Il caso riguardava il rifiuto della Commissione europea di concedere un accesso parziale o più ampio a due documenti relativi a un progetto finanziato in partenariato con l'UNICEF. Nel rifiutare l’accesso, la Commissione si è basata su cinque eccezioni previste dalla normativa dell’Unione in materia di accesso ai documenti, vale a dire la necessità di tutelare l’interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali e la politica finanziaria, monetaria o economica dell’Unione o di uno Stato membro, nonché la tutela del suo processo decisionale, l’interesse commerciale di un terzo e la vita privata e l’integrità delle persone fisiche, compresi i loro dati personali.

Sulla base dell’ispezione dei documenti controversi, il Mediatore non era convinto dagli argomenti della Commissione secondo cui una divulgazione parziale o più ampia arrecherebbe (gravemente) pregiudizio alla tutela degli interessi invocati. Il Mediatore ha presentato una proposta di soluzione chiedendo alla Commissione di riconsiderare la sua posizione sulla richiesta, al fine di garantire il più ampio accesso possibile ai documenti in questione. Ricorda inoltre alla Commissione l'obbligo di prendere decisioni entro un termine ragionevole e di motivare le proprie decisioni.

La Commissione ha accettato la proposta di soluzione del Mediatore e ha fornito al denunciante un accesso parziale e più ampio ai documenti. La Mediatrice ha accolto con favore la risposta positiva della Commissione alla sua proposta di soluzione, che ha risolto la denuncia.  

Il denunciante ha lavorato in qualità di esperto per un contraente esterno dell'UE su un progetto finanziato dall'UE in Tanzania gestito dalla delegazione dell'Unione europea in Tanzania e nella Comunità dell'Africa orientale. Il denunciante ha sostenuto che il contraente ha violato la legge tanzaniana omettendo di registrarsi in Tanzania, impedendogli di ottenere un permesso di lavoro valido. Successivamente, il contraente ha informato il denunciante della sua decisione di risolvere il suo contratto, tenendo conto delle preoccupazioni relative al lavoro del denunciante sollevate dalla delegazione dell'UE.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sulle preoccupazioni del denunciante in merito al modo in cui la delegazione ha gestito entrambe le questioni. A tale riguardo, la Mediatrice ha fatto riferimento alla sua opinione costante secondo cui, qualora le istituzioni dell'UE chiedano la sostituzione di esperti che lavorano su progetti dell'UE, tali persone dovrebbero essere sentite prima di essere sostituite. Sebbene la Commissione abbia sostenuto di non aver chiesto la sostituzione dell'esperto, la Mediatrice ha rilevato che la Commissione era stata coinvolta nella decisione di sostituzione. Il Mediatore ha pertanto constatato che la Commissione non ha garantito che il diritto del denunciante di essere ascoltato fosse rispettato prima della sua sostituzione, il che equivaleva a cattiva amministrazione.  Ha avanzato un suggerimento di miglioramento volto a evitare che il problema si verifichi in futuro. 

Inoltre, il Mediatore ha rilevato che, poiché il contratto del denunciante era stato risolto, non erano giustificate ulteriori indagini sulla questione del permesso di lavoro. Ha tuttavia avanzato un suggerimento di miglioramento alla Commissione, invitandola a verificare la questione in quanto potrebbe riguardare altri esperti che lavorano al progetto dell'UE.