Стратегическо проучване: OI/5/2025/KR

Наименование на делото: Как агенциите на ЕС се справят със случаите на кадрова въртележка между държавния и частния сектор

Дата: 29 януари 2026 г., четвъртък

Дистанционно заседание

Присъстващи

Представители на ЕМА

• Началник на правния отдел
• Началник на отдел „Връзки с персонала и подкрепа“, член на Съвместния комитет

Представители на омбудсмана

• Koen ROOVERS, служител, отговарящ за разследванията
• Ludovica AQUINO, служител, отговарящ за разследванията
• Дженифър Кинг, правен експерт
• Tobias FLUCK, Разследвания Стажант
  
  

Цел на срещата

Целта на срещата беше разследващият екип на Омбудсмана да изясни нерешените въпроси, възникнали в хода на проверката на документите за политиката и досиетата по отделни случаи, представени от EMA.

Настоящата проверка се основава на предишни случаи на омбудсмана, свързани с начина, по който администрацията на ЕС, включително агенциите на ЕС, прилага правилата относно дейностите след приключване на службата на (бивши) служители ^[1].

Въведение и процедурна информация

Екипът за проверка на Омбудсмана се представи, благодари на представителите на ЕМА за срещата с тях и изложи целта на срещата. Те очертаха правната рамка, която се прилага за заседанията, провеждани от Омбудсмана, и по-специално, че Омбудсманът няма да разкрива никаква информация, определена от EMA като поверителна, без предварителното съгласие на EMA ^[2].

Екипът за проверка на Омбудсмана информира представителите на EMA, че ще получат проект на доклада от заседанието за проверка, за да проверят неговата точност. След това докладът ще бъде оповестен публично. Никаква поверителна информация няма да бъде включена в доклада или предоставена по друг начин на трета страна.

Като се има предвид взаимодействието на EMA с частния сектор, представителите на EMA приветстваха работата на Омбудсмана по този въпрос с цел извличане на поуки от тази проверка и принос към нея.

Проверени документи

• Политика на Европейската агенция по лекарствата относно разглеждането на конкуриращи се интереси на членовете на управителния съвет (Политика 0058) от 12 декември 2024 г. (EMA/MB/89817/2024)
• Процедурен правилник на управителния съвет от 7 октомври 2021 г.
• (EMA/MB/115339/2004/en/Rev.8)
• Кодекс за поведение на Европейската агенция по лекарствата от 2025 г.
• Решение на изпълнителния директор относно мерките за прозрачност за висшите служители, напускащи Агенцията, от 12 септември 2024 г. (EMA/394879/2024)
• Решение на управителния съвет от 4 октомври 2018 г. относно външните дейности и задачи и професионалните дейности след прекратяване на служебното правоотношение (EMA/MB/568497/2018)
• Съвместно общо становище 22/2022 на Съвместния комитет относно стандартните условия за планираните професионални дейности от 15 декември 2022 г. (EMA/100803/2022)
• Становище 27/2020 на Съвместния комитет от 4 ноември 2020 г. относно критериите и ограниченията за висши служители, кандидатстващи за професионални дейности в рамките на две години след напускане на Агенцията (EMA/504095/2020)
• Ръководство за най-добри практики за служители, напускащи Агенцията, от 20 май 2015 г. (EMA/70197/2013 Rev. 1)
• Публикувани насоки на интранет страницата на Агенцията относно „Професия след напускане на Агенцията“
• Таблица с решения относно външната дейност по време на неплатен отпуск, изготвена въз основа на член 4 от Решение C(2018) 4048 на Комисията, приложено към решението на управителния съвет от 4 октомври 2018 г. (EMA/MB/568497/2018)
• Публикувани насоки на интранет страницата на Агенцията относно „Външни дейности по време на активна служба или неплатен отпуск“
• Съобщение относно правилата за поведение и етичните стандарти за участието на служители на ЕМА в предизборната кампания за Европейския парламент от 23 април 2024 г.
• Седем досиета за кандидатстване за дейности след приключване на службата на бивши висши и ръководни служители
• Едно досие за кандидатстване за външни дейности на членовете на персонала по време на неплатен отпуск
  
  

Обменяна информация

Екипът за проверка на Омбудсмана предварително е споделил няколко въпроса с EMA.

1) Членове на управителния съвет — дейности след изтичане на мандата

а) Политики

Проверяващият екип на Омбудсмана призна, че тази тема не е била част от въпросите, изпратени преди заседанието. Представителите на EMA оказаха пълно съдействие и разгледаха всички въпроси, повдигнати от разследващия екип на Омбудсмана по време на срещата.

Екипът за проверка на Омбудсмана подчерта, че членовете на управителния съвет на ЕМА не са обхванати от никаква политика за дейностите след изтичане на мандата. Те попитаха дали такава дейност след изтичането на мандата би могла при определени обстоятелства да доведе до конфликт на интереси. 

Представителите на ЕМА обясниха, че съставът на управителния съвет на ЕМА е добре определен в член 65, параграф 1 от Регламент (ЕО) No 726/2004 („Учредителния регламент на ЕМА“), съгласно който:

„Управителният съвет се състои от по един представител на всяка държава членка, двама представители на Комисията, двама представители на Европейския парламент, двама представители на пациентски организации, един представител на лекарски организации и един представител на организации на ветеринарни лекари, назначени за срок от три години, който може да бъде подновен.“

По време на своя мандат EMA, в съответствие с Политика 0058 — Политика на Европейската агенция по лекарствата относно третирането на конкуриращи се интереси на членовете на управителния съвет, активно наблюдава за рискове от конфликти на интереси. Когато бъде информиран за намерението на член на управителния съвет да започне работа, например във фармацевтично дружество или дружество за медицински изделия, той незабавно го ограничава от по-нататъшно участие в дейностите на управителния съвет и ЕМА. Членовете на управителния съвет, номинирани от съответните държави членки, обикновено са ръководителите на съответните национални компетентни здравни органи (НКО) и следователно не са предмет на Правилника за длъжностните лица на ЕС. След прекратяването на мандата си EMA счита, че по-скоро НОЗК са тези, които трябва да гарантират, че не възникват конфликти на интереси, тъй като те имат договорни отношения със съответните членове на управителния съвет.

Представителите на Омбудсмана попитаха как EMA би могла да реагира, ако счете, че приложимите правила на даден НКО са недостатъчни.

Представителите на EMA признаха, че въз основа на настоящата правна рамка разполагат с ограничена свобода на действие в такива случаи, но потвърдиха, че ще извършват ad hoc оценки на конфликтите на интереси и ще гарантират във вътрешен план, че няма неправомерно лобиране по отношение на EMA.

2) (Бивши) висши служители — дейности след приключване на службата

а) Политики

Представителите на EMA обясниха, че Агенцията прилага Решение C(2018) 4048 на Комисията по аналогия към служителите на Агенцията и предоставиха на разследващия екип на Омбудсмана всички съответни документи относно политиката.

Правно основание за смекчаващи мерки с продължителност над две години

Представителите на EMA потвърдиха, че ограничителните мерки, наложени съгласно член 16 от Правилника за длъжностните лица, могат да надхвърлят двугодишния срок за уведомяване. Въпреки това, тъй като по-специално договорно наетите и срочно наетите служители вероятно ще имат професионален живот след изтичането на договорите им с Агенцията, EMA се ангажира да не възпрепятства непропорционално бъдещото професионално развитие.

Поради това EMA търси допълнително правно основание в случаите, когато ограниченията надвишават продължителност от две години, главно от съображения за пропорционалност по отношение на ограничаването на основните права на служителя. В това отношение EMA обосновава някои ограничения, като допълнително се позовава на кодексите за поведение на националните адвокатски колегии. При балансирането на предложените ограничения с основното право на труд EMA също така отразява ролята на служителя и неговото участие в процеса на вземане на решения или стратегическите въпроси, свързани със съдебните спорове на EMA.

Клауза за разстояние на EMA за бивши служители, които се преместват във фармацевтичната промишленост

EMA обмисля клауза за разстояние за бивши служители, които се местят във фармацевтичната промишленост. Във връзка с това разследващият екип на Омбудсмана попита дали EMA прилага подобна клауза за разстояние за служителите, които се преместват в доставчици на услуги за фармацевтичната промишленост, като например консултантски и/или правни консултации.

Представителите на EMA обясниха, че нейното определение за „фармацевтична промишленост“[3] е възможно най-широко, за да включва консултантски фирми и други доставчици на услуги. Значението му беше разширено с течение на времето, за да се отчете нарастващият брой участници в научноизследователската и развойната дейност в областта на фармацевтичните продукти. Това означава, че тя обхваща и по-новите субекти, предлагащи услуги, свързани с фармацевтични продукти и медицински изделия.

б) Своевременно подаване и обработване на уведомленията по член 16

Екипът за проверка на Омбудсмана попита колко уведомления за дейности след приключване на службата EMA е получила в миналото.

Представителите на EMA обясниха, че броят на напускащите служители е относително малък и че повечето служители се пенсионират след напускане на EMA.

Екипът за проверка на Омбудсмана попита дали EMA отлага крайния срок от 30 работни дни, ако заявлението е непълно или ако служител представи нови елементи. Освен това те попитаха дали изтичането на срока се счита за мълчаливо приемане на заявлението.

Представителите на ЕМА обясниха, че официално не спират часовника. Те обаче могат да отложат срока и да уведомят служителя за отлагането. В такъв случай EMA уведомява служителя, че удължаването не представлява мълчаливо приемане. Като цяло Агенцията никога не е имала случай, в който служител да не е изчакал решението на EMA, преди да поеме дейността след приключване на службата.

Екипът за проверка на Омбудсмана попита дали закъснелите уведомления биха могли да окажат въздействие върху оценката на EMA.

Представителите на EMA потвърдиха, че се опитват да настанят членовете на персонала и да вземат решения възможно най-рано. Процесът на оценка обаче остава непроменен, за да не се компрометира неговото качество.

в) Процес на обработване на уведомленията по член 16, включително ролята на Съвместния комитет

Представителите на EMA обясниха, че всички заявления се оценяват от Съвместния комитет след първа проверка на пълнотата от страна на отдел „Човешки ресурси“. Освен това отдел „Човешки ресурси“ уведомява прекия ръководител на служителя по две причини, а именно че прекият ръководител:

i. може да помогне за установяване на фактите по заявлението и по този начин да подпомогне оценката на дейността след предоставянето на услугата.

ii. трябва да е наясно с напускането на служителя, за да приложи всички мерки, докато все още е в EMA, като например отнемане на достъпа до определени чувствителни досиета.

В случай на съмнение относно заявлението Съвместният комитет винаги се свързва с прекия ръководител, за да установи фактите относно заявлението, но може да не разкрие името на бъдещия работодател на служителя от съображения за поверителност.

Като цяло съставът на Съвместния комитет гарантира, че се разглежда широк спектър от гледни точки от страна на Агенцията. Например ръководителят на заинтересованите страни и външната комуникация или ръководителят на регулаторния орган са или са били членове на Съвместния комитет. Съвместният комитет представя становище на изпълнителния директор, след като е обсъдил случая на заседание или чрез писмена процедура. Изпълнителният директор може да се обърне отново към Съвместния комитет, ако има отворени въпроси, преди да вземе окончателно решение. 

Проверяващият екип на Омбудсмана отбеляза, че някои проверени случаи изглежда съдържат само общо становище на Съвместния комитет. Те попитаха дали в тези случаи Съвместният комитет е разчитал само на обща информация, вместо на цялостна оценка.

Представителите на EMA потвърдиха, че Съвместният комитет винаги е информиран за дадено заявление и извършва своята независима оценка. Ако Съвместният комитет стигне до заключението, че ситуацията, описана в заявлението, очевидно попада в обхвата на един от сценариите, обхванати от общото становище, той може да основе оценката си на това общо становище. По този начин Съвместният комитет осигурява съгласуваност на своите решения.

Представителите на омбудсмана попитаха кой е бил консултиран, за да се състави списък на забранените съдебни дела за служители, работещи по съдебни спорове.

Представителите на EMA обясниха, че такива консултации се организират за всеки отделен случай в зависимост от изискваната информация. Това включва правния отдел, но може да се отнася и до други потенциално значими части на Агенцията. Като цяло Съвместният комитет се ангажира с провеждането на широки консултации, за да се гарантира, че всички възможни случаи се установяват в контекста на нарастващата сложност на споразуменията между адвокатските кантори и техните клиенти. Представителите на EMA обаче признаха, че такава по-широка консултация не е включена в становището на Съвместния комитет, тъй като тя се счита за част от стандартните вътрешни проверки. Те отбелязаха, че тази информация може да бъде добавена към становището.

Екипът за проверка на Омбудсмана попита дали някога е имало искане за дейност след приключване на службата, която EMA не е разрешила, и кои видове дейности по принцип биха били отказани.

Представителите на EMA заявиха, че досега никога не са забранявали дейност. Като цяло EMA би обмислила да забрани по-специално дейности, свързани с лобиране, преди изтичането на периода на прекъсване. През 2020 г. Съветът прие Изпълнителното решение относно висшите служители, за да създаде съгласувана рамка за такива разрешения в очакване на пенсионирането на много висши служители в Агенцията. Повечето от техните заявления по член 16 обаче не пораждат конфликт на интереси, тъй като дейностите се отнасят главно до доброволен труд или академични ангажименти. Освен това накърняването на репутацията на минали конфликти на интереси в органите на ЕС е имало значителна образователна стойност за всички агенции. Поради това представителите на EMA отбелязаха, че културата на спазване на политиките в областта на конфликтите на интереси се е развила значително.

г) Прилагане на правото на изслушване за уведомяване на (бивши) членове на персонала в случай на отказ или условно приемане на уведомление

Представителите на EMA заявиха, че правото на изслушване не е формално изискване, тъй като служителят е запознат с възможните резултати от заявлението си от самото начало и че ще удовлетвори всяко искане да бъде изслушан от изпълнителния директор. Те обаче заявиха, че ще обмислят възможността да позволят на членовете на персонала да добавят коментари, след като Съвместният комитет даде становището си и преди органът по назначаването да вземе окончателното си решение.

д) информиране на бившите служители за средствата за правна защита, в случай че не са удовлетворени от решението по член 16;

Представителите на EMA посочиха след заседанието, че EMA ще включи следното изречение в решенията, издадени съгласно член 16 от Правилника за длъжностните лица: „Това е административно решение, което подлежи на обжалване съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица “.

е) Публикуване на решения (или информация) относно дейностите след приключване на трудовите правоотношения на бивши членове на персонала

Представителите на EMA обясниха, че с Изпълнителното решение относно висшия персонал от 2020 г. EMA се задължава да оповестява публично информация за дейностите след приключване на трудовите правоотношения на бившите служители в продължение на две години, считано от деня на прекратяване на договора на служителя. Срокът за публикуване от две години беше приет, като се има предвид двугодишният срок за уведомяване съгласно член 16 от Правилника за длъжностните лица и по препоръка на ЕНОЗД, която представителите на ЕМА предложиха да споделят с разследващия екип на Омбудсмана след срещата. Представителите на ЕМА добавиха, че информацията не се унищожава след две години, а ще се съхранява вътрешно в съответствие с приложимия период на съхранение и остава достъпна чрез различни процедури. Те обаче изразиха готовността си да преразгледат двугодишния срок за публикуване, при условие че това не може да се счита за противоречащо на препоръката на ЕНОЗД.

Представителите на Омбудсмана попитаха как ограничаването през целия живот на дейностите след приключване на трудовите правоотношения, като например забраната за участие в определени съдебни дела, би могло да продължи да се прилага, след като EMA е премахнала съответната обобщена информация от своя уебсайт. Те посочиха, че политиката на EMA се отклонява от другите институции на ЕС, в които ограниченията остават публично достъпни без никакви времеви ограничения.

Представителите на EMA изтъкнаха отново, че е важно да се постигне баланс между задълженията за прозрачност и защита на данните, и посочиха, че задълженията, наложени от националните адвокатски колегии, осигуряват допълнително ниво на контрол за адвокатите. EMA ще се свърже незабавно със съответните адвокатски кантори, ако узнае за нарушения на задълженията за поверителност от страна на бившите си служители.

Екипът за проверка на Омбудсмана попита дали продължаващите ограничения все още са на разположение въз основа на принципа „необходимост да се знае“ след изтичането на двугодишния период на публикуване.

Представителите на EMA потвърдиха, че цялата информация за служителите с приложими ограничения остава на разположение във вътрешен регистър, който е на разположение на всички служители.

ж) Наблюдение на спазването от страна на бившите членове на персонала на задълженията, произтичащи от член 16

Представителите на омбудсмана попитаха как EMA определя такова участие в съдебни дела и как би разбрала, че бъдещ работодател може да получи случай, в който бившият служител е участвал, докато е бил в EMA.

Представителите на EMA заявиха, че независимо от публичната информация относно ограниченията на даден служител, EMA не може да носи отговорност за вътрешни обсъждания относно поверителна информация между бившия служител и новия му работодател. Ако EMA узнае за нарушение на задълженията за поверителност от страна на бивш служител, тя ще действа незабавно.

Представителите на ЕМА заявиха, че не наблюдават активно бившите служители. Въпреки това EMA гарантира спазването на задълженията по член 16 от Правилника за длъжностните лица чрез редовни обучения по време на управлението на целия жизнен цикъл на служителите (от постъпването на работа до напускането на работа).

При заминаването на служителя му се напомня за член 16 в извънбордово интервю с HR и отделно писмо. Освен това вътрешният регистър на бившите служители с ограничения повишава осведомеността на настоящите служители и културата на спазване на изискванията в Агенцията. Когато получи конкретен сигнал за потенциално неспазване, EMA ще се опита да установи фактите, като се свърже с бившия служител и неговия работодател, и след това ще започне административно разследване на сериозността на неспазването и старшинството на бившия служител. В най-тежкия случай тази процедура може да доведе до дисциплинарни мерки.

Представителите на EMA добавиха, че са се консултирали с ГД „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия за най-добри практики в областта на мониторинга, тъй като EMA е приела правилата за прилагане на Комисията по аналогия.

з) Съобщаване на бъдещия работодател на бивш служител на разрешения под условие (включително смекчаващи мерки)

Представителите на EMA потвърдиха, че активно съобщават такава информация в случаите на висши служители. Те обаче посочват, че има само няколко случая, в които такова уведомление е необходимо.

Екипът за проверка на Омбудсмана попита дали окончателното решение на EMA включва напомняне, че служителят следва да съобщи за всички ограничения на бъдещия си работодател. Те посочиха, че в някои случаи Комисията изисква от служителя да препрати ограниченията на бъдещия си работодател и да представи доказателства за това.

Представителите на EMA заявиха, че окончателните решения понастоящем не включват такова напомняне, но че ще обмислят добавянето му в бъдещите решения.

3) Висши служители - външни дейности по време на неплатен отпуск

а) Политики – Решение на Комисията C(2018) 4048 final – Дял три: членове на персонала в отпуск по лични причини

Вж. част 2, буква а) по-горе. EMA следва процеса, предвиден в правилата на Комисията относно външните дейности.

б) Процес за обработка на искания за разрешение

На практика процедурата за искане на неплатен отпуск за извършване на външна дейност (член на персонала, който все още е на активна служба) включва първоначална консултация с ръководството на члена на персонала, последвана от становище на ВП преди окончателното решение на изпълнителния директор.

Приключване на заседанието

Екипът на проверката благодари на представителите на EMA за отделеното време и за предоставените обяснения. Представителите на EMA се съгласиха да споделят с омбудсмана препоръката на ЕНОЗД, нейното определение за „фармацевтична промишленост“ и подписаното решение по един от проверените случаи. Срещата приключи.

Брюксел, 20.4.2026 г.

Кун Рувърс Дженифър Кинг

Служител по запитванията Правен експерт

 

 

[1] За справка: Как Европейската комисия управлява кадровата въртележка между държавния и частния сектор на своите служители (дело OI/1/2021/KR); Как Европейският банков орган (ЕБО) е обработил преместването на бившия си изпълнителен директор за главен изпълнителен директор на лобистка група от финансовия сектор (дело 2168/2019/KR) и как Европейската агенция по отбрана (EDA) е обработила заявлението на бившия си главен изпълнителен директор за заемане на висши длъжности в Airbus (дело OI/3/2021/KR)

[2] Член 4.8 от Разпоредбите за прилагане на Европейския омбудсман.

[3] Фармацевтичното дружество се определя, както следва в правилата на ЕМА относно третирането на декларираните интереси на персонала и кандидатите: „всяко юридическо или физическо лице, чиято цел е да изследва, разработва, произвежда, поддържа, предлага на пазара и/или разпространява лекарствени продукти. Определението включва и дружества, на които дейностите, свързани с научноизследователска и развойна дейност, производство, поддръжка, маркетинг и/или дистрибуция на лекарствени продукти (които могат да се извършват и в рамките на предприятието), се възлагат на външни изпълнители на договорна основа.

Договорните научноизследователски организации (CRO) или консултантските дружества, предоставящи консултации или услуги, свързани с горепосочените дейности или с дейности, свързани с разрешения за търговия или други регулаторни процедури (напр. първоначални заявления, промени), попадат в обхвата на определението за фармацевтично дружество.

Юридически или физически лица, които не попадат в обхвата на горното определение, но i) контролират (т.е. притежават мажоритарен дял или по друг начин упражняват значително влияние в процесите на вземане на решения на съответното фармацевтично дружество), ii) са контролирани от или iii) са под общ контрол на фармацевтично дружество, се считат за фармацевтични дружества за целите на настоящите правила.“
Вж. приложението на стр. 7: https://www.ema.europa.eu/en/documents/other/decision-european-medicines-agency-rules-relating-articles-11-11a-13-staff-regulations-concerning-handling-declared-interests-staff-members-european-medicines-agency-candidates-recruitment_en.pdf.