Уважаема г-жо Х,

Приложено Ви изпращам горепосоченото си решение.

Въз основа на моята проверка по собствена инициатива реших да приключа случая със следните заключения:

Агенциите на ЕС следва да приемат стабилна процедура за оценка на уведомленията за (бивши) висши служители, които да заемат длъжности в частния сектор, тясно свързани с предишните им задължения.

Агенциите на ЕС, които не разполагат с вътрешна политика за предотвратяване на конфликти на интереси на членовете на управителния съвет (които не са служители), следва да насърчават своите управителни органи да приемат такава политика.

За да помогне на агенциите на ЕС да подобрят своите практики във връзка с кадровата въртележка между държавния и частния сектор, Омбудсманът прие приложените „Насоки за добри практики за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор“.

Възнамерявам да прилагам насоките за добри практики към случаи, които ще бъдат доведени до вниманието ми в бъдеще. Насоките са приложени към настоящото писмо.

Моля, имайте предвид, че в решението посочих примери за това, което считам за добра административна практика, включително от Вашата агенция. Ако желаете да възразите срещу включването на тези позовавания в публикуваната версия на решението, моля, уведомете моята служба преди 10,00 ч. на 22 април 2026 г. (дата на публикуване).

Освен това прилагам окончателния вариант на доклада от инспекционната среща, който ще бъде оповестен публично заедно с решението. Бих искал да благодаря на участващите членове на Вашия персонал за доброто им сътрудничество.

Твоята искрено,

Тереза Анжиньо

Европейски омбудсман

Страсбург, 20.4.2026 г.

Приложение — Насоки за добри практики за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор

1. Превенция

Да разполага със стандартна процедура за оценка на ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор, която включва ясно ръководство стъпка по стъпка за агенцията, нейния персонал и членовете на управителния съвет във връзка с уведомленията, оценката, смекчаващите мерки, прозрачността и съответствието.

Осигуряване на персонала и членовете на съвета на всеобхватни материали за обучение и насоки и провеждане на редовни кампании за повишаване на осведомеността и комуникационни инициативи за насърчаване на спазването на приложимите етични правила.

Установяване на ясни критерии за i) забрана на премествания след приключване на службата или след изтичане на мандата или ii) отправяне на препоръки в случаи, свързани с определени членове на съвета на непълно работно време, назначени от националните органи, като се гарантира, че потенциалните служители или членове на съвета разбират тези ограничения, преди да се присъединят към агенцията.

След като узнае за намерението на служител или член на Съвета да започне нова работа, незабавно да прецени дали да отнеме правата на достъп или, в случай на служители, да ги оттегли от конкретни задачи.

Изискване членовете на персонала, които възнамеряват да заемат нова длъжност, да информират своите екипи по етика и/или съответствие, което може да помогне за оценката на потенциалните рискове и да предостави съвети относно следващите стъпки, включително информиране на прекия ръководител.

2. Уведомяване

За (бивши) членове на персонала:

В случай на закъснели уведомления инструктирайте (бившия) член на персонала да изчака официалното одобрение, преди да започне новата дейност (когато все още е възможно), и изрично му напомнете за задълженията му да гарантира бъдещо спазване на сроковете за уведомяване.

В случай на непълни или неясни уведомления незабавно да изиска липсващата информация и да спре срока от 30 работни дни за вземане на решение до приключване на уведомлението или да започне да тече срокът едва след като бъде предоставена цялата необходима информация.

За (бивши) членове на управителния съвет:

Да поиска от (бившите) членове на съвета да уведомяват за дейностите след изтичането на мандата им в продължение на две години след края на мандата им и преди началото на планираните дейности след изтичането на мандата, по аналогия с правилата, приложими за членовете на персонала.

3. Оценка

Гарантиране, че на (бившите) служители или членове на управителния съвет е дадена възможност да коментират проекторешения или проектопрепоръки, предлагащи ограничения или забрани.

Приема мотивирано решение своевременно, с което информира (бившите) служители и членове на управителния съвет за правото им да оспорят решението.

Документирайте оценката на нотификациите и свързаните с тях процеси на вземане на решения, за да се гарантира, че цялата съответна информация е обхваната и че е възможен ефективен надзор.

За (бивши) членове на персонала:

Консултирайте се с прекия ръководител на (бившия) член на персонала на ранен етап.

Последователни консултации със съвместните комитети относно планираните дейности след приключване на службата на (бивши) членове на персонала в частния сектор или относно други позиции, които могат да породят рискове.

Да поискат от (бившите) членове на персонала да представят официално описание на новата си роля или свързаното с нея обявление за свободна длъжност (ако има такова) заедно с уведомлението си.

За (бивши) членове на управителния съвет:

При липса на правно обвързващи механизми за правоприлагане оценява дейностите след изтичането на мандата по отношение на всеки конфликт, който може да възникне във връзка със законните интереси на агенцията, и когато е приложимо, формулира съответните препоръки до съответния национален компетентен орган. Това следва да стане възможно най-бързо и в идеалния случай преди (бившият) член на съвета да започне нотифицираната дейност.

За да се гарантира своевременното приемане на препоръките, да се прилагат писмени процедури за одобрение на съответния управителен орган, като по този начин се избягват потенциални забавяния, причинени от редки присъствени заседания.

4. Смекчаващи мерки

Проучване на пълния набор от налични мерки при оценката на дейностите след приключване на службата или след изтичане на мандата, като например периоди на прекъсване, забрани за контакт и/или лобиране и възможни забрани за определени роли в частния сектор.

Когато рисковете не могат да бъдат смекчени в достатъчна степен, (временно) се забранява на съответното лице да извършва такива дейности. В случай на (бивш) член на съвета, който представлява национален орган, това определяне може да бъде под формата на препоръка до техния национален орган.

За (бивши) членове на персонала:

Когато ограниченията забраняват разглеждането на определени въпроси, улеснява спазването, като съставя и споделя списък на тези въпроси със съответния (бивш) член на персонала.

5. Прозрачност

Публикуване на уебсайта на Агенцията на информация относно разрешените дейности след приключване на службата на бивши висши служители и дейностите след приключване на мандата на бивши членове на управителния съвет скоро след приемането на съответните решения или препоръки.

За (бивши) членове на персонала:

Споделяйте пряко условните решения с новия работодател на (бившия) член на персонала.

Прилагане на достатъчно широко определение за висши служители при прилагането на разпоредбата на член 16 от Правилника за длъжностните лица на ЕС, за да се включат всички ключови ръководни функции в рамките на агенцията.

Посочете подробности относно ограниченията, които се прилагат за бивши членове на персонала по отношение на съответния персонал, въз основа на принципа „необходимост да се знае“.

За (бивши) членове на управителния съвет:

Споделяне на препоръки относно дейностите на (бившите) членове на съвета след изтичането на мандата, включващи ограничения или забрани, със съответния национален орган и с управителните органи на агенцията.

6. Съответствие и мониторинг

Наблюдение на спазването на всички приложени смекчаващи мерки, както и на задължението за поверителност.

В случай на предполагаемо нарушение незабавно установява фактите, оценява сериозността на неспазването и в най-сериозните случаи започва (дисциплинарни) последващи действия.

За служители в неплатен отпуск:

Въвеждане на автоматизирана система за предупреждение, за да се уведомят както съответните членове на персонала, така и отговорният екип за предстоящите срокове за подновяване на разрешените външни дейности.