Уважаеми г-н Х,

Приложено Ви изпращам моето горепосочено решение.

Въз основа на моето разследване по собствена инициатива реших да приключа случая със следните заключения:

Агенциите на ЕС следва да приемат стабилна процедура за оценка на уведомленията за (бивши) висши служители, които да поемат роли в частния сектор, тясно свързани с предишните им задължения.

Агенциите на ЕС, които не разполагат с вътрешна политика за предотвратяване на конфликти на интереси на членовете на управителния съвет (които не са служители), следва да насърчават своите управителни органи да приемат такава политика.

За да помогне на агенциите на ЕС да подобрят практиките си във връзка с кадровата въртележка между държавния и частния сектор, Омбудсманът прие приложените „Насоки за добри практики за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор“.

Възнамерявам да прилагам насоките за добри практики по отношение на случаи, които ще бъдат доведени до вниманието ми в бъдеще. Насоките са приложени към настоящото писмо.

Искрено ваш,

Тереза Анджиньо

Европейски омбудсман

Страсбург, 20.4.2026 г.

Приложение — Насоки за добри практики за справяне със ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор

1. Превенция

Да разполага със стандартна процедура за оценка на ситуации на кадрова въртележка между държавния и частния сектор, която включва ясно поетапно ръководство за агенцията, нейния персонал и членовете на управителния съвет във връзка с уведомленията, оценката, смекчаващите мерки, прозрачността и съответствието.

Предоставяне на персонала и членовете на съвета на всеобхватни материали за обучение и насоки и провеждане на редовни кампании за повишаване на осведомеността и комуникационни инициативи за насърчаване на спазването на приложимите етични правила.

Установяване на ясни критерии за i) забрана на преместването след приключване на службата или след изтичане на мандата или ii) отправяне на препоръки в случаи, включващи определени членове на управителния съвет на непълно работно време, назначени от националните органи, като се гарантира, че бъдещите служители или членове на управителния съвет разбират тези ограничения, преди да се присъединят към агенцията.

След като узнаят за намерението на даден персонал или член на управителния съвет да започне нова работа, незабавно преценяват дали да отнемат правата на достъп или, в случай на членове на персонала, да ги оттеглят от конкретни задачи.

Изискване към членовете на персонала, които възнамеряват да заемат нова длъжност, да информират своите екипи по етика и/или съответствие, които могат да помогнат за оценката на потенциалните рискове и да предоставят съвети относно следващите стъпки, включително информиране на прекия ръководител.

2. Уведомяване

За (бивши) членове на персонала:

В случай на закъснели уведомления инструктирайте (бившия) служител да изчака официалното одобрение, преди да започне новата дейност (когато все още е възможно), и изрично му напомнете за задълженията му да гарантира спазването на сроковете за уведомяване в бъдеще.

В случай на непълни или неясни уведомления, незабавно да поиска липсващата информация и да отложи крайния срок от 30 работни дни за вземане на решение, докато уведомлението не бъде пълно, или да започне да тече срокът едва след като бъде предоставена цялата необходима информация.

За (бивши) членове на управителния съвет:

Да поиска от (бившите) членове на управителния съвет да уведомят за дейностите след изтичане на мандата в продължение на две години след края на мандата им и преди началото на планираните дейности след изтичането на мандата, по аналогия с правилата, приложими за членовете на персонала.

3. Оценка

Гарантиране, че на (бившите) служители или членове на съвета се дава възможност да коментират проекторешения или проектопрепоръки, в които се предлагат ограничения или забрани.

Да приеме своевременно мотивирано решение, с което информира (бившите) служители и членовете на управителния съвет за правото им да оспорят решението.

Документиране на оценката на уведомленията и свързаните с тях процеси на вземане на решения, за да се гарантира, че цялата съответна информация е събрана и че е възможен ефективен надзор.

За (бивши) членове на персонала:

Консултирайте се на ранен етап с прекия ръководител на (бившия) служител.

Да се консултират последователно със съвместните комитети относно планираните дейности след приключване на службата на (бившите) членове на персонала в частния сектор или относно други длъжности, които могат да породят рискове.

Да поискат от (бившите) членове на персонала да представят официално описание на новата си роля или свързаното с нея обявление за свободна длъжност (ако има такова) заедно с уведомлението си.

За (бивши) членове на управителния съвет:

При липса на правно обвързващи механизми за правоприлагане оценява дейностите след изтичане на мандата по отношение на всеки конфликт, който може да възникне във връзка със законните интереси на агенцията, и когато е приложимо, формулира съответните препоръки до съответния национален компетентен орган. Това следва да се случи възможно най-бързо и в идеалния случай преди (бившият) член на съвета да започне нотифицираната дейност.

За да се гарантира своевременното приемане на препоръките, да се прилагат процедури за писмено одобрение за съответния управителен орган, като по този начин се избягват потенциални забавяния, причинени от редки присъствени срещи.

4. Смекчаващи мерки

Да проучи пълния набор от налични мерки при оценката на дейностите след приключване на службата или след изтичане на мандата, като например периоди на прекъсване, забрани за контакти и/или лобиране и евентуални забрани за определени роли в частния сектор.

Когато рисковете не могат да бъдат смекчени в достатъчна степен, (временно) се забранява на съответното лице да предприема такива дейности. В случай на (бивш) член на съвета, който представлява национален орган, това решение може да бъде под формата на препоръка до техния национален орган.

За (бивши) членове на персонала:

Когато ограниченията забраняват разглеждането на определени въпроси, улесняване на спазването чрез съставяне и споделяне на списък с тези въпроси със съответния (бивш) член на персонала.

5. Прозрачност

Публикувайте на уебсайта на агенцията информация за разрешените дейности след приключване на службата на бивши висши служители и дейностите след изтичане на мандата на бивши членове на управителния съвет скоро след приемането на съответните решения или препоръки.

За (бивши) членове на персонала:

Споделяне на условните решения директно с новия работодател на (бившия) член на персонала.

Прилагане на достатъчно широко определение за висши служители при прилагането на разпоредбата на член 16 от Правилника за длъжностните лица на ЕС, за да се включат всички ключови ръководни роли в рамките на агенцията.

Представете подробности относно ограниченията, които се прилагат за бивши служители по отношение на съответния персонал въз основа на принципа „необходимост да се знае“.

За (бивши) членове на управителния съвет:

Споделяне на препоръки относно дейностите на (бившите) членове на съвета след изтичане на мандата им, включващи ограничения или забрани, със съответния национален орган и с управителните органи на агенцията.

6. Съответствие и мониторинг

Наблюдение на спазването на всички приложени смекчаващи мерки, както и на задължението за поверителност.

В случай на предполагаемо нарушение на съответствието, незабавно установяване на фактите, оценка на сериозността на неспазването и, в най-сериозните случаи, започване на (дисциплинарни) последващи действия.

За служители в неплатен отпуск:

Въвеждане на автоматизирана система за предупреждение с цел уведомяване както на съответните членове на персонала, така и на отговорния екип за предстоящите срокове за подновяване на разрешените външни дейности.