Агенциите на ЕС играят централна роля, като изпълняват политиките на ЕС и предоставят технически, научен и правен експертен опит в ключови сектори. Всяко схващане, че техните държавни служители преследват частни интереси, които са в противоречие с техните задължения, може да подкопае общественото доверие в тяхната работа. Европейският омбудсман последователно подчертава рисковете от явлението „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“, при което служителите се преместват на външни длъжности, особено в частния сектор. Дори малък брой знакови дела могат да предизвикат обществено безпокойство и накърняване на репутацията, както е отразено в неотдавнашните разследвания.

В същото време администрацията на ЕС трябва да привлече квалифицирани специалисти, за да се справи с приоритети като устойчивост, цифровизация и сигурност. Мерки като периоди на прекъсване и ограничения на работните места могат да засегнат гъвкавостта на кариерата, особено в области като правото, финансите или технологиите.

В този контекст настоящото проучване разгледа от системна гледна точка начина, по който агенциите на ЕС разглеждат случаите на кадрова въртележка между държавния и частния сектор. Целта беше да се установят добрите практики и възможните недостатъци в съществуващите политики и практики. За тази цел омбудсманът извърши подробен преглед на политиките, въведени от 15 агенции на ЕС, и провери 54 досиета по отделни случаи, разглеждани от девет агенции на ЕС. Екипът за проверка на омбудсмана се срещна с представители на пет агенции на ЕС, за да изясни нерешените въпроси.

Почти всички агенции на ЕС, които представиха документация на омбудсмана, заявиха, че са възприели подхода на Европейската комисия за изпълнение на правните задължения на служителите, преминаващи към роли в частния сектор, независимо дали при заминаване или по време на неплатен отпуск. Омбудсманът обаче установи, че някои агенции на ЕС разполагат с по-подробни и изчерпателни насоки относно изпълнението на тези правни задължения, отколкото други. Различията, установени от Омбудсмана, се отнасят до начина, по който агенциите се справят със закъснели или непълни уведомления за дейности след предоставянето на услугите, начина, по който агенциите оценяват тези уведомления, естеството на наложените смекчаващи мерки, прозрачността на решенията относно нотифицираните дейности след предоставянето на услугите и начина, по който се наблюдават всички задължения, произтичащи от тях, както и начина, по който агенциите обучават персонала относно своите етични задължения.

Освен това омбудсманът установи, че правилата и политиките, уреждащи дейностите след изтичане на мандата на лица, които не са служители, т.е. членове на управителните съвети или съветите на надзорниците на агенциите, се различават значително. Повечето членове на съвета на агенциите се назначават от националните органи и представляват съответните си държави членки, което означава, че за тях продължават да се прилагат националните етични правила, които се различават в отделните държави членки. За да се преодолеят потенциалните конфликти на интереси и накърняването на репутацията, произтичащи от кадровата въртележка между държавния и частния сектор, само няколко от управителните органи на агенциите на ЕС, разгледани в настоящото проучване, са приели политики, уреждащи дейностите след изтичането на мандата на (бившите) членове на управителния съвет.

За да подпомогне агенциите на ЕС при по-нататъшното укрепване на техните правила относно кадровата въртележка между държавния и частния сектор, Омбудсманът определи редица насоки за добри практики:

• Стабилната рамка за почтеност започва с превенцията: предоставянето на персонала и членовете на съвета на ясни насоки, редовно обучение и текущи инициативи за повишаване на осведомеността, за да се гарантира пълното разбиране на етичните задължения, е от съществено значение.
• Това се подсилва от стабилни стандартни оперативни процедури за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор, които осигуряват ясен, поетапен подход към уведомленията, оценките и съответствието.
• Трябва предварително да се установят прозрачни критерии за ограничаване на пост-служебните или пост-мандатните роли, така че лицата да са напълно наясно с ограниченията, преди да се присъединят.
• Когато се сигнализира за преминаване към частния сектор, агенциите следва да действат бързо — чрез извършване на задълбочени оценки на риска, установяване на потенциални конфликти на интереси и предприемане на незабавни предпазни мерки, като например отнемане на права на достъп или преразпределяне на отговорности, когато е необходимо.
• Вземането на решения следва да бъде справедливо, прозрачно и добре документирано, като позволява на физическите лица да коментират предложените ограничения, като същевременно се гарантира, че рисковете се управляват ефективно чрез пропорционални мерки, като например периоди на прекъсване, забрани за лобиране или, когато е необходимо, окончателни забрани.
• Своевременно мотивираните решения трябва ясно да посочват правото на обжалване.
• Отвъд задълбоченото вземане на решения, отчетността зависи от стриктното прилагане. Това включва публикуване на резюмета на разрешените дейности, активно наблюдение на спазването на наложените условия и спазване на задълженията за поверителност.
• Когато има подозрения за нарушения, агенциите трябва да реагират бързо - да установят фактите и да предприемат дисциплинарни мерки в сериозни случаи - за да поддържат доверието и да запазят институционалната цялост.

Омбудсманът заключава, че агенциите на ЕС могат да извлекат много поуки от практиките на другите агенции. Омбудсманът възнамерява да прилага настоящите насоки за добри практики по отношение на случаи, които могат да бъдат доведени до знанието ѝ в бъдеще.

Случаят се отнасяше до начина, по който Европейската комисия (делегацията на ЕС в Африканския съюз) е разгледала заявление за безвъзмездни средства, и до опасения относно потенциален конфликт на интереси.

Жалбоподателят е участвал в покана за представяне на предложения за проект в подкрепа на пан-африканския изборен капацитет. Делегацията отхвърли заявлението на жалбоподателя, тъй като е поискала финансиране от ЕС над максималния процент, разрешен в рамките на поканата. Жалбоподателят заяви, че това е печатна грешка и че делегацията е трябвало да поиска разяснения, вместо да отхвърли заявлението му. Жалбоподателят също така заяви, че експерт, който е участвал в разработването на проекта, финансиран по настоящата покана, работи за субект, който е подал заявление по поканата.

Омбудсманът установи, че въз основа на собствените си вътрешни насоки Комисията е трябвало да счита грешката на жалбоподателя за „очевидна техническа грешка“ и поиска от жалбоподателя разяснения и/или поправи грешката на жалбоподателя. Тя също така установи, че Комисията не е оценила адекватно твърденията на жалбоподателя за потенциален конфликт на интереси. Тези два недостатъка представляват лошо управление. И за двете констатации омбудсманът счете, че не би било целесъобразно да се отправят съответни препоръки, тъй като междувременно безвъзмездните средства вече са били отпуснати. Въпреки това тя направи три предложения, насочени към предотвратяване на подобни проблеми в бъдещи подобни случаи.

Случаят се отнася до начина, по който Европейската комисия е смекчила рисковете от конфликт на интереси, свързани с работа в частния сектор, поета от бивш ръководител. Служителят, който в миналото е работил в отдел „Конкуренция“ на Комисията, се премества в транснационално [редактирано] дружество като висш ръководител, отговарящ за конкуренцията и регулаторните въпроси, включително за Европа. Преди да заеме длъжността в [редактираното] дружество, бившият служител е напуснал Комисията и се е присъединил към международна адвокатска кантора. Комисията е разрешила преместването в адвокатската кантора, след като бившият служител я е уведомил за намерението си да заеме тази длъжност.

Омбудсманът установи, че в контекста на разрешаването на преместването в адвокатската кантора Комисията е приела мерки за намаляване на риска, породен от бившия служител, работещ по досиета или случаи, които биха били от значение за работата в адвокатската кантора. Решението на Комисията да разреши преместването в адвокатската кантора също включва няколко ограничения. Например на бившия служител е забранено да работи, пряко или непряко, по случаи, които попадат под отговорността на бившия служител, докато е на служба, или по случаи, пряко свързани с него. За да помогне на бившия служител да установи случаите, които биха могли да породят проблеми, свързани с конфликт на интереси, по всяко време след прекратяване на служебното правоотношение, Комисията включи списък на случаите, който актуализира, след като служителят действително е напуснал.

Проверката на омбудсмана потвърди, че Комисията е възприела стабилен подход за оценка, в контекста на последващата роля на бившия служител в [редактираното] дружество, дали делата в областта на конкуренцията, които не са включени в горепосочения списък, все пак биха могли да доведат до конфликт на интереси, тъй като са свързани със случаи, за които бившият служител е отговорен. Омбудсманът приветства този подход.

Омбудсманът приключи проверката, като заключи, че няма лошо управление в начина, по който Комисията се е справила с рисковете от конфликт на интереси, свързани с въпросната работа.

Случаят се отнася до системата на Европейската комисия от експертни групи, която играе важна роля при предоставянето на информация за решенията, взети от Комисията. В контекста на предишна проверка на омбудсмана Комисията прие нови правила за тези експертни групи. В тази последваща проверка Омбудсманът направи оценка на начина, по който Комисията е приложила тези правила, особено по отношение на прозрачността на състава и разискванията на експертните групи.

Проучването показа, че Комисията е въвела вътрешни насоки за прилагането на правилата на експертната група и че предоставя обучение на съответния персонал. Комисията също така създаде специална вътрешна мрежа от координатори за наблюдение и насърчаване на правилното прилагане на правилата за експертните групи, което Омбудсманът приветства.

Омбудсманът обаче установи редица области, в които Комисията би могла допълнително да подобри прозрачността на експертните групи. Първо, Комисията следва да публикува своите вътрешни насоки, за да изясни какво обществеността може да очаква от прилагането на Комисията. Второ, когато определени документи на експертната група не се оповестяват проактивно, Комисията следва да включи тези документи в протоколите от заседанията на съответната експертна група, за да се даде възможност на обществеността да поиска достъп, ако е необходимо. Трето, Комисията следва да определи срокове за публикуването на документи преди и след заседанията на експертната група. И накрая, Комисията следва да подобри функциите за търсене в регистрите на документи, които са от значение за експертните групи.

Омбудсманът заключи, че не са оправдани допълнителни проверки, и приключи проверката.