Il denunciante ha lavorato in qualità di esperto per un contraente esterno dell'UE su un progetto finanziato dall'UE in Tanzania gestito dalla delegazione dell'Unione europea in Tanzania e nella Comunità dell'Africa orientale. Il denunciante ha sostenuto che il contraente ha violato la legge tanzaniana omettendo di registrarsi in Tanzania, impedendogli di ottenere un permesso di lavoro valido. Successivamente, il contraente ha informato il denunciante della sua decisione di risolvere il suo contratto, tenendo conto delle preoccupazioni relative al lavoro del denunciante sollevate dalla delegazione dell'UE.

La Mediatrice ha avviato un'indagine sulle preoccupazioni del denunciante in merito al modo in cui la delegazione ha gestito entrambe le questioni. A tale riguardo, la Mediatrice ha fatto riferimento alla sua opinione costante secondo cui, qualora le istituzioni dell'UE chiedano la sostituzione di esperti che lavorano su progetti dell'UE, tali persone dovrebbero essere sentite prima di essere sostituite. Sebbene la Commissione abbia sostenuto di non aver chiesto la sostituzione dell'esperto, la Mediatrice ha rilevato che la Commissione era stata coinvolta nella decisione di sostituzione. Il Mediatore ha pertanto constatato che la Commissione non ha garantito che il diritto del denunciante di essere ascoltato fosse rispettato prima della sua sostituzione, il che equivaleva a cattiva amministrazione.  Ha avanzato un suggerimento di miglioramento volto a evitare che il problema si verifichi in futuro. 

Inoltre, il Mediatore ha rilevato che, poiché il contratto del denunciante era stato risolto, non erano giustificate ulteriori indagini sulla questione del permesso di lavoro. Ha tuttavia avanzato un suggerimento di miglioramento alla Commissione, invitandola a verificare la questione in quanto potrebbe riguardare altri esperti che lavorano al progetto dell'UE. 

 

Le agenzie dell'UE svolgono un ruolo centrale attuando le politiche dell'UE e fornendo competenze tecniche, scientifiche e giuridiche in tutti i settori chiave. Qualsiasi percezione che i loro dipendenti pubblici perseguano interessi privati in conflitto con i loro doveri può minare la fiducia pubblica nel loro lavoro. Il Mediatore europeo ha costantemente sottolineato i rischi del fenomeno delle "porte girevoli", in cui il personale passa a ruoli esterni, in particolare nel settore privato. Anche un piccolo numero di casi di alto profilo può scatenare inquietudine pubblica e danni alla reputazione, come si evince dalle recenti indagini.

Allo stesso tempo, l'amministrazione dell'UE deve attrarre professionisti qualificati per affrontare priorità quali la sostenibilità, la digitalizzazione e la sicurezza. Misure quali i periodi di incompatibilità e le restrizioni occupazionali possono incidere sulla flessibilità della carriera, in particolare in settori quali il diritto, la finanza o la tecnologia.

In tale contesto, l'indagine ha esaminato, da un punto di vista sistemico, il modo in cui le agenzie dell'UE gestiscono i casi di "porte girevoli". L'obiettivo era individuare le buone pratiche e le possibili carenze nelle politiche e nelle pratiche in vigore. A tal fine, il Mediatore ha condotto un esame dettagliato delle politiche messe in atto da 15 agenzie dell'UE e ha esaminato 54 fascicoli relativi a singoli casi trattati da nove agenzie dell'UE. Il gruppo di indagine del Mediatore ha incontrato i rappresentanti di cinque agenzie dell'UE per chiarire le questioni in sospeso.

Quasi tutte le agenzie dell'UE che hanno presentato la documentazione al Mediatore hanno dichiarato di aver adottato l'approccio della Commissione europea per l'attuazione degli obblighi giuridici del personale che passa a ruoli del settore privato, sia alla partenza che durante il congedo non retribuito. Tuttavia, il Mediatore ha rilevato che alcune agenzie dell'UE dispongono di orientamenti più dettagliati e completi sull'attuazione di tali obblighi giuridici rispetto ad altre. Le differenze individuate dal Mediatore riguardano il modo in cui le agenzie gestiscono le notifiche tardive o incomplete delle attività post-servizio, il modo in cui le agenzie valutano tali notifiche, la natura delle misure di attenuazione imposte, la trasparenza delle decisioni sulle attività post-servizio notificate e il modo in cui gli eventuali obblighi derivanti da tali notifiche sono monitorati, nonché il modo in cui le agenzie formano il personale in merito ai loro obblighi etici.

Inoltre, il Mediatore ha rilevato che le norme e le politiche che disciplinano le attività post-mandato dei non membri del personale, vale a dire i membri dei consigli di amministrazione o dei consigli delle autorità di vigilanza delle agenzie, differiscono notevolmente. La maggior parte dei membri del consiglio di amministrazione delle agenzie sono nominati dalle autorità nazionali e rappresentano i rispettivi Stati membri, il che significa che rimangono soggetti alle norme etiche nazionali, che variano da uno Stato membro all'altro. Per affrontare i potenziali conflitti di interesse e i danni alla reputazione derivanti dai movimenti delle porte girevoli, solo alcuni degli organi direttivi delle agenzie dell'UE esaminati nella presente inchiesta hanno adottato politiche che disciplinano le attività post-mandato dei (ex) membri del consiglio di amministrazione.

Per aiutare le agenzie dell'UE a rafforzare ulteriormente le loro norme sui movimenti delle porte girevoli, il Mediatore ha definito una serie di orientamenti sulle buone pratiche:

• Un solido quadro di integrità inizia con la prevenzione: è essenziale dotare il personale e i membri del consiglio di amministrazione di orientamenti chiari, formazione regolare e iniziative di sensibilizzazione in corso per garantire la piena comprensione degli obblighi etici.
• Ciò è rafforzato da solide procedure operative standard per la gestione delle situazioni di porta girevole, che forniscono un approccio chiaro e graduale alle notifiche, alle valutazioni e alla conformità.
• I criteri trasparenti per limitare i ruoli post-servizio o post-mandato devono essere stabiliti in anticipo, in modo che le persone siano pienamente consapevoli delle limitazioni prima di aderire.
• Quando viene segnalato un passaggio al settore privato, le agenzie dovrebbero agire rapidamente, effettuando valutazioni approfondite dei rischi, individuando potenziali conflitti di interesse e adottando misure precauzionali immediate come la revoca dei diritti di accesso o la riassegnazione delle responsabilità, ove necessario.
• Il processo decisionale dovrebbe essere equo, trasparente e ben documentato, consentendo alle persone di commentare le restrizioni proposte, garantendo nel contempo che i rischi siano efficacemente gestiti attraverso misure proporzionate quali periodi di incompatibilità, divieti di attività di lobbying o, se necessario, divieti definitivi.
• Le decisioni tempestive e motivate devono delineare chiaramente i diritti di ricorso.
• Al di là di un processo decisionale approfondito, la responsabilità dipende da un'applicazione rigorosa. Ciò include la pubblicazione di sintesi delle attività autorizzate, il monitoraggio attivo del rispetto delle condizioni imposte e il rispetto degli obblighi di riservatezza.
• Laddove si sospettino violazioni, le agenzie devono rispondere prontamente - accertando i fatti e perseguendo azioni disciplinari in casi gravi - per mantenere la fiducia e salvaguardare l'integrità istituzionale.

La Mediatrice conclude che le agenzie dell'UE possono imparare molto dalle reciproche pratiche. La Mediatrice intende applicare questi orientamenti sulle buone pratiche ai casi che potrebbero essere portati alla sua attenzione in futuro.