Contextul plângerii

1. Reclamantul, o fundație activă în domeniul asistenței electorale, a depus o cerere în contextul unei cereri de propuneri pentru finanțare din partea UE pentru un proiect de sprijinire a capacităților electorale panafricane [1] Cererea a fost gestionată de Delegația Uniunii Europene pe lângă Uniunea Africană, sub responsabilitatea Comisiei Europene, în calitate de „autoritate contractantă”. Cererea de propuneri a fost împărțită în două loturi. Reclamantul a solicitat lotul 1.

2. Ca parte a procesului de depunere a cererii, reclamantul a prezentat o notă explicativă în care a solicitat finanțare din partea UE în valoare de 90 % din costurile eligibile [2] Cererea reclamantului a fost preselectată și a fost invitat să depună o cerere completă. În cererea completă, reclamantul a solicitat finanțare din partea UE în valoare de 95 % din costurile eligibile.

3. Comisia a respins cererea reclamantului deoarece nu mai îndeplinea toate criteriile cererii de propuneri, în special deoarece procentul finanțării UE solicitate depășea pragul de 90 %. 

4. La 29 iulie 2023, reclamantul a solicitat delegației să reexamineze această decizie. Aceasta a susținut că aceasta a fost o eroare tipografică, care s-a datorat pregătirii mai multor cereri de finanțare din partea UE în același timp. Acesta a considerat că delegația ar fi trebuit să solicite clarificări în loc să respingă cererea sa. Reclamantul și-a exprimat, de asemenea, îngrijorarea cu privire la un potențial conflict de interese în legătură cu lotul 2 din cererea de propuneri. Aceasta a susținut că un expert care a fost implicat în dezvoltarea proiectului finanțat în cadrul prezentei cereri de propuneri lucrează pentru o entitate care a depus o cerere pentru lotul 2.

5. La 2 august 2023, delegația a răspuns. Aceasta și-a menținut poziția cu privire la respingerea cererii reclamantului. Aceasta a afirmat că reclamantul ar fi trebuit să primească un mesaj de avertizare în sistemul de depunere a cererilor online atunci când a furnizat informații care nu erau în conformitate cu orientările privind cererile de propuneri. În ceea ce privește afirmațiile reclamantului privind un potențial conflict de interese în legătură cu lotul 2, delegația a explicat că cererea de propuneri a fost pregătită la nivel intern de managerii de proiect ai delegației și că nu a identificat niciun conflict de interese.

6. Nemulțumit de răspunsul delegației, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în septembrie 2023.

Ancheta

7. Ombudsmanul a deschis o anchetă privind decizia delegației de a respinge cererea reclamantului și modul în care a tratat preocupările reclamantului cu privire la un potențial conflict de interese în legătură cu lotul 2.

8. În cursul anchetei, Ombudsmanul a examinat dosarul cauzei. Delegația a oferit, de asemenea, clarificări ca răspuns la întrebările adresate de Ombudsman. Răspunsul a fost comunicat reclamantului, care a prezentat observații.

9. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit ulterior cu reprezentanții Comisiei și ai delegației pentru a obține clarificări suplimentare cu privire la ambele aspecte ale plângerii. Ombudsmanul a comunicat reclamantului raportul reuniunii, iar reclamantul a prezentat observații cu privire la raport.

Respingerea cererii reclamantului

Argumente prezentate Ombudsmanului

de către Comisie

10. Comisia a clarificat motivele respingerii cererii. Aceasta a explicat că Orientările pentru solicitanții de granturi, care fac parte din documentele cererii de propuneri, prevăd că solicitanții pot solicita un grant UE pentru maximum 90 % din costurile eligibile [3]. Documentele cererii de propuneri includeau o „listă de verificare pentru autoorientare”, anexată la orientări, care invita solicitanții să verifice dacă îndeplinesc toate criteriile cererii de propuneri înainte de a-și depune cererea, inclusiv să se asigure că procentul contribuției UE solicitate nu depășește pragul maxim [4]. Cererea de propuneri preciza că „o eroare legată de punctele enumerate în lista de verificare [...] sau orice inconsecvență majoră în cererea completă (de exemplu, în cazul în care sumele din fișele de lucru bugetare sunt inconsecvente) poate duce la respingerea cererii”.

11. În acest caz, delegația a respins cererea reclamantului deoarece nu a respectat unul dintre punctele enumerate în lista de verificare, și anume faptul că a solicitat o sumă de finanțare din partea UE care depășea procentul maxim permis în cadrul cererii de propuneri.

12. Comisia a observat că, în cadrul cererii de propuneri, are posibilitatea de a solicita clarificări „atunci când informațiile furnizate sunt neclare”. Acest lucru este în conformitate cu Regulamentul financiar [5], care permite corectarea erorilor materiale evidente din documentele de cerere pentru a evita respingerea cererilor de bună calitate din motive pur formale [6]. Deși Regulamentul financiar nu include o definiție a ceea ce constituie o eroare materială evidentă, în conformitate cu orientările interne ale Comisiei, astfel de erori includ erori de calcul în buget sau o neînțelegere evidentă a formularului de cerere. Revine Comisiei sarcina de a identifica, de la caz la caz, împrejurările care pot constitui o eroare materială evidentă. Comisia are apoi libertatea de a decide dacă este justificat, pe baza situației specifice, să corecteze eroarea, ceea ce reprezintă o posibilitate, iar nu o obligație în temeiul Regulamentului financiar.

13. În acest caz, Comisia a considerat că nu este justificat să solicite reclamantului clarificări sau să corecteze eroarea, deoarece eroarea reclamantului nu a fost o eroare materială evidentă. Comisia a considerat că reclamantul a utilizat „în mod consecvent și conștient” cifra de 95 % (și nu 90 %) ca procent din finanțarea UE în bugetul anexat la cererea completă. Aceasta a remarcat că propunerea unei cocontribuții de 5 % părea să fie politica standard a reclamantului, astfel cum se indică în scrisoarea adresată delegației la 29 iulie 2023, și, prin urmare, a fost o alegere conștientă a reclamantului.

14. În plus, Comisia a susținut că eroarea nu a fost o eroare simplă și ușor de recunoscut, o cifră fiind utilizată incorect, o eroare de calcul, o inconsecvență în fișa bugetară sau o eroare care indică faptul că reclamantul a înțeles greșit condițiile cererii de propuneri. Mai degrabă, reclamantul a calculat întreaga fișă bugetară înmulțind costurile eligibile estimate cu procentul dorit din finanțarea UE. Prin urmare, Comisia a susținut că, întrucât eroarea reclamantului „nu a fost o deficiență formală, ci o abatere substanțială de la condițiile cererii de propuneri”, corectarea acesteia ar fi condus la o încălcare a egalității de tratament între solicitanți.

15. Comisia a susținut, de asemenea, că, în conformitate cu jurisprudența UE [7], o eroare materială evidentă nu se poate referi la informațiile necesare pentru ca cererea să nu fie respinsă, astfel cum s-a întâmplat în acest caz. În special, Comisia a observat că din documentele cererii de propuneri reieșea în mod clar că propunerile care includeau cereri pentru un procent din finanțarea UE mai mare decât valoarea maximă permisă constituiau un motiv de respingere a cererii.

16. În plus, Comisia a observat că, înainte de a-și depune cererea, reclamantul ar fi trebuit să primească un mesaj de avertizare cu privire la eroarea din sistemul de depunere a cererilor online. Pe baza unei simulări ulterioare utilizând sistemul de depunere a cererilor online, Comisia a declarat că următorul mesaj a apărut „informații importante (care nu blochează) Contribuția UE solicitată ca % din costurile eligibile totale, vă rugăm să consultați secțiunea 1.3 din orientări pentru procentul (procentele) permis(e) în cadrul cererii (sau al lotului)”.

De către reclamant

17. Reclamantul a susținut că poziția Comisiei este vădit nerezonabilă. Aceasta a susținut că eroarea săvârșită era o eroare materială evidentă și că Comisia ar fi trebuit să îi solicite clarificări și să nu respingă cererea.

18. Reclamantul a susținut că nu a comis în mod deliberat această greșeală, deoarece a depus cererea completă cu scopul de a fi selectat. Comisia a solicitat procentul corect de finanțare din partea UE în nota explicativă. Într-o scrisoare adresată delegației, aceasta a clarificat într-adevăr modul în care a făcut greșeala. Acest lucru s-a datorat faptului că UE a modificat procentul standard de finanțare din partea UE de la 95 % la 90 %. Reclamantul a susținut că scrisoarea adresată delegației în care se explică eroarea nu poate constitui în mod rezonabil o dovadă că aceasta a modificat în mod intenționat procentul din cererea sa.

19. În plus, reclamantul a afirmat că noțiunea de eroare materială evidentă nu se limitează la „erori scuzabile”, care se referă la situații care decurg din ambiguitate sau instrucțiuni neclare în documentația cererii de propuneri. Acesta acoperă, de asemenea, erorile materiale, cum ar fi cazurile în care există o inconsecvență clară și evidentă între procentul indicat în două etape distincte ale procedurii de selecție, precum în acest caz. 

20. Prin urmare, reclamantul a considerat că decizia Comisiei de a o exclude din procedură a fost disproporționată și contrară principiului bunei gestiuni financiare. Reclamantul a susținut că Comisia ar fi trebuit să solicite clarificări și că acest lucru nu i-ar fi modificat cererea și nici nu i-ar fi conferit vreun avantaj, întrucât valoarea maximă a finanțării UE s-ar fi aplicat în mod egal tuturor solicitanților.

21. În ceea ce privește mesajul de avertizare, reclamantul a susținut că Comisia nu a furnizat nicio dovadă că un astfel de mesaj a apărut la momentul depunerii cererii sale. Comisia s-ar fi bazat doar pe o simulare ulterioară, iar nu pe elemente concrete din momentul în care a utilizat formularul de cerere. Pe de altă parte, chiar presupunând că ar apărea un astfel de mesaj, Comisia nu ar fi explicat motivul pentru care nu a instituit garanții mai eficace și imediate, cum ar fi notificarea imediată a reclamantei cu privire la inadmisibilitatea memoriului sau împiedicarea totală a acestuia.

Evaluarea Ombudsmanului

22. Regulamentul financiar permite corectarea „erorilor materiale evidente” pentru a preveni respingerea cererilor de bună calitate din motive pur formale [8] Deși nu există o definiție precisă a ceea ce constituie o eroare materială evidentă, în orientările interne ale Comisiei [9] aceste erori sunt definite ca informații/date lipsă, erori textuale ușor de recunoscut (greșeală/omisiune) și informații contradictorii. Acestea pot fi, de exemplu, recalcularea costurilor calculate inițial greșit, un solicitant care nu a înțeles corect unde să prezinte contribuția UE în buget sau un solicitant care a solicitat un grant mai mare decât valoarea maximă permisă de cererea de propuneri. Aceasta poate include, de asemenea, o valoare solicitată a grantului necompletată sau alegerea greșită a tipului de acțiune sau alegerea greșită a numărului PIC.

23. În plus, pentru a fi considerată o eroare materială evidentă, o astfel de eroare nu ar trebui să necesite o corecție care ar duce la o modificare substanțială a candidaturii sau la modificarea condițiilor cererii de propuneri, deoarece acest lucru ar pune sub semnul întrebării rezultatele evaluării și ar afecta egalitatea de tratament între solicitanți. În această privință, dacă un solicitant comite o eroare în legătură cu oricare dintre criteriile de admisibilitate sau de eligibilitate, atunci o astfel de eroare nu poate fi considerată o eroare materială evidentă, deoarece nerespectarea unor astfel de criterii constituie, în sine, un motiv de respingere a unei cereri.

24. Comisia a susținut că greșeala reclamantului a fost o alegere conștientă și nu poate fi considerată o eroare materială evidentă. Deși Ombudsmanul recunoaște că reclamantul ar fi putut acționa cu mai multă diligență atunci când a depus cererea, acesta nu este convins de explicația furnizată de Comisie din următoarele motive.

25. În ceea ce privește intenția reclamantului, Ombudsmanul consideră că poziția Comisiei nu este convingătoare. Reclamantul nu a avut niciun interes să depună o cerere cu un procent din finanțarea UE mai mare decât valoarea maximă permisă în cadrul cererii de propuneri. În plus, aceasta a utilizat inițial procentul corect în nota explicativă. Scrisoarea reclamantului din 29 iulie 2023 adresată delegației nu demonstrează că eroarea a fost intenționată. Mai degrabă, în această scrisoare, reclamantul a explicat de ce a făcut greșeala în cererea completă, și anume că a utilizat automat același procent pe care l-a utilizat în cererile anterioare (5% co-contribuție), care a fost procentul standard al Comisiei din finanțarea UE furnizată în cererile anterioare. Faptul că reclamantul și-a exprimat, de asemenea, îngrijorarea în această scrisoare cu privire la procentul scăzut al finanțării din partea UE nu dovedește în niciun fel că greșeala a fost intenționată sau că propunerea unei co-contribuții de 5 % a fost „politica standard” a reclamantului.

26. Ombudsmanul consideră că, pe baza propriilor orientări interne ale Comisiei, eroarea reclamantului ar fi trebuit considerată o eroare materială evidentă. A fost o greșeală ușor de recunoscut, deoarece nu a fost posibil ca o entitate să primească finanțare din partea UE în valoare de peste 90 % și a contrazis informațiile furnizate anterior de reclamant în nota explicativă. În plus, contrar celor susținute de Comisie, eroarea nu a afectat întregul buget. În formularul de cerere de grant, reclamantul a calculat toate costurile independent de valoarea finanțării primite din partea UE. Eroarea se referea la o singură formulă dintr-o singură fișă bugetară [10].

27. În orice caz, erorile materiale evidente nu sunt limitate ca număr sau amploare și nici nu se limitează la cazurile în care un solicitant înțelege greșit normele. În orientările sale interne, Comisia menționează ca exemple de erori materiale evidente faptul că un solicitant a solicitat un grant mai mare decât valoarea maximă permisă de cererea de propuneri sau nu a completat deloc valoarea grantului. Aceste situații sunt similare cu cea în discuție în prezenta cauză.

28. Deși procentul maxim de finanțare din partea UE este o cerință formală în cadrul cererii de propuneri, acesta nu este un criteriu de admisibilitate sau de eligibilitate. Astfel, faptul că o cerere include o cifră care nu respectă această cerință nu ar trebui să constituie, în sine, un motiv de respingere a cererii. Corectarea unei propuneri pentru a se asigura că procentul de finanțare din partea UE respectă pragul nu ar modifica în mod substanțial cererea, ci este mai degrabă o formalitate. Este vorba despre un control administrativ care nu ar avea niciun impact asupra evaluării cererii. Corectarea unei astfel de erori ar fi condus pur și simplu la o reducere a cuantumului grantului solicitat. Deși procentul finanțării din partea UE a fost inclus în „lista de verificare pentru autoorientare” a cererii de propuneri, care prevede că „orice eroare legată de punctele enumerate în lista de verificare [...] poate duce la respingerea cererii”, Comisia trebuie să aplice această listă de verificare în conformitate cu Regulamentul financiar, ceea ce impune ordonatorului de credite responsabil obligația de a corecta sau de a solicita clarificări cu privire la erorile materiale evidente.

29. În ceea ce privește afirmația Comisiei potrivit căreia nu există nicio obligație de a solicita clarificări sau de a corecta erori materiale evidente, Ombudsmanul observă că, deși Regulamentul financiar prevede că autoritatea contractantă „poate” corecta erori materiale evidente, aceeași dispoziție prevede că aceasta ar trebui („trebuie”) să solicite clarificări, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător [11]. În plus, propriile orientări interne ale Comisiei prevăd în mod explicit că, în conformitate cu principiul bunei administrări, ordonatorul de credite responsabil trebuie să solicite solicitanților informații lipsă sau să clarifice documentele justificative pe care aceștia nu le-au furnizat din cauza unei erori materiale evidente.

30. În ceea ce privește mesajul de avertizare privind sistemul de depunere a cererilor online, Ombudsmanul observă că Comisia nu a fost în măsură să confirme cu certitudine conținutul mesajului pop-up, pe care reclamantul ar fi trebuit să îl primească atunci când și-a depus cererea. În orice caz, pe baza simulării furnizate de Comisie, Ombudsmanul observă că mesajul de avertizare este destul de general și nu indică în mod clar că există o eroare în cerere. În plus, chiar dacă mesajul de avertizare ar fi fost mai explicit, iar reclamantul ar fi trebuit să fie mai diligent atunci când și-a depus cererea, acest lucru nu schimbă faptul că Comisia ar fi trebuit să solicite clarificări sau să corecteze erori materiale evidente.

31. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că faptul că Comisia nu a solicitat reclamantului clarificări și/sau nu a corectat eroarea materială evidentă a reclamantului echivalează cu un caz de administrare defectuoasă. Cu toate acestea, Ombudsmanul constată că nu există nicio recomandare adecvată care să fie formulată în legătură cu acest aspect al plângerii, deoarece, în acest stadiu, Comisia nu poate face nimic pentru a remedia acest eșec. În special, grantul a fost acordat unei alte entități care a dobândit drepturi în temeiul acordului de grant [12]. Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că necorectarea sau nesolicitarea de clarificări pentru erori materiale evidente poate duce la respingerea cererilor de bună calitate din motive pur formale, ceea ce nu este în interesul financiar al UE. Prin urmare, Ombudsmanul va face o sugestie de îmbunătățire în vederea prevenirii apariției unei situații similare în viitor. Ombudsmanul va face, de asemenea, o sugestie de îmbunătățire a problemei identificate în prezenta anchetă în ceea ce privește mesajul de avertizare emis solicitanților în sistemul de depunere a cererilor online. 

Modul în care delegația a tratat presupusul conflict de interese

Argumente prezentate Ombudsmanului

de către Comisie

32. Comisia a susținut că nu a existat niciun conflict de interese în acest caz, având în vedere că Comisia nu a avut nicio relație contractuală directă cu expertul în cauză, iar expertul nu a desfășurat nicio activitate direct legată de cererea de propuneri și nu a fost implicat în pregătirea acesteia.

33. Comisia a explicat că expertul a fost angajat de o organizație parteneră în calitate de expert în strategii pe termen scurt în contextul unui alt proiect finanțat de UE pentru îmbunătățirea guvernanței în statele membre ale Uniunii Africane. Proiectul a fost pus în aplicare de organizația parteneră în temeiul unui „acord de contribuție” cu Comisia.

34. În acest context, în perioada decembrie 2021-martie 2022, expertul a lucrat într-o „misiune de asistență tehnică” pentru a elabora și a concepe un proiect care să fie finanțat de UE pentru a consolida procesele electorale din Africa. Expertul a redactat două documente, o „fișă de acțiune anuală” și un „cadru logic”, care au fost prezentate Comisiei de către organizația parteneră. Ulterior, Comisia a revizuit în profunzime documentele, care au fost utilizate ca bază pentru elaborarea documentului de acțiune „Sprijin pentru armonizarea capacităților electorale panafricane”. Acest document a fost publicat ca anexă la decizia de punere în aplicare a Comisiei din decembrie 2022, pe care și-a întemeiat decizia de a lansa cererea de propuneri în cauză.

35. Comisia a subliniat că documentul final de acțiune diferă în mod substanțial de documentele elaborate de expert în contextul acordului de contribuție, în special în ceea ce privește conținutul, durata, structura și modalitățile de punere în aplicare. În plus, Comisia a susținut că a trecut o perioadă lungă de timp între încheierea activității expertului în martie 2022 și lansarea cererii de propuneri în ianuarie 2023.

36. În plus, Comisia a arătat că, în cursul procesului de consultare pentru elaborarea documentului de acțiune, toți solicitanții, inclusiv reclamantul, au fost invitați să facă schimb de opinii pentru a asigura egalitatea de tratament între solicitanți.

37. Comisia a explicat că, la momentul luării deciziei de acordare a subvenției, nu avea cunoștință de presupusa implicare a expertului cu reclamanta selectată. În special, reclamanta care a obținut câștig de cauză nu a identificat expertul în cererea sa introductivă, nici nu a declarat implicarea expertului în declarația sa pe propria răspundere și nici nu a notificat Comisiei un potențial conflict de interese. Comisia a afirmat că, odată ce reclamantul a sesizat delegația, a investigat în detaliu chestiunea și a constatat că nu există niciun conflict de interese. Aceasta nu a contactat reclamanta care a obținut câștig de cauză pentru clarificări, întrucât a considerat că sarcinile expertului nu ridicau semne de întrebare cu privire la existența unui conflict de interese. Constatările delegației au fost incluse direct în răspunsul scris primit de reclamant la 2 august 2023. Comisia a confirmat, de asemenea, că entității în cauză i s-a acordat grantul pentru lotul 2 din cererea de propuneri [13].

De către reclamant

38. Reclamantul a susținut că Comisia nu putea susține în mod rezonabil că nu știa că expertul era implicat în relația cu solicitantul selectat, deoarece aceasta este o informație publică. Acesta a susținut, de asemenea, că Comisia ar fi trebuit să examineze în detaliu chestiunea înainte de acordarea grantului. Aceasta a arătat că din răspunsul Comisiei nu reieșea niciun indiciu în acest sens.  

39. Reclamantul a susținut că afirmațiile sale au ridicat semne de întrebare cu privire la un potențial conflict de interese, pe care delegația ar fi trebuit să îl investigheze în detaliu și ar fi putut adopta măsuri de atenuare a oricărui risc. În special, reclamantul a susținut că delegația ar fi trebuit să investigheze relația dintre expert și solicitantul selectat și să evalueze dacă activitatea expertului cu privire la documentele pregătitoare ale cererii de propuneri i-a conferit un avantaj potențial, inclusiv accesul privilegiat la informații care nu sunt disponibile în mod egal altor solicitanți.

40. În plus, reclamantul a susținut că Comisia nu putea considera în mod rezonabil că procesul de consultare a remediat suficient situația și a asigurat egalitatea de tratament între solicitanți.

Evaluarea Ombudsmanului

41. În conformitate cu Regulamentul financiar [14], un solicitant de grant ar trebui să fie respins de la o procedură de atribuire în cazul în care solicitantul a fost „implicat anterior în pregătirea documentelor utilizate în procedura de atribuire, în cazul în care acest lucru implică o încălcare a principiului egalității de tratament, inclusiv denaturarea concurenței, care nu poate fi remediată în alt mod”. [15] Solicitantului grantului îi revine sarcina de a declara autorității contractante dacă se află în situația menționată anterior [16].

42. Astfel cum a explicat Comisia și astfel cum s-a confirmat prin documentele inspectate de echipa de anchetă a Ombudsmanului, solicitantul selectat nu declarase niciun potențial conflict de interese în legătură cu lotul 2 din cererea de propuneri și nu a inclus numele expertului în cererea sa de grant. Delegația a luat cunoștință de această chestiune numai atunci când reclamantul a sesizat delegația, prin scrisoarea din 29 iulie 2023.

43. Ombudsmanul ia act de faptul că evaluarea delegației, ca răspuns la plângere, s-a limitat la a explica faptul că cererea de propuneri „a fost pregătită la nivel intern de managerii de proiect ai Delegației europene pe lângă UA” și că, prin urmare, „nu a constatat existența niciunui conflict de interese în acest caz”.[17] Comisia a furnizat explicații suplimentare numai în contextul anchetei Ombudsmanului. În special, acesta a observat că expertul nu avea nicio relație contractuală directă cu Comisia și nu desfășura activități direct legate de cererea de propuneri. Mai degrabă, expertul a redactat două documente, care au fost revizuite pe larg de Comisie și utilizate ca bază pentru elaborarea documentului de acțiune „Sprijin pentru armonizarea capacităților electorale panafricane”, pe baza căruia a fost lansată cererea de propuneri în discuție în acest caz.

44. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că faptul că expertul nu a avut o relație contractuală directă cu Comisia nu ar fi trebuit să împiedice Comisia să evalueze dacă implicarea expertului a dat naștere unui potențial conflict de interese al solicitantului de grant, în conformitate cu Regulamentul financiar.

45. În ceea ce privește implicarea expertului în redactarea documentelor utilizate în procedura de atribuire, Ombudsmanul observă că nu există orientări clare cu privire la ceea ce constituie „documente utilizate în procedura de atribuire”. Ombudsmanul consideră că o interpretare restrictivă a articolului 141 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar ar fi contrară scopului acestei dispoziții, care urmărește să prevină denaturarea concurenței în cazul implicării unui expert în etapa pregătitoare a unei cereri de propuneri. Prin urmare, evaluarea de bază nu ar trebui să stabilească dacă există o legătură directă sau indirectă între sarcinile expertului și documentele de atribuire, ci dacă informațiile obținute de expert în îndeplinirea acestor sarcini ar putea denatura concurența și, în caz afirmativ, ce măsuri de remediere ar putea fi puse în aplicare.

46. După ce a consultat documentele în litigiu și pe baza explicațiilor Comisiei, Ombudsmanul constată că, deși documentele întocmite de expert nu fac parte în mod direct din documentele cererii de propuneri, există o legătură clară între acestea. În special, documentele pregătite de expert sunt proiectele inițiale de documente care au fost utilizate de Comisie pentru a elabora un document de acțiune, pe baza căruia a lansat cererea de propuneri. Din examinarea documentelor a reieșit că documentul de acțiune al Comisiei reprezintă o dezvoltare suplimentară a activității expertului.

47. Pe această bază, Ombudsmanul este de părere că, având în vedere că documentele întocmite de expert aveau o legătură clară cu cererea de propuneri în cauză, acest lucru ar fi trebuit cel puțin să ridice semne de întrebare cu privire la un potențial conflict de interese. Prin urmare, Ombudsmanul constată că modul în care delegația a evaluat dacă a existat un potențial conflict de interese, astfel cum se menționează în răspunsul adresat reclamantului, nu este satisfăcător. Delegația nu a luat în considerare legătura dintre activitatea expertului și cererea de propuneri și nici nu a evaluat dacă implicarea prealabilă a expertului a conferit un avantaj concurențial solicitantului de grant și/sau a denaturat concurența.

48. În răspunsul adresat Ombudsmanului, Comisia a susținut că nu a existat o denaturare a concurenței sau un avantaj neloial, deoarece documentul de acțiune diferă în mod semnificativ de documentele prezentate de expert și că a trecut o perioadă lungă de timp între activitatea expertului și lansarea cererii de propuneri.

49. Ombudsmanul nu este convins de răspunsul Comisiei. Perioada dintre activitatea expertului cu privire la proiect și publicarea cererii de propuneri (nouă luni) nu a fost deosebit de lungă. În plus, nimic nu indică faptul că această perioadă de nouă luni a diminuat relevanța activității expertului.

50. Comisia nu ar fi apreciat dacă activitatea expertului cu privire la documentele legate de cererea de ofertă conferea reclamantei reținute un avantaj concurențial și/sau denatura concurența. Faptul că Comisia a dezvoltat în continuare și a modificat în mod substanțial proiectele inițiale ale expertului nu exclude faptul că entitatea căreia i s-a atribuit contractul poate avea acces la informații privilegiate, ceea ce i-a conferit un avantaj în formularea cererii sale. De exemplu, întrucât expertul a lucrat pentru solicitantul selectat, este posibil ca acesta să fi avut acces la informații suplimentare sau la experiență în urma îndeplinirii unor astfel de sarcini care nu ar fi fost disponibile pentru alți solicitanți de granturi.

51. În ceea ce privește procesul de consultare menționat de Comisie, Ombudsmanul constată că aceasta este o procedură separată și că acest lucru nu demonstrează că informațiile obținute de expert în contextul activității sale cu privire la documentele legate de cererea de propuneri au fost disponibile în mod egal pentru toți participanții.

52. Cu toate acestea, deși evaluarea de către delegație a conflictului de interese potențial a fost deficitară, Ombudsmanul nu este în măsură să stabilească dacă a existat, de fapt, o încălcare a principiului egalității de tratament și/sau o denaturare a concurenței în acest caz. Întrucât delegația și Comisia nu au investigat chestiunea, nu există, prin urmare, suficiente informații disponibile, de exemplu, cu privire la sarcinile și poziția expertului pentru solicitantul selectat. Pe lângă răspunsul delegației adresat reclamantului și argumentele suplimentare furnizate de Comisie în contextul anchetei Ombudsmanului, nu există documente în dosarul inspectat care să dovedească faptul că Comisia a evaluat în detaliu chestiunea.

53. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul constată că incapacitatea Comisiei de a evalua în mod adecvat acuzațiile reclamantului cu privire la un potențial conflict de interese constituie administrare defectuoasă. Cu toate acestea, Ombudsmanul constată că nu există nicio recomandare adecvată cu privire la acest aspect al plângerii, întrucât grantul a fost deja acordat și este pus în aplicare de solicitantul câștigător, care a dobândit drepturi în temeiul acordului de grant. Ombudsmanul va face o sugestie pentru a preveni apariția unei situații similare în viitor. 

Concluzii

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarele constatări:

A existat un caz de administrare defectuoasă din partea Comisiei, care nu a solicitat clarificări și nu a corectat eroarea materială evidentă a reclamantului.

Faptul că Comisia nu a evaluat în mod adecvat acuzațiile reclamantului privind un potențial conflict de interese echivalează cu un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Sugestii de îmbunătățire

În cazul în care Comisia identifică o eroare materială evidentă într-o cerere depusă în contextul unei cereri de propuneri, aceasta ar trebui să respecte propriile orientări și să solicite clarificări și/sau să rectifice eroarea, pentru a evita respingerea unei cereri de bună calitate din motive pur formale.

Comisia ar trebui să facă mai explicite mesajele de avertizare privind sistemul de depunere a cererilor online, pentru a permite solicitanților să identifice în mod clar problemele legate de cererea lor înainte de a o depune.

În conformitate cu Regulamentul financiar, Comisia ar trebui să se asigure că, în cazul în care ia cunoștință de un potențial conflict de interese în cadrul unei cereri de propuneri, investighează în mod adecvat acuzațiile în această privință. Aceasta include evaluarea măsurii în care activitatea unui expert, care este legată direct sau indirect de o cerere de propuneri, a conferit un avantaj unui solicitant de grant sau a denaturat concurența.

Teresa Anjinho Ombudsmanul
European

Strasbourg, 07/11/2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi „Sprijinirea armonizării capacităților electorale panafricane.”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Conform cererii de propuneri pentru finanțare din partea UE, contribuția UE solicitată ar trebui stabilită ca procent din costurile eligibile totale și nu poate depăși procentul maxim permis.

[3] Secțiunea 1.3 din orientări prevedea că „Orice grant solicitat în cadrul prezentei cereri de propuneri nu trebuie să depășească procentul maxim de mai jos din costurile eligibile totale ale acțiunii: Procentajul maxim de 90 % din costurile eligibile totale ale acțiunii (a se vedea, de asemenea, secțiunea 2.1.4).”

[4] Lista de verificare a furnizat „13. Contribuția UE solicitată (suma solicitată) este egală sau mai mică decât valoarea maximă permisă în secțiunea 1.3 din orientări.”

[5] Aplicabil la momentul respectiv: Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 iulie 2018 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng; O reformare a acestui regulament este acum disponibilă: Regulamentul (UE, Euratom) 2024/2509 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 septembrie 2024 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Articolul 151 din Regulamentul 2018/1046.

[7] Reprezentanții Comisiei au făcut trimitere la hotărârea Curții din 10 octombrie 2013, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser/Manova A/S, cauza C-336/12, punctul 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] Articolul 151 din Regulamentul 2018/1046 prevede: „Ordonatorul de credite competent poate corecta erori materiale evidente din documentele aferente cererii după confirmarea corecției avute în vedere de către participant. În cazul în care un participant nu prezintă dovezi sau nu face declarații, comitetul de evaluare sau, după caz, ordonatorul de credite competent solicită participantului, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător, să furnizeze informațiile lipsă sau să clarifice documentele justificative. Aceste informații, clarificări sau confirmări nu modifică în mod substanțial documentele aferente cererii.”

[9] Inclusiv achizițiile publice și granturile pentru acțiunile externe ale Uniunii Europene - Ghid practic (PRAG)

Punctul 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG și alte documente interne de orientare ale Comisiei.  

[10] În fișa „surse de finanțare preconizate”.

[11] Articolul 151 din Regulamentul 2018/1046.

[12] Decizia de acordare a grantului publicată la 12 ianuarie 2024.

[13] Decizia de acordare a grantului publicată la 12 ianuarie 2024.

[14] Articolul 141 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul 2018/1046.

[15] Acest lucru este reflectat și la punctul 2.6.10.1.2 din PRAG.

[16] Articolul 137 din Regulamentul 2018/1046.

[17] A se vedea punctul 5 din decizia privind răspunsul delegației din 2 august 2023.