Hintergrund der Beschwerde

1. Der Beschwerdeführer, eine im Bereich der Wahlhilfe tätige Stiftung, stellte im Rahmen einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen einen Antrag auf EU-Finanzierung für ein Projekt zur Unterstützung panafrikanischer Wahlkapazitäten.[1] Die Aufforderung wurde von der Delegation der Europäischen Union bei der Afrikanischen Union unter der Verantwortung der Europäischen Kommission als „Auftraggeber“ verwaltet. Die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wurde in zwei Lose unterteilt. Der Beschwerdeführer beantragte Los 1.

2. Im Rahmen des Antragsverfahrens reichte der Beschwerdeführer einen Konzeptvermerk ein, in dem er eine EU-Finanzierung in Höhe von 90 % der förderfähigen Kosten beantragte.[2] Der Antrag des Beschwerdeführers wurde vorab ausgewählt und er wurde aufgefordert, einen vollständigen Antrag einzureichen. Im vollständigen Antrag beantragte der Beschwerdeführer eine EU-Finanzierung in Höhe von 95 % der förderfähigen Kosten.

3. Die Kommission lehnte den Antrag des Beschwerdeführers ab, weil er nicht mehr alle Kriterien der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen erfüllte, insbesondere weil der Prozentsatz der beantragten EU-Mittel über dem Schwellenwert von 90 % lag. 

4. Am 29. Juli 2023 ersuchte der Beschwerdeführer die Delegation, diesen Beschluss zu überdenken. Dies sei ein typografischer Fehler, der auf die gleichzeitige Vorbereitung mehrerer Anträge auf EU-Finanzierung zurückzuführen sei. Er vertrat die Auffassung, dass die Delegation um Klarstellungen hätte bitten müssen, anstatt ihren Antrag abzulehnen. Der Beschwerdeführer äußerte ferner Bedenken gegenüber der Delegation in Bezug auf einen potenziellen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit Los 2 der Aufforderung. Ein Sachverständiger, der an der Entwicklung des im Rahmen dieser Aufforderung finanzierten Projekts beteiligt gewesen sei, arbeite für eine Einrichtung, die sich für Los 2 beworben habe.

5. Am 2. August 2023 antwortete die Delegation. Sie behielt ihren Standpunkt zur Ablehnung des Antrags des Beschwerdeführers bei. Der Beschwerdeführer hätte eine Warnmeldung über das Online-Bewerbungssystem erhalten müssen, wenn er Informationen übermittelt habe, die nicht mit den Leitlinien für die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen im Einklang stünden. In Bezug auf die Behauptungen des Beschwerdeführers über einen potenziellen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit Los 2 erklärte die Delegation, dass die Aufforderung intern von den Projektmanagern der Delegation ausgearbeitet worden sei und dass sie keinen Interessenkonflikt festgestellt habe.

6. Unzufrieden mit der Antwort der Delegation wandte sich der Beschwerdeführer im September 2023 an den Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

7. Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung zu der Entscheidung der Delegation ein, den Antrag des Beschwerdeführers abzulehnen, und zu der Frage, wie sie mit den Bedenken des Beschwerdeführers in Bezug auf einen potenziellen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit Los 2 umgegangen ist.

8. Im Laufe der Untersuchung prüfte der Bürgerbeauftragte die Akte über den Fall. Die Delegation erläuterte auch die Fragen des Bürgerbeauftragten. Die Antwort wurde dem Beschwerdeführer übermittelt, der dazu Stellung nahm.

9. Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten traf sich anschließend mit Vertretern der Kommission und der Delegation, um weitere Erläuterungen zu beiden Aspekten der Beschwerde einzuholen. Der Bürgerbeauftragte teilte dem Beschwerdeführer den Sitzungsbericht mit, und der Beschwerdeführer äußerte sich zu dem Bericht.

Ablehnung des Antrags des Beschwerdeführers

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

Von der Kommission

10. Die Kommission erläuterte die Gründe für die Ablehnung des Antrags. In den Leitlinien für Finanzhilfeantragsteller, die Teil der Aufforderungsunterlagen sind, wurde dargelegt, dass Antragsteller eine EU-Finanzhilfe für höchstens 90 % der förderfähigen Kosten beantragen können.[3] Die Aufforderungsunterlagen enthielten eine „Checkliste für die Selbststeuerung“im Anhang zu den Leitlinien, in der die Antragsteller aufgefordert wurden, vor Einreichung ihres Antrags zu prüfen, ob sie alle Kriterien der Aufforderung erfüllten, einschließlich der Sicherstellung, dass der Prozentsatz des beantragten EU-Beitrags den Höchstbetrag nicht überstieg.[4] In der Aufforderung wurde festgestellt, dass „ein Fehler in Bezug auf die in der Checkliste aufgeführten Punkte [...] oder größere Unstimmigkeiten im vollständigen Antrag (z. B. wenn die Beträge in den Arbeitsblättern des Haushaltsplans nicht übereinstimmen) zur Ablehnung des Antrags führen können“.

11. In diesem Fall lehnte die Delegation den Antrag des Beschwerdeführers ab, weil sie einen der in der Checkliste aufgeführten Punkte nicht erfüllte, nämlich dass sie einen Betrag an EU-Mitteln beantragte, der den im Rahmen der Aufforderung zulässigen Höchstprozentsatz überstieg.

12. Die Kommission stellte fest, dass sie die Möglichkeit hat, im Rahmen der Aufforderung Klarstellungen anzufordern, „wenn die bereitgestellten Informationen unklar sind“. Dies steht im Einklang mit der Haushaltsordnung [5], die es ermöglicht, offensichtliche sachliche Fehler in den Antragsunterlagen zu berichtigen, um zu vermeiden, dass Anträge von guter Qualität aus rein formalen Gründen abgelehnt werden.[6] Zwar enthält die Haushaltsordnung keine Definition dessen, was einen offensichtlichen sachlichen Fehler darstellt, doch umfassen solche Fehler nach den internen Leitlinien der Kommission Berechnungsfehler im Haushaltsplan oder ein offensichtliches Missverständnis des Antragsformulars. Es ist Sache der Kommission, von Fall zu Fall festzustellen, welche Umstände einen offensichtlichen Schreibfehler darstellen können. Die Kommission kann dann nach eigenem Ermessen entscheiden, ob es aufgrund der besonderen Situation gerechtfertigt ist, den Fehler zu berichtigen, was eine Möglichkeit und keine Verpflichtung nach der Haushaltsordnung darstellt.

13. In diesem Fall vertrat die Kommission die Auffassung, dass es nicht gerechtfertigt sei, den Beschwerdeführer um Klarstellung zu bitten oder den Fehler zu berichtigen, da der Fehler des Beschwerdeführers kein offensichtlicher Schreibfehler sei. Die Kommission vertrat die Auffassung, dass der Beschwerdeführer „konsequent und bewusst“den 95 %-Wert (und nicht 90 %) als Prozentsatz der EU-Finanzierung im Haushaltsplan verwendet hatte, der dem vollständigen Antrag beigefügt war. Es stellte fest, dass der Vorschlag eines Mitbeitrags von 5 %, wie im Schreiben an die Delegation vom 29. Juli 2023 angegeben, die Standardpolitik des Beschwerdeführers zu sein schien und somit eine bewusste Entscheidung des Beschwerdeführers war.

14. Darüber hinaus argumentierte die Kommission, dass es sich bei dem Fehler nicht um einen einfachen und leicht erkennbaren Fehler handele, bei dem ein fälschlicherweise verwendeter Betrag, eine Fehlberechnung, eine Unstimmigkeit im Haushaltsbogen oder ein Fehler, der darauf hindeute, dass der Beschwerdeführer die Bedingungen der Aufforderung missverstanden habe. Vielmehr berechnete der Beschwerdeführer das gesamte Budgetblatt, indem er die geschätzten förderfähigen Kosten mit dem gewünschten Prozentsatz der EU-Finanzierung multiplizierte. Die Kommission brachte daher vor, dass ihre Berichtigung zu einem Verstoß gegen die Gleichbehandlung der Antragsteller geführt hätte, da der Fehler des Beschwerdeführers „kein formaler Mangel, sondern eine erhebliche Abweichung von den Bedingungen der Aufforderung“sei.

15. Die Kommission argumentierte ferner, dass im Einklang mit der EU-Rechtsprechung [7] ein offensichtlicher Schreibfehler nicht die Informationen betreffen könne, die erforderlich seien, damit der Antrag nicht abgelehnt werde, wie dies im vorliegenden Fall der Fall sei. Insbesondere stellte die Kommission fest, dass aus den Aufforderungsunterlagen klar hervorgehe, dass Vorschläge, die Anträge auf einen über dem zulässigen Höchstbetrag liegenden Prozentsatz der EU-Finanzierung enthielten, einen Grund für die Ablehnung des Antrags darstellten.

16. Darüber hinaus stellte die Kommission fest, dass der Beschwerdeführer vor der Einreichung seines Antrags eine Warnmeldung über den Fehler im Online-Bewerbungssystem hätte erhalten müssen. Auf der Grundlage einer anschließenden Simulation mithilfe des Online-Bewerbungssystems erklärte die Kommission, dass die folgende Meldung angezeigt wurde: „wichtige Informationen (keine Sperrung) Beantragter EU-Beitrag in % der förderfähigen Gesamtkosten siehe Abschnitt 1.3 der Leitlinien für die im Rahmen der Aufforderung (oder des Loses) zulässigen Prozentsätze“.

Von der Beschwerdeführerin

17. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass der Standpunkt der Kommission offensichtlich unangemessen sei. Sie machte geltend, dass es sich bei dem begangenen Fehler um einen offensichtlichen sachlichen Fehler handele und dass die Kommission sie hätte um Klarstellungen hätte ersuchen müssen, und lehnte den Antrag nicht ab.

18. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass er diesen Fehler nicht absichtlich begangen habe, da er den vollständigen Antrag mit dem Ziel der Auswahl eingereicht habe. Sie hatte im Konzeptvermerk den korrekten Prozentsatz der EU-Finanzierung beantragt. In einem Schreiben an die Delegation hatte sie in der Tat klargestellt, wie sie den Fehler begangen hatte. Dies war darauf zurückzuführen, dass die EU den Standardprozentsatz der EU-Finanzierung von 95 % auf 90 % geändert hatte. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass das Schreiben an die Delegation, in dem der Fehler erläutert werde, keinen vernünftigen Beweis dafür darstellen könne, dass der Prozentsatz in seinem Antrag absichtlich geändert worden sei.

19. Darüber hinaus erklärte der Beschwerdeführer, dass der Begriff des offensichtlichen Schreibfehlers nicht auf „entschuldbare Fehler“ beschränkt sei, die Situationen beträfen, die sich aus Unklarheiten oder unklaren Anweisungen in den Ausschreibungsunterlagen ergäben. Sie deckt auch sachliche Fehler ab, z. B. Fälle, in denen der in zwei verschiedenen Phasen des Auswahlverfahrens angegebene Prozentsatz eindeutig und offensichtlich inkohärent ist, wie im vorliegenden Fall. 

20. Der Beschwerdeführer vertrat daher die Auffassung, dass die Entscheidung der Kommission, sie vom Verfahren auszuschließen, unverhältnismäßig sei und gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstoße. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass die Kommission um Klarstellungen hätte ersuchen müssen und dass dies weder seinen Antrag geändert noch ihm einen Vorteil verschafft hätte, da der Höchstbetrag der EU-Finanzierung für alle Antragsteller gleichermaßen gilt.

21. In Bezug auf die Warnmeldung brachte der Beschwerdeführer vor, dass die Kommission zum Zeitpunkt der Einreichung ihres Antrags keinen Nachweis dafür erbracht habe, dass eine solche Meldung aufgetreten sei. Die Kommission habe sich lediglich auf eine spätere Simulation gestützt und nicht auf konkrete Beweise aus der Zeit, in der sie das Antragsformular verwendet habe. Im Übrigen hat die Kommission, selbst wenn eine solche Botschaft auftauchte, nicht erläutert, warum sie keine wirksameren und unmittelbareren Schutzvorkehrungen getroffen hat, wie z. B. die sofortige Mitteilung der Unzulässigkeit des Vorbringens an die Klägerin oder die völlige Verhinderung ihres Vorbringens.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

22. Die Haushaltsordnung ermöglicht die Berichtigung „offensichtlicher Schreibfehler“, um zu verhindern, dass Anträge von guter Qualität aus rein formalen Gründen abgelehnt werden.[8] Zwar gibt es keine genaue Definition dessen, was einen offensichtlichen Schreibfehler darstellt, in den internen Leitlinien der Kommission [9] werden solche Fehler jedoch als fehlende Informationen/Daten, leicht erkennbare Textfehler (Fehler/Unterlassungen) und widersprüchliche Informationen definiert. Dies kann beispielsweise die Neuberechnung der ursprünglich falsch berechneten Kosten sein, ein Antragsteller, der nicht richtig verstanden hat, wo der EU-Beitrag im Haushalt ausgewiesen werden soll, oder ein Antragsteller, der einen höheren Zuschuss als den in der Aufforderung zulässigen Höchstbetrag beantragt hat. Es kann auch einen nicht ausgefüllten beantragten Finanzhilfebetrag oder die falsche Wahl der Art der Maßnahme oder die falsche Wahl der PIC-Nummer enthalten.

23. Darüber hinaus sollte ein solcher Fehler, um als offensichtlicher Schreibfehler angesehen zu werden, keine Berichtigung erfordern, die zu einer wesentlichen Änderung des Antrags oder zu einer Änderung der Bedingungen der Aufforderung führen würde, da dies die Bewertungsergebnisse in Frage stellen und die Gleichbehandlung der Antragsteller beeinträchtigen würde. Begeht ein Antragsteller in Bezug auf eines der Zulässigkeits- oder Zulassungskriterien einen Fehler, so kann ein solcher Fehler nicht als offensichtlicher sachlicher Fehler angesehen werden, da die Nichteinhaltung dieser Kriterien für sich genommen ein Grund für die Ablehnung eines Antrags ist.

24. Die Kommission argumentierte, dass der Fehler des Beschwerdeführers eine bewusste Entscheidung sei und nicht als offensichtlicher Schreibfehler angesehen werden könne. Während der Bürgerbeauftragte anerkennt, dass der Beschwerdeführer bei der Einreichung seines Antrags fleißiger hätte handeln können, ist der Bürgerbeauftragte aus den folgenden Gründen nicht von der Erklärung der Kommission überzeugt.

25. In Bezug auf die Absicht des Beschwerdeführers hält der Bürgerbeauftragte die Position der Kommission für nicht überzeugend. Der Beschwerdeführer hatte kein Interesse daran, einen Antrag einzureichen, dessen Prozentsatz der EU-Finanzierung über dem im Rahmen der Aufforderung zulässigen Höchstbetrag lag. Außerdem habe sie zunächst den korrekten Prozentsatz im Konzeptvermerk verwendet. Das Schreiben des Beschwerdeführers vom 29. Juli 2023 an die Delegation belegt nicht, dass der Fehler vorsätzlich begangen wurde. Vielmehr erläuterte der Beschwerdeführer in diesem Schreiben, warum er den Fehler im vollständigen Antrag begangen hat, nämlich dass er automatisch den gleichen Prozentsatz verwendet hat, den er in früheren Aufforderungen verwendet hatte (5 % Mitbeitrag), der der Standardprozentsatz der Kommission an EU-Mitteln war, die in früheren Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen bereitgestellt wurden. Die Tatsache, dass der Beschwerdeführer in diesem Schreiben auch Bedenken hinsichtlich des verringerten Prozentsatzes der EU-Finanzierung geäußert hat, beweist in keiner Weise, dass der Fehler beabsichtigt war oder dass der Vorschlag eines Mitbeitrags von 5 % die „Standardpolitik“ des Beschwerdeführers war.

26. Der Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass der Fehler des Beschwerdeführers auf der Grundlage der eigenen internen Leitlinien der Kommission als offensichtlicher Schreibfehler hätte angesehen werden müssen. Es war ein leicht erkennbarer Fehler, da es einem Unternehmen nicht möglich war, EU-Mittel in Höhe von mehr als 90 % zu erhalten, und es widersprach den zuvor vom Beschwerdeführer im Konzeptvermerk vorgelegten Informationen. Im Übrigen habe sich der Fehler entgegen dem Vorbringen der Kommission nicht auf den gesamten Haushalt ausgewirkt. Im Finanzhilfeantragsformular berechnete der Beschwerdeführer alle Kosten unabhängig von der Höhe der erhaltenen EU-Mittel. Der Fehler betraf nur eine Formel auf einem Budgetbogen [10].

27. In jedem Fall sind offensichtliche Schreibfehler weder in ihrer Anzahl noch in ihrem Umfang begrenzt, noch sind sie auf Fälle beschränkt, in denen ein Antragsteller die Regeln missversteht. In ihren internen Leitlinien nennt die Kommission als Beispiele für offensichtliche Schreibfehler die Tatsache, dass ein Antragsteller eine Finanzhilfe beantragt hat, die über dem in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zulässigen Höchstbetrag liegt, oder den Finanzhilfebetrag nicht vollständig ausgefüllt hat. Diese Situationen ähneln denen, um die es im vorliegenden Fall geht.

28. Der Höchstprozentsatz der EU-Finanzierung ist zwar eine formale Anforderung im Rahmen der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, aber keine Zulässigkeits- oder Förderkriterien. Daher sollte die Tatsache, dass ein Antrag eine Zahl enthält, die dieser Anforderung nicht entspricht, an sich kein Grund für die Ablehnung des Antrags sein. Die Korrektur eines Vorschlags, mit dem sichergestellt werden soll, dass der Prozentsatz der EU-Finanzierung dem Schwellenwert entspricht, würde den Antrag nicht wesentlich ändern, sondern ist eher eine Formalität. Es handelt sich um eine Verwaltungskontrolle, die keine Auswirkungen auf die Bewertung des Antrags hätte. Die Berichtigung eines solchen Fehlers hätte lediglich zu einer Kürzung des beantragten Finanzhilfebetrags geführt. Während der Prozentsatz der EU-Mittel in der „Checkliste für die Selbststeuerung“ der Aufforderung enthalten war, in der es heißt: „Jeder Fehler im Zusammenhang mit den in der Checkliste aufgeführten Punkten [...] kann zur Ablehnung des Antrags führen“, muss die Kommission diese Checkliste im Einklang mit der Haushaltsordnung anwenden, die den zuständigen Anweisungsbefugten verpflichtet, offensichtliche Schreibfehler zu berichtigen oder um Klarstellung zu bitten.

29. In Bezug auf die Behauptung der Kommission, dass es keine Verpflichtung gebe, Klarstellungen zu verlangen oder offensichtliche Schreibfehler zu berichtigen, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass in der Haushaltsordnung zwar festgelegt ist, dass der öffentliche Auftraggeber offensichtliche Schreibfehler „berichtigen“ kann, dass er jedoch – außer in hinreichend begründeten Fällen – Klarstellungen anfordern sollte.[11] Darüber hinaus sehen die internen Leitlinien der Kommission ausdrücklich vor, dass der zuständige Anweisungsbefugte im Einklang mit dem Grundsatz der guten Verwaltung Antragsteller um fehlende Informationen ersuchen oder Belege klären muss, die sie aufgrund eines offensichtlichen Schreibfehlers nicht vorgelegt haben.

30. In Bezug auf die Warnmeldung zum Online-Bewerbungssystem stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission den Inhalt der Pop-up-Nachricht, den der Beschwerdeführer bei der Einreichung seines Antrags hätte erhalten müssen, nicht mit Sicherheit bestätigen konnte. Auf jeden Fall stellt der Bürgerbeauftragte auf der Grundlage der von der Kommission vorgelegten Simulation fest, dass die Warnmeldung eher allgemein gehalten ist und nicht eindeutig darauf hindeutet, dass ein Fehler in der Anwendung vorliegt. Selbst wenn die Warnmeldung deutlicher gewesen wäre und der Beschwerdeführer bei der Einreichung seines Antrags sorgfältiger hätte vorgehen müssen, ändert dies nichts daran, dass die Kommission um Klarstellung hätte bitten oder offensichtliche Schreibfehler hätte korrigieren müssen.

31. Vor diesem Hintergrund ist die Bürgerbeauftragte der Auffassung, dass das Versäumnis der Kommission, den Beschwerdeführer um Klarstellung zu bitten und/oder den offensichtlichen Schreibfehler des Beschwerdeführers zu berichtigen, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass es keine geeignete Empfehlung in Bezug auf diesen Aspekt der Beschwerde gibt, da die Kommission zum gegenwärtigen Zeitpunkt nichts tun kann, um dieses Versäumnis zu beheben. Insbesondere wurde die Finanzhilfe einer anderen Einrichtung gewährt, die Rechte im Rahmen der Finanzhilfevereinbarung erworben hat.[12] Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass das Versäumnis, offensichtliche Schreibfehler zu berichtigen oder zu klären, dazu führen kann, dass Anträge von guter Qualität aus rein formalen Gründen abgelehnt werden, was nicht im finanziellen Interesse der EU liegt. Der Bürgerbeauftragte wird daher einen Verbesserungsvorschlag unterbreiten, um zu verhindern, dass in Zukunft eine ähnliche Situation eintritt. Der Bürgerbeauftragte wird auch einen Vorschlag zur Verbesserung des in dieser Untersuchung ermittelten Problems in Bezug auf die Warnmeldung an die Antragsteller im Online-Bewerbungssystem unterbreiten. 

Wie die Delegation mit dem mutmaßlichen Interessenkonflikt umgegangen ist

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

Von der Kommission

32. Die Kommission machte geltend, dass in diesem Fall kein Interessenkonflikt vorliege, da die Kommission kein direktes Vertragsverhältnis mit dem betreffenden Sachverständigen unterhalte und der Sachverständige keine unmittelbar mit der Aufforderung in Zusammenhang stehenden Tätigkeiten ausübe und nicht an deren Vorbereitung beteiligt sei.

33. Die Kommission erklärte, dass der Experte von einer Partnerorganisation als kurzfristiger Strategieexperte im Rahmen eines anderen EU-finanzierten Projekts zur Verbesserung der Governance in den Mitgliedstaaten der Afrikanischen Union eingestellt wurde. Das Projekt wurde von der Partnerorganisation im Rahmen einer „Beitragsvereinbarung“ mit der Kommission durchgeführt.

34. In diesem Zusammenhang arbeitete der Sachverständige zwischen Dezember 2021 und März 2022 an einer „Mission für technische Hilfe“, um ein von der EU zu finanzierendes Projekt zur Stärkung der Wahlprozesse in Afrika zu entwickeln und zu konzipieren. Der Sachverständige verfasste zwei Dokumente, einen „Jahresaktionsbogen“ und einen „logischen Rahmen“, die die Partnerorganisation der Kommission vorlegte. Anschließend überarbeitete die Kommission die Dokumente umfassend, die als Grundlage für die Ausarbeitung des Aktionsdokuments „Unterstützung der Harmonisierung der panafrikanischen Wahlkapazitäten“ dienten. Dieses Dokument wurde als Anhang zum Durchführungsbeschluss der Kommission vom Dezember 2022 veröffentlicht, auf den sie ihren Beschluss zur Veröffentlichung der betreffenden Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen stützte.

35. Die Kommission betonte, dass sich das endgültige Maßnahmendokument erheblich von den vom Sachverständigen im Rahmen der Beitragsvereinbarung erstellten Dokumenten unterscheide, insbesondere in Bezug auf Inhalt, Länge, Struktur und Durchführungsmodalitäten. Darüber hinaus brachte die Kommission vor, dass zwischen dem Ende der Arbeit des Sachverständigen im März 2022 und der Veröffentlichung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen im Januar 2023 ein langer Zeitraum vergangen sei.

36. Darüber hinaus stellte die Kommission fest, dass während des Konsultationsverfahrens zur Ausarbeitung des Aktionsdokuments alle Antragsteller, einschließlich des Beschwerdeführers, aufgefordert wurden, ihre Ansichten auszutauschen, um die Gleichbehandlung der Antragsteller zu gewährleisten.

37. Die Kommission erklärte, dass ihr zum Zeitpunkt der Entscheidung über die Gewährung der Finanzhilfe die angebliche Beteiligung des Sachverständigen an der erfolgreichen Klägerin nicht bekannt gewesen sei. Insbesondere hat die erfolgreiche Klägerin weder den Sachverständigen in ihrem Antrag genannt noch die Beteiligung des Sachverständigen an ihrer ehrenwörtlichen Erklärung erklärt oder der Kommission einen potenziellen Interessenkonflikt mitgeteilt. Die Kommission erklärte, dass sie, sobald der Beschwerdeführer die Angelegenheit bei der Delegation zur Sprache gebracht habe, die Angelegenheit gründlich untersucht und festgestellt habe, dass kein Interessenkonflikt vorliege. Sie hat den erfolgreichen Antragsteller nicht um Klarstellungen gebeten, da sie der Auffassung war, dass die Aufgaben des Sachverständigen keine Bedenken hinsichtlich eines Interessenkonflikts aufwerfen. Die Feststellungen der Delegation wurden direkt in die schriftliche Antwort aufgenommen, die der Beschwerdeführer am 2. August 2023 erhielt. Die Kommission bestätigte ferner, dass der betreffenden Einrichtung die Finanzhilfe für Los 2 der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt wurde [13].

Von der Beschwerdeführerin

38. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass die Kommission vernünftigerweise nicht argumentieren könne, dass sie nicht wisse, dass der Sachverständige an dem erfolgreichen Antragsteller beteiligt sei, da es sich um öffentliche Informationen handele. Außerdem hätte die Kommission die Angelegenheit vor der Gewährung der Finanzhilfe eingehend prüfen müssen. Aus der Antwort der Kommission gehe nicht hervor, dass dies der Fall sei.  

39. Der Beschwerdeführer brachte vor, dass seine Behauptungen Bedenken hinsichtlich eines potenziellen Interessenkonflikts aufwarfen, den die Delegation gründlich hätte untersuchen und möglicherweise Maßnahmen zur Minderung etwaiger Risiken ergreifen müssen. Insbesondere brachte der Beschwerdeführer vor, dass die Delegation das Verhältnis zwischen dem Sachverständigen und dem erfolgreichen Antragsteller hätte untersuchen und bewerten müssen, ob die Arbeit des Sachverständigen an den Vorbereitungsunterlagen der Aufforderung ihm einen potenziellen Vorteil verschafft habe, einschließlich eines privilegierten Zugangs zu Informationen, die anderen Antragstellern nicht gleichermaßen zur Verfügung stünden.

40. Darüber hinaus brachte der Beschwerdeführer vor, dass die Kommission vernünftigerweise nicht davon ausgehen könne, dass das Konsultationsverfahren die Situation ausreichend behebt und die Gleichbehandlung der Antragsteller gewährleistet.

Bewertung des Bürgerbeauftragten

41. Gemäß der Haushaltsordnung [14] sollte ein Finanzhilfeantragsteller von einem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden, wenn er „zuvor an der Erstellung der im Vergabeverfahren verwendeten Unterlagen beteiligt war, wenn dies einen Verstoß gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung, einschließlich Wettbewerbsverzerrungen, zur Folge hat, der auf andere Weise nicht behoben werden kann“. [15] Es ist Sache des Antragstellers, gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber zu erklären, ob er sich in der oben genannten Situation befindet [16].

42. Wie von der Kommission erläutert und durch die vom Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten geprüften Dokumente bestätigt, hatte der erfolgreiche Antragsteller keinen potenziellen Interessenkonflikt in Bezug auf Los 2 der Aufforderung erklärt und den Namen des Sachverständigen nicht in seinen Finanzhilfeantrag aufgenommen. Erst als der Beschwerdeführer die Angelegenheit mit Schreiben vom 29. Juli 2023 bei der Delegation zur Sprache brachte, wurde die Delegation von der Angelegenheit in Kenntnis gesetzt.

43. Die Bürgerbeauftragte stellt fest, dass sich die Bewertung der Delegation als Antwort auf den Beschwerdeführer darauf beschränkte, zu erklären, dass die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen „von den Projektmanagern der Europäischen Delegation bei der AU intern erstellt wurde“und dass sie daher „in diesem Fall keinen Interessenkonflikt festgestellt hat“.[17] Nur im Rahmen der Untersuchung der Bürgerbeauftragten legte die Kommission zusätzliche Erläuterungen vor. Insbesondere stellte sie fest, dass der Sachverständige kein direktes Vertragsverhältnis mit der Kommission unterhalte und keine mit der Aufforderung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Tätigkeiten durchführe. Vielmehr verfasste der Sachverständige zwei Dokumente, die von der Kommission umfassend überarbeitet worden waren und als Grundlage für die Ausarbeitung des Aktionsdokuments „Unterstützung der Harmonisierung der panafrikanischen Wahlkapazitäten“ dienten, auf dessen Grundlage die in der vorliegenden Rechtssache streitige Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht worden war.

44. Der Bürgerbeauftragte ist jedoch der Auffassung, dass die Tatsache, dass der Sachverständige kein direktes Vertragsverhältnis mit der Kommission unterhielt, die Kommission nicht daran hätte hindern dürfen, zu beurteilen, ob die Beteiligung des Sachverständigen im Einklang mit der Haushaltsordnung zu einem potenziellen Interessenkonflikt des Antragstellers geführt hat.

45. In Bezug auf die Beteiligung des Sachverständigen an der Ausarbeitung von Dokumenten, die im Vergabeverfahren verwendet werden, stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass es keine klaren Leitlinien dafür gibt, was unter „im Vergabeverfahren verwendete Dokumente“zu verstehen ist. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass eine restriktive Auslegung von Artikel 141 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung dem Zweck dieser Bestimmung zuwiderlaufen würde, die darauf abzielt, Wettbewerbsverzerrungen im Falle der Beteiligung eines Sachverständigen an der Vorbereitungsphase einer Aufforderung zu verhindern. Bei der Kernbewertung sollte es daher nicht darum gehen, ob ein direkter oder indirekter Zusammenhang zwischen den Aufgaben des Sachverständigen und den Vergabeunterlagen besteht, sondern darum, ob die Informationen, die der Sachverständige bei der Wahrnehmung dieser Aufgaben erhalten hat, den Wettbewerb möglicherweise verzerrt haben und, wenn ja, welche Abhilfemaßnahmen ergriffen werden könnten.

46. Nach Prüfung der streitigen Dokumente und auf der Grundlage der Erläuterungen der Kommission stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass die vom Sachverständigen erstellten Dokumente zwar nicht unmittelbar Teil der Dokumente der Aufforderung sind, aber eine klare Verbindung zwischen ihnen besteht. Insbesondere handelt es sich bei den vom Sachverständigen erstellten Dokumenten um die ersten Entwürfe von Dokumenten, die von der Kommission für die Ausarbeitung eines Aktionsdokuments verwendet wurden, auf dessen Grundlage sie die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht hat. Die Prüfung der Dokumente ergab, dass das Aktionsdokument der Kommission eine Weiterentwicklung der Arbeit des Sachverständigen darstellt.

47. Auf dieser Grundlage ist der Bürgerbeauftragte der Ansicht, dass angesichts der Tatsache, dass die vom Sachverständigen verfassten Dokumente einen klaren Zusammenhang mit der fraglichen Aufforderung hatten, dies zumindest Bedenken hinsichtlich eines potenziellen Interessenkonflikts hätte aufwerfen müssen. Die Bürgerbeauftragte ist daher der Auffassung, dass die Art und Weise, wie die Delegation bewertet hat, ob ein potenzieller Interessenkonflikt bestand, wie in der Antwort an den Beschwerdeführer dargelegt, nicht zufriedenstellend ist. Die Delegation habe es versäumt, den Zusammenhang zwischen der Arbeit des Sachverständigen und der Aufforderung zu prüfen oder zu beurteilen, ob die vorherige Beteiligung des Sachverständigen dem Antragsteller einen Wettbewerbsvorteil verschafft und/oder den Wettbewerb verfälscht habe.

48. In ihrer Antwort an den Bürgerbeauftragten argumentierte die Kommission, dass es keine Wettbewerbsverzerrungen oder unlautere Vorteile gebe, da sich das Aktionsdokument erheblich von den vom Sachverständigen erstellten Dokumenten unterscheide und dass zwischen der Arbeit des Sachverständigen und der Veröffentlichung der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein langer Zeitraum vergangen sei.

49. Der Bürgerbeauftragte ist von der Antwort der Kommission nicht überzeugt. Der Zeitraum zwischen der Arbeit des Sachverständigen an dem Projekt und der Veröffentlichung der Aufforderung (neun Monate) war nicht besonders lang. Darüber hinaus deutet nichts darauf hin, dass dieser Zeitraum von neun Monaten die Relevanz der Arbeit des Sachverständigen verringert hätte.

50. Die Kommission habe nicht geprüft, ob die Arbeit des Sachverständigen an den Dokumenten im Zusammenhang mit der Aufforderung der erfolgreichen Klägerin einen Wettbewerbsvorteil verschafft und/oder den Wettbewerb verfälscht habe. Die Tatsache, dass die Kommission die ursprünglichen Entwürfe des Sachverständigen weiterentwickelt und wesentlich geändert hat, schließt nicht aus, dass die vergebene Einrichtung Zugang zu privilegierten Informationen haben kann, was ihr bei der Formulierung ihrer Anwendung einen Vorteil verschafft hat. Da der Sachverständige beispielsweise für den erfolgreichen Antragsteller tätig war, hatte er möglicherweise Zugang zu zusätzlichen Informationen oder Erfahrungen mit der Durchführung solcher Aufgaben, die anderen Antragstellern nicht zur Verfügung stünden.

51. In Bezug auf das von der Kommission erwähnte Konsultationsverfahren stellt der Bürgerbeauftragte fest, dass es sich um ein separates Verfahren handelt und dass dies nicht belegt, dass die Informationen, die der Sachverständige im Rahmen seiner Arbeit an den Dokumenten im Zusammenhang mit der Aufforderung erhalten hat, allen Teilnehmern gleichermaßen zur Verfügung standen.

52. Obwohl die Delegation den potenziellen Interessenkonflikt mangelhaft beurteilt hat, ist der Bürgerbeauftragte nicht in der Lage festzustellen, ob im vorliegenden Fall tatsächlich ein Verstoß gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung und/oder eine Wettbewerbsverzerrung vorliegt. Da die Delegation und die Kommission die Angelegenheit nicht untersucht haben, liegen daher keine ausreichenden Informationen vor, z. B. über die Aufgaben und die Position des Sachverständigen für den erfolgreichen Antragsteller. Neben der Antwort der Delegation auf den Beschwerdeführer und den zusätzlichen Argumenten, die die Kommission im Rahmen der Untersuchung des Bürgerbeauftragten vorgebracht hat, befinden sich in der geprüften Akte keine Dokumente, die belegen, dass die Kommission die Angelegenheit gründlich geprüft hat.

53. Vor diesem Hintergrund stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass das Versäumnis der Kommission, die Vorwürfe des Beschwerdeführers in Bezug auf einen potenziellen Interessenkonflikt angemessen zu bewerten, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt. Der Bürgerbeauftragte stellt jedoch fest, dass es keine geeignete Empfehlung zu diesem Aspekt der Beschwerde gibt, da die Finanzhilfe bereits gewährt wurde und vom erfolgreichen Antragsteller, der Rechte aus der Finanzhilfevereinbarung erworben hat, umgesetzt wird. Der Bürgerbeauftragte wird einen Vorschlag unterbreiten, um zu verhindern, dass in Zukunft eine ähnliche Situation eintritt. 

Schlussfolgerungen

Auf der Grundlage der Untersuchung schließt der Bürgerbeauftragte diesen Fall mit folgenden Feststellungen ab:

Die Kommission habe einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen, indem sie nicht um Klarstellung gebeten und den offensichtlichen Schreibfehler des Beschwerdeführers berichtigt habe.

Das Versäumnis der Kommission, die Behauptungen des Beschwerdeführers über einen potenziellen Interessenkonflikt angemessen zu bewerten, stellt einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Der Beschwerdeführer und die Kommission werden über diese Entscheidung unterrichtet.

Verbesserungsvorschläge

Stellt die Kommission in einem im Rahmen einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen eingereichten Antrag einen offensichtlichen Schreibfehler fest, sollte sie ihre eigenen Leitlinien einhalten und um Klärung und/oder Berichtigung des Fehlers ersuchen, um die Ablehnung eines Antrags von guter Qualität aus rein formalen Gründen zu vermeiden.

Die Kommission sollte Warnmeldungen im Online-Antragssystem deutlicher machen, damit Antragsteller Probleme mit ihrem Antrag eindeutig identifizieren können, bevor sie ihn einreichen.

Im Einklang mit der Haushaltsordnung sollte die Kommission sicherstellen, dass sie die diesbezüglichen Vorwürfe angemessen untersucht, wenn ihr bei einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein potenzieller Interessenkonflikt bekannt wird. Dazu gehört auch die Beurteilung, ob die Arbeit eines Sachverständigen, die direkt oder indirekt mit einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verbunden ist, einem Antragsteller einen Vorteil verschafft oder den Wettbewerb verzerrt hat.

Teresa Anjinho
Europäische Bürgerbeauftragte

Straßburg, 07.11.2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Support the Harmonization of pan-African Electoral Capacities.“: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Gemäß der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für eine EU-Finanzierung sollte der beantragte EU-Beitrag als Prozentsatz der gesamten förderfähigen Kosten angegeben werden und darf den zulässigen Höchstprozentsatz nicht überschreiten.

[3] In Abschnitt 1.3 der Leitlinien heißt es: „Jede im Rahmen dieser Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen beantragte Finanzhilfe darf den nachstehenden Höchstsatz der förderfähigen Gesamtkosten der Maßnahme nicht überschreiten: Höchstsatz von 90 % der förderfähigen Gesamtkosten der Maßnahme (siehe auch Abschnitt 2.1.4).“

[4] Die Checkliste enthielt „13. Der beantragte EU-Beitrag (Betrag) ist gleich oder niedriger als der in Abschnitt 1.3 der Leitlinien zulässige Höchstbetrag.“

[5] Zu diesem Zeitpunkt anwendbar: Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; Eine Neufassung dieser Verordnung liegt nun vor: Verordnung (EU, Euratom) 2024/2509 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. September 2024 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Artikel 151 der Verordnung (EU) 2018/1046.

[7] Die Vertreter der Kommission verwiesen auf das Urteil des Gerichtshofs vom 10. Oktober 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser/Manova A/S, Rechtssache C-336/12, Rn. 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Art. 151 der Verordnung 2018/1046 bestimmt: „Der zuständige Anweisungsbefugte kann offensichtliche Schreibfehler in den Antragsunterlagen nach Bestätigung der beabsichtigten Berichtigung durch den Teilnehmer berichtigen. Legt ein Teilnehmer keine Nachweise vor oder gibt er keine Erklärungen ab, so fordert der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der zuständige Anweisungsbefugte den Teilnehmer – außer in hinreichend begründeten Fällen – auf, die fehlenden Informationen vorzulegen oder Belege zu präzisieren. Diese Informationen, Klarstellungen oder Bestätigungen dürfen die Antragsunterlagen nicht wesentlich ändern.“

[9] Einschließlich der Auftragsvergabe und Finanzhilfen für das auswärtige Handeln der Europäischen Union – Ein praktischer Leitfaden (PRAG)

Abschnitt 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG und andere interne Leitlinien der Kommission.  

[10] Im Blatt „Erwartete Finanzierungsquellen“.

[11] Art. 151 der Verordnung 2018/1046.

[12] Beschluss über die Gewährung von Finanzhilfen, veröffentlicht am 12. Januar 2024.

[13] Beschluss über die Gewährung von Finanzhilfen, veröffentlicht am 12. Januar 2024.

[14] Art. 141 Abs. 1 Buchst. c der Verordnung 2018/1046.

[15] Dies spiegelt sich auch in Ziffer 2.6.10.1.2 des PRAG wider.

[16] Art. 137 der Verordnung 2018/1046.

[17] Siehe Nummer 5 des Beschlusses zur Antwort der Delegation vom 2. August 2023.