlich war. Der Bürgerbeauftragte begrüßte diesen Ansatz.

Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der Schlussfolgerung ab, dass es keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit bei der Behandlung der Interessenkonfliktrisiken im Zusammenhang mit dem betreffenden Arbeitsplatz durch die Kommission gab.

Der Fall betraf das System der Sachverständigengruppen der Europäischen Kommission, das eine wichtige Rolle bei der Unterrichtung über die von der Kommission getroffenen Entscheidungen spielt. Im Rahmen einer früheren Untersuchung des Bürgerbeauftragten nahm die Kommission neue Vorschriften für diese Expertengruppen an. In dieser Folgeuntersuchung bewertete die Bürgerbeauftragte, wie die Kommission diese Vorschriften anwendet, insbesondere in Bezug auf die Transparenz der Mitgliedschaft und die Beratungen von Expertengruppen.

Die Untersuchung hat gezeigt, dass die Kommission über interne Leitlinien für die Umsetzung der Vorschriften der Expertengruppe verfügt und dass sie einschlägiges Personal ausbildet. Die Kommission hat auch ein spezielles internes Netz von Koordinatoren eingerichtet, um die ordnungsgemäße Umsetzung der Vorschriften der Expertengruppe zu überwachen und zu fördern, was die Bürgerbeauftragte begrüßte.

Der Bürgerbeauftragte ermittelte jedoch eine Reihe von Bereichen, in denen die Kommission die Transparenz der Expertengruppen weiter verbessern könnte. Erstens sollte die Kommission ihre internen Leitlinien veröffentlichen, um klarzustellen, was die Öffentlichkeit von der Umsetzung durch die Kommission erwarten kann. Zweitens sollte die Kommission, wenn bestimmte Dokumente der Sachverständigengruppe nicht proaktiv offengelegt werden, diese Dokumente im Sitzungsprotokoll der betreffenden Sachverständigengruppe auflisten, damit die Öffentlichkeit erforderlichenfalls Zugang beantragen kann. Drittens sollte die Kommission Fristen für die Veröffentlichung von Dokumenten vor und nach den Sitzungen der Sachverständigengruppen festlegen. Schließlich sollte die Kommission die Suchfunktionen in den Dokumentenregistern verbessern, die für Expertengruppen relevant sind.

Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt waren, und schloss die Untersuchung ab.