Агенциите на ЕС играят централна роля, като прилагат политиките на ЕС и предоставят технически, научен и правен експертен опит в ключови сектори. Всяко схващане, че техните държавни служители преследват частни интереси, които противоречат на техните задължения, може да подкопае общественото доверие в тяхната работа. Европейският омбудсман последователно подчертава рисковете от явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“, при което служителите се преместват на външни длъжности, особено в частния сектор. Дори малък брой знакови случаи могат да предизвикат обществено безпокойство и накърняване на репутацията, както е отразено в последните разследвания.

В същото време администрацията на ЕС трябва да привлече квалифицирани специалисти, за да се справи с приоритети като устойчивост, цифровизация и сигурност. Мерки като периоди на прекъсване и ограничения на работата могат да засегнат гъвкавостта на кариерата, особено в области като правото, финансите или технологиите.

В този контекст тази проверка разгледа от системна гледна точка начина, по който агенциите на ЕС разглеждат случаите на кадрова въртележка между държавния и частния сектор. Целта беше да се установят добрите практики и възможните недостатъци в прилаганите политики и практики. За тази цел омбудсманът извърши подробен преглед на политиките, въведени от 15 агенции на ЕС, и провери 54 досиета по отделни случаи, разгледани от девет агенции на ЕС. Екипът за проверка на Омбудсмана се срещна с представители на пет агенции на ЕС, за да изясни нерешените въпроси.

Почти всички агенции на ЕС, които представиха документация на Омбудсмана, заявиха, че са възприели подхода на Европейската комисия за изпълнение на правните задължения на служителите, които преминават към роли в частния сектор, независимо дали при заминаване или по време на неплатен отпуск. Омбудсманът обаче установи, че някои агенции на ЕС разполагат с по-подробни и изчерпателни насоки относно изпълнението на тези правни задължения от други. Разликите, установени от Омбудсмана, се отнасят до начина, по който агенциите разглеждат закъснели или непълни уведомления за дейности след приключване на службата, начина, по който агенциите оценяват тези уведомления, естеството на наложените смекчаващи мерки, прозрачността на решенията относно дейностите след приключване на службата, за които е постъпило уведомление, и начина, по който се наблюдават произтичащите от тях задължения, както и начина, по който агенциите обучават персонала относно своите етични задължения.

Освен това Омбудсманът установи, че правилата и политиките, уреждащи дейностите след изтичането на мандата на лицата, които не са служители, т.е. членовете на управителните или надзорните съвети на агенциите, се различават значително. Членовете на управителния съвет на повечето агенции се назначават от националните органи и представляват съответните им държави членки, което означава, че за тях продължават да се прилагат националните етични правила, които се различават в отделните държави членки. За да се справят с потенциални конфликти на интереси и накърняване на репутацията, произтичащи от кадрова въртележка между държавния и частния сектор, само няколко от управителните органи на агенциите на ЕС, разгледани в настоящото проучване, са приели политики, уреждащи дейностите след изтичането на мандата на (бивши) членове на съвета.

За да подпомогне агенциите на ЕС при по-нататъшното укрепване на техните правила относно кадровата въртележка между държавния и частния сектор, Омбудсманът определи редица насоки за добри практики:

• Силната рамка за почтеност започва с превенция: от съществено значение е персоналът и членовете на Съвета да бъдат снабдени с ясни насоки, редовно обучение и текущи инициативи за повишаване на осведомеността, за да се гарантира пълно разбиране на етичните задължения.
• Това се подсилва от стабилни стандартни оперативни процедури за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор, които осигуряват ясен, поетапен подход към уведомленията, оценките и съответствието.
• Трябва предварително да се установят прозрачни критерии за ограничаване на ролите след службата или след мандата, така че лицата да са напълно наясно с ограниченията, преди да се присъединят.
• Когато се сигнализира за преминаване към частния сектор, агенциите следва да действат бързо — чрез извършване на задълбочени оценки на риска, установяване на потенциални конфликти на интереси и предприемане на незабавни предпазни мерки, като например отнемане на права на достъп или преразпределяне на отговорности, когато е необходимо.
• Вземането на решения следва да бъде справедливо, прозрачно и добре документирано, като позволява на физическите лица да коментират предложените ограничения, като същевременно се гарантира, че рисковете се управляват ефективно чрез пропорционални мерки, като например периоди на прекъсване, забрани за лобиране или, когато е необходимо, окончателни забрани.
• Своевременните мотивирани решения трябва ясно да очертават правото на обжалване.
• Отвъд задълбоченото вземане на решения отчетността зависи от стриктното прилагане. Това включва публикуване на резюмета на разрешените дейности, активно наблюдение на спазването на наложените условия и спазване на задълженията за поверителност.
• Когато има подозрения за нарушения, агенциите трябва да реагират бързо - като установят фактите и предприемат дисциплинарни действия в сериозни случаи - за да поддържат доверието и да защитят институционалната почтеност.

Омбудсманът заключава, че агенциите на ЕС могат да научат много от практиките на другата страна. Омбудсманът възнамерява да прилага тези насоки за добри практики към случаи, които могат да бъдат доведени до нейното внимание в бъдеще.

Случаят се отнасяше до начина, по който Агенцията на ЕС за сътрудничество в областта на правоприлагането (Европол) се справи с преместването на двама от бившите си служители в Торн (частен субект, разработващ основани на ИИ софтуерни решения за откриване онлайн на материали, съдържащи сексуално насилие над деца), докато ЕС обмисляше приемането на правила по този въпрос. Жалбоподателят изрази загриженост относно потенциални конфликти на интереси с ходовете.

Омбудсманът установи, че начинът, по който Европол се е справила с преместването на един служител в частния сектор, представлява лошо управление. В хода на разследването обаче Европол изрази готовността си да преразгледа съществуващите си процеси. Омбудсманът приветства това и поиска от Европол да докладва в срок от шест месеца, като посочи как преразглеждането е отстранило недостатъците, установени в настоящата проверка.

Делото се отнася до преместването на бивш заместник-председател (бивш заместник-председател) на Европейската инвестиционна банка (ЕИБ), който също е бил председател на Европейския инвестиционен фонд (ЕИФ), да стане главен изпълнителен директор (главен изпълнителен директор) на „националната насърчителна банка“ в Италия, неговата държава членка на произход.

Националните насърчителни банки действат като финансови посредници между групата на ЕИБ и малки проекти, които се възползват от инвестициите на групата на ЕИБ. В това си качество жалбоподателят е загрижен, че преместването на бившия заместник-председател поражда рискове от конфликт на интереси.

Омбудсманът проучи въпроса и установи, че седмици преди бившият заместник-председател да бъде назначен за главен изпълнителен директор на националната насърчителна банка, той е участвал в одобряването на споразумения за финансиране между ЕИБ и ЕИФ и националната насърчителна банка в Италия. Това се случва въпреки факта, че главният отговорник по съответствието на ЕИБ го е посъветвал да се въздържа от всякакви контакти с националната насърчителна банка, докато тече процедурата по назначаването му в тази банка. Главният отговорник по съответствието се позова на свързано с това решение на Комитета по етика и съответствие (ЕКС) на ЕИБ през 2018 г.

В този контекст омбудсманът счита, че начинът, по който ЕИБ се справя с рисковете от конфликти на интереси, е неподходящ и представлява лошо управление. За да се справи с това, Омбудсманът предлага ЕИБ да засили ролята на ECC във връзка с планираните дейности след изтичането на мандата на (бивши) членове на управителния комитет на ЕИБ, включително когато дейностите след изтичането на мандата са със субект, определен като притежаващ капацитет за обществена услуга. По-конкретно ЕСС следва да бъде в състояние да налага мерки за смекчаване на всички установени рискове от конфликти на интереси. Омбудсманът предложи също така ЕИБ да оповести публично решенията на европейските потребителски центрове скоро след приемането им, за да се подобри наблюдението и прилагането на условията, наложени от европейските потребителски центрове по отношение на дейностите след изтичането на мандата на бившите членове на управителните комитети. Омбудсманът е уверен, че с тези подобрения ЕИБ може да избегне възникването на подобни проблеми в бъдеще.

Тъй като на ЕС все повече се възлагат по-големи правомощия в области от отбраната до здравеопазването, общественото доверие в администрацията е от съществено значение. Следователно всяко схващане, че държавните служители преследват частни интереси, които са в противоречие с тяхната публична дейност, е много вредно. Европейският омбудсман отдавна определя явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“ като явление, което може да навреди на общественото доверие, ако не се управлява по подходящ начин. Дори малък брой движения с висок профил могат да предизвикат значително обществено безпокойство и да причинят увреждане на репутацията. В рамките на това стратегическо проучване бяха разгледани 100 досиета на Европейската комисия в областта на кадровата въртележка между държавния и частния сектор, за да се определят областите, в които е необходимо подобрение, и да се даде насока на останалата част от администрацията на ЕС за бъдещето.

Проверката на Омбудсмана установи действителни подобрения, тъй като тя последно е разгледала въпроса, включително насоки за това как да се извършват по-строги проверки на всяко движение.

Въпреки това в някои случаи Комисията одобри искания от бивши висши служители за започване на дейности, въпреки резервите относно това дали условията, наложени за преместванията, биха намалили потенциалните рискове (като конфликти на интереси и достъп до знания или контакти в рамките на администрацията). Омбудсманът счита, че такива премествания следва да бъдат разрешени само когато дейността може да бъде предмет на ограничения, които адекватно смекчават рисковете и които могат надеждно да бъдат наблюдавани и прилагани.

Когато такива ограничения и правоприлагане не са възможни, Комисията следва временно да забрани на бивши служители да заемат предвидените работни места. Ако това не бъде направено, съществува риск да се подценят корозивните последици с течение на времето от това тези длъжностни лица да пренесат знанията и мрежите си в свързани области в частния сектор, както и свързаното с това накърняване на репутацията на ЕС.

Когато одобрява дейност със смекчаващи мерки, Комисията следва да проучи пълния набор от налични мерки. Например Комисията би могла да обвърже одобрението си за нова работа с условието служителят да получи ангажимент от новия работодател, че ограниченията, наложени от Комисията, се оповестяват публично на уебсайта на новия работодател. Като минимум Комисията следва да изиска от (бившия) служител да представи доказателства, че наложените ограничения са били споделени с новия работодател.

Трудностите, с които се е сблъскала Комисията при мониторинга на спазването на изискванията, са накарали Омбудсмана да повтори предложението си Комисията да публикува по по-навременен начин информация за всички дейности след приключване на службата на висши бивши служители, които оценява. Това би подобрило обществения контрол върху тези решения, което е от съществено значение за целите на мониторинга.

Делото се отнася до решението на Европейската инвестиционна банка да одобри искане, отправено от бивш заместник-председател и член на нейния управителен комитет (MC) (наричан по-нататък „бившият заместник-председател“), да стане член на управителния съвет без изпълнителни функции на испанско дружество за комунални услуги, което е получило заеми от ЕИБ.

Жалбоподателите, двама членове на Европейския парламент, изразиха опасения, че преместването е породило риск от конфликт на интереси. ЕИБ твърди, че бившият заместник-председател не е участвал в договарянето и изпълнението на споразуменията за финансиране между ЕИБ и дружеството.

Омбудсманът установи, че при одобряването на този ход ЕИБ не е управлявала правилно риска от конфликти на интереси, до който може да се твърди, че води искането на бившия заместник-председател. Въпреки това, като се има предвид, че междувременно ЕИБ е направила подобрения на съответните етични правила за справяне с тези въпроси, Омбудсманът установи, че не са оправдани допълнителни проверки.

Въпреки това Омбудсманът направи предложения за подобрения с цел да се подобри начинът, по който ЕИБ оценява „кадровата въртележка“ между държавния и частния сектор, извършвана от членове на нейния управителен съвет, и начинът, по който тя гарантира съответствие, когато нейният Комитет по етика и съответствие разрешава преместване, но прилага условия по отношение на отделния човек и неговите дейности.

Европейският омбудсман отдавна определя „кадровата въртележка между държавния и частния сектор“, при която държавните служители се преместват в частния сектор, като явление, което може потенциално да навреди на общественото доверие, ако не се управлява правилно.

Целта на това проучване по собствена инициатива беше да се проучи как Европейската централна банка (ЕЦБ) се справя с кадровата въртележка между държавния и частния сектор сред своите служители.

Като се има предвид ролята на ЕЦБ за осигуряване на ценова стабилност и надзор на финансовите и кредитните институции, всяко преместване на (бивши) служители на ЕЦБ в частни финансови или кредитни институции, по-специално тези, които попадат под надзора на ЕЦБ, може да породи конфликт на интереси и рискове за репутацията и да предизвика обществено безпокойство.

В рамките на проверката на Омбудсмана беше оценен един конкретен случай, който е породил опасения сред обществеността, и също така бяха разгледани 26 случая на искания от служители за започване на професионална дейност по време на неплатен отпуск или след приключване на работата с ЕЦБ. Във всички разгледани досиета, с изключение на едно, служители на ЕЦБ са се преместили в частния сектор, включително в субекти и банки, които са под надзора на ЕЦБ.

Омбудсманът стигна до заключението, че ЕЦБ следва да прилага по-строг подход по отношение на преместването на (предишния) си среден ранг и висши служители към работни места в частния сектор, по-специално във финансовия сектор.

За да отстрани недостатъците, възникнали в отделния случай и в по-общ план в начина, по който ЕЦБ се справя с това предизвикателство, Омбудсманът представи редица предложения за това как ЕЦБ може да укрепи своите правила, включително в контекста на текущото преразглеждане на етичната рамка на ЕЦБ.

По-конкретно ЕЦБ следва да разшири обхвата на тези служители, които подлежат на по-строги изисквания за уведомяване и/или прекъсване, или да избере общо минимално изискване за всички служители, подобно на разпоредбите на Правилника за длъжностните лица на ЕС, свързани с професионалните дейности след приключване на службата.

ЕЦБ следва също така да удължи от шест месеца на една година забраната бивши висши служители на ЕЦБ да лобират пред бившите си колеги.

ЕЦБ следва допълнително да подобри мониторинга на спазването от страна на (бившите) служители на техните етични задължения и условия, наложени от ЕЦБ, например чрез публично оповестяване на условията за разрешаване на дейности след приключване на трудовите правоотношения на бивши висши служители, така че да могат да бъдат сигнализирани предполагаеми нарушения.

Освен това омбудсманът предложи, когато ЕЦБ счита, че искане от служител за започване на професионална дейност по време на неплатен отпуск поражда рискове, които не могат да бъдат адекватно смекчени чрез ограничения, или когато ограниченията не могат да бъдат ефективно наблюдавани или прилагани, тя да не разрешава такова искане.