Le agenzie dell'UE svolgono un ruolo centrale attuando le politiche dell'UE e fornendo competenze tecniche, scientifiche e giuridiche in tutti i settori chiave. Qualsiasi percezione che i loro dipendenti pubblici perseguano interessi privati in conflitto con i loro doveri può minare la fiducia pubblica nel loro lavoro. Il Mediatore europeo ha costantemente sottolineato i rischi del fenomeno delle "porte girevoli", in cui il personale passa a ruoli esterni, in particolare nel settore privato. Anche un piccolo numero di casi di alto profilo può scatenare inquietudine pubblica e danni alla reputazione, come si evince dalle recenti indagini.

Allo stesso tempo, l'amministrazione dell'UE deve attrarre professionisti qualificati per affrontare priorità quali la sostenibilità, la digitalizzazione e la sicurezza. Misure quali i periodi di incompatibilità e le restrizioni occupazionali possono incidere sulla flessibilità della carriera, in particolare in settori quali il diritto, la finanza o la tecnologia.

In tale contesto, l'indagine ha esaminato, da un punto di vista sistemico, il modo in cui le agenzie dell'UE gestiscono i casi di "porte girevoli". L'obiettivo era individuare le buone pratiche e le possibili carenze nelle politiche e nelle pratiche in vigore. A tal fine, il Mediatore ha condotto un esame dettagliato delle politiche messe in atto da 15 agenzie dell'UE e ha esaminato 54 fascicoli relativi a singoli casi trattati da nove agenzie dell'UE. Il gruppo di indagine del Mediatore ha incontrato i rappresentanti di cinque agenzie dell'UE per chiarire le questioni in sospeso.

Quasi tutte le agenzie dell'UE che hanno presentato la documentazione al Mediatore hanno dichiarato di aver adottato l'approccio della Commissione europea per l'attuazione degli obblighi giuridici del personale che passa a ruoli del settore privato, sia alla partenza che durante il congedo non retribuito. Tuttavia, il Mediatore ha rilevato che alcune agenzie dell'UE dispongono di orientamenti più dettagliati e completi sull'attuazione di tali obblighi giuridici rispetto ad altre. Le differenze individuate dal Mediatore riguardano il modo in cui le agenzie gestiscono le notifiche tardive o incomplete delle attività post-servizio, il modo in cui le agenzie valutano tali notifiche, la natura delle misure di attenuazione imposte, la trasparenza delle decisioni sulle attività post-servizio notificate e il modo in cui gli eventuali obblighi derivanti da tali notifiche sono monitorati, nonché il modo in cui le agenzie formano il personale in merito ai loro obblighi etici.

Inoltre, il Mediatore ha rilevato che le norme e le politiche che disciplinano le attività post-mandato dei non membri del personale, vale a dire i membri dei consigli di amministrazione o dei consigli delle autorità di vigilanza delle agenzie, differiscono notevolmente. La maggior parte dei membri del consiglio di amministrazione delle agenzie sono nominati dalle autorità nazionali e rappresentano i rispettivi Stati membri, il che significa che rimangono soggetti alle norme etiche nazionali, che variano da uno Stato membro all'altro. Per affrontare i potenziali conflitti di interesse e i danni alla reputazione derivanti dai movimenti delle porte girevoli, solo alcuni degli organi direttivi delle agenzie dell'UE esaminati nella presente inchiesta hanno adottato politiche che disciplinano le attività post-mandato dei (ex) membri del consiglio di amministrazione.

Per aiutare le agenzie dell'UE a rafforzare ulteriormente le loro norme sui movimenti delle porte girevoli, il Mediatore ha definito una serie di orientamenti sulle buone pratiche:

• Un solido quadro di integrità inizia con la prevenzione: è essenziale dotare il personale e i membri del consiglio di amministrazione di orientamenti chiari, formazione regolare e iniziative di sensibilizzazione in corso per garantire la piena comprensione degli obblighi etici.
• Ciò è rafforzato da solide procedure operative standard per la gestione delle situazioni di porta girevole, che forniscono un approccio chiaro e graduale alle notifiche, alle valutazioni e alla conformità.
• I criteri trasparenti per limitare i ruoli post-servizio o post-mandato devono essere stabiliti in anticipo, in modo che le persone siano pienamente consapevoli delle limitazioni prima di aderire.
• Quando viene segnalato un passaggio al settore privato, le agenzie dovrebbero agire rapidamente, effettuando valutazioni approfondite dei rischi, individuando potenziali conflitti di interesse e adottando misure precauzionali immediate come la revoca dei diritti di accesso o la riassegnazione delle responsabilità, ove necessario.
• Il processo decisionale dovrebbe essere equo, trasparente e ben documentato, consentendo alle persone di commentare le restrizioni proposte, garantendo nel contempo che i rischi siano efficacemente gestiti attraverso misure proporzionate quali periodi di incompatibilità, divieti di attività di lobbying o, se necessario, divieti definitivi.
• Le decisioni tempestive e motivate devono delineare chiaramente i diritti di ricorso.
• Al di là di un processo decisionale approfondito, la responsabilità dipende da un'applicazione rigorosa. Ciò include la pubblicazione di sintesi delle attività autorizzate, il monitoraggio attivo del rispetto delle condizioni imposte e il rispetto degli obblighi di riservatezza.
• Laddove si sospettino violazioni, le agenzie devono rispondere prontamente - accertando i fatti e perseguendo azioni disciplinari in casi gravi - per mantenere la fiducia e salvaguardare l'integrità istituzionale.

La Mediatrice conclude che le agenzie dell'UE possono imparare molto dalle reciproche pratiche. La Mediatrice intende applicare questi orientamenti sulle buone pratiche ai casi che potrebbero essere portati alla sua attenzione in futuro.

Il caso riguardava il modo in cui l'Agenzia dell'UE per la cooperazione nell'attività di contrasto (Europol) ha gestito il trasferimento di due dei suoi ex membri del personale a Thorn (un'entità privata che sviluppa soluzioni software basate sull'IA per rilevare materiale pedopornografico online), mentre l'UE stava valutando l'adozione di norme in materia. Il denunciante ha espresso preoccupazioni in merito a potenziali conflitti di interesse con le mosse.

Il Mediatore ha rilevato che il modo in cui Europol aveva gestito il trasferimento di un membro del personale nel settore privato costituiva una cattiva amministrazione. Tuttavia, nel corso dell'indagine, Europol ha manifestato la volontà di rivedere i suoi processi esistenti. Il Mediatore lo ha accolto con favore e ha chiesto a Europol di riferire entro sei mesi, indicando in che modo la revisione affronta le carenze individuate nella presente indagine.

Il caso riguardava la mossa di un ex vicepresidente (ex vicepresidente) della Banca europea per gli investimenti (BEI), che era anche presidente del Fondo europeo per gli investimenti (FEI), di diventare amministratore delegato (amministratore delegato) della "banca nazionale di promozione" in Italia, suo Stato membro di origine.

Le banche nazionali di promozione fungono da intermediari finanziari tra il gruppo BEI e i progetti su piccola scala che beneficiano degli investimenti del gruppo BEI. In quanto tale, il denunciante temeva che la mossa dell'ex vicepresidente sollevasse rischi di conflitto di interessi.

Il Mediatore ha indagato sulla questione e ha rilevato che, settimane prima che l'ex vicepresidente fosse nominato amministratore delegato della banca nazionale di promozione, ha partecipato all'approvazione degli accordi di finanziamento tra la BEI e il FEI e la banca nazionale di promozione in Italia. Ciò è avvenuto nonostante il fatto che il responsabile della conformità della BEI avesse consigliato di astenersi da qualsiasi attività con la banca nazionale di promozione mentre era in corso la sua procedura di nomina presso tale banca. Il responsabile della conformità ha fatto riferimento a una decisione correlata del comitato etico e di conformità (ECC) della BEI nel 2018.

In tale contesto, il Mediatore ha ritenuto che il modo in cui la BEI ha gestito i rischi di conflitto di interessi fosse inadeguato e costituisse un caso di cattiva amministrazione. A tal fine, la Mediatrice propone che la BEI rafforzi il ruolo del CEC in relazione alle previste attività post-mandato dei (ex) membri del comitato di gestione della BEI, anche nei casi in cui le attività post-mandato riguardino un'entità definita come avente una capacità di servizio pubblico. Nello specifico, il CEC dovrebbe essere in grado di imporre misure volte ad attenuare eventuali rischi di conflitti di interesse individuati. Il Mediatore ha inoltre proposto alla BEI di rendere pubbliche le decisioni del CEC poco dopo la loro adozione, al fine di migliorare il monitoraggio e l'applicazione delle condizioni imposte dal CEC alle attività post-mandato degli ex membri del comitato di gestione. Il Mediatore è fiducioso che, con questi miglioramenti, la BEI possa evitare che in futuro sorgano problemi simili.

Poiché all'UE sono sempre più affidati maggiori poteri in settori che vanno dalla difesa all'assistenza sanitaria, la fiducia dei cittadini nell'amministrazione è essenziale. Qualsiasi percezione che i dipendenti pubblici perseguano interessi privati in conflitto con il loro lavoro pubblico è quindi altamente dannosa. Il Mediatore europeo ha da tempo individuato il fenomeno delle "porte girevoli" come un fenomeno che, se non adeguatamente gestito, può nuocere alla fiducia dei cittadini. Anche un piccolo numero di mosse di alto profilo può generare inquietudine pubblica significativa e causare danni alla reputazione. L'indagine strategica ha esaminato 100 fascicoli della Commissione europea relativi alle "porte girevoli" per individuare i settori da migliorare e guidare il resto dell'amministrazione dell'UE per il futuro.

L'indagine della Mediatrice ha riscontrato reali miglioramenti dall'ultima volta che ha esaminato la questione, tra cui orientamenti su come condurre esami più rigorosi di ciascuna mossa.

Ciò premesso, in alcuni casi la Commissione ha approvato le richieste di ex membri del personale di alto livello di intraprendere attività, nonostante le riserve sul fatto che le condizioni imposte ai trasferimenti mitigherebbero i potenziali rischi (come i conflitti di interesse e l'accesso alle conoscenze o ai contatti all'interno dell'amministrazione). Il Mediatore ritiene che tali movimenti dovrebbero essere autorizzati solo se l'attività può essere soggetta a restrizioni che mitighino adeguatamente i rischi e che possano essere monitorate e applicate in modo credibile.

Qualora tali restrizioni e misure di esecuzione non siano possibili, la Commissione dovrebbe vietare temporaneamente agli ex membri del personale di accettare i posti di lavoro previsti. Il fatto di non farlo rischia di sottovalutare gli effetti corrosivi nel tempo derivanti dal fatto che tali funzionari portino le loro conoscenze e reti in settori correlati del settore privato e il relativo danno alla reputazione dell'UE.

Nell'approvare un'attività con misure di attenuazione, la Commissione dovrebbe esaminare l'intera gamma di misure disponibili. Ad esempio, la Commissione potrebbe subordinare l'approvazione di un nuovo posto di lavoro alla condizione che l'agente ottenga dal nuovo datore di lavoro l'impegno a rendere pubbliche le restrizioni imposte dalla Commissione sul sito web del nuovo datore di lavoro. Come minimo, la Commissione dovrebbe richiedere al (ex) membro del personale di presentare prove del fatto che le restrizioni imposte sono state condivise con il nuovo datore di lavoro.

Le difficoltà incontrate dalla Commissione nel monitorare la conformità hanno indotto la Mediatrice a ribadire il suo suggerimento che la Commissione renda pubbliche in modo più tempestivo le informazioni su tutte le attività post-servizio degli ex membri del personale di alto livello che valuta. Ciò migliorerebbe il controllo pubblico di tali decisioni, che è essenziale a fini di monitoraggio.

Il Mediatore europeo ha da tempo identificato le "porte girevoli", in base alle quali i funzionari pubblici si spostano nel settore privato, come un fenomeno che può potenzialmente danneggiare la fiducia pubblica se non gestito correttamente.

Questa indagine di propria iniziativa ha cercato di esaminare il modo in cui la Banca centrale europea (BCE) si occupa dei movimenti delle porte girevoli dei suoi membri del personale.

Dato il ruolo della BCE nel garantire la stabilità dei prezzi e nel vigilare sugli enti finanziari e creditizi, qualsiasi spostamento da parte di (ex) membri del personale della BCE verso enti finanziari o creditizi privati, in particolare quelli che rientrano nella vigilanza della BCE, può comportare conflitti di interesse e rischi reputazionali e causare inquietudine pubblica.

L’indagine della Mediatrice ha valutato un caso specifico, che aveva sollevato preoccupazioni pubbliche, e ha anche esaminato 26 casi di richieste da parte di membri del personale di intraprendere attività professionali, sia durante il congedo non retribuito sia dopo aver terminato il lavoro con la BCE. In tutti i fascicoli esaminati, tranne uno, i membri del personale della BCE si sono trasferiti nel settore privato, comprese le entità e le banche soggette alla vigilanza della BCE.

Il Mediatore ha concluso che la BCE dovrebbe applicare un approccio più solido in relazione ai movimenti delle porte girevoli dei suoi (ex) quadri intermedi e del personale di alto livello verso i posti di lavoro nel settore privato, in particolare nel settore finanziario.

Per affrontare le carenze emerse nel singolo caso e, più in generale, nel modo in cui la BCE affronta questa sfida, il Mediatore ha formulato una serie di suggerimenti su come la BCE può rafforzare le proprie regole, anche nel contesto della revisione in corso del quadro etico della BCE.

Nello specifico, la BCE dovrebbe ampliare l’ambito di applicazione del personale soggetto a obblighi di notifica e/o di incompatibilità più rigorosi o optare per un requisito minimo generale per tutto il personale analogo alle disposizioni dello statuto dei funzionari dell’UE relative alle attività professionali successive al servizio.

La BCE dovrebbe inoltre prolungare, da sei mesi a un anno, il divieto per gli ex alti funzionari della BCE di esercitare pressioni sui loro ex colleghi.

La BCE dovrebbe migliorare ulteriormente il monitoraggio della conformità dei membri del personale (ex) ai loro obblighi e alle condizioni etiche imposte dalla BCE, ad esempio rendendo pubbliche le condizioni per autorizzare le attività successive al rapporto di lavoro degli ex membri del personale di alto livello in modo da poter segnalare presunte violazioni.

Il Mediatore ha inoltre suggerito che, qualora la BCE ritenga che la richiesta di un membro del personale di intraprendere un'attività lavorativa durante un congedo non retribuito presenti rischi che non possono essere adeguatamente attenuati da restrizioni o quando le restrizioni non possono essere efficacemente monitorate o applicate, non dovrebbe autorizzare tale richiesta.

 

Il caso riguardava la decisione della Banca europea per gli investimenti di approvare una richiesta presentata da un ex vicepresidente e membro del suo comitato di gestione (MC) («ex VP») di diventare membro senza incarichi esecutivi del consiglio di amministrazione di una società spagnola di servizi energetici, che ha ricevuto prestiti dalla BEI.

I denuncianti, due deputati al Parlamento europeo, hanno espresso preoccupazione per il fatto che la mossa abbia dato luogo al rischio di conflitti di interesse. La BEI ha sostenuto che l'ex vicepresidente non era stato coinvolto nella negoziazione e nell'attuazione degli accordi di finanziamento tra la BEI e la società.

Il Mediatore ha rilevato che, nell’approvare la mossa, la BEI non ha gestito adeguatamente il rischio di conflitti di interesse a cui la richiesta dell’ex vicepresidente avrebbe probabilmente dato luogo. Tuttavia, dato che nel frattempo la BEI ha apportato miglioramenti alle norme etiche pertinenti per affrontare tali questioni, il Mediatore ha stabilito che non erano giustificate ulteriori indagini.

Tuttavia, il Mediatore ha formulato suggerimenti di miglioramento al fine di rafforzare il modo in cui la BEI valuta i movimenti di "porte girevoli" dei membri del suo comitato direttivo verso il settore privato e il modo in cui garantisce la conformità laddove il suo comitato etico e di conformità autorizzi un movimento ma applichi condizioni alla persona e alle sue attività.