Жалбоподателят е работил като експерт за външен изпълнител от ЕС по финансиран от ЕС проект в Танзания, управляван от Делегацията на Европейския съюз в Танзания и Източноафриканската общност. Жалбоподателят твърди, че изпълнителят е нарушил правото на Танзания, като не се е регистрирал в Танзания, което му е попречило да получи валидно разрешение за работа. Впоследствие изпълнителят информира жалбоподателя за решението си да прекрати договора му, като взе предвид опасенията относно работата на жалбоподателя, изразени от делегацията на ЕС.

Омбудсманът започна проверка на опасенията на жалбоподателя относно начина, по който делегацията е разгледала и двата въпроса. В това отношение омбудсманът се позова на последователното си становище, че когато институциите на ЕС търсят замяна на експерти, работещи по проекти на ЕС, тези лица следва да бъдат изслушани, преди да бъдат заменени. Въпреки че Комисията твърди, че не е поискала замяна на експерта, омбудсманът установи, че Комисията е участвала в решението за замяна. Поради това омбудсманът установи, че Комисията не е успяла да гарантира, че правото на жалбоподателя да бъде изслушан е било спазено преди замяната му, което представлява лошо администриране.  Тя направи предложение за подобрение, насочено към предотвратяване на възникването на проблема в бъдеще. 

Освен това омбудсманът установи, че тъй като договорът на жалбоподателя е прекратен, не са обосновани допълнителни проверки по въпроса за разрешението за работа. Въпреки това тя отправи предложение за подобрение към Комисията, като я прикани да провери въпроса, тъй като той може да засегне други експерти, работещи по проекта на ЕС. 

 

Агенциите на ЕС играят централна роля, като изпълняват политиките на ЕС и предоставят технически, научен и правен експертен опит в ключови сектори. Всяко схващане, че техните държавни служители преследват частни интереси, които са в противоречие с техните задължения, може да подкопае общественото доверие в тяхната работа. Европейският омбудсман последователно подчертава рисковете от явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“, при което служителите се преместват на външни длъжности, особено в частния сектор. Дори малък брой знакови дела могат да предизвикат обществено безпокойство и накърняване на репутацията, както е отразено в неотдавнашните разследвания.

В същото време администрацията на ЕС трябва да привлече квалифицирани специалисти, за да се справи с приоритети като устойчивост, цифровизация и сигурност. Мерки като периоди на прекъсване и ограничения на работните места могат да засегнат гъвкавостта на кариерата, особено в области като правото, финансите или технологиите.

В този контекст настоящото проучване разгледа от системна гледна точка начина, по който агенциите на ЕС разглеждат случаите на кадрова въртележка между държавния и частния сектор. Целта беше да се установят добрите практики и възможните недостатъци в съществуващите политики и практики. За тази цел омбудсманът извърши подробен преглед на политиките, въведени от 15 агенции на ЕС, и провери 54 досиета по отделни случаи, разглеждани от девет агенции на ЕС. Екипът за проверка на омбудсмана се срещна с представители на пет агенции на ЕС, за да изясни нерешените въпроси.

Почти всички агенции на ЕС, които представиха документация на омбудсмана, заявиха, че са възприели подхода на Европейската комисия за изпълнение на правните задължения на служителите, преминаващи към роли в частния сектор, независимо дали при заминаване или по време на неплатен отпуск. Омбудсманът обаче установи, че някои агенции на ЕС разполагат с по-подробни и изчерпателни насоки относно изпълнението на тези правни задължения, отколкото други. Различията, установени от Омбудсмана, се отнасят до начина, по който агенциите се справят със закъснели или непълни уведомления за дейности след предоставянето на услугите, начина, по който агенциите оценяват тези уведомления, естеството на наложените смекчаващи мерки, прозрачността на решенията относно нотифицираните дейности след предоставянето на услугите и начина, по който се наблюдават всички задължения, произтичащи от тях, както и начина, по който агенциите обучават персонала относно своите етични задължения.

Освен това омбудсманът установи, че правилата и политиките, уреждащи дейностите след изтичане на мандата на лица, които не са служители, т.е. членове на управителните съвети или съветите на надзорниците на агенциите, се различават значително. Повечето членове на съвета на агенциите се назначават от националните органи и представляват съответните си държави членки, което означава, че за тях продължават да се прилагат националните етични правила, които се различават в отделните държави членки. За да се преодолеят потенциалните конфликти на интереси и накърняването на репутацията, произтичащи от кадровата въртележка между държавния и частния сектор, само няколко от управителните органи на агенциите на ЕС, разгледани в настоящото проучване, са приели политики, уреждащи дейностите след изтичането на мандата на (бившите) членове на управителния съвет.

За да подпомогне агенциите на ЕС при по-нататъшното укрепване на техните правила относно кадровата въртележка между държавния и частния сектор, Омбудсманът определи редица насоки за добри практики:

• Стабилната рамка за почтеност започва с превенцията: предоставянето на персонала и членовете на съвета на ясни насоки, редовно обучение и текущи инициативи за повишаване на осведомеността, за да се гарантира пълното разбиране на етичните задължения, е от съществено значение.
• Това се подсилва от стабилни стандартни оперативни процедури за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор, които осигуряват ясен, поетапен подход към уведомленията, оценките и съответствието.
• Трябва предварително да се установят прозрачни критерии за ограничаване на пост-служебните или пост-мандатните роли, така че лицата да са напълно наясно с ограниченията, преди да се присъединят.
• Когато се сигнализира за преминаване към частния сектор, агенциите следва да действат бързо — чрез извършване на задълбочени оценки на риска, установяване на потенциални конфликти на интереси и предприемане на незабавни предпазни мерки, като например отнемане на права на достъп или преразпределяне на отговорности, когато е необходимо.
• Вземането на решения следва да бъде справедливо, прозрачно и добре документирано, като позволява на физическите лица да коментират предложените ограничения, като същевременно се гарантира, че рисковете се управляват ефективно чрез пропорционални мерки, като например периоди на прекъсване, забрани за лобиране или, когато е необходимо, окончателни забрани.
• Своевременно мотивираните решения трябва ясно да посочват правото на обжалване.
• Отвъд задълбоченото вземане на решения, отчетността зависи от стриктното прилагане. Това включва публикуване на резюмета на разрешените дейности, активно наблюдение на спазването на наложените условия и спазване на задълженията за поверителност.
• Когато има подозрения за нарушения, агенциите трябва да реагират бързо - да установят фактите и да предприемат дисциплинарни мерки в сериозни случаи - за да поддържат доверието и да запазят институционалната цялост.

Омбудсманът заключава, че агенциите на ЕС могат да извлекат много поуки от практиките на другите агенции. Омбудсманът възнамерява да прилага настоящите насоки за добри практики по отношение на случаи, които могат да бъдат доведени до знанието ѝ в бъдеще.