Indagine strategica: OI/5/2025/KR

Titolo del caso: Come le agenzie dell'UE trattano i casi di "porte girevoli"

Data: Venerdì 30 gennaio 2026

Riunione a distanza

Presente

Rappresentanti dell'EIOPA

• Capo dell'unità giuridica
• Responsabile dell'etica
• Esperto legale senior
• Esperto legale

Rappresentanti del Mediatore

• Sig. Koen ROOVERS, responsabile delle indagini
• Sig.ra Ludovica AQUINO, responsabile delle indagini
• Jennifer KING, perito giuridico
• Signor Tobias FLUCK, Inchiesta tirocinante
  
  

Scopo della riunione

Scopo della riunione era chiarire le questioni in sospeso emerse nel corso dell'ispezione dei documenti strategici e dei singoli fascicoli presentati dall'EIOPA per gli anni 2023-2025 (fino alla fine di luglio).

La presente indagine di propria iniziativa si basa su precedenti casi del Mediatore relativi al modo in cui l'amministrazione dell'UE, comprese le agenzie dell'UE, applica le norme sulle attività post-servizio dei (ex) membri del personale ^[1].

Introduzione e informazioni procedurali

La squadra investigativa del Mediatore si è presentata e ha ringraziato i rappresentanti dell'EIOPA per essersi incontrati con loro. Hanno delineato il quadro giuridico che si applica alle riunioni tenute dal Mediatore, in particolare il fatto che il Mediatore non avrebbe divulgato alcuna informazione identificata dall’EIOPA come riservata, senza il previo consenso dell’EIOPA ^[2].

Il gruppo di indagine del Mediatore ha informato i rappresentanti dell'EIOPA che avrebbero ricevuto un progetto di relazione sulla riunione di ispezione per verificarne l'esattezza. La relazione sarà quindi resa pubblica. Nessuna informazione riservata sarebbe inclusa nella relazione o altrimenti fornita a terzi.

Considerando le interazioni dell'EIOPA con il settore privato, i rappresentanti dell'EIOPA hanno accolto con favore il lavoro del Mediatore sulla questione al fine di trarre insegnamenti e contribuire a tale indagine.

Documenti ispezionati

• Decisione del consiglio di amministrazione dell'EIOPA che adotta norme deontologiche per il personale dell'EIOPA
• Modelli per l'autorizzazione della richiesta – attività esterne & occupazione potenziale
• Decisione del consiglio di amministrazione che adotta per analogia la decisione della Commissione del 29.6.2018 relativa alle attività e agli incarichi esterni e alle attività professionali dopo la cessazione dal servizio
• Sessione di induzione etica obbligatoria per tutti i nuovi arrivati
• Piano di possibili misure di attenuazione e piano d'azione
• Decisione dell'Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali che adotta una politica in materia di indipendenza e processi decisionali per evitare conflitti di interessi (politica in materia di conflitti di interessi) per i non addetti
• Sei fascicoli di domanda per attività post-mandato di ex membri del consiglio di amministrazione (di cui tre dopo la riunione di ispezione)
• Sei fascicoli di domanda per le attività post-servizio di ex membri del personale direttivo e direttivo
• Tre fascicoli di domanda per le attività esterne dei membri del personale in congedo non retribuito
  
  

Informazioni scambiate

Il gruppo di indagine del Mediatore aveva precedentemente condiviso diverse domande con l'EIOPA.

1) (ex) membri del consiglio di amministrazione – attività post-mandato

a) Politiche

La squadra d'indagine della Mediatrice è stata informata che, in una modifica del regolamento che istituisce l'EIOPA nel 2020, il riferimento all'articolo 16 dello statuto applicabile ai membri del consiglio delle autorità di vigilanza è stato soppresso.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato che il riferimento all'articolo 16 dello statuto dei funzionari è stato eliminato dai regolamenti istitutivi delle tre autorità europee di vigilanza. L'EIOPA e la Corte dei conti europea avevano chiesto tale modifica perché i membri del comitato non sono membri del personale dell'Autorità. Tuttavia, l'EIOPA ha mantenuto l'applicazione dei principi di cui all'articolo 16 (paragrafo 1) dello statuto dei funzionari per quanto riguarda la notifica delle previste attività successive al rapporto di lavoro a tali membri attraverso la sua politica volta a evitare conflitti di interesse per i non membri del personale [3], che l'EIOPA attua dal 2013.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno dichiarato che l'EIOPA aveva gestito il suo primo caso di attività post-mandato nel 2024.

I membri del consiglio di amministrazione sono principalmente vincolati alle norme sul conflitto di interessi nelle giurisdizioni delle rispettive autorità nazionali competenti (ANC) negli Stati membri. L'EIOPA può consultare le ANC e adottare decisioni sulle misure di attenuazione, comprese restrizioni alle attività post-mandato, al fine di garantire che gli interessi dell'EIOPA siano sufficientemente tutelati. Le norme applicabili a livello nazionale possono variare a seconda della giurisdizione.

Con l’entrata in vigore del regolamento DORA [4] è stato necessario modificare la politica dell’EIOPA volta a evitare i conflitti di interesse per i non addetti. In tale contesto, l'EIOPA ha colto l'occasione per includere l'allegato II per specificare ulteriormente gli obblighi di notifica e il processo di valutazione per le attività post-mandato di personale diverso dal personale.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto se il progetto di modifica sia stato discusso con i membri del consiglio prima della sua adozione.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato che qualsiasi modifica della politica in materia di conflitto di interessi è discussa in seno al consiglio delle autorità di vigilanza prima dell'adozione da parte del comitato.

b) Invio e trattamento tempestivi delle notifiche da parte dei membri del Consiglio

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto se le disposizioni dell'allegato II abbiano modificato il modo in cui i membri del consiglio di amministrazione notificano le attività successive al mandato. Hanno osservato che, secondo l'allegato, la notifica dovrebbe essere effettuata fin dall'inizio di seri negoziati su una potenziale attività.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che gli ex membri del consiglio hanno già informato l'EIOPA in merito alle attività successive al rapporto di lavoro ai sensi delle norme precedenti. Il motivo dell'adozione dell'allegato II non era solo quello di fornire informazioni sulle potenziali misure di attenuazione, ma anche di specificare i termini per le notifiche, in particolare in considerazione dell'elevato numero di modifiche nella composizione del consiglio delle autorità di vigilanza. Come i membri del personale, i membri del consiglio di amministrazione sono tenuti a notificare le attività post-mandato fino a due anni dopo la fine del loro mandato.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto perché il punto 4 dell'allegato II obblighi l'EIOPA a notificare l'ANC responsabile entro dieci giorni lavorativi. I rappresentanti dell'EIOPA hanno sottolineato di aver applicato un breve calendario perché tali consultazioni erano una questione delicata per l'EIOPA e per il membro del comitato. Il rispetto del limite di dieci giorni non è generalmente un problema se tutte le informazioni sono disponibili nell'applicazione. Se la notifica di un membro del Comitato non è chiara o è incompleta, i rappresentanti dell'EIOPA hanno dichiarato che si consulteranno con il membro del Comitato e sospenderanno il calendario di dieci giorni lavorativi.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto se ex membri del consiglio o del personale abbiano notificato all'EIOPA dopo aver intrapreso un'attività post-mandato/post-servizio.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato di essere generalmente a conoscenza di tali attività in anticipo a causa di negoziati informali prima della notifica formale. A loro conoscenza, non vi sono stati casi di attività post-mandato/post-servizio non notificate che possano aver dato luogo a un conflitto di interessi.

La squadra investigativa del Mediatore ha evidenziato un caso ispezionato in cui un'attività post-mandato apparentemente non è stata notificata e, di conseguenza, non autorizzata dall'EIOPA.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che le attività in questione non rientravano nell'ambito di competenza dell'EIOPA e che pertanto l'attività non poteva creare alcun conflitto di interessi. Secondo i rappresentanti dell'EIOPA, l'ex membro del comitato in questione ha correttamente omesso di notificare all'EIOPA le rispettive attività post-mandato, aggiungendo che lo stesso ex membro del comitato ha informato l'EIOPA in tempo utile in merito a un'attività post-assunzione prevista e ha concordato le misure di attenuazione imposte dall'EIOPA.

c) Processo per il trattamento delle notifiche, incluso il ruolo del Responsabile Etico

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto in che modo l'EIOPA collabora con le ANC in relazione alle attività post-mandato dei (ex) membri del consiglio di amministrazione.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che, una volta venuti a conoscenza di qualsiasi attività post-mandato, si consulteranno direttamente con la persona per accertare i fatti. Successivamente, il responsabile etico dell’EIOPA valuterà eventuali conflitti di interesse e presenterà al presidente dell’EIOPA un progetto di raccomandazione comprendente potenziali misure di attenuazione. Il progetto è discusso con il (ex) membro del consiglio di amministrazione e l'ANC del (ex) membro del consiglio di amministrazione è informata in vista di un potenziale allineamento.  In passato, le ANC hanno sempre concordato con le proposte dell’EIOPA.

L'EIOPA si basa sull'ampia formazione che fornisce ai membri del consiglio di amministrazione per sensibilizzarli in merito alla sua politica in materia di conflitti di interessi.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato che il responsabile etico valuta tutte le notifiche dei membri del comitato.

d) Applicazione del diritto di essere ascoltati ai (ex) membri del consiglio di amministrazione qualora l'Autorità individui un conflitto di interessi

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato che i membri del personale o i membri del comitato sono sempre invitati a presentare osservazioni sul progetto di decisione per garantire il loro diritto di essere ascoltati. Normalmente, non vi è alcuna contestazione del progetto di decisione perché la valutazione e la proposta di potenziali misure di attenuazione sono effettuate in una procedura consensuale e comunicativa, prima dell'adozione di qualsiasi decisione.

e) Informare gli ex membri del consiglio dei mezzi di ricorso nel caso in cui non siano soddisfatti della posizione dell'Autorità

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato di aver informato sia il personale che i membri del comitato in merito ai loro mezzi di ricorso.

f) Pubblicazione di decisioni (o informazioni) sulle attività successive al rapporto di lavoro dei membri del Consiglio

Il presidente dell’EIOPA informa, per e-mail, i membri del consiglio delle autorità di vigilanza delle sue decisioni sulle misure di attenuazione riguardanti le attività successive al rapporto di lavoro dei membri del consiglio, dopo aver informato l’ANC competente.

g) Monitoraggio del rispetto degli obblighi da parte degli ex membri del Consiglio

I rappresentanti dell'EIOPA illustrano le misure che l'Autorità adotta per garantire il rispetto della sua politica in materia di conflitti di interessi. Dopo la fine del mandato di un membro del Comitato, o una volta informata della sua partenza, l’EIOPA invia un messaggio di posta elettronica che informa il membro del Comitato in merito ai suoi obblighi. Se il membro del Consiglio dichiara un'attività post-mandato, il Responsabile Etico dà seguito alla notifica e si segue la procedura sopra descritta. Inoltre, l’EIOPA monitora i diversi canali dei social media e si consulta regolarmente con le ANC per ricevere informazioni sulle attività degli ex membri del consiglio. Tale monitoraggio è effettuato in modo informale e non segue un approccio strutturato. Secondo i rappresentanti dell'EIOPA, non vi è alcun precedente di un'attività post-mandato non divulgata.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto in che modo l'EIOPA avrebbe notato quando un ex membro del consiglio di amministrazione rimane inizialmente impiegato presso l'ANC, ma poi si trasferisce in una società privata.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che il loro sistema di monitoraggio funziona senza soluzione di continuità. Essi sarebbero inoltre informati di tale situazione, indipendentemente dalla giurisdizione nazionale interessata.

2) Personale (ex) di alto livello – attività post-servizio

a) Politiche

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato che l'Autorità applica per analogia la decisione C(2018) 4048 della Commissione al personale dell'Autorità e hanno fornito alla squadra investigativa del Mediatore tutti i documenti strategici pertinenti.

b) Invio e trattamento tempestivi delle notifiche di cui all'articolo 16

La squadra investigativa del Mediatore ha fatto riferimento a un fascicolo ispezionato relativo a un rischio di conflitto di interessi che era stato notificato da un membro del personale ma apparentemente lasciato senza una risposta da parte dell'EIOPA per diverse settimane. Ai rappresentanti dell'EIOPA è stato chiesto se l'EIOPA abbia adottato misure per garantire che agisca tempestivamente in merito alle notifiche di interessi personali potenzialmente in conflitto con gli interessi legittimi dell'EIOPA e, in caso affermativo, quali.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che il direttore esecutivo ha effettivamente avuto una discussione telefonica con il membro del personale un giorno dopo la notifica. La schermata del calendario del direttore esecutivo dell'EIOPA, che conferma la riunione il giorno successivo all'e-mail, è stata condivisa con il gruppo di indagine del Mediatore. Il direttore esecutivo risponde alle domande del membro del personale e lo invita ad attendere l'esito di qualsiasi negoziato che porti a un'offerta di lavoro prima di presentare una dichiarazione ai sensi dell'articolo 11 bis. I rappresentanti dell'EIOPA hanno espresso il loro rammarico per il fatto che questa telefonata non sia stata menzionata nel fascicolo del caso, il che ha fatto sembrare che l'EIOPA non abbia reagito alle preoccupazioni del membro del personale.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha sottolineato che già l'avvio di negoziati per un'attività post-servizio può compromettere l'indipendenza di un membro del personale.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che ciò è corretto, ma che ciò non si è verificato nel presente fascicolo. Le e-mail del membro del personale erano di alto livello e informative per natura e dovrebbero essere piuttosto interpretate come una domanda preliminare sul regolamento del personale. Una volta che la negoziazione per l’offerta di lavoro è diventata grave, l’EIOPA ha adottato misure sufficientemente efficaci, tra cui la revoca immediata dell’accesso del membro del personale ai dati riservati, il trasferimento a un altro dipartimento e un prolungato periodo di riflessione.

Il gruppo d'indagine del Mediatore ha chiesto se l'EIOPA utilizzi tale casella di posta elettronica funzionale per garantire che le notifiche siano sempre gestite indipendentemente dalla disponibilità del responsabile etico.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato di aver utilizzato una casella di posta elettronica funzionale per questo motivo.

La squadra d'indagine del Mediatore ha chiesto se l'EIOPA sospenda i termini per l'adozione di una decisione qualora una notifica ai sensi dell'articolo 16 sia incompleta o poco chiara.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato che si consultano con i membri del personale interessati in tali casi, ma non hanno mai dovuto superare il periodo di 30 giorni lavorativi.

Il gruppo d'indagine del Mediatore ha chiesto se l'EIOPA avesse chiesto una descrizione delle mansioni o un avviso di posto vacante al nuovo datore di lavoro nei casi in cui nutrisse dubbi sul fatto che un'attività potesse essere travisata.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno sottolineato che l'EIOPA mantiene un rapporto di fiducia con i suoi membri del personale. Alcuni membri del personale presentano l'avviso di posto vacante in modo proattivo nella loro notifica, ma l'EIOPA non ha mai avuto dubbi sulla descrizione di un'attività. Se hanno notato incongruenze nella conversazione di follow-up con il membro del personale, possono chiedere un avviso di posto vacante.

c) Procedura per il trattamento delle notifiche di cui all'articolo 16, compreso il ruolo del comitato misto

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato che il gestore di linea è sempre consultato per primo, quindi il comitato misto è coinvolto.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato che la consultazione dei responsabili di linea è fondamentale per tenere conto del profilo tecnico del membro del personale nella valutazione e che per questo motivo li consultano in modo coerente e in primo luogo conformemente agli allegati delle norme deontologiche che fanno parte del quadro applicabile.

La squadra investigativa del Mediatore ha chiesto se il comitato misto sia stato consultato in tutte le domande di cui all'articolo 16.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno confermato che il comitato misto è sempre stato coinvolto, ad eccezione dei casi in cui un membro del personale si trasferisce in un'altra istituzione, agenzia o organo dell'UE o in un'autorità nazionale, il che non giustificherebbe una consultazione del comitato misto.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto in che modo l'EIOPA avrebbe gestito le attività post-servizio degli avvocati coinvolti in contenziosi per conto dell'Autorità. Hanno chiesto se l'EIOPA avesse già trattato tali casi e hanno sottolineato che la Commissione redige un elenco di casi ristretti per prevenire eventuali conflitti di interesse.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno affermato che un caso del genere non si è mai concretizzato. Tuttavia, hanno affermato che imporranno restrizioni rafforzate, tra cui divieti di lobbying e advocacy, per escludere la possibilità che un ex membro del personale possa lavorare per la parte avversa in un caso giudiziario pendente.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha chiesto se l'EIOPA potesse applicare divieti di attività di lobbying e di advocacy a tutto il personale.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato che le loro norme etiche prevedono tali divieti per tutti i membri del personale. Continuerebbe a decidere su tali misure caso per caso.

d) Applicazione del diritto di essere ascoltati di notificare (ex) membri del personale in caso di rifiuto o approvazione condizionata di una notifica

Cfr. punto 1, lettera d).

e) Informare gli ex membri del personale dei mezzi di ricorso nel caso in cui non siano soddisfatti della decisione di cui all'articolo 16

Cfr. punto 1, lettera e).

f) Pubblicazione di decisioni (o informazioni) sulle attività successive al rapporto di lavoro degli ex membri del personale ^[5]

Il gruppo d'indagine del Mediatore ha chiesto se l'EIOPA renda pubblicamente disponibili restrizioni, come un divieto di attività di lobbying, per garantirne l'applicazione.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato di aver reso pubbliche le restrizioni per gli alti dirigenti e di aver comunicato internamente le restrizioni di tutto il resto del personale all'interno dell'Autorità e, se del caso, al comitato.

g) Controllo del rispetto, da parte degli ex membri del personale, degli obblighi derivanti dall'articolo 16 ^[6]

I rappresentanti dell'EIOPA hanno dichiarato di disporre di uno strumento di offboarding che informa automaticamente i discenti in merito ai loro obblighi, comprese le disposizioni di cui all'articolo 16 dello statuto dei funzionari. Lo strumento di offboarding invia inoltre un sollecito automatico sugli obblighi di cui all'articolo 16 un anno dopo la loro partenza.

h) Comunicazione di autorizzazioni condizionali (comprese misure di attenuazione) al futuro datore di lavoro di un ex membro del personale

L'EIOPA informa caso per caso il futuro datore di lavoro delle misure di attenuazione adottate da un ex membro del personale.

3) (ex) membri del personale di alto livello - attività esterne durante il congedo non retribuito

a) Politiche

Cfr. la precedente parte 2, lettera a).

b) Trattamento delle richieste di autorizzazione

Il gruppo d'indagine del Mediatore ha chiesto se l'EIOPA avesse introdotto misure per garantire che le richieste annuali di autorizzazione fossero presentate e trattate in modo tempestivo e, in caso affermativo, quali.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno spiegato che il servizio Risorse umane invia un sollecito al termine del periodo di congedo non retribuito richiesto. Hanno aggiunto che ciò include un promemoria separato sulla fine dell'autorizzazione di qualsiasi attività esterna svolta durante il congedo non retribuito.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha osservato che il modulo sulle attività esterne durante il congedo personale registra la consultazione obbligatoria del superiore gerarchico del membro del personale e del responsabile etico. Tuttavia, l'articolo 18 delle norme etiche dell'EIOPA non menziona esplicitamente l'obbligatorietà di tale consultazione.

I rappresentanti dell'EIOPA hanno chiarito che il responsabile etico e il responsabile della linea sono stati consultati per valutare le attività esterne durante il congedo personale nei casi pertinenti. Hanno inoltre chiarito che gli allegati delle norme deontologiche prevedono tale consultazione obbligatoria e fanno parte del quadro giuridico applicabile.

Conclusione della riunione

Il gruppo incaricato dell'inchiesta ha ringraziato i rappresentanti dell'EIOPA per il loro tempo e per le spiegazioni fornite. L'incontro si è concluso.

Bruxelles, 20.4.2026

Koen ROOVERS Jennifer KING

Responsabile delle indagini Esperto giuridico

 

 

[1] Per riferimento, come la Commissione europea gestisce le "porte girevoli" dei suoi membri del personale (caso OI/1/2021/KR); Come l'Autorità bancaria europea (ABE) ha gestito il passaggio del suo ex direttore esecutivo a amministratore delegato di un gruppo di pressione del settore finanziario (caso 2168/2019/KR) e come l'Agenzia europea per la difesa (EDA) ha gestito la domanda del suo ex amministratore delegato di assumere posizioni di alto livello in Airbus (caso OI/3/2021/KR).

[2] Articolo 4.8 delle disposizioni di esecuzione del Mediatore europeo.

[3] Cfr.: https://www.eiopa.europa.eu/system/files/2023-01/eiopa-mb-20-064_mb_decision_coi_policy_non-staff.pdf.

[4] Per riferimento: Regolamento (UE) 2022/2554 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 14 dicembre 2022, relativo alla resilienza operativa digitale per il settore finanziario e che modifica i regolamenti (CE) n. 1060/2009, (UE) n. 648/2012, (UE) n. 600/2014, (UE) n. 909/2014 e (UE) 2016/1011, PE/41/2022/INIT (GU L 333 del 27.12.2022).

[5] Si tratta di decisioni basate sull'articolo 16 dello statuto dei funzionari, cfr. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20260101.

[6] Si tratta di decisioni basate sull'articolo 16 dello statuto dei funzionari, cfr. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20260101.