Rzecznik skrytykował sposób, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp do wiadomości tekstowych między jej prezesem a dyrektorem generalnym firmy farmaceutycznej.

Poprosiła go teraz o bardziej szczegółowe wyszukiwanie odpowiednich wiadomości.

W odpowiedzi na wniosek dziennikarza o publiczny dostęp Komisja stwierdziła, że nie zachowano żadnych zapisów dotyczących takich wiadomości, które były związane z zakupem szczepionek przeciwko COVID-19. 

Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich wykazało, że Komisja nie zwróciła się wyraźnie do biura przewodniczącego (gabinetu) o wyszukiwanie wiadomości tekstowych.

Zamiast tego zwróciła się do swojego gabinetu o poszukiwanie dokumentów, które spełniają wewnętrzne kryteria Komisji dotyczące nagrywania – wiadomości tekstowe nie są obecnie uznawane za spełniające te kryteria.

 Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że stanowiło to niewłaściwe administrowanie.

„Wąski sposób, w jaki potraktowano ten wniosek o publiczny dostęp, oznaczał, że nie podjęto żadnych prób ustalenia, czy istniały jakiekolwiek wiadomości tekstowe. Nie spełnia to uzasadnionych oczekiwań co do przejrzystości i standardów administracyjnych w Komisji” – powiedziała Emily O’Reilly.

 „Nie wszystkie wiadomości tekstowe muszą być rejestrowane, ale wiadomości tekstowe wyraźnie podlegają przepisom UE dotyczącym przejrzystości, w związku z czym należy rejestrować odpowiednie wiadomości tekstowe. Twierdzenie inaczej nie jest wiarygodne.”

„Jeżeli chodzi o prawo publicznego dostępu do dokumentów UE, znaczenie ma treść dokumentu, a nie urządzenie lub forma. Jeżeli wiadomości tekstowe dotyczą polityki i decyzji UE, powinny być traktowane jako dokumenty UE. Administracja UE musi zaktualizować swoje praktyki rejestrowania dokumentów, aby odzwierciedlić tę rzeczywistość.

„Dostęp do dokumentów UE jest prawem podstawowym. Chociaż jest to złożona kwestia z wielu powodów, praktyki administracyjne UE powinny ewoluować i rozwijać się wraz z czasami, w których żyjemy, oraz nowoczesnymi metodami komunikacji” – powiedziała Rzecznik.

Rzecznik zwróciła się do Komisji o zwrócenie się do osobistego biura przewodniczącego Komisji o ponowne wyszukiwanie odpowiednich wiadomości tekstowych. W przypadku zidentyfikowania jakichkolwiek wiadomości tekstowych Komisja powinna następnie ocenić, czy spełniają one kryteria udostępniania określone w unijnym prawie o dostępie do dokumentów.

Kontekst

W kwietniu 2021 r. New York Times opublikował artykuł, w którym poinformował, że przewodniczący Komisji i dyrektor generalny firmy farmaceutycznej wymienili się tekstami związanymi z zakupem szczepionek przeciwko COVID-19. Skłoniło to dziennikarza do zwrócenia się o publiczny dostęp do wiadomości tekstowych i innych dokumentów związanych z wymianą.  Komisja zidentyfikowała trzy dokumenty wchodzące w zakres wniosku - e-mail, pismo i komunikat prasowy - które zostały opublikowane. Skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich, ponieważ Komisja nie zidentyfikowała żadnych wiadomości tekstowych.

Rozporządzenie 1049/2001, które określa prawo obywateli do dostępu do dokumentów UE, definiuje dokument jako „każdą treść bez względu na nośnik (zapisaną na papierze lub przechowywaną w formie elektronicznej lub jako nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne) dotyczącą kwestii związanych z polityką, działalnością i decyzjami wchodzącymi w zakres odpowiedzialności instytucji”.

Kwestia, czy wiadomości tekstowe powinny być rejestrowane, jest przedmiotem odrębnej bieżącej inicjatywy strategicznej dotyczącej sposobu rejestrowania przez instytucje UE wiadomości tekstowych i wiadomości błyskawicznych wysyłanych/otrzymywanych przez pracowników w ramach ich działalności zawodowej.

 Szczegółowe informacje na temat zalecenia znajdują się tutaj.