De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot “modelkaarten” met betrekking tot de instrumenten voor artificiële intelligentie (AI) van het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol). Modelkaarten bevatten informatie over het beoogde gebruik van de AI-instrumenten en hun evaluaties. Europol heeft vier documenten geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen. Zij heeft de toegang tot drie documenten in hun geheel geweigerd en gedeeltelijke toegang tot het resterende document verleend. Daarbij heeft Europol zich gebaseerd op de noodzaak om het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid te beschermen.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de betrokken documenten geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met vertegenwoordigers van Europol. Op basis hiervan en gezien de ruime beoordelingsmarge waarover de EU-instellingen en -agentschappen beschikken wanneer zij van mening zijn dat de openbare veiligheid in gevaar is, stelde de Ombudsman vast dat het besluit van Europol om (volledige) toegang van het publiek te weigeren niet kennelijk onjuist was. Aangezien het openbaar belang in kwestie niet kan worden vervangen door een ander openbaar belang dat belangrijker wordt geacht, heeft de Ombudsman het onderzoek afgesloten en vastgesteld dat er geen sprake was van wanbeheer.

De Ombudsman was echter van mening dat de uitleg van Europol aan klager waarom (volledige) toegang tot deze documenten moest worden geweigerd, specifieker had kunnen zijn, en verwees naar een eerder voorstel voor verbetering dat zij in dit verband had gedaan. 

 

Klager verzocht de Europese Commissie om toegang van het publiek tot documenten over haar contacten met de Hongaarse regering over de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht in het kader van de beoordeling door de Commissie van de subsidiabiliteit van Hongarije voor cohesiefondsen. Na overleg met de Hongaarse autoriteiten heeft de Commissie de toegang tot sommige documenten geweigerd, met een beroep op twee uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten. Meer in het bijzonder voerde de Commissie aan dat openbaarmaking het doel van haar onderzoek met betrekking tot de subsidiabiliteit van Hongarije voor cohesiefondsen en haar besluitvormingsproces zou ondermijnen. Klager verzocht de Commissie haar besluit te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen). Toen de Commissie niet binnen de toepasselijke termijnen antwoordde, wendde klager zich tot de Ombudsman.

De Ombudsman heeft een onderzoek geopend naar de impliciete weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen tot de gevraagde documenten. Tijdens het onderzoek van de Ombudsman heeft de Commissie haar confirmatief besluit vastgesteld. Zij handhaafde haar besluit om de toegang te weigeren, maar beriep zich op een aanvullende uitzondering, met het argument dat het Europees Parlement inmiddels een gerechtelijke procedure ter zake had ingeleid, en dat openbaarmaking deze lopende procedure zou kunnen ondermijnen.

Uit de inspectie van de Ombudsman is gebleken dat de gevraagde documenten de zelfbeoordeling van Hongarije, de door de Commissie aan de Hongaarse autoriteiten toegezonden formele vragenlijsten en de officiële antwoorden van de relevante Hongaarse autoriteiten op die vragen bevatten. De gevraagde documenten vormen dus de basis voor het besluit van de Commissie waartegen het Parlement een gerechtelijke procedure heeft ingeleid. Zij zijn niet opgesteld ten behoeve van de specifieke gerechtelijke procedure, noch bevatten zij gedurende de gehele procedure interne rechtsopvattingen over omstreden kwesties.

De Ombudsman was van mening dat de Commissie onvoldoende had aangetoond hoe de openbaarmaking van de documenten de gerechtelijke procedure in kwestie kon ondermijnen. De Ombudsman was ook niet overtuigd door het argument van de Commissie dat openbaarmaking haar onderzoek zou kunnen ondermijnen. Daarnaast benadrukte de Ombudsman dat het belangrijk is het publiek te informeren over de acties van de Commissie en de Hongaarse autoriteiten om de financiële belangen van de EU te beschermen en ervoor te zorgen dat de rechtsstaat wordt geëerbiedigd. Daarom was de Ombudsman van mening dat de weigering van de Commissie om een breed publiek toegang te verlenen tot de gevraagde documenten wanbeheer vormde en beval hij de Commissie aan haar standpunt over het verzoek om toegang te heroverwegen.

In antwoord hierop bevestigde de Commissie haar standpunt dat openbaarmaking van de gevraagde documenten de sereniteit van de gerechtelijke procedures van het Parlement en zijn onderzoek naar de subsidiabiliteit van Hongarije voor cohesiefondsen zou ondermijnen. De Ombudsman constateerde echter dat de Commissie geen overtuigende uitleg gaf waarom geen ruimere toegang tot deze documenten kon worden verleend. Daarom bevestigde de Ombudsman haar bevinding van wanbeheer en sloot zij de zaak.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot het met redenen omkleed advies dat de Europese Commissie naar België heeft gestuurd in het kader van een inbreukprocedure met betrekking tot de omzetting van de richtlijn bescherming klokkenluiders.

De Commissie heeft de toegang tot het document geweigerd, dat deel uitmaakt van het dossier van een lopende inbreukprocedure. Daarbij heeft de Commissie zich gebaseerd op een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking, gebaseerd op de noodzaak om het doel van een lopend onderzoek te beschermen. Ontevreden over dit resultaat wendde klager zich tot de Ombudsman.

Hoewel de Ombudsman van mening was dat een adequate bescherming van klokkenluiders van essentieel belang is, heeft zij op basis van de inspectie van het litigieuze document vastgesteld dat de Commissie zich op het algemene vermoeden van niet-openbaarmaking mocht baseren om de toegang tot het document te weigeren. Daarom heeft zij de zaak gesloten.

De zaak betrof het verzuim van het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) om een inhoudelijk antwoord te geven op een administratieve klacht in verband met beschuldigingen van intimidatie en onregelmatigheden door een functionaris van het permanente korps van categorie 2.

De klager diende de administratieve klacht in maart 2023 in bij Frontex. Frontex antwoordde dat, in tegenstelling tot eerdere informatie die het aan klager had verstrekt, deze laatste niet het recht had om een dergelijke klacht in te dienen. Bijgevolg zou hij geen inhoudelijk antwoord krijgen. In de loop van het onderzoek van de Ombudsman zei Frontex echter dat het de klager uiterlijk in november 2024 een algemeen inhoudelijk antwoord zou geven. Frontex heeft dit antwoord pas in december 2025 aan de klager verstrekt. De Ombudsman stelde vast dat de inconsistente informatie die aan klager werd verstrekt en de flagrante vertraging bij het beantwoorden van de klacht wanbeheer vormen. De Ombudsman achtte het echter niet nodig een aanbeveling te doen, aangezien Frontex nu een inhoudelijk antwoord aan klager heeft gegeven.

Bovendien bleek uit het onderzoek van de Ombudsman dat er geen doeltreffend klachten- en verhaalmechanisme is voor functionarissen van categorie 2, zoals in intimidatiesituaties bij Frontex. De Ombudsman concludeerde dat dit een systemische kwestie is die ook wanbeheer vormt.

De Ombudsman heeft de raad van bestuur van Frontex aanbevolen een doeltreffend klachten- en beroepsmechanisme in te voeren bij de komende herziening van het rechtskader voor functionarissen van categorie 2.

De zaak betrof een verzoek om toegang van het publiek tot een aanmaningsbrief in een inbreukprocedure met betrekking tot opeenvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd in de Spaanse overheidssector. De Commissie heeft de toegang tot de brief geweigerd op grond dat deze deel uitmaakt van een lopende inbreukprocedure, waarvoor een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking bestaat. De Commissie stelde vast dat de klager niet had aangetoond dat er sprake was van een hoger openbaar belang dat openbaarmaking gebiedt. Ontevreden over dit resultaat wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft het litigieuze document geïnspecteerd en bevestigd dat het deel uitmaakt van het administratieve dossier in het kader van een lopende inbreukprocedure. Op basis hiervan stelde de Ombudsman vast dat de Commissie zich terecht kon baseren op het algemene vermoeden van niet-openbaarmaking om de toegang tot de aanmaningsbrief te weigeren. Zij was ook van mening dat het redelijk was dat de Commissie van mening was dat klager onvoldoende argumenten had aangevoerd om het bestaan van een hoger openbaar belang bij openbaarmaking aan te tonen. Daarom sloot zij de zaak af en stelde zij vast dat er geen sprake was van wanbeheer.

De klager heeft de Europese Commissie in maart 2024 verzocht om toegang van het publiek tot documenten in verband met zijn herbeoordeling in 2023 van de toepassing van de “rechtsstaatprocedure” in Hongarije (op basis van de conditionaliteitsverordening). De Commissie stelde vast dat vier driemaandelijkse verslagen en verschillende uitwisselingen tussen Hongarije en de Commissie binnen het toepassingsgebied van het verzoek vielen, maar weigerde toegang tot alle documenten. Door de toegang te weigeren, heeft zij zich beroepen op uitzonderingen op grond van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking het doel van een onderzoek en het lopende besluitvormingsproces op grond van de conditionaliteitsverordening zou kunnen ondermijnen.

De klager heeft de Commissie in april 2024 verzocht haar standpunt te herzien (door een “bevestigend verzoek” in te dienen). Aangezien de Commissie niet binnen de toepasselijke termijn op het confirmatief verzoek van de klager heeft geantwoord, wendde de klager zich in juni 2024 tot de Ombudsman.

De Ombudsman opende een onderzoek naar het uitblijven van een antwoord van de Commissie op het confirmatief verzoek van klager en verzocht de Commissie zo spoedig mogelijk te antwoorden. De Commissie heeft de klager in december 2025 geantwoord, dat wil zeggen meer dan 19 maanden nadat zij het confirmatief verzoek hadden ingediend.

Aangezien de Commissie op het confirmatief verzoek van klager heeft geantwoord, heeft de Ombudsman deze zaak afgesloten. Zij bekritiseerde echter ondubbelzinnig de aanzienlijke vertraging die de Commissie heeft opgelopen bij het beantwoorden van het verzoek van klager en herinnerde de Commissie eraan dat zij de kwestie van vertragingen bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten dringend moet aanpakken.

De zaak betrof de weigering van het Europees Parlement om het publiek toegang te verlenen tot een document met betrekking tot diefstallen en inbraken die zich in de loop van 2020 in de gebouwen van het Parlement hebben voorgedaan. Om de toegang te weigeren, baseerde het Parlement zich op één uitzondering in de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten, met het argument dat openbaarmaking van het document het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid zou ondermijnen.

Op basis van de inspectie van het document en na een vergadering van haar onderzoeksteam met vertegenwoordigers van het Parlement stelde de Ombudsman vast dat het Parlement niet had aangetoond hoe openbaarmaking van delen van het document het aangevoerde belang specifiek en daadwerkelijk kon ondermijnen. Zij heeft dus een voorstel voor een oplossing gedaan dat het Parlement overweegt om ten minste gedeeltelijke toegang tot het document te verlenen.

Het Parlement heeft het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing aanvaard en gedeeltelijke toegang tot het document verleend. De Ombudsman verwelkomde het positieve antwoord van het Parlement op haar voorstel voor een oplossing en sloot het onderzoek af.

De twee zaken hebben betrekking op de weigering van Europol om het publiek toegang te verlenen tot documenten met betrekking tot zijn digitale instrumenten voor het analyseren van afbeeldingen en video’s, tekstsentiment, opensource-informatie en het herkennen van gezichten. De betrokken documenten zijn een „initiatiedocument voor onderzoeksprojecten”, „gegevensbeschermingseffectbeoordelingen” en daarmee verband houdende adviezen van de grondrechtenfunctionaris van Europol. Door de toegang van het publiek tot deze documenten te weigeren, verwees Europol naar verschillende uitzonderingen op de toegang van het publiek, waaronder de noodzaak om het openbaar belang op het gebied van de openbare veiligheid te beschermen. Zij was van mening dat de openbaarmaking van de gevraagde documenten criminelen informatie zou verschaffen over haar technische capaciteiten, waardoor de doeltreffendheid van haar activiteiten zou worden ondermijnd.

Op basis van een inspectie van de gevraagde documenten door haar onderzoeksteam heeft de Ombudsman een oplossingsvoorstel gedaan in zaak 1192/2024/MIK, waarin Europol werd verzocht gedeeltelijke toegang te verlenen. Europol heeft dit voorstel aanvaard en gedeeltelijke toegang verleend tot het “initiatiedocument voor onderzoeksprojecten”. Bovendien paste Europol in zaak 841/2025/MIK dezelfde aanpak toe als de Ombudsman in de parallelle zaak had voorgesteld en verleende het gedeeltelijke toegang tot verschillende adviezen van zijn grondrechtenfunctionaris.

Hoewel Europol geen toegang gaf tot de gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en informatie over de functionaliteiten van de instrumenten onleesbaar maakte, was de Ombudsman van mening dat in deze gevallen nu zinvolle openbare toegang was verleend. Daarom was de Ombudsman van mening dat Europol haar oplossing had aanvaard. Niettemin stelde de Ombudsman voor dat Europol in toekomstige gevallen grondiger zou onderzoeken of “gegevensbeschermingseffectbeoordelingen” en andere documenten met betrekking tot soortgelijke digitale instrumenten niet-gevoelige informatie bevatten die openbaar kan worden gemaakt. De Ombudsman zal deze kwestie blijven volgen in het kader van toekomstige klachten.