Geachte voorzitter,

Tijdige toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten is van essentieel belang voor geïnteresseerde personen en organisaties om doeltreffend deel te nemen aan de EU-wetgeving. Het beginsel van wetgevingstransparantie is verankerd in de EU-Verdragen [1] en komt tot uiting in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten. Verordening 1049/2001 bepaalt dat “wetgevingsdocumenten” rechtstreeks toegankelijk moeten zijn voor het publiek, tenzij de openbaarmaking ervan een of meer uitdrukkelijk beschermde openbare of particuliere belangen zou ondermijnen.[2] Volgens de EU-jurisprudentie kunnen de EU-instellingen de openbaarmaking van wetgevingsdocumenten slechts bij wijze van uitzondering weigeren. In dergelijke gevallen moet de motivering voldoende specifiek zijn en op tastbare elementen zijn gebaseerd [3].

Ik blijf klachten ontvangen over onvoldoende en vertraagde toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten die in het bezit zijn van het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie. In de zaken die ik behandel, wordt gesuggereerd dat de instellingen bovengenoemde EU-wetgeving en de daarmee verband houdende rechtspraak nog niet ten volle toepassen.

Ik ben mij bewust van het grote aantal verzoeken om toegang dat het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie elk jaar ontvangen en dat dit aantal is toegenomen. De klachten die mijn Bureau ontvangt, vormen slechts een beperkte steekproef van zaken en wijzen per definitie op problemen waarmee aanvragers te maken hebben gehad. Zij geven dus niet noodzakelijkerwijs weer hoe de instellingen Verordening (EG) nr. 1049/2001 in het algemeen ten uitvoer leggen.

De klachten [4] die mijn Bureau heeft ontvangen, blijven echter aanleiding geven tot bezorgdheid over de weigering van toegang tot wetgevingsdocumenten, de omvang van de weglatingen in de gevraagde documenten, de ontoereikende motivering van de besluiten van de instellingen en/of de tijd die nodig is om de verzoeken te behandelen, die naar hun aard tijdgevoelig zijn.

Daarom heb ik besloten om op eigen initiatief een onderzoek in te stellen - waarbij ik tegelijkertijd het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie aanspreek - in een poging om systemische verbeteringen op dit uiterst belangrijke gebied te bewerkstelligen. Dit onderzoek zal zich met name toespitsen op de wijze waarop de drie EU-instellingen verzoeken om toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten behandelen [5].   

Als eerste stap in dit onderzoek ben ik van mening dat het nuttig zou zijn als het Parlement mijn bureau de in bijlage 2 bij deze brief vermelde informatie zou kunnen verstrekken. Ik zou het op prijs stellen deze informatie uiterlijk op 30 november te ontvangen. Ik doe hetzelfde verzoek aan de Raad van de EU en de Europese Commissie.

Op basis van deze informatie zal mijn Bureau een steekproef van administratieve dossiers selecteren met betrekking tot verzoeken om toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten die de drie instellingen hebben ontvangen.

Indien uw medewerkers vragen hebben of moeilijkheden ondervinden bij het opvragen van de gevraagde informatie, kunnen zij contact opnemen met de bevoegde onderzoeksfunctionaris, de heer Michał Krajewski.

De jouwe oprecht,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 2 oktober 2023

Bijlage 1 - Lijst van voorbeelden van recente klachten bij de Ombudsman over de toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten van de EU

• Het Europees Parlement

o Zaak 253/2023/MIK over de behandeling door het Europees Parlement van een verzoek om toegang van het publiek tot een “vierkolommendocument” met betrekking tot trialoogonderhandelingen over de EU-wet inzake digitale markten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63316.

• De Raad van de EU

o Zaak 360/2021/TE betreffende de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot documenten in verband met trialoogonderhandelingen over emissies van motorvoertuigen, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/58819.

o Zaak 717/2021/SF over de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot een juridisch advies in verband met de handelsovereenkomst van de EU met het Verenigd Koninkrijk, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59170.

o Zaak 788/2022/SF betreffende de weigering van de Raad van de EU om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met onderhandelingen over het ontwerp van de wet inzake digitale markten en de wet inzake digitale diensten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/61556.

o Zaak 1499/2021/SF betreffende de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot documenten in verband met de onderhandelingen over het ontwerp van de wet inzake digitale markten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59957.

o Zaak 1703/2021/AMF over de weigering van de Raad van de EU om het publiek toegang te verlenen tot documenten betreffende de lopende onderhandelingen over de belasting van digitale diensten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60163.

o Zaak 1834/2022/NH over de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot een juridisch advies over de voorgestelde EU-richtlijn betreffende toereikende minimumlonen, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62606.

• De Commissie

o Zaak 1053/2023/MIK betreffende het verzuim van de Europese Commissie om binnen de toepasselijke termijn een definitief besluit te nemen over twee verzoeken om toegang van het publiek tot de effectbeoordelingen en adviezen van de Raad voor regelgevingstoetsing met betrekking tot de beoogde herziening van Reach en de kwikverordening, https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/171657.

Bijlage 2 - Verzoek om inlichtingen

Gelieve ten eerste statistische informatie te verstrekken over alle initiële verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die in de loop van de procedures binnen uw instelling zijn opgesteld of ontvangen (met inbegrip van correspondentie, notulen van vergaderingen, effectbeoordelingsdocumenten, werkdocumenten, amendementen, verslagen, documenten met vier kolommen, juridische adviezen en andere documenten) die tot de vaststelling van de volgende handelingen hebben geleid:

•  De wet inzake digitale markten [6]
• Herziening van de richtlijn inzake de regeling voor de handel in emissierechten [7]
• De richtlijn inzake minimumlonen [8].

De informatie moet het volgende omvatten:

• het aantal initiële verzoeken om toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten met betrekking tot bovengenoemde dossiers;
• het aantal initiële besluiten en in hoeveel gevallen de Commissie a) toegang heeft geweigerd, b) gedeeltelijke toegang heeft verleend, c) volledige toegang heeft verleend; evenals
• de gemiddelde en mediane tijd die nodig is om de aanvragen te verwerken.

Uitsluiten van de bovenstaande statistieken van verzoeken om toegang van het publiek die uitsluitend betrekking hadden op documenten die reeds openbaar beschikbaar waren.

Ten tweede, geef een lijst van alle confirmatieve verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die zijn opgesteld of ontvangen in de loop van de procedures binnen uw instelling die hebben geleid tot de vaststelling van de drie bovengenoemde wetgevingshandelingen.

Vermeld in de lijsten informatie over het soort gevraagde documenten (zoals “correspondentie tussen ...”, “notulen”, “effectbeoordelingsverslag”, “juridisch advies”), de data van de confirmatieve verzoeken en confirmatieve besluiten, en informatie over het resultaat van het besluit (bevestigde niet-openbaarmaking, gedeeltelijke openbaarmaking bevestigd, ruimere toegang verleend, volledige toegang g

[1] Artikel 15 VWEU.

[2] Verordening 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[3] Arrest van 25 januari 2023, zaak T-163/21, De Capitani/Raad, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=269684&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3531724 

[4] In bijlage 1 bij deze brief worden deze klachten opgesomd.

[5] Zie eerdere onderzoeken op eigen initiatief over deze kwestie: OI/2/2017/TE over de transparantie van het wetgevingsproces van de Raad (speciaal verslag), https://www.ombudsman.europa.eu/en/special-report/en/94921 en OI/8/2015/JAS over de transparantie van trialogen, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/69206

[6] Verordening (EU) 2022/1925 van het Europees Parlement en de Raad van 14 september 2022 over betwistbare en eerlijke markten in de digitale sector, PB L 265/1, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32022R1925 

[7] Richtlijn 2023/959 van het Europees Parlement en de Raad van 10 mei 2023 tot wijziging van Richtlijn 2003/87/EG tot vaststelling van een systeem voor de handel in broeikasgasemissierechten binnen de Unie en Besluit (EU) 2015/1814 betreffende de instelling en de werking van een marktstabiliteitsreserve voor de EU-regeling voor de handel in broeikasgasemissierechten (PB L 130 van 14.5.2023, blz. 134, https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/959/oj).

[8] Richtlijn (EU) 2022/2041 van het Europees Parlement en de Raad van 19 oktober 2022 betreffende toereikende minimumlonen in de Europese Unie (PB L 275/33, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32022L2041).