Geachte voorzitter,

Tijdige toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten is van essentieel belang voor geïnteresseerde personen en organisaties om effectief deel te nemen aan de totstandkoming van EU-wetgeving. Het beginsel van transparantie van de wetgeving is verankerd in de EU-Verdragen [1] en komt tot uiting in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten. In Verordening (EG) nr. 1049/2001 is bepaald dat “wetgevingsdocumenten” rechtstreeks toegankelijk moeten zijn voor het publiek, tenzij openbaarmaking ervan een of meer uitdrukkelijk beschermde openbare of particuliere belangen zou ondermijnen.[2] Volgens de jurisprudentie van de EU kunnen de EU-instellingen slechts bij uitzondering weigeren wetgevingsdocumenten openbaar te maken. In dergelijke gevallen moet hun redenering voldoende specifiek zijn en gebaseerd zijn op tastbare elementen [3].

Ik blijf klachten ontvangen over onvoldoende en vertraagde toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten die in het bezit zijn van het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie. Uit de zaken die ik behandel, blijkt dat de instellingen het EU-recht en de desbetreffende rechtspraak nog niet volledig ten uitvoer leggen.

Ik ben mij bewust van het grote aantal verzoeken om toegang dat het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie elk jaar ontvangen en dat dit aantal is toegenomen. De klachten die mijn bureau ontvangt, vormen slechts een beperkte steekproef van zaken en duiden per definitie op problemen waarmee aanvragers te maken hebben gehad. Zij geven dus niet noodzakelijkerwijs weer hoe de instellingen Verordening (EG) nr. 1049/2001 in het algemeen ten uitvoer leggen.

De klachten [4] die bij mijn bureau binnenkomen, blijven echter aanleiding geven tot bezorgdheid over de geweigerde toegang tot wetgevingsdocumenten, de omvang van de bewerkingen in de gevraagde documenten, ontoereikende motivering van de besluiten van de instellingen en/of de tijd die nodig is om de verzoeken te behandelen, die naar hun aard tijdgevoelig zijn.

Daarom heb ik besloten op eigen initiatief een onderzoek in te stellen - tegelijkertijd gericht tot het Europees Parlement, de Raad van de EU en de Europese Commissie - in een poging systemische verbeteringen op dit uiterst belangrijke gebied te bewerkstelligen. Dit onderzoek zal zich met name richten op de wijze waarop de drie EU-instellingen verzoeken om toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten behandelen [5].   

Als eerste stap in dit onderzoek ben ik van mening dat het nuttig zou zijn als het Parlement mijn bureau de in bijlage 2 bij deze brief vermelde informatie zou kunnen verstrekken. Ik zou deze informatie graag vóór 30 november ontvangen. Ik doe hetzelfde verzoek aan de Raad van de EU en de Europese Commissie.

Op basis van deze informatie selecteert mijn bureau een steekproef van administratieve dossiers met betrekking tot verzoeken om toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten die de drie instellingen hebben ontvangen.

Als uw personeel vragen heeft of problemen ondervindt bij het opvragen van de gevraagde informatie, kan het contact opnemen met de verantwoordelijke functionaris voor inlichtingen, de heer Michał Krajewski.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 2 oktober 2023

Bijlage 1 - Lijst van voorbeelden van recente klachten bij de Ombudsman over de toegang van het publiek tot EU-wetgevingsdocumenten

• Het Europees Parlement

o Zaak 253/2023/MIK betreffende de behandeling door het Europees Parlement van een verzoek om toegang van het publiek tot een “document met vier kolommen” in verband met trialoogonderhandelingen over de EU-wet inzake digitale markten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63316.

• De Raad van de EU

o Zaak 360/2021/TE betreffende de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot documenten in verband met trialoogonderhandelingen over emissies van motorvoertuigen, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/58819.

o Zaak 717/2021/SF over de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot een juridisch advies in verband met de handelsovereenkomst van de EU met het Verenigd Koninkrijk, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59170.

o Zaak 788/2022/SF betreffende de weigering van de Raad van de EU om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met onderhandelingen over het ontwerp van de wet inzake digitale markten en de wet inzake digitale diensten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/61556.

o Zaak 1499/2021/SF betreffende de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot documenten in verband met de onderhandelingen over het ontwerp van de wet inzake digitale markten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59957.

o Zaak 1703/2021/AMF over de weigering van de Raad van de EU om het publiek toegang te verlenen tot documenten over de lopende onderhandelingen over de belasting van digitale diensten, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60163.

o Zaak 1834/2022/NH over de weigering van de Raad van de EU om het publiek volledige toegang te verlenen tot een juridisch advies over de voorgestelde EU-richtlijn betreffende toereikende minimumlonen, https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62606.

• De Commissie

o Zaak 1053/2023/MIK betreffende het verzuim van de Europese Commissie om binnen de toepasselijke termijn een definitief besluit te nemen over twee verzoeken om toegang van het publiek tot de effectbeoordelingen en adviezen van de Raad voor regelgevingstoetsing met betrekking tot de beoogde herziening van REACH en de kwikverordening, https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/171657.

Bijlage 2 - Verzoek om inlichtingen

Verstrek eerst statistische informatie over alle initiële verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die in de loop van de procedures binnen uw instelling zijn opgesteld of ontvangen (met inbegrip van correspondentie, notulen van vergaderingen, effectbeoordelingsdocumenten, werkdocumenten, amendementen, verslagen, documenten met vier kolommen, juridische adviezen en andere documenten) die leiden tot de vaststelling van de volgende handelingen:

•  De wet inzake digitale markten [6]
• Herziening van de richtlijn inzake de regeling voor de handel in emissierechten [7]
• Richtlijn minimumloon [8]

De informatie moet het volgende omvatten:

• het aantal initiële verzoeken om toegang van het publiek tot wetgevingsdocumenten betreffende bovengenoemde dossiers;
• het aantal initiële besluiten en in hoeveel gevallen de Commissie a) toegang heeft geweigerd, b) gedeeltelijke toegang heeft verleend, c) volledige toegang heeft verleend, en
• de gemiddelde en mediane tijd die nodig is om de aanvragen te verwerken.

Gelieve de verzoeken om toegang van het publiek die uitsluitend betrekking hadden op documenten die reeds voor het publiek beschikbaar waren, uit te sluiten van de bovenstaande statistieken.

Geef in de tweede plaats een lijst van alle confirmatieve verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die zijn opgesteld of ontvangen in het kader van de procedures binnen uw instelling die tot de vaststelling van de drie bovengenoemde wetgevingshandelingen hebben geleid.

Vermeld in de lijsten informatie over het soort gevraagde documenten (zoals “correspondentie tussen...”, “notulen”, “effectbeoordelingsverslag”, “juridisch advies”), de data van de confirmatieve verzoeken en confirmatieve besluiten, en informatie over het resultaat van het besluit (niet-openbaarmaking bevestigd, gedeeltelijke openbaarmaking bevestigd, ruimere toegang verleend, volledige toegang g

[1] Artikel 15 VWEU.

[2] Verordening 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049

[3] Arrest van 25 januari 2023, zaak T-163/21, De Capitani/Raad, https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=269684&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3531724 

[4] Bijlage 1 bij deze brief bevat een opsomming van deze klachten.

[5] Zie eerdere onderzoeken op eigen initiatief over deze kwestie: OI/2/2017/TE over de transparantie van het wetgevingsproces van de Raad (speciaal verslag), https://www.ombudsman.europa.eu/en/special-report/en/94921 en OI/8/2015/JAS over de transparantie van trialogen, https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/69206

[6] Verordening (EU) 2022/1925 van het Europees Parlement en de Raad van 14 september 2022 betreffende betwistbare en eerlijke markten in de digitale sector (PB L 265 van 26.5.2022, blz. 1), https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32022R1925. 

[7] Richtlijn 2023/959 van het Europees Parlement en de Raad van 10 mei 2023 tot wijziging van Richtlijn 2003/87/EG tot vaststelling van een systeem voor de handel in broeikasgasemissierechten binnen de Unie en Besluit (EU) 2015/1814 betreffende de instelling en de werking van een marktstabiliteitsreserve voor het EU-systeem voor de handel in broeikasgasemissierechten (PB L 130/134, https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2023/959/oj).

[8] Richtlijn (EU) 2022/2041 van het Europees Parlement en de Raad van 19 oktober 2022 betreffende toereikende minimumlonen in de Europese Unie (PB L 275/33, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32022L2041).