Contesto

1. Quando i funzionari pubblici lasciano l'amministrazione per assumere posizioni nel settore privato, vengono descritti come persone che attraversano la "porta girevole". Sebbene gli ex membri del personale abbiano il diritto fondamentale di lavorare dopo aver lasciato l'amministrazione dell'UE, ciò deve essere bilanciato con i rischi che tali movimenti possono comportare per gli interessi dell'istituzione dell'UE e l'interesse pubblico. È inoltre necessario tenere conto della percezione pubblica di tali iniziative per la reputazione dell'amministrazione dell'UE.

2. Per affrontare la sfida delle porte girevoli, l'amministrazione dell'UE dispone di norme specifiche che disciplinano tali spostamenti. Tali disposizioni sono contenute nello statuto dei funzionari dell'UE ^[1].

3. Qualora intendano intraprendere un'attività entro due anni dall'uscita dall'amministrazione dell'UE o durante un congedo non retribuito, i membri del personale devono chiedere l'autorizzazione a farlo. Lo statuto dei funzionari dell'UE stabilisce che, in caso di rischio di conflitto di interessi, la Commissione può vietare i posti di lavoro previsti o decidere di porre condizioni o restrizioni alle attività degli ex membri del personale nel nuovo posto ^{di lavoro [2].} Tali restrizioni devono essere necessarie al fine di conseguire un legittimo interesse pubblico e devono essere proporzionate.^[3] Le norme comprendono anche un divieto specifico per un periodo di un anno per gli alti funzionari che svolgono attività di lobbying nei confronti della loro ex istituzione dell'UE su questioni di loro competenza negli ultimi tre anni di servizio ^[4].

4. Essendo la più grande istituzione dell'UE, il cui lavoro ha una portata ampia e sempre più sensibile, la Commissione europea dovrebbe fissare gli standard in questo settore. Nel 2018 la Commissione ha adottato una decisione [5] che stabilisce le norme interne che disciplinano il trattamento delle porte girevoli ^[6].

L'indagine

5. In una precedente indagine ^[7] sulla gestione delle porte girevoli da parte della Commissione, la Mediatrice ha indicato che in futuro avrebbe esaminato il modo in cui la questione è trattata in specifici servizi della Commissione.

6. Nel febbraio 2021 la Mediatrice ha avviato ^[8] la presente indagine per esaminare il modo in cui la Commissione ha trattato le richieste di approvazione dei membri del personale (attuali ed ex): a) di intraprendere attività professionali dopo aver lasciato la Commissione e b) di intraprendere tali attività durante un'aspettativa non retribuita per motivi personali ^[9].

7. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine della Mediatrice ha ispezionato un campione di 100 decisioni adottate dalla Commissione nel 2019, 2020 e 2021. Per determinare quali fascicoli esaminare, il Mediatore ha chiesto in primo luogo alla Commissione di elencare il numero di richieste di svolgere attività professionali trattate negli ultimi due anni ai sensi delle seguenti disposizioni dello statuto dei funzionari dell'UE: l’articolo 16, relativo all’«attività dopo aver lasciato la Commissione», e l’articolo 12 ter, in combinato disposto con l’articolo 40 (di cui all’articolo 12 ter40), relativo all’«aspettativa non retribuita per l’esercizio di un’attività esterna». Sulla base di tale panoramica statistica, il Mediatore ha presentato le sue richieste ^{di ispezione [10].}

8. Il gruppo di indagine del Mediatore ha inoltre incontrato due volte i rappresentanti della Commissione per chiarire le questioni emerse durante l'ispezione dei fascicoli relativi alle decisioni ^[11] e al seguito dato dalla Commissione all'indagine precedente ^[12].

L'indagine ha riguardato un campione di 100 decisioni adottate dalla Commissione. a) L'indagine ha riguardato 80 fascicoli (su 87 attività) riguardanti richieste di autorizzazione a svolgere attività professionali post-servizio da parte di ex membri del personale della Commissione. La Commissione ha respinto una di queste richieste. Le restanti richieste sono state approvate, spesso con restrizioni. Un terzo delle richieste riguardava il lavoro nel settore privato. Tali attività possono essere classificate come segue: 30 settori privati (di cui cinque per gli studi legali e 13 per le società di consulenza); 19 istruzione/università; 15 gruppi di riflessione/società civile senza scopo di lucro; 13 interventi/partecipazione alla conferenza; 10 settore pubblico. La stragrande maggioranza degli ex membri del personale interessati erano membri permanenti della funzione pubblica dell'UE ("funzionari"). Tra i fascicoli esaminati figuravano anche tre ex agenti temporanei e due agenti contrattuali, i cui contratti sono limitati nel tempo. b) L'indagine ha riguardato 20 decisioni adottate in merito alle richieste di autorizzazione di attività professionali per i membri del personale in congedo non retribuito. Alcuni fascicoli riguardavano richieste di rinnovo dell'approvazione delle attività in corso. Le decisioni possono essere classificate come segue: sei decisioni relative a richieste di lavoro nel settore privato e quattro richieste di rinnovo dell'approvazione delle attività in corso nel settore privato; cinque decisioni relative a richieste di lavoro nel settore pubblico (comprese le organizzazioni internazionali) e quattro richieste di rinnovo dell'approvazione delle attività in corso nel settore pubblico; una decisione relativa alla richiesta di frequentare un corso universitario. Le 20 decisioni comprendevano un rigetto relativo a una richiesta di rinnovo. Le altre decisioni sono state favorevoli, con condizioni imposte in alcuni casi.

La prassi della Commissione da quando la Mediatrice ha chiuso la sua precedente indagine

Decisioni della Commissione sulle attività professionali post-servizio

9. Quando i membri del personale lasciano la Commissione, la Commissione chiede loro di firmare una dichiarazione in cui confermano di essere a conoscenza degli obblighi che incombono loro in virtù dello statuto per quanto riguarda l'esercizio di attività successive al servizio entro due anni dalla loro partenza e la necessità di notificare alla Commissione, con 30 giorni lavorativi di anticipo, qualsiasi intenzione al riguardo ^[13].

10. La Commissione tratta le richieste di attività professionali post-servizio entro 30 giorni lavorativi. La direzione generale Risorse umane della Commissione tratta tali richieste, consultandosi con altri servizi della Commissione (ad esempio, la direzione generale in cui la persona ha lavorato e il servizio giuridico della Commissione) nel compilare la sua valutazione sulle richieste.

11. Al fine di individuare i rischi di conflitto di interessi cui possono dar luogo le attività professionali post-servizio degli (ex) funzionari, la Commissione prende in considerazione i compiti precisi svolti dall'(ex) funzionario presso la Commissione, l'attività prevista, il legame tra i due e il rischio di qualsiasi conflitto di interessi reale, potenziale o percepito ^[14].

12. A seguito dei suggerimenti del Mediatore nel contesto della sua precedente indagine sul modo in cui la Commissione gestisce le situazioni di "porte girevoli"^[15], la Commissione ha fornito orientamenti a tutti i suoi servizi da utilizzare per valutare i potenziali conflitti di interesse tra la richiesta di un ex membro del personale di impegnarsi in un'attività post-servizio e i compiti svolti negli ultimi tre anni di servizio. Nella riunione con la squadra d'inchiesta del Mediatore, la Commissione ha affermato che tale pratica ha contribuito a valutazioni più fondate dei rischi di conflitti di interesse cui le richieste possono dar luogo.

13. La Commissione ha dichiarato che tra il 2019 e il 2021 ha respinto dieci richieste di ex membri del personale di impegnarsi in un'attività post-servizio, tra cui una di un alto dirigente.^[16] Secondo la Commissione, ciò riflette il suo lavoro di sensibilizzazione del personale, compresa la fornitura di "consulenze preliminari" prima della presentazione delle richieste.

14. La Commissione ha dichiarato di avvalersi dell'opzione di vietare un'attività post-servizio, la misura di più ampia portata, solo come ultima risorsa, se il rischio individuato non può essere attenuato con altri mezzi, quali:

• Limitare l'ambito dell'attività richiesta e vietare all'agente di occuparsi di questioni relative al lavoro svolto negli ultimi tre anni di servizio (denominato "recinzione").
• Impedire all'ex membro del personale di avere (certi) contatti professionali con ex colleghi o di rappresentare parti opposte per un periodo definito (denominato "periodo di riflessione").

La Commissione ha inoltre affermato di applicare rigorosamente il divieto di attività di lobbying e di advocacy ^[17].

15. Gli ex membri del personale non sono autorizzati a fornire consulenza ai loro nuovi datori di lavoro, colleghi o clienti su questioni su cui non dovrebbero lavorare (sotto restrizioni di separazione). Ciò costituirebbe una violazione delle restrizioni imposte.

16. La Commissione ha aggiunto che esistono diversi modi in cui essa garantisce la coerenza delle sue decisioni sulle attività post-servizio degli (ex) membri del personale. Il comitato misto ^[18] è consultato, così come il Servizio giuridico e il Segretariato generale, per garantire che ogni progetto di decisione sia accurato e coerente con casi analoghi. Inoltre, anche per gli (ex) alti funzionari, il gabinetto del commissario responsabile fornisce un parere. Infine, sebbene ciascun caso sia valutato nel merito, la direzione generale Risorse umane e sicurezza (DG HR) tiene conto anche delle restrizioni imposte in passato in casi analoghi.

Procedura della Commissione per il trattamento delle richieste di approvazione delle attività post-servizio da parte di (ex) membri del personale sulla base dell'articolo 16 dello statuto dei funzionari dell'UE

Monitoraggio e controllo del rispetto delle decisioni della Commissione

17. La Commissione ritiene che i suoi ex membri del personale rispettino i più elevati standard etici e confida che rispetteranno le condizioni e le restrizioni loro imposte, nonché i loro obblighi generali derivanti dallo statuto dei funzionari dell'UE, di cui sono ricordati al momento della loro partenza dal servizio pubblico.

18. Sebbene la Commissione chieda agli ex membri del personale di informare il loro nuovo datore di lavoro in merito alle restrizioni, non lo richiede. La Commissione ritiene di non essere in grado di interferire nel rapporto tra gli ex membri del personale e il loro nuovo datore di lavoro. Pertanto, non chiede la prova che le restrizioni imposte siano condivise con il nuovo datore di lavoro.

19.  La Commissione ha spiegato i diversi modi in cui monitora le restrizioni:

• Condivide le decisioni con i servizi competenti della Commissione, quando sono messe a disposizione dei membri del personale per i quali le decisioni sono pertinenti.
• Controllo esterno da parte di altre istituzioni, del pubblico e di terzi, anche attraverso il monitoraggio delle relazioni dei media. Vi sono diversi modi per coloro che cercano di effettuare tale controllo esterno di accedere alle informazioni necessarie. Questo può essere trovato attraverso: i) la consultazione delle relazioni annuali della Commissione sulle attività professionali degli alti funzionari dopo la cessazione dal servizio ^[19]; ii) accesso del pubblico alle richieste di documenti; e iii) le interrogazioni dei deputati al Parlamento europeo.
• follow-up adeguato da parte della Commissione di ogni presunta violazione della conformità. In tale contesto, l'Ufficio investigativo e disciplinare (IDOC) della Commissione ha il potere di condurre indagini. Al termine di un procedimento disciplinare, la Commissione può irrogare sanzioni nei confronti di un ex agente, come la riduzione dei diritti a pensione ^[20].

La Commissione ritiene che tali mezzi di controllo interni ed esterni, combinati con l'effetto deterrente delle misure disciplinari ^[21], siano adeguati e proporzionati ai rischi individuati. 

20. Tuttavia, i rischi di conflitto di interessi possono comunque concretizzarsi. I rischi più frequenti sono legati al potenziale uso improprio da parte di ex membri del personale di contatti professionali sviluppati in servizio attivo al fine di ottenere un accesso privilegiato alla Commissione. Tuttavia, la Commissione ritiene che tali rischi siano effettivamente attenuati attraverso divieti temporanei di tali contatti professionali combinati con la sensibilizzazione dei membri del personale per i quali il divieto è pertinente.

21. La Commissione ha aggiunto che, quando viene a conoscenza del verificarsi di un rischio, contatta immediatamente l’ex agente interessato. La Commissione ha osservato di avere la responsabilità di dimostrare che si è verificata la violazione degli obblighi.

22. La Commissione pubblica una relazione annuale sulle attività professionali degli alti funzionari dopo la cessazione dal servizio ^[22]. Tale relazione contiene informazioni dettagliate sui casi in cui è stato applicato il divieto di un anno di attività di lobbying e di advocacy (cfr. paragrafo 14). Le relazioni 2019 e 2020 comprendono anche informazioni statistiche sui settori delle attività professionali svolte da ex alti funzionari.

Decisioni della Commissione sulle richieste di attività esterne dei membri del personale in aspettativa per motivi personali

23. I membri del personale che, durante l'aspettativa per motivi personali ^[23], prevedono di svolgere un'attività esterna devono ottenere l'autorizzazione preventiva della Commissione conformemente all'articolo 12 ter dello statuto dei funzionari dell'UE (cfr. nota 1) e alle norme stabilite dalla Commissione in materia di attività e incarichi esterni ^[24]. Tali approvazioni devono essere rinnovate annualmente e valutate nuovamente con ogni richiesta di rinnovo. Nuove restrizioni possono essere imposte nel contesto delle richieste di rinnovo se la Commissione viene a conoscenza di rischi che devono essere attenuati.

24. Quando un membro del personale presenta una richiesta, la Commissione ha dichiarato di effettuare una valutazione completa del rischio dell'attività richiesta. Tale valutazione comprenderebbe la consultazione del membro del personale per valutare se vi siano rischi di conflitti di interesse connessi all'attività esterna richiesta. Inoltre, la Commissione conduce la propria indagine, anche consultando informazioni pubblicamente disponibili sul potenziale nuovo datore di lavoro.

25.  La Commissione ha dichiarato che di solito chiede ulteriori informazioni al membro del personale, al suo supervisore o ad altre parti ogniqualvolta necessario. A seguito dei suggerimenti formulati dalla Mediatrice nella decisione di chiusura della sua precedente indagine strategica, le autorità di vigilanza sono ora tenute a fornire un'analisi dettagliata sui potenziali conflitti di interesse.

26. La Commissione ha spiegato di applicare criteri rigorosi quando decide in merito alle richieste di esercitare un'attività esterna in studi legali, società di consulenza in materia di affari pubblici/relazioni e servizi di affari pubblici di organizzazioni dello stesso settore di competenza di quello in cui lavora il membro del personale presso la Commissione. Questo approccio è seguito anche nelle richieste relative alle società di consulenza e ai servizi di affari pubblici delle organizzazioni in cui la Commissione agisce come l'equivalente di un organismo di regolamentazione nel settore e, in particolare, in cui i membri del personale intendono rappresentare il loro nuovo datore di lavoro nei confronti della Commissione.

27. La Commissione ha sottolineato che le richieste di attività esterne non sono autorizzate quando le attività comportano attività di lobbying o di advocacy nei confronti della Commissione e potrebbero dar luogo a rischi di conflitti di interesse.

28. La Commissione ha spiegato che, per le richieste riguardanti studi legali, il rischio di un conflitto di interessi dipende in larga misura dal fatto che il membro del personale entri a far parte di uno studio legale che opera nello stesso settore di competenza. In tal caso, la Commissione chiederà al membro del personale ulteriori informazioni sui settori di lavoro e sui potenziali clienti per valutare l'esistenza di rischi. La Commissione ritiene che i rischi siano inferiori nei casi in cui i membri del personale richiedano di lavorare in studi legali in settori giuridici diversi da quelli in cui hanno lavorato presso la Commissione o, ad esempio, si occupano del diritto nazionale. In tale contesto, la Commissione tiene conto anche della situazione personale dell'agente interessato nella sua valutazione (ad esempio, se un membro del personale deve lavorare in un altro paese per motivi familiari).

Procedura della Commissione per il trattamento delle richieste dei membri del personale in congedo non retribuito per motivi personali di approvazione delle attività esterne sulla base degli articoli 12 ter e 40 dello statuto dei funzionari dell'UE

Monitoraggio e applicazione del rispetto delle restrizioni

29. La Commissione ha affermato che il rispetto delle restrizioni è garantito allo stesso modo delle attività professionali post-servizio. La Commissione confida che i membri del personale autorizzati a svolgere un'attività esterna durante il congedo per motivi personali informeranno i loro nuovi datori di lavoro in merito alle restrizioni loro imposte e che rispetteranno tali restrizioni.

30. La Commissione condivide sistematicamente con i servizi competenti le restrizioni che impone all'attività esterna dei membri del personale, ad esempio quando le restrizioni includono il divieto di contatti professionali.

31. La Commissione monitora inoltre attentamente le informazioni disponibili al pubblico. Qualora venga a conoscenza di una potenziale violazione, la Commissione contatta immediatamente l'ex membro del personale interessato. Inoltre, l'IDOC ha il potere di condurre indagini e di raccomandare misure disciplinari, se necessario. La Commissione ritiene che tali mezzi di controllo interni ed esterni, combinati con l'effetto deterrente dei procedimenti disciplinari, siano adeguati e commisurati ai rischi individuati.

Valutazione del Mediatore

Decisioni sulle attività successive al servizio

32. Gli ex membri del personale dell'UE continuano ad essere vincolati dal dovere di agire con discrezione e integrità per quanto riguarda l'accettazione di determinate nomine o benefici dopo la cessazione dal servizio pubblico. Il Mediatore ritiene che questo dovere implichi anche che, nel considerare le potenziali attività professionali post-servizio, i (ex) membri del personale di alto livello dovrebbero tenere conto dell'eventualità che ciò possa causare danni alla reputazione dell'amministrazione dell'UE, in particolare quando le attività in questione sono legate al loro lavoro all'interno dell'amministrazione dell'UE e seguono poco dopo la partenza.

33. Quando i (ex) membri del personale chiedono l'autorizzazione ad assumere un nuovo posto di lavoro, la Commissione dovrebbe effettuare una valutazione dei rischi relativi a tale posto di lavoro previsto che tenga conto dei compiti e delle responsabilità del membro del personale mentre è al servizio della Commissione. Ciò dovrebbe includere la valutazione:

i. eventuali conflitti con gli interessi legittimi della Commissione;

ii. potenziale uso improprio o divulgazione di informazioni non pubbliche;

iii. potenziale uso improprio di contatti professionali sviluppati nel servizio attivo.

34. Nel caso degli alti funzionari, il rischio di un conflitto con gli interessi legittimi dell'istituzione è probabilmente più elevato, date le loro responsabilità durante il servizio attivo e il livello di informazioni e contatti a cui hanno accesso. Ciò si riflette, in particolare, nel divieto di esercitare attività di lobbying di un anno di cui sopra (cfr. paragrafo 14).

35. Secondo la giurisprudenza dell’Unione ^[25], il potere dell’istituzione datrice di lavoro di impedire a un (ex) funzionario di esercitare un’attività post-servizio entro due anni dalla cessazione dal servizio è subordinato a due condizioni, vale a dire che l’attività prevista:

1. sia in qualche modo legato all'attività del funzionario durante gli ultimi tre anni di servizio, e

2. potrebbe portare a un conflitto con gli interessi legittimi dell'istituzione.

36. Secondo la giurisprudenza dell’Unione, è sufficiente che l’attività prevista possa essere percepita come all’origine di un (rischio di) conflitto di interessi ^[26].

37. Il Mediatore riconosce l'ampio potere discrezionale di cui dispongono le istituzioni dell'UE per decidere in merito a tali condizioni.

38. Il Mediatore riconosce inoltre che ogni richiesta di autorizzazione di un'attività successiva al rapporto di lavoro dovrebbe essere valutata in base ai propri meriti, tenendo conto, tra l'altro, del diritto fondamentale della persona di svolgere un'attività lavorativa. Eventuali restrizioni al diritto degli ex membri del personale dell'UE di lavorare nel settore privato devono essere necessarie al fine di conseguire un legittimo interesse pubblico e devono essere proporzionate. La Commissione ha informato il Mediatore che avrebbe vietato a un ex membro del personale di svolgere un'attività solo se avesse constatato che il rischio non poteva essere attenuato con altri mezzi. Come emerge dalla presente indagine, la Commissione lo ha fatto solo in due dei 100 casi esaminati.

39. La squadra d'indagine del Mediatore ha individuato, ad esempio, un caso in cui un alto dirigente era autorizzato a svolgere un'attività post-servizio nonostante esistesse un legame diretto con il lavoro svolto negli ultimi tre anni di servizio e nonostante fosse difficile verificare che le restrizioni imposte sarebbero state rispettate. Il lavoro previsto è iniziato solo tre mesi e mezzo dopo che l'ex alto funzionario aveva lasciato la Commissione. Pur riconoscendo l'ampio potere discrezionale di cui dispone la Commissione, la Mediatrice la esorta ad adottare in futuro un approccio più solido.

40. L'obiettivo dell'indagine del Mediatore è ottenere una panoramica del modo in cui la Commissione gestisce i movimenti delle porte girevoli dei suoi (ex) membri del personale. A tal fine il Mediatore ha esaminato 100 decisioni della Commissione. Il Mediatore non ha proceduto in tal senso per individuare casi di cattiva amministrazione nei singoli fascicoli, ma per determinare se fossero necessari miglioramenti sistemici.

41.  Il Mediatore ritiene che, quando un lavoro previsto di un ex membro del personale di alto livello è legato al suo lavoro durante gli ultimi tre anni di servizio e potrebbe portare a un conflitto con gli interessi legittimi della Commissione, e quando l'autorizzazione di tale attività non può essere soggetta a restrizioni che attenuano adeguatamente i rischi e che possono essere monitorate e applicate in modo credibile, la Commissione dovrebbe avvalersi della sua ampia discrezionalità e vietare (temporaneamente) il lavoro previsto nell'interesse pubblico. La mancata scelta di vietare (temporaneamente) le attività post-servizio previste degli ex alti funzionari in tali circostanze rischia di compromettere gravemente le norme stabilite dallo Statuto. Il Mediatore sottoporrà alla Commissione un suggerimento affinché agisca di conseguenza.

42. Per illustrare quando è giustificato un approccio più solido, il Mediatore fornirà esempi di casi ipotetici ^[27]. Questi esempi costituiscono orientamenti generali sulla necessità (temporaneamente) di vietare un'attività post-servizio per tutelare l'interesse dell'amministrazione dell'UE.

• La Commissione dovrebbe prendere in considerazione un divieto (temporaneo) quando gli ex alti funzionari intendono intraprendere attività post-servizio relative alle questioni su cui hanno lavorato prima della loro partenza o del loro pensionamento.

Un direttore della DG FISMA con responsabilità nel settore della definizione delle politiche finanziarie relative ai mercati europei dei derivati vuole passare all'incarico di amministratore delegato di un'associazione di categoria di società con interessi nei derivati finanziari. Un alto funzionario della DG COMP vuole trasferirsi in un'impresa privata specializzata nella sfida alla Commissione in materia di concorrenza. Un alto funzionario che ha lavorato per molti anni presso il dipartimento Commercio della Commissione, che si occupa di antidumping, vuole trasferirsi in un'impresa privata il cui core business sono le questioni antidumping. Un ex direttore della DG DEFIS va in pensione e vuole passare a un lavoro in una società aerospaziale, della difesa e spaziale come membro del consiglio di amministrazione senza incarichi esecutivi. Tra le sue responsabilità vi sarebbe quella di fornire consulenza strategica sugli sviluppi internazionali ed europei nel settore della difesa e dello spazio.

• La Commissione dovrebbe inoltre prendere in considerazione un divieto (temporaneo) quando ex alti funzionari in posti orizzontali di alto livello desiderano trasferirsi nel settore privato, in quanto ciò può anche essere in conflitto con l'interesse legittimo della Commissione a causa di potenziali conflitti di interesse o della loro percezione, il che a sua volta rischia di danneggiare la reputazione della Commissione.
  

Un alto funzionario del Segretariato generale, che ha ricoperto molti ruoli diversi all'interno della Commissione e dispone di un'ampia rete all'interno della Commissione, desidera, al momento del pensionamento, entrare a far parte di uno studio legale con sede a Bruxelles che rappresenta i clienti su questioni relative all'UE. Un alto funzionario della DG COMM con una rete estesa all'interno della Commissione e accesso a informazioni non pubbliche desidera lasciare la Commissione per assumere un lavoro in una società di consulenza con sede a Bruxelles che si occupa di affari dell'UE.

• Infine, se un funzionario è stato coinvolto nell'aggiudicazione di un importante appalto a un'impresa nell'ultimo anno prima di lasciare la Commissione, vi sono elevati rischi di conflitti di interesse ^[28] e di danni alla reputazione di indipendenza dell'amministrazione dell'UE. La Commissione dovrebbe pertanto vietare (temporaneamente) tale misura.

43. Il Mediatore incoraggia la Commissione, quando opta per l'approvazione di un'attività post-servizio soggetta a restrizioni, a esaminare e, se del caso, a utilizzare l'intera gamma di restrizioni e condizioni a sua disposizione per salvaguardare i suoi legittimi interessi. Ad esempio, la Commissione potrebbe subordinare l'approvazione di un nuovo posto di lavoro alla condizione che l'agente ottenga dal nuovo datore di lavoro l'impegno a rendere pubbliche sul sito web del nuovo datore di lavoro le restrizioni imposte dalla Commissione (ad esempio i limiti di ciò che l'ex ufficiale può trattare). Tale condizione può essere particolarmente giustificata quando è noto o è prevedibile che il trasloco di un ex alto funzionario figurerà in modo prominente sul sito web del nuovo datore di lavoro (colloquialmente nota come «finestra del negozio»). È importante che eventuali restrizioni siano chiaramente visibili sul sito web del nuovo datore di lavoro, ad esempio accanto al profilo dell'ex membro del personale. Di seguito il Mediatore formulerà un suggerimento alla Commissione.

44. La Commissione dovrebbe, come minimo, esigere che i suoi ex membri del personale condividano con i nuovi datori di lavoro le decisioni adottate in relazione alle loro attività professionali post-servizio e dovrebbe esigere che gli ex membri del personale forniscano la prova di aver informato i nuovi datori di lavoro. Non si tratta di una misura eccessiva da adottare e costituirebbe una salvaguardia importante.^[29] Il Mediatore affronterà questo punto in una proposta di miglioramento riportata di seguito.

45. Il Mediatore ha formulato "Raccomandazioni pratiche per l'interazione dei funzionari pubblici con i rappresentanti di interessi", che la Commissione ha approvato e utilizza a fini di formazione.^[30] Una raccomandazione pratica rivolta ai membri del personale è quella di "emettere pratiche di lobbying considerate inaccettabili, in particolare alla luce del codice di condotta per i rappresentanti di interessi del registro per la trasparenza dell'UE". Il codice di condotta del registro per la trasparenza dell'UE prevede che: "in caso di assunzione di [..] personale delle istituzioni dell'Unione, tenere debitamente conto degli obblighi di riservatezza e delle norme applicabili a tali persone dopo aver lasciato la rispettiva istituzione, al fine di prevenire conflitti di interessi".^[31] La Commissione condivide le sue decisioni sulle attività post-servizio degli ex membri del personale con i servizi competenti della Commissione, qualora siano messe a disposizione di membri del personale per i quali le decisioni sono pertinenti. Il Mediatore invita la Commissione a ricordare al suo personale la necessità di segnalare eventuali attività di lobbying da parte di ex membri del personale che hanno subito restrizioni in relazione alle attività di lobbying poste su di loro. La Commissione potrebbe fornire al suo personale un modulo designato che possa essere utilizzato per segnalare eventuali violazioni, nonché istruzioni su chi segnalare.

46. Sulla base dell'ispezione, il Mediatore osserva che in una serie di casi i membri del personale hanno informato la Commissione in ritardo (meno di 30 giorni lavorativi prima di lasciare il servizio) in merito all'attività post-servizio che intendevano intraprendere. Ciò significa che la decisione della Commissione è spesso adottata dopo che il membro del personale interessato ha già lasciato il servizio. La Commissione potrebbe valutare se si possa fare di più per sensibilizzare il suo personale sul fatto che le richieste di approvazione dell'attività post-servizio dovrebbero essere presentate in tempo utile. Allo stesso tempo, la Commissione dovrebbe cercare di trattare tali richieste il più rapidamente possibile. 

Decisioni sulle attività esterne durante l'aspettativa per motivi personali

47. Dall’ispezione della Mediatrice è emerso che le valutazioni della Commissione sulle richieste di rinnovo delle approvazioni in corso per un’attività esterna non erano rigorose come quelle per le richieste iniziali. In una serie di casi, le decisioni di approvazione non hanno chiarito che era stata effettuata una valutazione completa. Sebbene ciò sia deplorevole, nel corso dell’indagine del Mediatore è emerso che la Commissione si è impegnata ad applicare un approccio più rigoroso rispetto a quanto fatto finora alle richieste iniziali di approvazione delle attività esterne dei membri del personale in congedo non retribuito per motivi personali (cfr. paragrafo 26). Questo è il benvenuto. Quando la Commissione valuta le richieste di rinnovo dell'approvazione di un'attività esterna, è importante che siano debitamente presi in considerazione nuovi elementi fattuali (ad esempio, la copertura mediatica negativa della mossa iniziale). Alcuni dei fascicoli esaminati dal gruppo di indagine del Mediatore indicano che la Commissione sta lavorando in questa direzione.

48. Nel valutare la richiesta di un membro del personale in congedo per motivi personali di autorizzazione a svolgere un’attività esterna incompatibile con gli interessi della Commissione, quest’ultima dispone di un ampio potere discrezionale per quanto riguarda la possibilità di vietare tale attività o di imporre restrizioni. Il Mediatore è del parere che, se un'attività crea rischi che non possono essere efficacemente mitigati da restrizioni o essere monitorati e applicati in modo credibile, la Commissione dovrebbe avvalersi della sua ampia discrezionalità e rifiutare di approvare l'attività esterna. Il suggerimento che segue affronta anche questo aspetto.

In uno dei fascicoli ispezionati, la Commissione ha deciso di non rinnovare una richiesta di attività esterna nel settore privato di un membro del personale in aspettativa per motivi personali. Tra i motivi che hanno giustificato tale decisione, la Commissione ha citato la notevole attenzione negativa che le attività del membro del personale avevano attirato, compresi articoli di stampa. Ciò conferma la necessità di un approccio solido.

Pubblicazione delle decisioni

49. Per controllare il rispetto, da parte degli ex membri del personale, delle restrizioni loro imposte, la Commissione si basa in parte su un controllo esterno da parte del pubblico.

50. La Commissione continua a pubblicare informazioni sulle porte girevoli sotto forma di relazione (cfr. paragrafo 22) che viene pubblicata solo una volta all'anno. Questo rapporto include solo i casi in cui è stato imposto il divieto di un anno di attività di lobbying e advocacy, e non su tutti i casi valutati.

51. La Commissione, come in precedenza sollecitato dal Mediatore, non rende pubbliche le informazioni sui singoli casi subito dopo l'adozione delle decisioni.

52. Il Mediatore ribadisce la sua opinione secondo cui sussistono carenze significative nel modo in cui la Commissione rende pubbliche le sue valutazioni delle richieste di attività post-servizio da parte di ex membri del personale. Ad esempio, il 21 dicembre 2020 e il 9 dicembre 2021 la Commissione ha reso pubbliche le sue relazioni annuali per le decisioni adottate rispettivamente nel 2019 e nel 2020. Delle 12 decisioni sintetizzate in queste due relazioni, nove rientravano nell'ambito dell'ispezione. Tutte queste nove decisioni hanno preceduto il rapporto pubblico di oltre un anno, e alcune di quasi due anni. Ciò riduce notevolmente l’utilità delle relazioni annuali come strumento di controllo pubblico (cfr. paragrafo 19). Il Mediatore ha già attirato l'attenzione della Commissione su questo punto ^[32].

53. Il Mediatore prende atto degli argomenti della Commissione per rendere pubbliche le informazioni solo una volta all'anno, vale a dire che lo statuto dei funzionari dell'UE richiede solo la pubblicazione annuale ^[33] e che la pubblicazione più tempestiva delle sue decisioni potrebbe essere in contrasto con le norme in materia di protezione dei dati ^[34].

54. Sebbene lo statuto dei funzionari dell'UE imponga esplicitamente la pubblicazione di una relazione annuale, tale requisito dovrebbe essere letto tenendo conto della finalità dell'obbligo giuridico. L'obiettivo di rendere pubbliche le informazioni sulle attività successive al servizio è garantire la trasparenza in modo che le imprese, le organizzazioni della società civile e il pubblico siano a conoscenza di eventuali restrizioni e possano controllarne il rispetto ^[35]. Le informazioni pubbliche possono anche servire a dissuadere gli ex alti funzionari dall'intraprendere tali attività vietate. Rendere l'informazione pubblica in modo più tempestivo sarebbe quindi più efficace come deterrente e come mezzo di monitoraggio se la decisione viene rispettata.

55. Il Mediatore non vede in che modo una pubblicazione più tempestiva di tali informazioni modificherebbe lo scopo per il quale i dati personali degli ex alti funzionari sono stati inizialmente trattati. Nell'elaborare lo statuto dei funzionari dell'UE, i legislatori dell'UE hanno bilanciato l'interesse alla protezione dei dati personali con la finalità della pubblicazione e hanno deciso che i dati personali relativi alle richieste di esercitare attività professionali da parte di ex alti funzionari dovrebbero essere resi pubblici.

56. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ribadisce la sua proposta che la Commissione renda pubbliche le informazioni su tutti i casi valutati ^[36] e che lo faccia al momento dell'adozione delle decisioni, anziché pubblicare una relazione annuale contenente solo informazioni su alcuni casi specifici.

Comitato misto

57. Lo statuto dei funzionari dell'UE prevede che l'autorità che ha il potere di nomina consulti il comitato misto prima di prendere una decisione su una richiesta di esercitare un'attività post-servizio ^[37]. Il comitato misto di solito decide in merito alle richieste di attività post-servizio mediante "procedura scritta", ma tiene discussioni in presenza su tutti i progetti di decisione volti a vietare un'attività. Le discussioni si terranno anche di persona se almeno tre dei suoi membri lo richiedono. Tuttavia, se il quorum di presenza ^[38] per la riunione in presenza non è raggiunto, non sarà adottato alcun parere. Il Mediatore è del parere che la mancata adozione di pareri in tali casi comprometta l'efficacia della consultazione del comitato misto, come previsto dallo statuto dei funzionari dell'UE.

Conclusione

La Commissione dovrebbe applicare un approccio più solido in relazione al trasferimento delle porte girevoli del suo personale più anziano verso posti di lavoro nel settore privato, poco dopo la partenza o il pensionamento, in relazione a questioni su cui hanno lavorato mentre erano nella Commissione.

Suggerimenti per il miglioramento

Sulla base dei risultati di questa indagine strategica, il Mediatore formula alla Commissione le seguenti proposte di miglioramento:

1. Se ritiene che la richiesta di intraprendere un'attività comporti rischi che non possono essere adeguatamente attenuati da restrizioni o quando le restrizioni non possono essere efficacemente monitorate o applicate, la Commissione dovrebbe (temporaneamente) vietare ai (ex) membri del personale di assumere tali posizioni o attività dopo la loro partenza o quando sono in congedo per motivi personali.

2. La Commissione dovrebbe esaminare l'intera gamma di misure di cui dispone al momento dell'approvazione di un'attività con misure di attenuazione. Ad esempio, la Commissione potrebbe subordinare l'approvazione di un nuovo posto di lavoro alla condizione che il (ex) membro del personale ottenga dal nuovo datore di lavoro l'impegno che le restrizioni imposte dalla Commissione (ad esempio i limiti di ciò che il (ex) membro del personale può affrontare) siano rese pubbliche in modo visibile, ad esempio accanto al profilo del (ex) membro del personale, sul sito web del nuovo datore di lavoro. Come minimo, la Commissione dovrebbe richiedere al (ex) membro del personale di presentare prove del fatto che le restrizioni imposte sono state condivise con il nuovo datore di lavoro.

3. La Commissione dovrebbe rendere pubbliche le informazioni sulle attività professionali post-servizio degli ex alti funzionari poco dopo l'adozione di una decisione di autorizzazione di tali attività.

Il Mediatore invita la Commissione a informarla, entro sei mesi dalla data della presente decisione, di qualsiasi azione intrapresa o che intende intraprendere in relazione ai suggerimenti di cui sopra.

 

Emily O'Reilly Mediatore
europeo

Strasburgo, 16/05/2022

 

[1] Regolamento n. 31 (CEE), che definisce lo statuto dei funzionari e il regime applicabile agli altri agenti della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (in prosieguo: lo «statuto»). Disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501

[2] Di cui all'articolo 16, paragrafi 1 e 2, dello statuto dei funzionari.

[3] Cfr. articolo 15 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.

[4] Di cui all'articolo 16, paragrafo 3, dello statuto dei funzionari.

[5] Decisione della Commissione, del 29 giugno 2018, relativa alle attività e agli incarichi esterni e alle attività professionali dopo la cessazione dal servizio, C(2018) 4048 final, disponibile al seguente indirizzo: http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/3/2018/EN/C-2018-4048-F1-EN-MAIN-PART-1.PDF

[6] Una panoramica dettagliata delle norme pertinenti e del modo in cui la Commissione applica tali norme è disponibile nella decisione relativa all'indagine del Mediatore OI/3/2017/NF: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608

[7] Caso OI/3/2017/NF. La decisione è disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.

[8] La lettera di apertura è disponibile al seguente indirizzo: https://europa.eu/!rnYJbC.

[9] Conformemente all'articolo 12, lettera b), in combinato disposto con l'articolo 40 dello statuto.

[10] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/141660 e https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/144021.

[11] Il resoconto della riunione è disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/152861.  

[12] La risposta della Commissione europea sull'attuazione dei suggerimenti del Mediatore europeo derivanti dall'indagine di propria iniziativa sul fenomeno delle porte girevoli OI/3/2017/NF è disponibile all'indirizzo https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/152862. Poiché lo scambio in questa riunione è ampiamente coperto dalla presentazione della Commissione, non esiste una relazione separata sulla riunione.

[13] Cfr. l'articolo 21, paragrafo 1, della decisione della Commissione sulle attività e gli incarichi esterni e sulle attività professionali dopo la cessazione dal servizio, che può essere valutato qui: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2018)4048&lang=it

[14] Cfr. la relazione del Mediatore sulla riunione con la Commissione, disponibile all'indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/152861.  

[15] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/110608.

[16] Tre casi nel 2019, tre nel 2020 e quattro nel 2021. Per contestualizzare tale situazione, nel 2019 la Commissione ha adottato 363 decisioni favorevoli per quanto riguarda le notifiche relative alle attività successive al rapporto di lavoro del personale. Pertanto, la percentuale di decisioni sfavorevoli nel 2019 è stata inferiore all'1%. Cfr.: https://www.asktheeu.org/de/request/8376/response/28244/attach/10/03%20FINAL%20REPLY%20GESTDEM%202020%204871%20Ethics%203.pdf?cookie_passthrough=1

[17] Conformemente all'articolo 16, paragrafo 3, dello statuto.

[18] Il comitato misto è un organo interno, composto conformemente all'articolo 2 dell'allegato II dello statuto. La Commissione nomina ogni anno un presidente del comitato. I membri e i supplenti del comitato sono nominati contemporaneamente, con la Commissione che seleziona sette membri e il comitato del personale che seleziona sette membri. La consultazione del comitato misto è obbligatoria ai sensi dell'articolo 16 dello statuto.

[19] La pubblicazione di tali relazioni è prevista all'articolo 16, paragrafo 4, dello statuto. Le relazioni annuali della Commissione sulle attività professionali degli ex alti funzionari sono disponibili al seguente indirizzo: https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-ex-senior-officials-annual-report_it.

[20] Articolo 9 dell'allegato IX dello statuto.

[21] Come previsto dall'articolo 86 dello statuto.

[22] Cfr.: https://ec.europa.eu/info/publications/occupational-activities-ex-senior-officials-annual-report_it.

[23] L’articolo 40, paragrafo 1, dello Statuto prevede che l’aspettativa per motivi personali sia concessa solo “in circostanze eccezionali”. Le domande di congedo per motivi personali sono autorizzate per un anno alla volta, rinnovabile fino a 12 anni. Le domande di aspettativa per motivi personali (che sono distinte dalla richiesta di esercitare un'attività esterna) sono trattate da un'altra autorità che ha il potere di nomina: il commissario per le risorse umane per le richieste presentate da membri del personale di alto livello; per gli altri agenti, l'autorità che ha il potere di nomina è il direttore generale competente. I capi di gabinetto sono l'autorità che ha il potere di nomina per i membri del personale che lavorano in un gabinetto.

[24] Cfr.: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2018)4048&lang=it.  

[25] Cfr. sentenza del Tribunale della funzione pubblica dell'UE del 15 ottobre 2014 nella causa F 86/13, Van de Water/Parlamento, punti 46, 48 e 51. Disponibile all'indirizzo: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=158611&pageIndex=0&doclang=EN&m

[26] Cfr. sentenza del Tribunale della funzione pubblica dell'UE del 28 novembre 2019 nella causa T-667/18, Pinto Teixeira/SEAE, punto 51: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=6C1D5AEBC52907DAE330A0EFB649D561?text=&docid=221105&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=20653927.

[27] Questi esempi non sono correlati all'ispezione dei documenti che il Mediatore ha effettuato nell'ambito dell'indagine e che la Commissione considera riservati. I casi futuri devono ovviamente essere valutati individualmente.

[28] Cfr. considerando 104 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione. Cfr.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046&from=EN

[29] La Commissione ha incluso questa misura di attenuazione in una decisione sulle attività post-mandato di un ex commissario, che era tenuto a "condividere formalmente, per iscritto, una copia"della decisione della Commissione che si applicava a lui individualmente con i potenziali datori di lavoro e a confermarlo alla Commissione.

Cfr.: commissione-decisione-arias-canete_it.pdf

https://ec.europa.eu/info/sites/default/files/commission-decision-arias-canete_en.pdf

[30] Cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/79435.

[31] Cfr.: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501. Cfr.:  https://ec.europa.eu/transparencyregister/public/staticPage/displayStaticPage.do?locale=en&reference=CODE_OF_CONDUCT.

[32] Cfr. punto 52 della decisione del Mediatore nella causa OI/3/2017/NF (nota 7).

[33] Articolo 16 dello statuto.

[34] Vale a dire il regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1725

[35] Questo principio di trasparenza è sancito dall'articolo 15, paragrafo 1, TFUE, che recita: "[i]n ordine di promuovere il buon governo e garantire la partecipazione della società civile, le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'Unione svolgono il loro lavoro nel modo più trasparente possibile."

[36] Significa tutti i casi notificati da un (ex) membro del personale di grado superiore entro 12 mesi dalla cessazione dal servizio.

[37] Cfr. articolo 16, paragrafo 2, dello statuto. Il comitato misto cerca di pervenire a un parere per consenso o a maggioranza. I pareri sono adottati a maggioranza semplice dei membri, tenendo conto del fatto che il presidente del comitato misto non ha diritto di voto. In caso di parità di voti (7-7), il parere del comitato misto è considerato frazionato ("avis partagé").

[38] L'articolo 3 dell'allegato II dello statuto prevede che "I lavori del comitato sono validi solo se sono presenti tutti i membri titolari o, in loro assenza, i loro supplenti", vale a dire sette membri, o i loro supplenti, che rappresentano la direzione più sette rappresentanti del personale, o i loro supplenti.