Gentile signora X,

Le trasmetto in allegato la mia decisione in oggetto.

Sulla base della mia indagine di propria iniziativa, ho deciso di chiudere il caso con le seguenti conclusioni:

Le agenzie dell'UE dovrebbero adottare una solida procedura per valutare le notifiche degli (ex) alti funzionari che assumono ruoli nel settore privato strettamente connessi alle loro precedenti funzioni.

Le agenzie dell'UE che non dispongono di una politica interna per prevenire i conflitti di interesse dei membri del consiglio di amministrazione (non membri del personale) dovrebbero incoraggiare i loro organi direttivi ad adottare tale politica.

Per aiutare le agenzie dell'UE a migliorare le loro pratiche in relazione ai movimenti delle porte girevoli, il Mediatore ha adottato gli allegati "Orientamenti sulle buone pratiche per la gestione delle situazioni delle porte girevoli".

Intendo applicare le linee guida sulle buone pratiche ai casi che verranno portati alla mia attenzione in futuro. Le linee guida sono allegate alla presente lettera.

La prego di notare che, nella decisione, ho fatto riferimento ad esempi di quella che considero una buona pratica amministrativa, anche da parte della Sua agenzia. Se desidera opporsi all'inclusione di tali riferimenti nella versione pubblicata della decisione, La prego di informarne il mio ufficio entro le ore 10:00 del 22 aprile 2026 (data di pubblicazione).

Cordiali saluti,

Teresa Anjinho

Mediatore europeo

Strasburgo, 20.4.2026

Allegato - Linee guida sulle buone pratiche per la gestione delle situazioni relative alle porte girevoli

1. Prevenzione

Disporre di una procedura standard per valutare le situazioni delle porte girevoli che comprenda una chiara guida passo-passo per l'agenzia, il suo personale e i membri del consiglio di amministrazione in relazione alle notifiche, alla valutazione, alle misure di attenuazione, alla trasparenza e alla conformità.

Fornire al personale e ai membri del consiglio di amministrazione materiale di formazione e orientamento completo e condurre regolarmente campagne di sensibilizzazione e iniziative di comunicazione per promuovere l'adesione alle norme etiche applicabili.

Stabilire criteri chiari per i) vietare i trasferimenti post-servizio o post-mandato o ii) formulare raccomandazioni nei casi che coinvolgono determinati membri del consiglio a tempo parziale nominati dalle autorità nazionali, garantendo che i potenziali membri del personale o del consiglio comprendano tali restrizioni prima di entrare a far parte dell'agenzia.

Una volta venuta a conoscenza dell'intenzione di un membro del personale o del consiglio di amministrazione di assumere un nuovo impiego, valutare tempestivamente se revocare i diritti di accesso o, nel caso di membri del personale, ritirarli da compiti specifici.

Richiedere ai membri del personale che intendono assumere una nuova posizione di informare i loro team di etica e / o conformità, che possono aiutare a valutare i potenziali rischi e consigliare sui passi successivi, tra cui informare il manager di linea.

2. Notifica

Per i (ex) membri del personale:

In caso di notifiche tardive, incaricare il (ex) membro del personale di attendere l'approvazione formale prima di avviare la nuova attività (ove ancora possibile) e ricordare esplicitamente loro l'obbligo di garantire in futuro il rispetto dei termini per la notifica.

In caso di notifiche incomplete o poco chiare, richiedere tempestivamente le informazioni mancanti e sospendere il termine di 30 giorni lavorativi per l'adozione di una decisione fino al completamento della notifica, o iniziare il termine solo una volta fornite tutte le informazioni necessarie.

Per i (ex) membri del consiglio di amministrazione:

chiedere ai (ex) membri del consiglio di notificare le attività post-mandato per i due anni successivi alla fine del loro mandato e prima di iniziare le attività post-mandato previste, per analogia con le norme applicabili ai membri del personale.

3. Valutazione

Garantire che il personale (ex) o i membri del consiglio di amministrazione abbiano la possibilità di formulare osservazioni sui progetti di decisione o sui progetti di raccomandazioni che propongono restrizioni o divieti.

Adottare tempestivamente una decisione motivata, che informi il personale (ex) e i membri del consiglio di amministrazione del loro diritto di impugnare la decisione.

Documentare la valutazione delle notifiche e i relativi processi decisionali per garantire che tutte le informazioni pertinenti siano acquisite e che sia possibile un controllo efficace.

Per i (ex) membri del personale:

Consultare il superiore gerarchico del (ex) membro del personale in una fase precoce.

Consultare costantemente i comitati misti sulle previste attività post-servizio dei (ex) membri del personale nel settore privato o su altre posizioni che possono dar luogo a rischi.

chiedere che i (ex) membri del personale presentino una descrizione formale del loro nuovo ruolo o il relativo avviso di posto vacante (se disponibile) insieme alla loro notifica.

Per i (ex) membri del consiglio di amministrazione:

In assenza di meccanismi di esecuzione giuridicamente vincolanti, valutare le attività post-mandato in termini di eventuali conflitti che potrebbero insorgere in relazione agli interessi legittimi dell'agenzia e, se del caso, formulare raccomandazioni corrispondenti all'autorità nazionale competente pertinente. Ciò dovrebbe avvenire il più rapidamente possibile e idealmente prima che il (ex) membro del consiglio di amministrazione inizi l'attività notificata.

Per garantire l'adozione tempestiva delle raccomandazioni, attuare procedure di approvazione scritte per l'organo di governo competente, evitando in tal modo potenziali ritardi causati da riunioni in presenza non frequenti.

4. Misure di attenuazione

Esplorare l'intera gamma di misure disponibili in sede di valutazione delle attività post-servizio o post-mandato, come i periodi di incompatibilità, i divieti di contatto e/o di lobbying e i possibili divieti su determinati ruoli del settore privato.

Qualora i rischi non possano essere sufficientemente attenuati, vietano (temporaneamente) all'interessato di svolgere tali attività. Nel caso di un (ex) membro del consiglio che rappresenta un'autorità nazionale, tale determinazione può assumere la forma di una raccomandazione all'autorità nazionale.

Per i (ex) membri del personale:

Qualora le restrizioni vietino di trattare determinate questioni, facilitano la conformità compilando e condividendo un elenco di tali questioni con l'(ex) membro del personale interessato.

5. Trasparenza

Rendere pubbliche le informazioni sulle attività post-servizio autorizzate degli ex membri del personale di alto livello e sulle attività post-mandato degli ex membri del consiglio di amministrazione sul sito web dell’agenzia, poco dopo l’adozione delle decisioni o raccomandazioni pertinenti.

Per i (ex) membri del personale:

Condividere direttamente le decisioni condizionali con il nuovo datore di lavoro del (ex) membro del personale.

Applicare una definizione sufficientemente ampia di personale di alto livello nell'attuazione della disposizione di cui all'articolo 16 dello statuto dei funzionari dell'UE, al fine di includere tutti i ruoli dirigenziali chiave all'interno dell'agenzia.

Fornire dettagli sulle restrizioni che si applicano agli ex membri del personale al personale competente in base alla necessità di sapere.

Per i (ex) membri del consiglio di amministrazione:

Condividere raccomandazioni sulle attività post-mandato dei (ex) membri del consiglio di amministrazione che comportano restrizioni o divieti con l'autorità nazionale competente e con gli organi direttivi dell'agenzia.

6. Conformità e monitoraggio

Monitorare il rispetto delle eventuali misure di attenuazione applicate, nonché dell'obbligo di riservatezza.

In caso di presunta violazione, accertare tempestivamente i fatti, valutare la gravità dell'inadempienza e, nei casi più gravi, avviare un follow-up (disciplinare).

Per i membri del personale in congedo non retribuito:

Implementare un sistema di allerta automatizzato per informare sia i membri del personale interessati che l'équipe responsabile dei prossimi termini di rinnovo per le attività esterne autorizzate.