Agențiile UE joacă un rol central prin punerea în aplicare a politicilor UE și prin furnizarea de expertiză tehnică, științifică și juridică în sectoare-cheie. Orice percepție că funcționarii lor publici urmăresc interese private care intră în conflict cu îndatoririle lor poate submina încrederea publică în activitatea lor. Ombudsmanul European a subliniat în mod constant riscurile fenomenului „ușilor turnante” – în care personalul se mută în roluri externe, în special în sectorul privat. Chiar și un număr mic de cazuri importante pot provoca neliniște publică și daune reputaționale, astfel cum se reflectă în anchetele recente.

În același timp, administrația UE trebuie să atragă profesioniști calificați pentru a aborda priorități precum durabilitatea, digitalizarea și securitatea. Măsuri precum perioadele de reflecție și restricțiile la locul de muncă pot afecta flexibilitatea carierei, în special în domenii precum dreptul, finanțele sau tehnologia.

În acest context, această anchetă a examinat, din punct de vedere sistemic, modul în care agențiile UE tratează cazurile de tip „ușă turnantă”. Scopul a fost de a identifica bunele practici și posibilele deficiențe ale politicilor și practicilor în vigoare. În acest scop, Ombudsmanul a efectuat o analiză detaliată a politicilor instituite de 15 agenții ale UE și a inspectat 54 de dosare privind cazuri individuale tratate de nouă agenții ale UE. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit cu reprezentanți ai cinci agenții ale UE pentru a clarifica chestiunile nesoluționate.

Aproape toate agențiile UE care au prezentat Ombudsmanului documente au declarat că au adoptat abordarea Comisiei Europene în ceea ce privește punerea în aplicare a obligațiilor legale ale personalului care trece la roluri din sectorul privat, fie la plecare, fie în timpul concediului fără plată. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat că unele agenții ale UE dispun de orientări mai detaliate și mai cuprinzătoare cu privire la punerea în aplicare a acestor obligații legale decât altele. Diferențele identificate de Ombudsman se referă la modul în care agențiile tratează notificările tardive sau incomplete ale activităților ulterioare prestării serviciilor, la modul în care agențiile evaluează astfel de notificări, la natura măsurilor de atenuare impuse, la transparența deciziilor privind activitățile ulterioare prestării serviciilor notificate și la modul în care sunt monitorizate orice obligații care decurg din acestea, precum și la modul în care agențiile își formează personalul cu privire la obligațiile lor în materie de etică.

În plus, Ombudsmanul a constatat că normele și politicile care reglementează activitățile ulterioare mandatului ale persoanelor care nu sunt membri ai personalului, și anume membrii consiliilor de administrație sau ai consiliilor de supraveghere ale agențiilor, diferă în mod semnificativ. Majoritatea membrilor consiliului de administrație al agențiilor sunt numiți de autoritățile naționale și reprezintă statele lor membre respective, ceea ce înseamnă că aceștia fac în continuare obiectul normelor naționale de etică, care variază de la un stat membru la altul. Pentru a aborda potențialele conflicte de interese și prejudiciile aduse reputației care decurg din mișcările de tip „ușă turnantă”, doar câteva dintre organele de conducere ale agențiilor UE examinate în cadrul prezentei anchete au adoptat politici care reglementează activitățile ulterioare mandatului ale membrilor (foștilor) membri ai Consiliului de administrație.

Pentru a ajuta agențiile UE să își consolideze în continuare normele privind mișcările de tip „ușă turnantă”, Ombudsmanul a stabilit o serie de orientări privind bunele practici:

• Un cadru solid de integritate începe cu prevenirea: dotarea personalului și a membrilor consiliului de administrație cu orientări clare, formare periodică și inițiative de sensibilizare continue pentru a asigura înțelegerea deplină a obligațiilor etice este esențială.
• Acest lucru este consolidat de proceduri standard de operare robuste pentru gestionarea situațiilor de tip „ușă turnantă”, care oferă o abordare clară, pas cu pas, a notificărilor, a evaluărilor și a conformității.
• Trebuie stabilite în prealabil criterii transparente pentru restricționarea rolurilor post-serviciu sau post-mandat, astfel încât persoanele să fie pe deplin conștiente de limitări înainte de a se alătura.
• Atunci când se semnalează o trecere la sectorul privat, agențiile ar trebui să acționeze rapid, efectuând evaluări aprofundate ale riscurilor, identificând potențialele conflicte de interese și luând măsuri de precauție imediate, cum ar fi revocarea drepturilor de acces sau realocarea responsabilităților, dacă este necesar.
• Procesul decizional ar trebui să fie echitabil, transparent și bine documentat, permițând persoanelor să prezinte observații cu privire la restricțiile propuse, asigurându-se, în același timp, că riscurile sunt gestionate în mod eficace prin măsuri proporționale, cum ar fi perioadele de existență a stării de incompatibilitate, interdicțiile de lobby sau, dacă este necesar, interdicțiile absolute.
• Deciziile motivate în timp util trebuie să prezinte în mod clar dreptul la o cale de atac.
• Dincolo de un proces decizional riguros, responsabilitatea depinde de o aplicare riguroasă. Aceasta include publicarea rezumatelor activităților autorizate, monitorizarea activă a respectării condițiilor impuse și respectarea obligațiilor de confidențialitate.
• În cazul în care sunt suspectate încălcări, agențiile trebuie să răspundă prompt - stabilind faptele și urmărind acțiuni disciplinare în cazuri grave - pentru a menține încrederea și a proteja integritatea instituțională.

Ombudsmanul concluzionează că agențiile UE pot învăța multe din practicile celeilalte părți. Ombudsmanul intenționează să aplice aceste orientări privind bunele practici în cazurile care i-ar putea fi aduse la cunoștință în viitor.

Cazul a vizat modul în care Comisia Europeană (Delegația UE pe lângă Uniunea Africană) a tratat o cerere de grant și preocupările cu privire la un potențial conflict de interese.

Reclamantul a participat la o cerere de propuneri pentru un proiect de sprijinire a capacităților electorale panafricane. Delegația a respins cererea reclamantului deoarece a solicitat finanțare din partea UE peste procentul maxim permis în cadrul cererii de propuneri. Reclamantul a susținut că aceasta a fost o eroare tipografică și că delegația ar fi trebuit să solicite clarificări în loc să respingă cererea sa. Reclamantul a susținut, de asemenea, că un expert care a fost implicat în dezvoltarea proiectului finanțat în cadrul prezentei cereri de propuneri lucra pentru o entitate care a depus o cerere în cadrul cererii de propuneri.

Ombudsmanul a constatat că, pe baza propriilor orientări interne, Comisia ar fi trebuit să considere greșeala reclamantului drept o „eroare materială evidentă” și a solicitat reclamantului clarificări și/sau a corectat eroarea reclamantului. Ea a constatat, de asemenea, că Comisia nu a evaluat în mod adecvat afirmațiile reclamantului privind un potențial conflict de interese. Aceste două deficiențe au constituit administrare defectuoasă. Pentru ambele constatări, Ombudsmanul a considerat că nu ar fi oportun să formuleze recomandări corespunzătoare, întrucât, între timp, grantul a fost deja acordat. Cu toate acestea, ea a făcut trei sugestii menite să prevină apariția unor astfel de probleme în cazuri similare viitoare.

Cazul a vizat modul în care Comisia Europeană a atenuat riscurile de conflict de interese legate de ocuparea unui loc de muncă în sectorul privat de către un fost manager. Agentul, care fusese în trecut angajat în cadrul departamentului de concurență al Comisiei, s-a mutat într-o societate transnațională [redactată] în calitate de cadru de conducere cu atribuții în materie de concurență și de reglementare, inclusiv pentru Europa. Înainte de a trece la rolul de societate [redactată], fostul membru al personalului a părăsit Comisia și s-a alăturat unei firme de avocatură la nivel mondial. Comisia a autorizat mutarea la cabinetul de avocatură, după ce fostul membru al personalului i-a notificat intenția de a ocupa acest post.

Ombudsmanul a constatat că, în contextul autorizării mutării la cabinetul de avocatură, Comisia a adoptat măsuri de atenuare a riscului prezentat de fostul membru al personalului care lucrează la dosare sau cazuri care ar fi relevante pentru postul din cadrul cabinetului de avocatură. Decizia Comisiei de a autoriza mutarea la cabinetul de avocatură a inclus, de asemenea, mai multe restricții. De exemplu, fostului membru al personalului i s-a interzis să lucreze, direct sau indirect, în orice caz care ținea de responsabilitatea fostului membru al personalului în timpul serviciului sau în orice caz direct legat de acesta. Pentru a-l ajuta pe fostul membru al personalului să identifice cazurile care ar putea ridica probleme de conflict de interese în orice moment după încetarea raporturilor de muncă, Comisia a inclus o listă de cazuri, pe care a actualizat-o după ce membrul personalului plecase efectiv.

Ancheta Ombudsmanului a confirmat că Comisia a adoptat o abordare solidă pentru a evalua, în contextul rolului ulterior al fostului membru al personalului în cadrul societății [redactate], dacă cazurile de concurență care nu sunt incluse în lista menționată mai sus ar putea totuși să conducă la un conflict de interese, deoarece sunt legate de cazuri pentru care fostul membru al personalului a fost responsabil. Ombudsmanul a salutat această abordare.

Ombudsmanul a închis ancheta, concluzionând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă în ceea ce privește modul în care Comisia a tratat riscurile de conflict de interese legate de locul de muncă în cauză.

Cazul a vizat sistemul de grupuri de experți al Comisiei Europene, care joacă un rol important în informarea cu privire la deciziile luate de Comisie. În contextul unei anchete anterioare a Ombudsmanului, Comisia a adoptat noi norme pentru aceste grupuri de experți. În cadrul acestei anchete subsecvente, Ombudsmanul a evaluat modul în care Comisia a aplicat aceste norme, în special în ceea ce privește transparența componenței și deliberările grupurilor de experți.

Ancheta a demonstrat că Comisia a instituit orientări interne pentru punerea în aplicare a normelor grupului de experți și că oferă formare personalului relevant. De asemenea, Comisia a instituit o rețea internă specifică de coordonatori pentru a monitoriza și a promova punerea corectă în aplicare a normelor grupului de experți, pe care Ombudsmanul a salutat-o.

Cu toate acestea, Ombudsmanul a identificat o serie de domenii în care Comisia ar putea îmbunătăți și mai mult transparența grupurilor de experți. În primul rând, Comisia ar trebui să facă publice orientările sale interne pentru a clarifica la ce se poate aștepta publicul de la punerea în aplicare de către Comisie. În al doilea rând, atunci când anumite documente ale grupului de experți nu sunt divulgate în mod proactiv, Comisia ar trebui să enumere aceste documente în procesele-verbale ale reuniunilor grupului de experți relevant, pentru a permite publicului să solicite accesul, dacă este necesar. În al treilea rând, Comisia ar trebui să stabilească termene pentru publicarea documentelor înainte și după reuniunile grupului de experți. În cele din urmă, Comisia ar trebui să îmbunătățească funcțiile de căutare în registrele de documente care sunt relevante pentru grupurile de experți.

Ombudsmanul a concluzionat că nu au fost justificate alte anchete și a închis ancheta.