Título do processo: A transparência das interações da Comissão Europeia com os representantes da indústria do tabaco

Data: Quinta-feira, 05 de maio de 2022

Reunião à distância

Presente

Representantes da Comissão:

DG SANTE

Chefe de Unidade Adjunto

Líder da Equipa Lei de Controlo do Tabaco e Internacional

Responsável jurídico

SG

Chefe de Unidade Adjunto

Chefe de equipa – Registo de Transparência

Responsável pela gestão de políticas - Registo de Transparência

Perito principal – Coordenador das Relações Interinstitucionais – Relações com o Provedor de Justiça Europeu

Estagiário

DG TAXUD

Jurista - Coordenador para o pedido de acesso a documentos e comitologia

DG COMÉRCIO

Responsável pela gestão de políticas – Aspetos comerciais das regras de origem

Agente administrativo – Apoio administrativo à Unidade, em especial à equipa do PE

DG NEAR

Responsável jurídico

Assistente de coordenação para as relações interinstitucionais

Representantes do Provedor de Justiça:

Jennifer King, perita jurídica

Leticia Díez Sánchez, responsável pelos inquéritos

Koen Roovers, responsável pelos inquéritos

Nina Klubert, Estagiária responsável pelos inquéritos

Finalidade da reunião

Ao abrir o inquérito estratégico em novembro de 2021, a Provedora de Justiça solicitou uma inspeção de determinados documentos que a Comissão detém sobre as suas interações com representantes da indústria do tabaco [1].

O objetivo da reunião era esclarecer determinadas questões suscitadas aquando da análise dos documentos solicitados. As perguntas foram partilhadas com a Comissão antes da reunião.

Introdução e informações processuais

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça apresentou-se, agradeceu aos representantes da Comissão por se terem reunido com eles e definiu o objetivo da reunião. A equipa de inquérito descreveu o quadro jurídico aplicável às inspeções e reuniões realizadas pelo Provedor de Justiça, em especial o facto de o Provedor de Justiça não divulgar quaisquer informações identificadas como confidenciais a qualquer pessoa exterior ao Gabinete do Provedor de Justiça, sem o consentimento prévio da Comissão.  

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça explicou que seria elaborado um relatório sobre a reunião e que o projeto seria enviado à Comissão para revisão, a fim de garantir que era factualmente exato e completo.

Informações trocadas

O debate centrou-se nas questões que tinham sido partilhadas com a Comissão antes da reunião.

I. Pode a Comissão fornecer uma panorâmica de quaisquer medidas que possa ter tomado para dar seguimento à Decisão do Provedor de Justiça de 2016 relativa à conformidade da Comissão Europeia com a Convenção para a Luta Antitabaco?

Os representantes da Comissão explicaram a ampla política de transparência da Comissão e, em especial, os requisitos relativos às suas interações com os representantes do tabaco. O regime geral consta de duas decisões da Comissão [2] adotadas em 2014. Estas exigem a publicação de todas as reuniões realizadas entre representantes de interesses e comissários, membros do seu gabinete e diretores-gerais. Além disso, os comissários, os membros do seu gabinete e os diretores-gerais só podem reunir-se com representantes de interesses inscritos no Registo de Transparência. Estas regras não se aplicam aos membros do pessoal abaixo do nível de diretor-geral [3]. Os representantes explicaram que, quando a Comissão publica os pormenores das suas reuniões com representantes de interesses nos sítios Web da Comissão, estes também são automaticamente carregados no sítio Web do Registo de Transparência.

Os representantes da Comissão explicaram que a DG SANTE segue um regime especial, uma vez que publica proativamente as suas reuniões com membros do pessoal a todos os níveis, bem como os resumos dessas reuniões, num sítio Web específico. Em conformidade com as orientações da Convenção-Quadro da OMS para o Controlo do Tabaco (CQCT), a DG SANTE reduziu as suas reuniões com a indústria do tabaco apenas às estritamente necessárias para fins regulamentares. Tal pode acontecer, por exemplo, quando a Comissão necessita de verificar alguns aspetos práticos da cadeia de abastecimento ao longo do processo de elaboração de políticas. Nesses casos, a DG SANTE organiza normalmente um evento mais vasto em que outras partes, como os representantes da sociedade civil, são igualmente convidadas a apresentar os seus pontos de vista. De um modo geral, a DG SANTE não aceita satisfazer os pedidos apresentados apenas pela indústria do tabaco, pelo que já não recebe muitos desses pedidos.

A DG TAXUD segue o mesmo regime especial que a DG SANTE desde 2021.

Os representantes da Comissão explicaram que a DG SANTE e a DG TAXUD elaboraram uma nota, que foi transmitida à Provedora de Justiça na sequência do seu pedido de inspeção de novembro de 2021.

A nota da DG SANTE foi distribuída em 16 de julho de 2020 aos diretores-gerais de todas as DG da Comissão. Recordou-lhes o conteúdo do artigo 5.o, n.o 3, da CQLAT e das diretrizes adotadas ao abrigo da Convenção. A nota explica igualmente algumas práticas recomendadas para além dos controlos normalizados no Registo de Transparência, como a abstenção de participar em eventos patrocinados pela indústria do tabaco.

A nota da DG TAXUD foi distribuída em 26 de abril de 2021 aos seus diretores e chefes de unidade. Recordou as diretrizes da CQLAT e enumerou boas práticas, para além das normas gerais de comportamento ético, relativas às interações entre o pessoal e os representantes da indústria do tabaco. A nota recorda aos membros do pessoal que os comissários, os membros do seu gabinete e os diretores-gerais devem publicar estas reuniões através da ferramenta informática específica. O relatório sumário de todas as reuniões com grupos de interesses do setor do tabaco é registado no ARES e publicado num sítio Web específico. Além disso, a DG TAXUD dispõe de uma página Web interna na qual publica informações pertinentes para os membros do pessoal.

Os representantes da DG TAXUD explicaram ainda que as atas das reuniões com representantes de interesses da indústria do tabaco são publicadas proativamente no seu sítio Web. Desde que começou com esta publicação proativa, registou uma diminuição do número de pedidos de acesso do público aos documentos que recebe.

Os representantes da Comissão observaram que estas obrigações de transparência mais rigorosas se aplicam à DG SANTE e à DG TAXUD, uma vez que realizam a maioria das reuniões com a indústria do tabaco, enquanto outras DG realizam essas reuniões apenas ocasionalmente.

Os representantes da DG SANTE explicaram que a sua DG presta aconselhamento, mediante pedido, aos colegas das outras DG – por exemplo, a DG Ambiente e a DG Ação Climática – sobre reuniões com representantes de interesses do setor do tabaco. Por exemplo, a DG SANTE recebe mensagens de correio eletrónico/perguntas de colegas sobre pedidos de reunião da indústria do tabaco ou sobre a possibilidade de participar em eventos patrocinados pela indústria do tabaco. Nesses casos, a DG SANTE aconselha normalmente os colegas a absterem-se de participar, a menos que a participação seja absolutamente necessária. Em resposta a um pedido da equipa de inquérito do Provedor de Justiça, a Comissão concordou em fornecer exemplos desse aconselhamento após a reunião.

Por último, os representantes da Comissão observaram que a Comissão publicou as «Recomendações práticas para a interação dos funcionários públicos com representantes de interesses» na Intranet da Comissão e incluiu-as no seu Guia Ético para os membros do pessoal.

II.  Poderá a Comissão verificar novamente se existem outras reuniões abrangidas pelo âmbito do pedido do Provedor de Justiça?

Os representantes da Comissão esclareceram que a lista de reuniões enviada ao Provedor de Justiça, sob a forma de uma folha Excel, foi consultada manualmente no Registo de Transparência [4]. Consequentemente, a lista incluía reuniões realizadas por comissários, membros do seu gabinete e diretores-gerais, mas não por pessoal abaixo do nível de diretor-geral.  No que diz respeito a outras reuniões que envolveram pessoal abaixo do nível da DG, a Comissão centrou a sua pesquisa nas DG SANTE, TAXUD e TRADE, uma vez que considerou que eram as DG mais afetadas no que diz respeito à representação de grupos de pressão sobre o tabaco, mas também nas DG que receberam pedidos de acesso a documentos no período de referência, ou seja, a DG NEAR. Foi por esta razão que representantes destas DG foram convidados para a reunião com a equipa de inquérito do Provedor de Justiça.

Os representantes da Comissão concordaram em realizar outra pesquisa para incluir pormenores das reuniões de todos os membros do pessoal em todas as DG e em apresentar os seus registos ao Provedor de Justiça nas próximas semanas.

III. Juntamente com a lista das reuniões pertinentes, pode a Comissão fornecer igualmente as atas dessas reuniões?

Os representantes da Comissão concordaram em identificar as atas das reuniões com representantes de interesses do setor do tabaco e em apresentar uma cópia das mesmas ao Provedor de Justiça nas próximas semanas, se disponível.

Neste contexto, a equipa de inquérito do Provedor de Justiça perguntou aos representantes da Comissão se existiam orientações internas sobre a forma de elaborar as atas das reuniões com representantes de interesses, em geral, e com representantes de interesses do setor do tabaco, em particular.

Os representantes da Comissão responderam que não existe uma prática corrente de elaboração das atas das reuniões.

Os representantes da DG SANTE explicaram que os membros do seu pessoal são instruídos a utilizar o bom senso. Devem tentar abranger todos os pontos pertinentes da reunião, tais como onde e quando teve lugar, quais foram os pontos debatidos e quem participou, respeitando simultaneamente os dados pessoais. Além disso, as atas devem ser redigidas de modo a constituírem um registo útil da reunião. Antes de publicarem os relatórios de síntese das reuniões, os representantes da DG SANTE confirmaram que, normalmente, os enviam às partes, que estavam presentes para as suas informações e observações, mas esta prática não afeta substancialmente o conteúdo dos relatórios das reuniões.

Os representantes da DG TAXUD explicaram que a DG tem requisitos semelhantes. Solicita aos membros do pessoal que garantam que as atas são factuais e objetivas e que respeitam os dados pessoais. Os membros do pessoal devem igualmente informar os participantes de que a ata será publicada após a reunião e perguntar se pretendem ser consultados sobre a mesma.

IV. Pode a Comissão explicar os critérios que tem em conta ao classificar determinadas organizações como «organizações relacionadas com o tabaco»?

Os representantes da Comissão explicaram que a lista de reuniões que envolvem membros da Comissão, membros dos seus gabinetes e diretores-gerais fornecida ao Provedor de Justiça foi extraída manualmente do Registo de Transparência através da utilização de palavras-chave relacionadas com o tabaco, e que se trata de informações públicas. As reuniões que, na opinião da Comissão, não estavam relacionadas com a indústria não foram incluídas na lista, mas estariam disponíveis ao público no Europa e no Registo de Transparência.

A equipa de inquérito da Provedora de Justiça deu seguimento a algumas perguntas relativas ao funcionamento do Registo de Transparência. Em primeiro lugar, a equipa de inquérito perguntou de que forma a Comissão interpretou os termos «adesão» e «afiliação» na secção do Registo de Transparência intitulada «Lista de organizações, redes e associações que são membros e/ou a que está associado». Em segundo lugar, a equipa de inquérito perguntou de que forma o Secretariado assegura a exatidão das informações fornecidas pelas entidades registadas, tanto no momento do registo como através de verificações de controlo numa fase posterior.

Os representantes da Comissão explicaram que o Registo de Transparência se baseia num Acordo Interinstitucional entre o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão. Os inscritos podem registar-se e cancelar o registo a qualquer momento, pelo que o Registo de Transparência é dinâmico e está sujeito a alterações. Além disso, o registo é voluntário. A Comissão cumpre a regra da condicionalidade prevista no Acordo Interinstitucional, que exige que os seus decisores se reúnam apenas com representantes de interesses inscritos no Registo de Transparência.

Os representantes da Comissão concordaram que a contribuição regular para o financiamento de uma organização seria normalmente considerada como prova de uma forma de «afiliação» para efeitos do Registo de Transparência. A fim de assegurar que as informações fornecidas pelos representantes inscritos satisfazem os requisitos de informação previstos no Acordo Interinstitucional, o Secretariado do Registo, composto por pessoal do Parlamento, do Conselho e da Comissão, realiza controlos ex ante e ex pos t. Todas as novas candidaturas têm de ser sujeitas a um controlo ex ante realizado por um membro do pessoal para verificar o cumprimento das condições estabelecidas no Acordo Interinstitucional. No entanto, a responsabilidade final pela exatidão das informações fornecidas cabe ao registante. Existem orientações disponíveis ao público sobre o Registo de Transparência para orientar os requerentes e os representantes inscritos durante o processo de (pedido de) registo. Os campos de entrada no formulário utilizado para o registo são acompanhados de orientações adicionais. Além disso, o Secretariado utiliza um procedimento interno para os seus controlos.

O Secretariado realiza igualmente controlos ex post regulares. Estas são realizadas quando é apresentada uma queixa ao Secretariado ou por sua própria iniciativa em caso de séria preocupação de que um registante possa não ser elegível, incluindo em casos suspeitos de informações inexatas ou incompletas. Os controlos ex post do Secretariado não incidem em domínios de intervenção específicos ou em categorias específicas de entidades registadas.

A equipa de inquérito da Provedora de Justiça perguntou aos representantes da Comissão se esta assegura a exatidão do campo «assunto da reunião» inscrito no sítio Web da Comissão e no Registo de Transparência. A equipa de inquérito observou que as orientações internas da Comissão para os comissários, os membros do seu gabinete e os diretores-gerais sobre as reuniões com representantes de interesses exigem que os membros do pessoal «introduzam um assunto significativo». Estas informações são cruciais para o público examinar se, como indicam as diretrizes da CQLAT, as interações com os representantes do tabaco têm lugar apenas quando e na medida do estritamente necessário para lhes permitir regulamentar eficazmente a indústria do tabaco e os produtos do tabaco.

Os representantes da Comissão explicaram que a responsabilidade pela exatidão e exatidão do assunto da reunião cabe ao respetivo serviço.  No entanto, o tema da reunião pode ser breve e amplo, mas deve continuar a ser significativo em conformidade com as orientações internas da Comissão.

V.  No que diz respeito aos pedidos de acesso do público a documentos sobre as interações da Comissão com a indústria do tabaco, pode a Comissão fornecer igualmente ao Provedor de Justiça as suas respostas a esses pedidos?

Os representantes da Comissão explicaram que tinham interpretado o pedido do Provedor de Justiça como abrangendo apenas os documentos que contêm os pedidos de acesso a documentos. A Comissão confirmou que fornecerá ao Provedor de Justiça uma cópia das respostas dadas a estes pedidos.

Conclusão da reunião

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça agradeceu aos representantes da Comissão as explicações e os esclarecimentos prestados.

A equipa de inquérito do Provedor de Justiça informou a Comissão de que, na sequência da análise dos documentos que a Comissão concordou em partilhar com o Provedor de Justiça, poderá agendar outra reunião num futuro próximo.

Seguimento

Os representantes da Comissão concordaram em partilhar com o Provedor de Justiça Europeu:

• Uma lista de reuniões com a indústria do tabaco ou organizações relacionadas com a indústria do tabaco de todos os membros do pessoal, também abaixo do nível de diretor-geral em todas as DG, o Secretariado-Geral e o Serviço Jurídico, e atas, se disponíveis.
• As respostas da Comissão aos pedidos de acesso do público aos documentos recebidos em 2020 e 2021 relativos a reuniões com a indústria do tabaco.
• Exemplos de intercâmbios e aconselhamento dados pela DG SANTE aos membros do pessoal de outras DG da Comissão sobre reuniões com representantes de interesses do setor do tabaco.

Bruxelas, 20/05/2022

Leticia Díez Sánchez Jennifer King                                                                 

Responsável pelos inquéritos Perito jurídico                                                                

 

[1] Carta do Provedor de Justiça Europeu à Comissão Europeia sobre a transparência das suas interações com representantes da indústria do tabaco: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149744

[2] Decisão 2014/839/UE da Comissão, de 25 de novembro de 2014, relativa à publicação de informações sobre as reuniões realizadas entre membros da Comissão e organizações ou trabalhadores independentes e Decisão 2014/838/UE da Comissão, de 25 de novembro de 2014, relativa à publicação de informações sobre as reuniões realizadas entre diretores-gerais da Comissão e organizações ou trabalhadores independentes.

[3] No entanto, a Comissão dirige uma recomendação normalizada a todo o seu pessoal no sentido de se abster de estabelecer contactos com representantes de interesses não registados.

[4] O Registo de Transparência é uma base de dados que enumera os «representantes de interesses» (organizações, associações, grupos e trabalhadores independentes) que exercem atividades para influenciar as políticas e o processo de tomada de decisões da UE. O Acordo Interinstitucional entre o Parlamento Europeu, o Conselho da União Europeia e a Comissão Europeia sobre um Registo de Transparência obrigatório estabelece as regras e os princípios que regem o Registo de Transparência. O registo é gerido por um secretariado, composto por pessoal do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão.